Die Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das den Abschluss eines Handelsgeschäfts zwischen zwei Unternehmen ermöglicht. Die Kaufrechnung ist ein obligatorisches Buchhaltungs- und Steuerdokument, das die Kundin/der Kunde nach dem Kauf erhält. Erfahren Sie, was diese auszeichnet, wie sie in der Buchhaltung erfasst wird und was sie von einer Verkaufsrechnung unterscheidet.

In unseren Artikeln zu diesen Themen können Sie auch Ihr Wissen über andere wichtige Dokumente vertiefen, wie z. B. die Anzahlungsrechnung, die Lage- und die Saldorechnung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Kaufrechnung?
  
• Unterscheidung zwischen Kauf- und Verkaufsrechnung
  
• Verwendung einer Kaufrechnung
  
• Wer kann eine Kaufrechnung ausstellen?
  
• Bearbeiten einer Kaufrechnung
  

Was ist eine Kaufrechnung?

Die Kaufrechnung ist ein Dokument, das dem Kunden/der Kundin von seinem Lieferanten nach einer geschäftlichen Ausgabe (Kauf einer Ware oder einer Dienstleistung) ausgestellt wird. Das Kundenunternehmen erhält sie bei der Lieferung der Ware oder nach Abschluss der Dienstleistung. Das Dokument ist für alle Handelsgeschäfte zwischen Unternehmen (Business-to-Business oder B2B) obligatorisch, um den Erwerb zu formalisieren.

Unterscheidung zwischen Kauf- und Verkaufsrechnung

Der Name hängt von Ihrer Rolle bei der Transaktion ab. Wenn Sie der Käufer/die Käuferin oder das Kundenunternehmen sind, erhalten Sie eine Kaufrechnung, sobald die Zahlung erfolgt ist. Wenn Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin hingegen ein Produkt oder eine Dienstleistung zur Verfügung stellen, wird das von Ihnen ausgestellte Dokument als Verkaufsrechnung bezeichnet. Daher verwenden wir zwei Namen, um dasselbe zu bezeichnen: ein rechtliches und steuerliches Dokument, das das Handelsgeschäft formalisiert.

Verwendung einer Kaufrechnung

Das Kundenunternehmen muss die Rechnung für den Kauf vorlegen. So kann es genaue, den Steuervorschriften entsprechende Konten führen.

Die Kaufrechnung gilt auch als Nachweis für geschäftliche Ausgaben – sie ist wichtig für die Abzugsfähigkeit der Umsatzsteuer (USt.) auf den Erwerb während der Umsatzsteuererklärung. Darüber hinaus kann sie im Falle einer Zahlungsanfechtung oder einer Steuerprüfung von Ihnen verlangt werden. Daher müssen Sie jede Kaufrechnung mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Erfassung der Kaufrechnung

Jede Kaufrechnung muss am Tag des Eingangs (dem auf dem Dokument angegebenen Datum) erfasst werden. Um dies in Ihren Büchern zu vermerken, buchen Sie den Betrag ohne Steuern (HT) von den folgenden Kontonummern ab:

• 607 für „Warenkäufe“, die ohne Verarbeitung weiterverkauft werden sollen
  
• 601 für „gelagerte Einkäufe von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“
  
• 609 für etwaige „Rabatte und Nachlässe“, falls zutreffend
  

Es wird auch notwendig sein, die Umsatzsteuer mit den folgenden Nummern zu belegen:

• Abbuchung auf dem Konto 44561 für „abzugsfähige USt. auf sonstige Waren und Dienstleistungen“
  
• Gutschrift auf dem Konto 401 für „Lieferanten“ für den Betrag aller an den Lieferanten gezahlten Steuern (TTC)
  

Wer kann eine Kaufrechnung ausstellen?

Rechnungen können ausschließlich von Unternehmen (unabhängig von ihrer Rechtsform) bearbeitet werden. Einzelpersonen, die einen Umsatz von mindestens 1.500 EUR tätigen, müssen eine Bescheinigung oder einen Vertrag mit privater Unterschrift ausfertigen, um ein Geschäft zwischen zwei Parteien zu rechtfertigen.

Sie können Ihr gesamtes Rechnungssystem mit Stripe Invoicing vereinfachen, einer Lösung, die sich in Ihre vorhandenen Tools integrieren lässt, die Rechnungserstellung erleichtert, die Umsatzrealisierung automatisiert und die Zahlung geschuldeter Beträge beschleunigt – und das alles, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Bearbeiten einer Kaufrechnung

Das ausstellende Unternehmen, d. h. der Lieferant, ist verpflichtet, eine Verkaufsrechnung zu erstellen, um jede Transaktion zu realisieren. Sobald sich die Rechnung in den Händen des Kundenunternehmens befindet, wird sie zu einer Einkaufsrechnung. Alle Rechnungen müssen Folgendes enthalten:

• Das Wort „Rechnung“, die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
  
• Die Identität des Lieferanten: Vor- und Nachname oder Firmenname, SIREN- oder SIRET-Nummer, die Rechtsform des Unternehmens, die Höhe des Stammkapitals, die RCS-Nummer für Händler/innen oder die RM-Nummer für Handwerker/innen und die Adresse des Hauptsitzes
  
• Die Identität des Kunden/der Kundin: Name oder Firmenname und Rechnungs- und Lieferadresse (falls sie unterschiedlich sind)
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der betroffenen Unternehmen
  
• Auftragsnummer (falls zutreffend)
  
• Datum des Verkaufs oder der Fertigstellung der Dienstleistung
  
• Eine Bezeichnung und detaillierte Beschreibung jeder verkauften Ware oder erbrachten Dienstleistung: Einheit, Menge, Art, Marke, Referenz, gelieferte Materialien und Arbeitsleistung
  
• Der Preis pro Einheit, exklusive Steuern, für jede Ware oder Dienstleistung
  
• Mögliche Erhöhungen, wie z. B. Liefer- oder Reisekosten (falls zutreffend)
  
• Mögliche Ermäßigungen
  
• Gesamtbetrag ohne Steuer
  
• USt.-Satz, der auf jeden Posten anwendbar ist, oder die Angabe von „USt. nicht anwendbar, Art. 293 B des französischen Steuergesetzes“ für nicht zahlende Unternehmen
  
• USt.-Betrag
  
• Den Gesamtbetrag, einschließlich Steuern
  
• Die Frist und die Zahlungsbedingungen
  
• Die Höhe der Säumniszuschläge bei Nichtzahlung bis zum Fälligkeitsdatum
  
• Höhe der pauschalen Entschädigung für Inkassokosten