Ett av de mest grundläggande begreppen inom redovisning är bokföringsposten – en post som följer med varje finansiell transaktion som ett företag gör. Oavsett om ett företag genomför en försäljning, betalar en faktura eller tar ett lån, måste en bokföringspost skapas för att återspegla dessa aktiviteter i dess finansiella register.

En bokföringspost spårar penningrörelser in och ut från ditt företag och gör att din bokföring är korrekt. Att förstå hur man skapar och hanterar dessa poster är avgörande för att upprätthålla den ekonomiska hälsan och undvika kostsamma misstag. Nedan förklarar vi vad bokföringsposter är, varför de är viktiga och hur du strukturerar dem på rätt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en bokföringspost inom redovisning?
  
• Hur strukturerar du en bokföringspost och vilken information ska den innehålla?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen att undvika när man gör bokföringsposter?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till med bokföringsposter?
  

Vad är en bokföringspost inom redovisning?

En bokföringspost är hur ditt företag bokför en finansiell transaktion i redovisningssyfte. Det är en detaljerad notering som anger var dina pengar kommer ifrån och vad de används till. Varje gång du köper något, säljer en produkt eller betalar fakturor måste du skapa en bokföringspost för att återspegla transaktionen i ditt bokföringssystem.

En bokföringspost består vanligtvis av två delar: debiteringar och krediteringar. För varje debitering finns det en motsvarande kreditering. Om du till exempel betalar hyra visar bokföringsposten en debitering (en ökning) av dina kostnader och en kreditering (en minskning) av dina likvida medel.

Bokföringsposter kan hjälpa företag att föra detaljerade register över alla ekonomiska aktiviteter. Denna information används för att skapa finansiella rapporter, till exempel en balansräkning och resultaträkning, som visar företagets övergripande hälsa.

Hur strukturerar du en bokföringspost och vilken information ska den innehålla?

En bokföringspost har fyra huvudkomponenter:

• Datum: Registrera datumet då transaktionen ägde rum, oavsett om det är en försäljning, ett köp eller en betalning.

• Berörda konton: Varje bokföringspost påverkar minst två konton. Om du till exempel får betalt från en försäljning kan kundreskontra och försäljningsintäkter vara de konton som berörs. Det är viktigt att du registrerar lämpliga konton som är involverade i varje transaktion.

• Debiteringar och krediteringar: I redovisningen ska det totala debiterade beloppet alltid vara lika stort som det totala krediterade beloppet. Om du till exempel får 500 $ för en tjänst som du har tillhandahållit, skulle du debitera 500 $ till likvida medel (eftersom de likvida medlen ökar) och kreditera kundreskontran 500 $ (eftersom kundreskontran minskar).

• Beskrivning: Detta är en kort notering som förklarar vad det är för transaktion. Detta kan omfatta orsaken till transaktionen eller andra relevanta uppgifter. Det kan till exempel stå ”Sålde tjänster till [kundens namn] för 500 $” eller ”Betalade för kontorsmaterial”. Lämna en kort men specifik notering för framtida bruk och för att hjälpa dig att hålla ordning.

Här är ett exempel på en bokföringspost:

• Datum: Den 15 januari 2024

• Konto 1 (debitering): Likvida medel – 500 $

• Konto 2 (kreditering): Kundreskontra – 500 $

• Beskrivning: Betalning från [kundens namn] för utförda tjänster.

Vilka är de vanligaste misstagen att undvika när man gör bokföringsposter?

Om du är ny inom redovisning och bokföring bör du vara uppmärksam på dessa vanliga misstag när det gäller bokföringsposter.

• Glömma att balansera debiteringar och krediteringar: Alla bokföringsposter ska vara balanserade, vilket innebär att dina debiteringar alltid måste motsvara dina krediteringar. Om de inte gör det kommer din bokföring inte att stämma. Detta leder till att de finansiella rapporterna blir felaktiga, vilket kan orsaka större problem i framtiden.

• Kategorisera konton på fel sätt: Ett misstag som kan vara lätt att göra är att kategorisera transaktioner på fel sätt. Du kan till exempel råka registrera en återbetalning av ett lån under kostnader i stället för under kortfristiga skulder, eller kategorisera en försäljning under fel intäktskategori. Den här typen av fel kan förvränga din resultaträkning och balansräkning, vilket leder till komplikationer när du granskar din ekonomi längre fram. Se alltid till att du använder rätt konton och kolla med din kontoplan eller en revisor om du är osäker.

• Inte bokföra alla transaktioner: Vissa kan frestas att hoppa över att registrera små eller rutinmässiga transaktioner eftersom de verkar obetydliga. Varje transaktion bidrar dock direkt till att dina finansiella rapporter är korrekta. En missad kostnad kan leda till större avvikelser över tid. Var konsekvent och bokför allt – oavsett hur obetydligt det verkar. Detta är särskilt viktigt för kontantbaserade företag där det är lätt att missa mindre betalningar eller inköp.

• Utelämna datum eller beskrivningar: Om du glömmer att registrera ett datum eller en beskrivning för dina bokföringsposter kan det leda till problem längre fram, särskilt när du försöker matcha transaktioner under avstämningen. Ange alltid datumet för transaktionen och en tydlig, kortfattad beskrivning för att hjälpa dig (och alla andra som granskar din bokföring) att förstå sammanhanget för varje post.

• Förbise upplupna intäkter och förutbetalda kostnader: För många företag måste kostnader och intäkter bokföras när de uppkommer, inte när likvida medel byter ägare. Detta kallas periodiserad redovisning. Om du till exempel betalar i förskott för ett ettårigt programvaruabonnemang måste du bokföra den under hela året – inte hela beloppet på en gång. Om du inte redovisar förutbetalda kostnader, ej intjänade intäkter eller upplupna skulder kommer din finansiella rapportering att påverkas. Detta kan resultera i felaktiga resultatrapporter.

• Bokföra utan korrekt dokumentation: Det är viktigt att du behåller alla dokument som utgör underlag för dina bokföringsposter. Utan validerande kvitton, fakturor eller avtal är det mycket lättare att göra misstag – och saknad dokumentation kan ställa till problem om du blir granskad. Bifoga alltid dokumentation eller hänvisa till den i dina bokföringsposter. Det kan vara så enkelt som att notera fakturanumret eller ladda upp ett skannat kvitto till ditt bokföringssystem.

• Inte granska eller stämma av regelbundet: Att göra bokföringsposter utgör en del av redovisningsprocessen, men det är lika viktigt att ha som rutin att granska och stämma av dessa poster. Om du inte regelbundet kontrollerar dina bokföringsposter mot dina bank- och kreditkortsutdrag eller redovisningsprogram kan du missa avvikelser. Regelbunden avstämning kan hjälpa dig att fånga upp potentiellt kostsamma fel i ett tidigt skede.

• Bortse från skattekonsekvenserna: Bokföring av vissa typer av kostnader eller intäkter kan påverka dina skatteskulder eller avdrag. Om du är osäker på skatteeffekten av en transaktion bör du rådfråga en skatterådgivare eller revisor för att se till så att du följer reglerna och inte går miste om möjligheter att få lägre skatt.

Hur kan Stripe hjälpa till med bokföringsposter?

Stripe spårar automatiskt alla betalningar, kostnader och avgifter. Detta kan bidra till att göra det enklare att registrera poster och öka noggrannheten.

När du säljer något eller får betalt genererar Stripe automatiskt en bokföringspost så att du slipper skapa varje post manuellt. Detta kan göras för engångsbetalningar eller återkommande transaktioner om du använder abonnemang. Stripe kan också spåra transaktionsavgifter. När Stripe drar en behandlingsavgift från en betalning registreras avgiften automatiskt som en kostnad – vilket frigör tid från att behöva beräkna dessa små men viktiga detaljer manuellt.

Stripe kan också integreras med bokföringsprogram som QuickBooks eller Xero via appar från Stripe App Marketplace. När ditt Stripe-konto synkroniseras med din plattform loggas bokföringsposter för intäkter, avgifter, återbetalningar och andra relaterade transaktioner direkt i din bokföring.