创建会计服务账单可能听起来像是一个基础任务。但对于一家初创公司而言，这个小细节可能会对现金流和客户信任产生重大影响。一份精心设计的账单不仅能清楚地告知客户所欠款项，还能传达专业度，避免客户对所提供的工作产生误解，并减少付款延迟的可能性。有业近 90% 的企报告称，他们的账单通常在到期日后才被支付，因此尽一切可能加快付款进程至关重要。

下文将介绍如何创建一份详细、清晰、井然有序的会计账单，包括如何格式化和分类服务、添加税务信息，以及设定付款条款。我们还将分享如何礼貌地跟进未付款账单，以维持良好的客户关系并为未来合作保留机会。

目录

• 如何格式化会计服务账单
  
• 如何在账单中添加相关税务信息
  
• 如何在不破坏客户关系的情况下跟进未付款账单
  

如何格式化会计服务账单

制作一份清晰、专业的账单有助于及时收款。格式整洁的账单能让客户轻松查看所需支付的商品或服务费用。以下是账单的基本结构：

添加标题

在文件顶部写明“账单”（Invoice）。然后添加您的公司名称、标志和联系方式，包括电话、电子邮件和实际地址。此部分类似于信头，用于表明账单的发送方。

添加账单专属信息

接下来，添加使每张账单独特的详细信息。包括一个账单编号，以便您或您的客户在需要时引用，同时还需包括账单日期和付款截止日期。这些细节对于记录保存和付款追踪至关重要。

列出客户信息

在您的信息下面，添加客户的联系方式。这些信息应包括其公司名称、地址和首选联系方式。

概述提供的服务

在账单的主体部分，详细列出您提供的服务。使用表格可以帮助整理信息。此部分应包括以下内容：

• 服务描述： 保持描述简洁，同时提供足够的信息来解释每项服务，但不过于详细。

• 数量或工时： 记录每项服务的计费时间或单位数量。

• 费率： 指定每小时或每单位的费率。

• 金额： 显示每项服务的总成本。

汇总总额

在服务列表下方，提供成本的简要汇总。通常包括以下内容：

• 小计： 税前或折扣前的总费用。

• 税费： 任何适用的税款明细，例如增值税 (VAT) 或销售税。

• 折扣： 任何已应用的折扣。

• 应付总额： 需要支付的最终金额。

添加付款条款和说明

说明您的付款方式和预期付款时间。在此处指定付款详情，并列明任何逾期付款政策。

如有需要，添加备注或免责声明

如果需要传达额外信息（例如感谢信或适用于该账单的法律条款），请在此处说明。简短且相关的信息有助于明确预期。

如何在账单中添加相关税务信息

某些账单包含税款作为应收金额的一部分。以下是如何正确应用并向客户说明适用税率的方法。

了解您的税率

首先确认您的服务适用的税率。税率因地区而异，某些会计服务可能免税。如果您的客户符合免税条件，请仔细核对，并在账单上注明，以避免混淆。

将税款列为单独的条目

在服务列表下方单独列出税款，并加上标签（例如“销售税”、“增值税 (VAT)”），让客户能快速看到小计、税额和总计。

包含税率及其计算方式

在税款行旁边，添加税率（例如“10% 销售税”）并根据小计计算确切金额。这样能让客户清楚税款的计算方式，提高账单的透明度。

示例：

• 小计： 1,000.00 美元

• 销售税 (10%)： 100.00 美元

• 总计：1,100.00 美元

如有需要，添加您的税务登记号

如果您的地区要求在账单上显示税号或增值税号，请将其放在易于查找的位置——例如您的公司信息旁边，或税款行附近。这样可以方便客户记录，也表明您符合当地税务法规。

注明任何免税或特殊税务条件

如果某些服务免税，或税率有特殊适用条件，请添加简要说明。例如，如果您向免税非营利组织开具账单，或某些服务在您的地区不属于应税范围，可以添加类似于“根据[特定法规或条款]，本服务免税”的说明。

显示总额

在计算并列出税款后，在下方清楚地显示最终应付总额。将总额放在显眼的位置，以确保客户可以轻松找到。

如有需要，提供额外文件

在某些情况下，客户（尤其是国际客户）可能需要额外的文件进行税务申报。如果有此需求，请注明客户可以请求额外的收据或相关表格。

如何在不破坏客户关系的情况下跟进未付款账单

跟进未付账单可能会让人感到不舒服，特别是当您想要保持与客户的良好关系时。但您可以在保持友好的同时，提醒客户支付逾期款项。以下是处理未支付账单的逐步指南。

从友好的提醒开始

如果付款截止日期刚刚过去，先发送一个简单且礼貌的提醒。有时候，账单可能会被忽略，而温和的提醒就足够了。可以发送一封简短的电子邮件或消息，例如：

“您好，[客户姓名]，希望您一切顺利！我想跟进一下账单 #1234，该账单的截止日期是 [到期日]。如果您已经付款，请忽略这条消息。如果有任何问题，欢迎随时联系我。谢谢！”

这种友好的语气可以提醒客户，而不会让他们感到有压力。

提供重新发送账单的选项

如果您的第一次提醒没有得到回复，可以告诉客户您可以重新发送账单。他们可能错过了邮件，或者账单在繁忙的收件箱中被遗忘了。您可以这样表达：

“您好，[客户姓名]，只是想跟进一下，看看我是否可以帮助处理账单 #1234。如果您需要我重新发送账单，或者需要其他信息，请告诉我。”

这样可以保持积极的语气，并表明您愿意提供帮助，而不仅仅是在催促付款。

理解客户的情况，但设定界限

如果账单仍未支付且您已经发送了几次提醒，可以在保持同理心的同时更加坚定一些。可以让客户知道及时付款对您来说很重要。示例：

“您好，[客户姓名]，我想再次联系您关于账单 #1234。我理解有时候可能会遇到付款延迟的问题，如果您有任何困难，我很乐意与您一起找到解决方案。请让我知道我们是否可以安排新的付款日期，或者我是否可以提供任何帮助。”

这条消息在表达理解的同时，也清楚地表明您仍然期望收到付款。

提醒客户关于逾期费用或付款条款

如果您的账单包含逾期费用或其他付款条款，现在是提醒客户这些条件的合适时机。保持礼貌，并让他们知道您愿意讨论他们可能遇到的问题。可以发送以下消息：

“您好，[客户姓名]，我想最后再跟进一下账单 #1234。提醒一下，根据我们的协议，逾期[具体期限]后会产生逾期费用。如果我可以帮助处理付款，或者您有一个更合适的付款日期，请告诉我。”

这样可以在不显得咄咄逼人的情况下强调您的政策。

提供分期付款方案（如有必要）：

在某些情况下，客户可能正面临现金流问题。如果账单仍未支付，并且客户似乎没有回应，可以考虑提供分期付款选项。这样可以展现您的善意，并避免长期的欠款问题。您可以这样表达：

“您好，[客户姓名]，我理解有时候事情会变得繁忙，预算也可能紧张。如果有帮助的话，我愿意为这笔账单提供一个分期付款方案。如果您对此有兴趣，请告诉我。”

这样可以表明您愿意与客户合作，同时确保最终能收到付款。

知道何时升级处理

如果您已经发送了多次提醒，仍然没有收到任何回应，可能是时候升级处理了，例如给客户打电话，或者在极少数情况下，考虑委托收款机构介入。在采取这些措施时需要谨慎，以避免损害客户关系。在这个阶段，直接拨打电话通常比发送电子邮件更有效，这样可以让您冷静且专业地表达您的关切。