แนวคิดพื้นฐานที่สุดประการหนึ่งในการบัญชีคือรายการบันทึก ซึ่งเป็นบันทึกที่มาพร้อมกับธุรกรรมทางการเงินทุกอย่างที่ธุรกิจทำ ไม่ว่าบริษัทหนึ่งจะทําการขาย ชําระเงินตามใบเรียกเก็บ หรือรับเงินกู้ คุณจะต้องสร้างรายการบันทึกเพื่อแสดงข้อมูลกิจกรรมเหล่านั้นในบันทึกทางการเงินของบริษัท

รายการบันทึกจะติดตามการเคลื่อนย้ายเงินเข้าและออกจากธุรกิจของคุณ รวมทั้งบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ การทำความเข้าใจวิธีการสร้างและจัดการรายการเหล่านี้ถือเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาสถานะทางการเงินและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่ารายการบันทึกคืออะไร ทําไมรายการบันทึกจึงสําคัญ และวิธีจัดโครงสร้างให้ถูกต้อง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• รายการบันทึกในการทําบัญชีคืออะไร
  
• คุณจะจัดโครงสร้างรายการบันทึกอย่างไร และข้อมูลใดบ้างที่ควรมี
  
• อะไรคือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อสร้างรายการบันทึก
  
• Stripe ช่วยคุณเกี่ยวกับรายการบันทึกได้อย่างไร
  

รายการบันทึกในการทําบัญชีคืออะไร

รายการบันทึกคือวิธีที่ธุรกิจของคุณบันทึกธุรกรรมทางการเงินเพื่อวัตถุประสงค์ด้านการทําบัญชี ซึ่งเป็นหมายเหตุโดยละเอียดที่บอกให้คุณทราบว่าเงินของคุณมาจากที่ไหนและกําลังไปที่ใด ทุกครั้งที่คุณซื้อสินค้า ขายสินค้า หรือชำระบิล คุณต้องสร้างรายการบันทึกเพื่อสะท้อนธุรกรรมนั้นๆ ในระบบบัญชีของคุณ

โดยปกติ รายการบันทึกจะเกี่ยวข้องกับสองส่วน ได้แก่ การหักบัญชีและการฝากบัญชี สําหรับการหักบัญชีทุกรายการจะมีการฝากบัญชีที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น หากคุณชำระค่าเช่า รายการสมุดรายวันจะแสดงการหักบัญชี (เพิ่มขึ้น) ในค่าใช้จ่ายของคุณและการฝากบัญชี (ลดลง) ในเงินสดของคุณ

รายการบันทึกสามารถช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เก็บบันทึกกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดอย่างละเอียดได้ ข้อมูลนี้จะถูกนำไปใช้ในการสร้างงบการเงิน เช่น งบดุลและงบรายรับ ซึ่งแสดงสถานะโดยรวมของธุรกิจ

คุณจะจัดโครงสร้างรายการบันทึกอย่างไร และข้อมูลใดบ้างที่ควรมี

รายการบันทึกมีส่วนประกอบหลัก 4 อย่างดังต่อไปนี้

• วันที่: บันทึกวันที่ธุรกรรมเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการขาย การซื้อ หรือการชําระเงิน

• บัญชีที่เกี่ยวข้อง: รายการบันทึกทั้งหมดจะส่งผลกระทบต่ออย่างน้อย 2 บัญชี ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับการชำระเงินจากการขาย ชีลูกหนี้การค้า (AR) และรายได้จากการขายอาจเป็นบัญชีที่เกี่ยวข้อง สิ่งสำคัญคือคุณต้องบันทึกบัญชีที่เหมาะสมสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการ

• การฝากบัญชีและการหักบัญชี: ในการทําบัญชี ยอดรวมที่หักบัญชีจะต้องเท่ากับยอดรวมที่ฝากบัญชีเสมอ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับ $500 สำหรับบริการที่คุณจัดหา คุณจะต้องหักยอดเงินสดเป็นจำนวน $500 (เนื่องจากเงินสดเพิ่มขึ้น) และเพิ่มลูกหนี้การค้าเป็นจำนวน $500 (เนื่องจาก AR ลดลง)

• คําอธิบาย: นี่คือหมายเหตุสั้นๆ ที่อธิบายธุรกรรม ส่วนนี้อาจรวมถึงเหตุผลของธุรกรรมหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่า "จําหน่ายบริการแก่ [ชื่อลูกค้า] ในราคา $500" หรือ "ชําระสําหรับอุปกรณ์สํานักงาน" เขียนหมายเหตุสั้นๆ แต่เฉพาะเจาะจงเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตและช่วยจัดระเบียบ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างรายการบันทึก

• วันที่: วันที่ 15 มกราคม 2024

• บัญชีที่ 1 (การหักบัญชี): เงินสด – $500

• บัญชี 2 (การฝากบัญชี): หนี้การค้า – $500

• คําอธิบาย: ได้รับการชําระเงินจาก [ชื่อลูกค้า] สําหรับบริการที่มอบ

อะไรคือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อสร้างรายการบันทึก

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นการทำบัญชี ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับรายการบันทึกที่ควรให้ความสนใจ

• ลืมหักบัญชีและฝากบัญชียอดคงเหลือ: รายการบันทึกทั้งหมดควรมีความสมดุล หมายความว่ายอดหักบัญชีของคุณจะต้องเท่ากับยอดฝากบัญชีเสมอ หากไม่เป็นเช่นนั้น บัญชีของคุณจะไม่สามารถกระทบยอดได้ ส่งผลให้งบการเงินไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ขึ้นในอนาคต

• จัดหมวดหมู่บัญชีไม่ถูกต้อง: ข้อผิดพลาดหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นบ่อยคือการจัดหมวดหมู่ธุรกรรมผิด ตัวอย่างเช่น คุณอาจบันทึกการชำระคืนเงินกู้ภายใต้รายจ่ายแทนที่จะเป็นหนี้สินหมุนเวียนโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือจัดหมวดหมู่การขายภายใต้หมวดรายได้อย่างไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดประเภทนี้อาจบิดเบือนใบแจ้งยอดรายรับและงบดุลของคุณ ซึ่งจะนําไปสู่ปัญหาเมื่อคุณตรวจสอบการเงินในภายหลัง ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้บัญชีที่ถูกต้องและตรวจสอบกับแผนภูมิบัญชีหรือนักบัญชี หากคุณไม่แน่ใจ

• ไม่ได้บันทึกธุรกรรมทั้งหมด: บางคนอาจรู้สึกอยากละเว้นการบันทึกธุรกรรมเล็กๆ น้อยๆ หรือเป็นกิจวัตรประจำวันเพราะดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม ธุรกรรมแต่ละรายการจะส่งผลต่อความถูกต้องของงบการเงินโดยตรง ค่าใช้จ่ายที่ขาดไปหนึ่งรายการอาจก่อให้เกิดข้อมูลที่ไม่ตรงกันเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้น โปรดดำเนินการอย่างสอดคล้องกันและบันทึกข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าจะเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม ขั้นตอนนี้มีความสําคัญอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่ใช้เงินสด ซึ่งคุณอาจมองข้ามการชําระเงินหรือการซื้อยอดเล็กๆ น้อยๆ ไปได้อย่างง่ายดาย

• ลืมใส่วันที่หรือคําอธิบาย: การลืมบันทึกวันที่หรือคำอธิบายสำหรับรายการบันทึกอาจก่อให้เกิดปัญหาในอนาคต โดยเฉพาะเมื่อคุณพยายามจับคู่ธุรกรรมระหว่างการกระทบยอด ดังนั้น ควรระบุวันที่ทำธุรกรรมและคำอธิบายที่ชัดเจนและกระชับเสมอ เพื่อช่วยให้คุณ (และบุคคลอื่นที่กำลังตรวจสอบบัญชีของคุณ) เข้าใจบริบทของแต่ละรายการได้

• การมองข้ามยอดคงค้างและค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า: สำหรับธุรกิจหลายๆ แห่ง จำเป็นต้องบันทึกค่าใช้จ่ายและรายรับเมื่อเกิดขึ้น ไม่ใช่เมื่อเงินสดเปลี่ยนมือ วิธีนี้เรียกว่าการทําบัญชีแบบคงค้าง ตัวอย่างเช่น หากชำระเงินค่าสมัครใช้งานซอฟต์แวร์หนึ่งปีล่วงหน้า คุณจะต้องชำระเงินเป็นงวดๆ ตลอดทั้งปี ไม่ใช่ทั้งหมดในครั้งเดียว หากคุณไม่ได้คำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่ชำระไว้ก่อนหน้านี้ รายได้ที่ยังไม่ได้รับ หรือหนี้สินคงค้าง การรายงานทางการเงินของคุณจะได้รับผลกระทบ ซึ่งอาจทําให้รายงานกําไรและขาดทุนไม่ถูกต้อง

• การบันทึกโดยไม่มีเอกสารประกอบที่ถูกต้อง: สิ่งสําคัญคือ คุณจะต้องเก็บเอกสารทั้งหมดที่สนับสนุนรายการบันทึกนั้นๆ ไว้ หากไม่มีใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือสัญญาเป็นหลักฐานยืนยัน การดำเนินการผิดพลาดอาจเกิดได้ง่ายขึ้นมาก และการขาดเอกสารประกอบอาจทำให้เกิดปัญหาได้หากถูกตรวจสอบ ดังนั้น โปรดแนบเอกสารประกอบหรืออ้างอิงไว้ในรายการบันทึกเสมอ ซึ่งอาจทําได้ง่ายๆ ด้วยการระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้หรืออัปโหลดใบเสร็จที่สแกนไปยังระบบการทําบัญชีของคุณ

• การไม่ได้ตรวจสอบหรือกระทบยอดเป็นประจํา: การสร้างรายการบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทําบัญชี แต่การตรวจสอบและกระทบยอดรายการเหล่านั้นตามกําหนดก็เป็นสิ่งสําคัญเช่นกัน หากคุณไม่ตรวจสอบรายการบันทึกกับใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิตหรือซอฟต์แวร์บัญชีเป็นประจำ ก็อาจเกิดความคลาดเคลื่อนได้ การกระทบยอดเป็นประจําจะช่วยให้คุณตรวจจับข้อผิดพลาดที่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

• การไม่สนใจนัยทางภาษี: การบันทึกค่าใช้จ่ายหรือรายได้บางประเภทอาจส่งผลต่อภาระภาษีหรือการหักลดหย่อนของคุณได้ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับผลกระทบทางภาษีของธุรกรรม โปรดปรึกษาที่ปรึกษาด้านภาษีหรือเจ้าหน้าที่บัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกําหนดอยู่เสมอและไม่พลาดโอกาสที่จะได้ลดการจ่ายภาษี

Stripe ช่วยคุณเกี่ยวกับรายการบันทึกได้อย่างไร

Stripe จะติดตามการชําระเงิน การเรียกเก็บเงิน และค่าธรรมเนียมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะช่วยให้การบันทึกรายการต่างๆ ง่ายขึ้นและปรับปรุงความแม่นยํา

เมื่อคุณทําการขายหรือรับชําระเงิน Stripe จะสร้างรายการบันทึกโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องสร้างแต่ละรายการด้วยตนเอง โดยสามารถดำเนินการได้ทั้งสําหรับการชําระเงินแบบครั้งเดียว หรือธุรกรรมตามแบบแผนล่วงหน้า หากคุณใช้การชําระเงินตามรอบบิล Stripe ยังติดตามค่าธรรมเนียมธุรกรรมได้ด้วย เมื่อ Stripe หักค่าธรรมเนียมการประมวลผลจากการชำระเงิน ระบบจะบันทึกค่าธรรมเนียมเป็นค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการคำนวณรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ แต่สำคัญเหล่านี้ด้วยตนเอง

นอกจากนี้ Stripe ยังผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชี เช่น QuickBooks หรือ Xero ผ่านแอปต่างๆ จาก Stripe App Marketplace เมื่อบัญชี Stripe ของคุณซิงค์กับแพลตฟอร์มแล้ว ระบบจะบันทึกรายการรายรับ ค่าธรรมเนียม การคืนเงิน และธุรกรรมที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ลงในบัญชีของคุณโดยตรง