De factuur is een belangrijk document waarmee een commerciële transactie tussen twee ondernemingen tot stand kan komen. De inkoopfactuur is een verplicht boekhoud- en belastingdocument dat de klant na aankoop ontvangt. Ontdek wat dit document kenmerkt, hoe je het vastlegt in de boekhouding en wat het verschil is met een verkoopfactuur.

In onze artikelen over deze onderwerpen kun je ook meer kennis opdoen over andere integrale documenten, zoals de stortings-, situatie- en saldofacturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een inkoopfactuur?
  
• Het verschil tussen een inkoopfactuur en een verkoopfactuur
  
• Wat te doen met een inkoopfactuur
  
• Wie kan een inkoopfactuur opstellen?
  
• Een inkoopfactuur bewerken
  

Wat is een inkoopfactuur?

De inkoopfactuur is een document dat aan klanten wordt verstrekt door hun leverancier na een zakelijke transactie (aankoop van een goed of een dienst). Het klantbedrijf ontvangt dit document bij de levering van de goederen of nadat de dienst is voltooid. Het document is verplicht voor alle commerciële transacties tussen ondernemingen (business-to-business of B2B) om de aankoop te formaliseren.

Het verschil tussen een inkoopfactuur en een verkoopfactuur

De naam verschilt afhankelijk van je rol in de transactie. Als je de koper of het klantbedrijf bent, ontvang je een inkoopfactuur zodra de betaling is gedaan. Omgekeerd, als je een product of dienst aan je klant levert, wordt het document dat je uitgeeft een verkoopfactuur genoemd. Daarom gebruiken we twee namen om hetzelfde aan te duiden: een juridisch en fiscaal document dat de commerciële transactie formaliseert.

Wat te doen met een inkoopfactuur

De onderneming van de klant moet de inkoopfactuur verantwoorden. Hierdoor kan deze een nauwkeurige boekhouding voeren die voldoet aan de belastingregels.

De inkoopfactuur vormt ook een bewijs van de kosten die een onderneming maakt. Dit document is belangrijk voor de aftrekbaarheid van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) op de inkoop tijdens de btw-aangifte. Bovendien moet je de factuur mogelijk overhandigen in geval van een geschil of belastingcontrole. Daarom moet je elke inkoopfactuur minimaal 10 jaar bewaren.

Registratie van de inkoopfactuur

Het registreren van elke inkoopfactuur moet gebeuren op de datum van ontvangst (de datum die op het document staat). Om de factuur in je boekhouding op te nemen, schrijf je het bedrag exclusief btw (HT) af van de volgende rekeningnummers:

• 607 voor 'aankopen van goederen' die bestemd zijn om zonder verwerking te worden doorverkocht
  
• 601 voor 'opgeslagen aankopen van grondstoffen en voorraden'
  
• 609 voor alle toegepaste 'kortingen en terugbetalingen', indien van toepassing
  

Verder moet je de btw verantwoorden met de volgende nummers:

• Storingstrekening 44561 voor 'aftrekbare btw op overige goederen en diensten'
  
• Het crediteren van de 401 'leveranciersrekening' voor het bedrag met alle belastingen (TTC) aan de leverancier betaald
  

Wie kan een inkoopfactuur opstellen?

Alleen ondernemingen (ongeacht hun rechtspositie) kunnen facturen bewerken. Natuurlijke personen die een omzet van € 1500 of meer realiseren, moeten een certificaat of een contract onder onderhandse ondertekening opstellen om een transactie tussen twee partijen te rechtvaardigen.

Je kunt je end-to-end facturatiesysteem vereenvoudigen met Stripe Invoicing, een oplossing die kan worden geïntegreerd met je bestaande tools. Deze oplossing vereenvoudigt het maken van facturen, automatiseert de omzetverantwoording en versnelt de betaling van verschuldigde bedragen. En dat allemaal zonder dat je ook maar een regel code hoeft te schrijven.

Een inkoopfactuur bewerken

Het uitgevende bedrijf, oftewel de leverancier, moet een verkoopfactuur genereren om elke transactie te materialiseren. Eenmaal in handen van het klantbedrijf, wordt dit document een inkoopfactuur. Alle facturen moeten de volgende gegevens bevatten:

• Het woord 'factuur', het factuurnummer en de uitgiftedatum
  
• De identiteit van de leverancier: de voor- en achternaam of bedrijfsnaam, het SIREN- of SIRET-nummer, de rechtsvorm van de entiteit, het bedrag van het aandelenkapitaal, het RCS-nummer voor handelaren of het RM-nummer voor ambachtslieden, en het adres van het hoofdkantoor
  
• De identiteit van de klant: de naam of bedrijfsnaam en het factuur- en leveringsadres (als deze verschillend zijn)
  
• Btw-nummers van de betrokken ondernemingen
  
• Het inkoopordernummer (indien van toepassing)
  
• Datum van de verkoop of voltooiing van de dienst
  
• Een aanduiding en gedetailleerd overzicht van alle verkochte goederen of elke geleverde dienst: eenheid, hoeveelheid, aard, merk, referentie, geleverde materialen en arbeid
  
• De eenheidsprijs, exclusief belasting op alle goederen of diensten
  
• Eventuele aanvullende bedragen, zoals bezorg- of reiskosten (indien van toepassing)
  
• Mogelijke kortingen
  
• Totaalbedrag, exclusief belasting
  
• Het btw-tarief dat van toepassing is op elk item, of de vermelding van 'btw niet van toepassing, art. 293 B van het algemeen belastingwetboek' voor niet-betalende ondernemingen
  
• Btw-bedrag
  
• Het totale bedrag, inclusief belasting
  
• De betaaldatum en -voorwaarden
  
• Het percentage boetes voor laattijdige betaling in geval van niet-betaling op de betaaldatum
  
• Het bedrag van de vaste vergoeding voor incassokosten