La facture est un document essentiel qui permet de matérialiser une transaction commerciale entre deux entreprises. La facture d’achat, plus spécifiquement, est un document comptable et fiscal obligatoire, que le client reçoit après avoir effectué un achat. Découvrez ce qui la caractérise, comment l’enregistrer en comptabilité et ce qui la différencie d’une facture de vente.

Vous pouvez aussi approfondir vos connaissances sur d’autres types de factures intégrales, telles que la facture d’acompte, la facture de situation et la facture de solde, dans nos articles sur ces sujets.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture d’achat ?
  
• Comment distinguer une facture d’achat d’une facture de vente ?
  
• Que faire avec une facture d’achat ?
  
• Qui peut éditer une facture d’achat ?
  
• Comment éditer une facture d’achat ?
  

Qu’est-ce qu’une facture d’achat ?

La facture d’achat est un document que le client reçoit de la part de son fournisseur à la suite d’une dépense professionnelle (achat d’un bien ou d’une prestation de service). L’entreprise cliente reçoit la facture d’achat au moment de la livraison du bien ou à la suite de la réalisation de la prestation de service. La facture est considérée comme obligatoire pour toutes les transactions commerciales entre entreprises (« business to business » ou « B2B » en anglais) afin de matérialiser l’achat.

Comment distinguer une facture d’achat d’une facture de vente ?

Le nom de la facture diffère selon votre rôle dans la transaction. Si vous êtes l'acheteur, ou l’entreprise cliente, vous recevez une facture d’achat une fois le paiement effectué. À l’inverse, si vous fournissez un produit ou une prestation de service à votre client, la facture que vous émettez s’appelle une facture de vente. On utilise donc deux noms différents pour désigner la même chose : un document légal et fiscal qui formalise la transaction commerciale.

Que faire avec une facture d’achat ?

La facture d’achat doit obligatoirement faire l’objet d’une comptabilisation par l’entreprise cliente. Elle lui permet de tenir une comptabilité précise et conforme à la réglementation fiscale.

La facture d’achat constitue également une preuve de dépense professionnelle. Elle est indispensable à la déductibilité de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur l’achat lors de la déclaration de TVA. Par ailleurs, elle peut vous être demandée en cas de litige ou de contrôle fiscal. Il est donc essentiel que vous conserviez chaque facture d’achat pour une période de 10 ans au minimum.

L’enregistrement de la facture d’achat

La comptabilisation de chaque facture d’achat doit se faire à la date de réception de la facture (la date figurant sur le document). Pour enregistrer une facture d’achat, il suffit de débiter le montant hors taxe (HT) dans le compte :

• 607 pour les « achats de marchandises » destinés à être revendus sans transformation,
  
• 601 pour les « achats stockés de matières premières et fournitures »,
  
• 609 pour les éventuels « rabais, remises et ristournes » appliqués, le cas échéant.
  

Il faudra également comptabiliser la TVA en :

• débitant le compte 44561 pour la « TVA déductible sur autres biens et services »,
  
• créditant le compte 401 « fournisseurs » pour le montant toutes taxes comprises (TTC) payé au fournisseur.
  

Qui peut éditer une facture d’achat ?

Seules les entreprises (quelle que soit leur forme juridique) peuvent éditer des factures. Les particuliers qui effectuent des ventes d’un montant égal ou supérieur à 1 500 € sont tenus de rédiger une attestation de vente ou un contrat de vente sous signature privée pour justifier d’une transaction entre deux parties.

Vous pouvez simplifier votre système de facturation de bout en bout avec Stripe Invoicing, une solution qui s’intègre à vos outils existants et qui facilite la création des factures, automatise la comptabilisation des revenus et accélère le règlement des sommes dues, le tout sans avoir à rédiger une seule ligne de code.

Comment éditer une facture d’achat ?

L’entreprise émettrice, c’est-à-dire le fournisseur, est tenue de générer une facture de vente pour matérialiser chaque transaction. Une fois dans les mains de l’entreprise cliente, celle-ci devient une facture d’achat. Les mentions obligatoires de toute facture sont :

• la mention « facture »,
  
• le numéro de la facture,
  
• la date d'émission de la facture,
  
• l’identité du fournisseur : son nom et prénom ou sa dénomination sociale, son numéro Siren ou Siret, la forme juridique de l’entreprise, le montant de capital social, son numéro RCS s’il s’agit d’un commerçant ou son numéro RM s’il s’agit d’un artisan et l'adresse du siège social,
  
• l’identité du client : son nom ou sa dénomination sociale, son adresse de facturation et son adresse de livraison si elles sont différentes,
  
• les numéros de TVA des entreprises assujetties,
  
• le numéro du bon de commande (le cas échéant),
  
• la date de la vente ou de la réalisation de la prestation de service,
  
• une désignation et un décompte détaillé de chaque bien vendu ou prestation fournie : l’unité, la quantité, la nature, la marque, la référence, les matériaux fournis et la main-d'œuvre,
  
• le prix unitaire hors taxe (HT) de chaque bien ou prestation de service,
  
• les majorations éventuelles, telles que les frais de - livraison ou de déplacement (le cas échéant),
  
• les réductions éventuelles,
  
• le montant total HT,
  
• le taux de TVA applicable à chaque élément, ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les entreprises non redevables,
  
• le montant de TVA,
  
• le montant total TTC,
  
• la date limite de paiement et les modalités de règlement,
  
• le taux des pénalités de retard en cas de non-paiement à la date limite de règlement,
  
• le montant de l'indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement.