La facture est un document clé qui permet de matérialiser une transaction commerciale entre deux entreprises. La facture d’achat est un document comptable et fiscal obligatoire que le client reçoit après l’achat. Découvrez ce qui la caractérise, comment l’enregistrer en comptabilité, et ce qui la différencie d’une facture de vente.

Dans nos articles sur ces sujets, vous pouvez également approfondir vos connaissances sur d’autres documents intégraux, tels que les factures de dépôt, de situation et de solde.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture d’achat?
  
• Comment distinguer une facture d’achat d’une facture de vente?
  
• Que faire d’une facture d’achat?
  
• Qui peut émettre une facture d’achat?
  
• Comment modifier une facture d’achat
  

Qu’est-ce qu’une facture d’achat?

La facture d’achat est un document fourni au client par son fournisseur à la suite d’une dépense professionnelle (achat d’un bien ou d’un service). L’entreprise cliente l’obtient lors de la livraison des marchandises ou après l’achèvement de la prestation. Le document est obligatoire pour toutes les transactions commerciales entre entreprises (interentreprises ou B2B) afin de formaliser l’acquisition.

Comment distinguer une facture d’achat d’une facture de vente

Le nom varie en fonction de votre rôle dans la transaction. Si vous êtes l’acheteur ou l’entreprise cliente, vous recevrez une facture d’achat une fois le paiement effectué. À l’inverse, si vous fournissez un produit ou un service à votre client, le document que vous émettez est appelé facture de vente. Par conséquent, nous utilisons deux noms pour désigner la même chose : un document juridique et fiscal qui formalise la transaction commerciale.

Que faire d’une facture d’achat?

L’entreprise cliente doit rendre compte de la facture d’achat. Cela lui permet de tenir une comptabilité précise et conforme à la réglementation fiscale.

La facture d’achat constitue également une preuve de dépenses professionnelles : elle est importante pour la déductibilité de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur l’acquisition lors de la déclaration de TVA. Par ailleurs, elle pourra vous être demandée en cas de litige ou de contrôle fiscal. Par conséquent, vous devez conserver chaque facture d’achat pendant au moins 10 ans.

Enregistrement de la facture d’achat

L’enregistrement de chaque facture d’achat doit se faire à la date de réception (la date figurant sur le document). Pour le refléter dans vos livres, débitez le montant HT des numéros de compte suivants :

• 607 pour les « achats de biens » destinés à être revendus sans transformation
  
• 601 pour les « achats stockés de matières premières et de fournitures »
  
• 609 pour les « rabais et escomptes » appliqués, s’il y a lieu
  

Il sera également nécessaire de comptabiliser la TVA par les chiffres suivants :

• Compte de débit 44561 pour la « TVA déductible sur les autres biens et services »
  
• Créditer le compte 401 « fournisseurs » du montant toutes taxes comprises (TTC) payé au fournisseur
  

Qui peut émettre une facture d’achat?

Seules les entreprises (quel que soit leur statut juridique) peuvent modifier les factures. Les personnes physiques qui réalisent des ventes égales ou supérieures à 1 500 € doivent établir un certificat ou un contrat sous seing privé pour justifier d’une transaction entre deux parties.

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Comment modifier une facture d’achat

L’entreprise émettrice, c’est-à-dire le fournisseur, est tenue de générer une facture de vente pour matérialiser chaque transaction. Une fois entre les mains de l’entreprise cliente, elle devient une facture d’achat. Toutes les factures doivent contenir ce qui suit :

• Le mot « facture », le numéro de facture et sa date d’émission
  
• L’identité du fournisseur : ses nom et prénom ou dénomination sociale, son numéro SIREN ou SIRET, la forme juridique de l’entité, le montant du capital social, le numéro RCS pour les commerçants ou le numéro RM pour les artisans, et l’adresse du siège social
  
• L’identité du client : son nom ou raison sociale et son adresse de facturation et de livraison (si elle est différente)
  
• Les numéros de TVA des entreprises concernées
  
• Le numéro du bon de commande (s’il y a lieu)
  
• La date de la vente ou de l’achèvement du service
  
• Une désignation et un compte détaillé de chaque bien vendu ou service fourni : unité, quantité, nature, marque, référence, matériaux fournis et main-d’œuvre
  
• Le prix unitaire, hors taxes sur chaque bien ou service
  
• Les augmentations éventuelles, telles que les frais de livraison ou de déplacement (le cas échéant)
  
• Les réductions possibles
  
• Le montant total, hors taxes
  
• Le taux de TVA applicable à chaque article, ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » pour les entreprises non assujetties
  
• Le montant de la TVA
  
• Le montant total, taxes comprises
  
• La date limite et les modalités de paiement
  
• Le taux des pénalités de retard en cas de non-paiement à l’échéance
  
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement