La factura es un documento clave que permite materializar una transacción comercial entre dos empresas. La factura de compra es un documento contable y fiscal obligatorio que el cliente recibe después de la compra. Descubre qué la caracteriza, cómo registrarla en contabilidad y qué la diferencia de una factura de venta.

En nuestros artículos sobre estos temas, también puedes profundizar tu conocimiento de otros documentos integrales, como las facturas de depósito, situación y saldo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura de compra?
  
• Cómo distinguir una factura de compra de una factura de venta
  
• Qué hacer con una factura de compra
  
• ¿Quién puede emitir una factura de compra?
  
• Cómo editar una factura de compra
  

¿Qué es una factura de compra?

La factura de compra es un documento que el proveedor proporciona al cliente después de un gasto profesional (compra de un bien o un servicio). La empresa cliente la obtiene en el momento de la entrega de la mercancía o una vez finalizado el servicio. El documento es obligatorio para todas las transacciones comerciales entre empresas (business-to-business o B2B) a fin de formalizar la adquisición.

Cómo distinguir una factura de compra de una factura de venta

El nombre difiere según el rol que tengas en la transacción. Si eres el comprador o la empresa cliente, recibirás una factura de compra una vez realizado el pago. Por el contrario, si proporcionas un producto o servicio a tu cliente, el documento que emites se denomina factura de venta. Por ende, utilizamos dos nombres para designar lo mismo: un documento legal y fiscal que formaliza la transacción comercial.

Qué hacer con una factura de compra

La empresa cliente debe dar cuenta de la factura de compra. Esto le permite llevar cuentas precisas que cumplan con las reglamentaciones fiscales.

La factura de compra también constituye una prueba de gastos profesionales; es importante para la deducción del impuesto al valor agregado (IVA) en la adquisición durante la declaración de IVA. Además, se la puede solicitar en caso de una disputa o auditoría fiscal. Por lo tanto, debes conservar cada factura de compra durante 10 años como mínimo.

Registro de la factura de compra

El registro de cada factura de compra debe realizarse en la fecha de recepción (la fecha que aparece en el documento). Para reflejarlo en tus libros, debita el importe sin impuestos («hors taxes» o HT) de los siguientes números de cuenta:

• 607 para «compras de bienes» destinados a ser revendidos sin transformación.
  
• 601 para «compras almacenadas de materias primas e insumos».
  
• 609 para «descuentos y rebajas» aplicados cuando corresponda.
  

También será necesario contabilizar el IVA mediante los siguientes números:

• Cuenta de débito 44561 para «IVA deducible en otros bienes y servicios».
  
• Acreditación en la cuenta 401 de «proveedores» para el monto de todos los impuestos incluidos («toutes taxes includes» o TTC) pagados al proveedor.
  

¿Quién puede emitir una factura de compra?

Solo las empresas (independientemente de su forma jurídica) pueden editar las facturas. Las personas físicas que realicen ventas por un monto igual o superior a €1.500 deberán redactar un certificado o un contrato con una firma privada que justifique una operación entre dos partes.

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Cómo editar una factura de compra

La empresa emisora, es decir, el proveedor, está obligada a generar una factura de venta para materializar cada transacción. Una vez en manos de la empresa cliente, se convierte en una factura de compra. Todas las facturas deben incluir lo siguiente:

• La palabra «factura», el número de factura y la fecha de emisión.
  
• La identidad del proveedor: su nombre y apellido o razón social, su número del Sistema de Identificación de Directorios de Empresas (SIREN) o del Sistema de Identificación de Directorio de Establecimientos SIRET, la forma jurídica de la entidad, el importe del capital social, el número de inscripción en el Registro Mercantil y de Sociedades (RCS) para los comerciantes o el número de inscripción en el Directorio Mercantil (RM) para los artesanos, y la dirección de la oficina principal.
  
• La identidad del cliente: su nombre o razón social y su dirección de facturación y entrega (si son diferentes).
  
• Números de IVA de las empresas en cuestión.
  
• El número de orden de compra (si corresponde).
  
• Fecha de la venta o finalización del servicio.
  
• Una designación y una cuenta detallada de cada bien vendido o servicio prestado: unidad, cantidad, naturaleza, marca, referencia, materiales suministrados y mano de obra.
  
• El precio unitario, excluidos los impuestos sobre cada bien o servicio.
  
• Posibles aumentos, como los gastos de envío o de traslado (si corresponde).
  
• Posibles reducciones.
  
• Importe total, sin impuestos.
  
• El tipo de IVA que corresponde a cada concepto o la leyenda «IVA no aplicable, art. 293 B del Código General Tributario» para las empresas que no pagan dicho impuesto.
  
• Importe del IVA.
  
• El importe total, con impuestos.
  
• El plazo y las condiciones de pago.
  
• La tasa de penalización por mora en caso de falta de pago antes de la fecha de vencimiento.
  
• El importe de la compensación fija por los costos de cobro.