Quando un'attività in Germania presenta un'offerta (talvolta denominata anche preventivo) a un potenziale cliente, crea un impegno giuridicamente vincolante. Una volta che il cliente l'accetta, il Codice civile tedesco (BGB) obbliga l'attività ad adempiere al contratto. Questo obbligo può creare difficoltà, in particolare per i liberi professionisti e per le piccole e medie imprese (PMI) che devono affrontare costi variabili o cambiamenti nel loro contesto operativo. Le attività tedesche possono evitare tali rischi emettendo proposte non vincolanti.

Questo articolo illustra che cos'è un'offerta non vincolante, quali requisiti legali deve soddisfare e come può essere convertita in un accordo e, successivamente, in una fattura. Spiegheremo come evitare errori comuni e come i liberi professionisti e le PMI, in particolare, possono trarre il massimo vantaggio dalle proposte non vincolanti.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un'offerta non vincolante?
  
• Quali sono i requisiti legali che un'offerta non vincolante deve soddisfare?
  
• Dall'offerta, al contratto e alla fattura
  
• Rischi e cause principali degli errori nella redazione di offerte non vincolanti
  
• In che modo i liberi professionisti e le PMI possono trarre il massimo vantaggio dalle offerte non vincolanti?
  

Ecco che cos'è un'offerta non vincolante

Un'offerta non vincolante è un'offerta in cui l'attività non si impegna a rispettare un contratto. A differenza di una proposta effettiva, non costituisce una dichiarazione di intenti legalmente vincolante. Parametri quali prezzi, volumi o tempi di consegna potrebbero subire variazioni quando le due parti stipulano un accordo definitivo.

Questo preventivo è particolarmente adatto alle aziende esposte a costi variabili o che non sono in grado di prevedere con assoluta certezza disponibilità e tempi di consegna.La possibilità di apportare modifiche retroattive le protegge dai rischi finanziari e garantisce loro di poter effettivamente adempiere ai propri obblighi contrattuali.

Il preventivo non vincolante svolge una funzione simile, fungendo principalmente da indicazione approssimativa piuttosto che da impegno definitivo. La differenza principale, tuttavia, è che un preventivo include solitamente una ripartizione dettagliata delle spese prevedibili per una prestazione o una consegna specifica. In un'offerta non vincolante, i prezzi o le quantità possono essere soggetti a modifiche. È anche possibile combinare i due documenti. Le imprese di costruzione, ad esempio, preparano spesso queste proposte per progetti immobiliari pianificati insieme a un preventivo.

Requisiti legali che deve soddisfare un'offerta non vincolante

Per fare in modo che un preventivo sia considerato modificabile, la società emittente deve indicarlo esplicitamente. Puoi farlo tramite clausole che specificano la natura non vincolante dell'offerta. Le formulazioni più comuni sono "non vincolante" o "salvo variazioni". Queste clausole possono riferirsi all'intera offerta oppure soltanto a singole sezioni. È inoltre possibile combinare più clausole di riserva. Ecco alcune delle formulazioni utilizzate per specificare determinati aspetti di una proposta:

• Limitazioni legate al prezzo: "prezzo soggetto a modifiche" o "salvo modifiche di prezzo"
  
• Limitazioni legate alla quantità: "fino a esaurimento scorte" o "salvo disponibilità"
  
• Limitazione temporale: "offerta valida fino a" o "tempi di consegna soggetti a disponibilità"
  

In linea di principio, è possibile riservarsi il diritto di modificare qualsiasi aspetto sopra menzionato, ma è opportuno ricorrere a clausole di natura non vincolante solo quando strettamente necessario. È importante tenere presente che i clienti apprezzano la sicurezza nella pianificazione e un'eccessiva incertezza potrebbe scoraggiarli.

Dall'offerta al contratto alla fattura

Garantire un processo fluido dall'offerta non vincolante al contratto vincolante fino alla fattura pagata è fondamentale per il successo della tua attività; ciò richiede la disponibilità delle tecnologie necessarie e l'attenzione alle insidie amministrative. Un flusso di lavoro ben strutturato assicura il regolare svolgimento delle operazioni e protegge dai rischi fiscali e legali.

Dall'offerta al contratto

Quando presenti un'offerta non vincolante, i clienti possono accettarla o rifiutarla. Se non rispettano il termine indicato, l'offerta decade. Se accettano, è necessaria una risposta tempestiva. In questa fase, è ancora possibile ritirare la proposta o modificare le condizioni, ma è necessario farlo per iscritto. In assenza di risposta, la legge considera la proposta accettata e l'accordo entra in vigore. I termini e le condizioni concordati diventano vincolanti e il contratto deve essere rispettato.

In molti casi, potrebbe essere opportuno redigere un contratto che formalizzi i requisiti definiti dell'offerta. Tale accordo deve indicare i prezzi e l'eventuale imposta sul valore aggiunto (IVA) dovuta nel modo più preciso possibile. È fondamentale elencare i termini di pagamento nel modo più chiaro possibile per evitare malintesi. I termini e le opzioni di pagamento, nonché gli eventuali sconti, devono essere definiti in modo chiaro.

Dal contratto alla fattura

A seconda degli accordi definiti, emetterai la fattura immediatamente al momento della conclusione del contratto oppure alla consegna o all'esecuzione della prestazione. Assicurati che tutte le informazioni richieste dal paragrafo 14 della Legge tedesca sull'IVA (UStG) siano indicate correttamente e in modo completo. In particolare, devono essere riportati:

• Ragione sociale completa e indirizzo dell'azienda fornitrice del bene o servizio
  
• Nome completo e indirizzo dell'acquirente
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data di consegna o altro servizio
  
• Identificativo fiscale rilasciato al venditore dall'ufficio tributario o il numero di partita IVA rilasciato dall'Ufficio tributario federale centrale
  
• Quantità e tipo di prodotti consegnati o ambito e tipo di servizio fornito
  
• Importi netti e lordi
  
• L'aliquota fiscale applicabile e l'importo dell'imposta corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione fiscale
  

È particolarmente importante indicare l'aliquota fiscale corretta contabilizzare l'IVA in modo accurato. Errori nelle informazioni relative all'IVA possono non solo rendere più difficile per i clienti detrarre l’imposta sul valore aggiunto, ma anche generare dichiarazioni fiscali errate. In questi casi, l'amministrazione finanziaria potrebbe addebitare importi aggiuntivi o procedere a una stima dell'imposta dovuta. Ciò può comportare arretrati e interessi. Inoltre, in caso di violazioni ripetute, l'ufficio potrebbe imporre sanzioni o disporre un audit speciale relativo all'IVA.

Rischi e cause principali degli errori nella redazione di offerte non vincolanti

Le offerte non vincolanti garantiscono un elevato grado di flessibilità e tutela per le attività in Germania, ma comportano anche alcuni rischi.

Il primo punto fondamentale da ricordare è che un'offerta diventa non vincolante solo se ciò è dichiarato chiaramente. Deve essere inequivocabile che il preventivo non è impegnativo e che può subire modifiche. È essenziale che la formulazione della clausola di riserva sia precisa. Clausole ambigue o interpretabili potrebbero dare luogo a malintesi o, nel peggiore degli scenari, a contestazioni legali.

Inoltre, con un'offerta non vincolante, esiste sempre il rischio che i clienti decidano di recedere dal contratto se aumenterai i prezzi in seguito. Se la differenza è troppo elevata, potrebbero sentirsi ingannati e considerare la tua azienda inaffidabile. In questi casi, non solo rischi di perdere il contratto, ma anche di danneggiare la reputazione della tua attività.

È necessario rispondere non appena un cliente accetta un'offerta non vincolante. Se non rispondi o non apporti modifiche, la legge considera la proposta accettata e l'accordo entra in vigore secondo i termini e le condizioni originali. Tuttavia, se, ad esempio, i costi dei materiali necessari per la fabbricazione di un prodotto sono aumentati dopo l'invio del preventivo, rischi di subire una perdita.

Ecco come i liberi professionisti e le PMI possono trarre il massimo vantaggio dalle offerte non vincolanti

In Germania, le attività, in particolare i liberi professionisti e le PMI, possono utilizzare in modo efficace le offerte non vincolanti sfruttando i sistemi automatizzati. La chiave in questo caso è una semplice integrazione nei processi contabili esistenti e il passaggio dalla proposta alla fattura.

Non appena un cliente accetta un'offerta e viene stipulato un accordo devi convertire i termini e le condizioni del contratto in una fattura, IVA inclusa, con assoluta precisione. È qui che Stripe Billing può essere di supporto per l'addebito. Billing automatizza la fatturazione ricorrente per i modelli basati sull'utilizzo e i contratti personalizzati. Grazie a modelli di prezzo flessibili, puoi rispondere rapidamente alle richieste dei clienti, anche utilizzando tariffe basate sull'utilizzo, a livelli, forfettarie e opzionali. Sono inclusi anche voucher, prove gratuite, sconti e funzioni aggiuntive.

Stripe Billing semplifica l'intero processo collegando strettamente i flussi di lavoro relativi alle offerte e all'addebito. Con i prezzi, le quantità e le condizioni indicati nella proposta trasferiti automaticamente, puoi eliminare il lavoro manuale che richiede molte risorse. Ciò è particolarmente vantaggioso se le operazioni sono in fase di espansione, poiché consente di gestire in modo efficiente i pagamenti ricorrenti e le transazioni ripetute, senza la necessità di ulteriori risorse amministrative.

Un altro vantaggio è l'eliminazione dei rischi di non conformità. Stripe contribuisce automaticamente alla conformità con i requisiti legali e alla corretta visualizzazione dell'IVA, riducendo al minimo il rischio di errori e di costi aggiuntivi da parte dell'ufficio tributario e garantendo che la fatturazione sia sempre conforme alle più recenti normative fiscali.