เมื่อธุรกิจในเยอรมนีส่งข้อเสนอ (หรือในบางกรณีอาจเรียกว่าใบเสนอราคา) ให้แก่ลูกค้าเป้าหมาย กรณีนี้จะถือว่าเป็นการสร้างข้อผูกพันที่มีผลตามกฎหมาย ทันทีที่ลูกค้าตอบรับ ประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน (BGB) จะบังคับให้ธุรกิจต้องปฏิบัติตามสัญญานั้น ภาระผูกพันดังกล่าวอาจก่อให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) ที่ต้องเผชิญกับต้นทุนที่ผันผวนหรือการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการดำเนินงาน ธุรกิจในเยอรมนีสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงเหล่านี้ได้โดยการออกข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพัน

บทความนี้จะอธิบายว่าข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันคืออะไร ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายใดบ้าง รวมถึงวิธีการเปลี่ยนข้อเสนอดังกล่าวให้เป็นสัญญาและใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ เรายังได้รวบรวมวิธีป้องกันข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นบ่อยครั้ง เพื่อให้กลุ่มผู้ประกอบอาชีพอิสระและ SME สามารถนำข้อเสนอรูปแบบนี้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เนื้อหาหลักในบทความ

• ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันคืออะไร
  
• ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายใดบ้าง
  
• เปลี่ยนจากข้อเสนอเป็นสัญญาไปจนถึงใบแจ้งหนี้
  
• ความเสี่ยงและสาเหตุของข้อผิดพลาดเมื่อออกข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพัน
  
• ผู้ประกอบอาชีพอิสระและ SME จะนำข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร
  

ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันคืออะไร

ข้อเสนอแบบไม่มีผลผูกพันคือข้อเสนอที่ธุรกิจยังไม่มีพันธสัญญาที่จะต้องปฏิบัติตามสัญญาจริง ซึ่งแตกต่างจากข้อเสนอที่เป็นทางการ เนื่องจากไม่มีผลทางกฎหมายในการแสดงเจตนา ทั้งนี้ รายละเอียดต่างๆ เช่น ราคา ปริมาณ หรือระยะเวลาการส่งมอบ อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้เมื่อทั้งสองฝ่ายเข้าทำสัญญาสรุปผลสุดท้าย

ใบเสนอราคานี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องเผชิญกับต้นทุนที่ผันผวน หรือไม่สามารถคาดการณ์ความพร้อมและระยะเวลาการส่งมอบได้อย่างแม่นยำ ความสามารถในการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังได้นั้นจะช่วยป้องกันความเสี่ยงทางการเงิน และทำให้มั่นใจได้ว่าบริษัทจะสามารถปฏิบัติตามข้อตกลงในสัญญาได้อย่างครบถ้วน

การประมาณการต้นทุนที่ไม่มีผลผูกพันมีบทบาทในลักษณะเดียวกัน โดยทำหน้าที่เป็นแนวทางคร่าวๆ มากกว่าจะเป็นคำมั่นสัญญาที่ผูกมัด อย่างไรก็ตาม ข้อแตกต่างสำคัญคือ โดยปกติแล้วใบเสนอราคาจะมีการแจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้สำหรับการดำเนินงานหรือการส่งมอบที่เฉพาะเจาะจง ในขณะที่ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันนั้นอาจมีการเปลี่ยนแปลงราคาหรือปริมาณได้ นอกจากนี้ยังสามารถรวมเอกสารทั้งสองฉบับเข้าด้วยกันได้ด้วย เช่น บริษัทรับเหมาก่อสร้างมักจะจัดทำข้อเสนอเหล่านี้สำหรับโครงการที่อยู่อาศัยควบคู่ไปกับการประเมินราคา

ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายใดบ้าง

หากต้องการให้ใบเสนอราคาสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง ผู้ออกเอกสารต้องระบุสถานะดังกล่าวให้ชัดเจน คุณสามารถใช้ข้อความที่ระบุว่าไม่มีผลผูกพันได้ คำที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่ “ไม่มีผลผูกพัน” หรือ “อาจมีการเปลี่ยนแปลง” คุณสามารถใช้ข้อความเหล่านี้กำกับทั้งข้อเสนอ หรือเลือกใช้เฉพาะบางส่วนก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ข้อความระบุความไม่แน่นอนหลายรูปแบบร่วมกันได้ โดยตัวอย่างข้อความที่ใช้เพื่อระบุเงื่อนไขเฉพาะเจาะจงในข้อเสนอมีดังนี้

• ข้อจำกัดด้านราคา: “ราคาอาจมีการเปลี่ยนแปลง” หรือ “ขอสงวนสิทธิ์ในการปรับราคา”
  
• ข้อจำกัดเกี่ยวกับปริมาณ: “จนกว่าสินค้าจะหมด” หรือ “ขึ้นอยู่กับความพร้อมในการวางจำหน่าย”
  
• ข้อจำกัดเกี่ยวกับเวลา: “ข้อเสนอนี้ใช้ได้จนถึงวันที่” หรือ “ระยะเวลาจัดส่งขึ้นอยู่กับสต็อกสินค้า”
  

โดยหลักการแล้ว คุณสามารถสงวนสิทธิ์ในประเด็นต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้นได้ทั้งหมด แต่ควรเลือกใช้ข้อความที่ระบุว่าไม่มีผลผูกพันเพียงเท่าที่จำเป็นเท่านั้น โปรดตระหนักว่าลูกค้าให้ความสำคัญกับความแน่นอนในการวางแผน และความไม่ชัดเจนที่มากเกินไปอาจทำให้ลูกค้าเกิดความกังวลได้

From offer to contract to invoice

Having a smooth process from the nonbinding offer to the binding contract to the paid invoice is important for the success of your business; it requires having the necessary tech in place, and watching for administrative traps. A well-structured workflow keeps operations running smoothly and protects against tax and legal risks.

From offer to contract

When you make a nonbinding offer, customers accept or decline it. If they miss the stated deadline, the offer expires. If they accept, a prompt response is required. At that stage, you can still withdraw the proposal or change the conditions, but it needs to happen in writing. If there’s no response, the law treats the proposal as accepted, and an agreement comes into force. The agreed terms and conditions now bind you, and you must fulfill the contract.

In many cases, it might be a good idea to draft a contract formalizing the defined requirements of the offer. This agreement has to set out prices and any value-added tax (VAT) due as precisely as possible. It’s imperative to list the terms of settlement as clearly as possible to avoid misunderstandings. Payment terms and options, as well as potential discounts, must be clearly defined.

From contract to invoice

Depending on the defined agreements reached, you will issue your invoice either immediately upon contract conclusion or upon delivery or performance. Ensure all information required under § 14 of the German VAT Act (UStG) is specified correctly and in full. That includes, in particular:

• Full name and address of the company supplying the goods or service
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• Date of delivery or other service
  
• The tax identifier issued to the seller by the tax office or the VAT identifier issued by the Federal Central Tax Office
  
• The quantity and type of products supplied or the scope and type of service rendered
  
• Net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

It’s especially important that you specify the correct tax rate and record VAT correctly. Errors in VAT information can not only make it harder for your customers to deduct input tax, but they can also result in incorrect tax returns. When this happens, the fiscal office might levy extra charges or estimate the tax owed. This, in turn, can lead to arrears and interest. Plus, if there are repeated violations, the office could impose penalties or order a special VAT audit.

ความเสี่ยงและสาเหตุของข้อผิดพลาดเมื่อออกข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพัน

ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันทำให้ธุรกิจในเยอรมนีมีความยืดหยุ่นและความปลอดภัยในระดับสูง แต่ก็มีความเสี่ยงเช่นกัน

หัวใจสำคัญประการแรกที่ต้องจำไว้คือ ข้อเสนอจะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายก็ต่อเมื่อมีการระบุไว้อย่างชัดเจนเท่านั้น คุณต้องทำให้แน่ใจว่าใบเสนอราคาของคุณไม่มีผลผูกพันและอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ สิ่งสำคัญคือต้องเขียนข้อกำหนดในการสงวนสิทธิ์ให้มีความแม่นยำเพียงพอ เพราะข้อความที่เปิดช่องให้ตีความได้หลายทางอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิด หรือในกรณีที่ร้ายแรงที่สุดคือการฟ้องร้องทางกฎหมาย

นอกจากนี้ ข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันยังมีความเสี่ยงที่ลูกค้าจะปฏิเสธการทำสัญญาหากคุณปรับขึ้นราคาในภายหลัง หากส่วนต่างของราคานั้นมากเกินไป ลูกค้าอาจรู้สึกว่าถูกหลอกและมองว่าบริษัทขาดความน่าเชื่อถือ ซึ่งในกรณีนี้ คุณไม่เพียงแต่เสี่ยงที่จะสูญเสียโอกาสทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเสี่ยงต่อการเสียชื่อเสียงขององค์กรอีกด้วย

เมื่อลูกค้าตอบรับข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพัน คุณจำเป็นต้องตอบกลับทันที หากคุณนิ่งเฉยหรือไม่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงใดๆ ข้อกฎหมายจะถือว่าคุณได้รับข้อเสนอแล้ว และสัญญาจะมีผลบังคับใช้ตามข้อกำหนดและเงื่อนไขเดิมทุกประการ ซึ่งหากต้นทุนวัตถุดิบในการผลิตสินค้าเพิ่มสูงขึ้นหลังจากที่คุณส่งใบเสนอราคาไปแล้ว คุณอาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่จะขาดทุนได้

ผู้ประกอบอาชีพอิสระและ SME จะนำข้อเสนอที่ไม่มีผลผูกพันไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร

ธุรกิจในเยอรมนี โดยเฉพาะผู้ประกอบอาชีพอิสระและ SME สามารถใช้ประโยชน์จากข้อเสนอที่ไม่ผูกพันได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านระบบอัตโนมัติ หัวใจสำคัญคือการผสานการทำงานกับขั้นตอนการทำบัญชีเดิมได้อย่างราบรื่น และการเปลี่ยนสถานะจากข้อเสนอเป็นใบแจ้งหนี้

ทันทีที่ลูกค้าตอบรับข้อเสนอและบรรลุข้อตกลง คุณจะต้องเปลี่ยนข้อกำหนดและเงื่อนไขในสัญญาให้เป็นใบแจ้งหนี้ โดยรวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้อย่างครบถ้วนแม่นยำ ซึ่ง Stripe Billing สามารถช่วยคุณในส่วนนี้ได้ โดยระบบจะออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าอัตโนมัติสำหรับโมเดลการคิดค่าบริการตามการใช้งานจริงและสัญญาที่ปรับแต่งเฉพาะราย เมื่อใช้โมเดลแพ็กเกจค่าธรรมเนียมที่ยืดหยุ่น คุณจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการคิดค่าบริการตามการใช้งานจริง แบบลำดับขั้น อัตราคงที่ หรือค่าธรรมเนียมเสริม นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงการใช้เวาเชอร์ การทดลองใช้ฟรี ส่วนลด และฟีเจอร์เพิ่มเติมอื่นๆ ด้วย

Stripe Billing ช่วยลดความซับซ้อนของทั้งขั้นตอนด้วยการลิงก์ข้อเสนอและขั้นตอนการเรียกเก็บเงินเข้าด้วยกันอย่างราบรื่น ข้อมูลราคา ปริมาณ และเงื่อนไขต่างๆ ที่กำหนดไว้ในข้อเสนอจะได้รับการถ่ายโอนโดยอัตโนมัติ ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตัวเองซึ่งสิ้นเปลืองทรัพยากร ระบบนี้จะทวีความคุ้มค่าเมื่อธุรกิจขยายตัว เพราะคุณสามารถจัดการการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าและธุรกรรมซ้ำได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการดูแลเพิ่มเติม

ข้อดีอีกประการคือการลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด เนื่องจาก Stripe ช่วยจัดการให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างถูกต้องโดยอัตโนมัติ จึงช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมจากสำนักงานการคลัง พร้อมมั่นใจได้ว่าการออกใบแจ้งหนี้จะเป็นไปตามกฎหมายภาษีล่าสุดเสมอ