Fakturan är ett viktigt dokument som gör det möjligt för en handelstransaktion mellan två företag att förverkligas. Inköpsfakturan är ett obligatoriskt bokförings- och skattedokument som kunden får efter köpet. Ta reda på vad som kännetecknar den, hur du bokför den och vad som skiljer den från en försäljningsfaktura.

I våra artiklar om dessa ämnen kan du också fördjupa dina kunskaper om andra viktiga dokument, såsom depositionsfakturor samt situations- och saldofakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en inköpsfaktura?
  
• Hur man skiljer en inköpsfaktura från en försäljningsfaktura
  
• Vad du ska göra med en inköpsfaktura
  
• Vem kan utfärda en inköpsfaktura?
  
• Så här ändrar du en inköpsfaktura
  

Vad är en inköpsfaktura?

Inköpsfakturan är ett dokument som kunden får från sin leverantör efter en yrkesmässig utgift (köp av en vara eller en tjänst). Kundföretaget får den när varorna levereras eller efter det att tjänsten är utförd. Dokumentet är obligatoriskt för alla kommersiella transaktioner mellan företag (business-to-business eller B2B) för att formalisera förvärvet.

Hur man skiljer en inköpsfaktura från en försäljningsfaktura

Namnet varierar beroende på din roll i transaktionen. Om du är köpare eller kundföretag får du en inköpsfaktura när betalningen är gjord. Om du däremot tillhandahåller en produkt eller tjänst till din kund, kallas dokumentet du utfärdar för en försäljningsfaktura. Därför använder vi två namn för att beteckna samma sak: ett juridiskt och skattemässigt dokument som formaliserar handelstransaktionen.

Vad du ska göra med en inköpsfaktura

Kundföretaget ska bokföra inköpsfakturan. Detta gör att det kan ha en korrekt bokföring som följer skattereglerna.

Inköpsfakturan utgör också bevis på yrkesmässiga utgifter – det är viktigt för avdragsrätten för mervärdesskatt (moms) på förvärvet genom momsdeklarationen. Dessutom kan det begäras av dig i händelse av en tvist eller skatterevision. Därför måste du behålla varje inköpsfaktura i minst tio år.

Bokföring av inköpsfaktura

Varje inköpsfaktura ska redovisas på mottagningsdatumet (det datum som anges på dokumentet). För att återspegla det i din bokföring debiterar du beloppet exklusive skatt (HT) från följande kontonummer:

• 607 för ”inköp av varor” som är avsedda att säljas vidare i obearbetad form.
  
• 601 för ”lagrade inköp av råvaror och förnödenheter”
  
• 609 för eventuella tillämpade ”rabatter och avdrag”, i förekommande fall
  

Det kommer också att vara nödvändigt att redovisa moms med följande kontonummer:

• Debiteringskonto 44561 för ”avdragsgill moms på övriga varor och tjänster”
  
• Kreditering av 401-kontot för ”leverantörer” för beloppet för alla inkluderade skatter (TTC) som betalats till leverantören
  

Vem kan utfärda en inköpsfaktura?

Endast företag (oavsett deras juridiska status) kan skriva fakturor. Personer med en försäljning på minst 1 500 euro måste upprätta ett certifikat eller ett avtal med privat underskrift för att verifiera en transaktion mellan två parter.

Du kan förenkla hela ditt faktureringssystem med Stripe Invoicing, en lösning som kan integreras med dina befintliga verktyg, gör det lättare att skapa fakturor, automatiserar intäktsredovisningen och påskyndar betalning av utestående fordringar – allt utan att du behöver skriva en enda rad kod.

Så här ändrar du en inköpsfaktura

Det utfärdande företaget, dvs. leverantören, måste generera en försäljningsfaktura för att materialisera varje transaktion. När den väl är i kundföretagets händer blir den en inköpsfaktura. Alla fakturor ska innehålla följande:

• Ordet ”faktura”, fakturanummer och utfärdandedatum
  
• Leverantörens identitet: för- och efternamn eller företagsnamn, SIREN- eller SIRET-nummer, enhetens rättsliga form, aktiekapitalets storlek, RCS-nummer för näringsidkare eller RM-nummer för hantverkare och adressen till huvudkontoret
  
• Kundens identitet: kundens namn eller företagsnamn och fakturerings- och leveransadress (om de skiljer sig åt)
  
• Momsregistreringsnummer för de aktuella företagen
  
• Inköpsordernummer (om tillämpligt)
  
• Datum för försäljning eller slutförande av tjänsten
  
• En beteckning och detaljerad redogörelse för varje såld vara eller tillhandahållen tjänst: enhet, kvantitet, typ, varumärke, referens, levererat material och arbete
  
• Enhetspris, exklusive skatt för varje vara eller tjänst
  
• Eventuella tillägg, t.ex. leverans- eller resekostnader (om tillämpligt)
  
• Möjliga avdrag
  
• Totalt belopp, exklusive skatt
  
• Gällande momssats för varje post eller texten ”Moms ej tillämplig, artikel 293 B i den allmänna skattelagen" för icke betalande enheter
  
• Momsbelopp
  
• Det totala beloppet, inklusive skatt
  
• Betalningsdag och betalningsvillkor
  
• Dröjsmålsränta vid utebliven betalning på förfallodagen
  
• Fast ersättningsbelopp för indrivningskostnader