Quando uma empresa na Alemanha apresenta uma oferta (às vezes também chamada de cotação) a um potencial cliente, ela cria um compromisso juridicamente vinculante. Uma vez que o cliente a aceita, o Código Civil Alemão (BGB) obriga a empresa a cumprir o contrato. Essa obrigação pode gerar problemas, especialmente para profissionais autônomos e para pequenas e médias empresas (PMEs) que lidam com custos flutuantes ou mudanças em seu ambiente operacional. As empresas alemãs podem evitar esses riscos emitindo propostas não vinculativas.

Este artigo explicará o que é uma oferta não vinculativa, quais requisitos jurídicos ela deve atender e como pode ser convertida em um acordo e, posteriormente, em uma fatura. Também mostraremos como evitar erros comuns e como profissionais autônomos e, em especial, pequenas e médias empresas (PMEs) podem tirar o máximo proveito de propostas não vinculativas.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma oferta não vinculativa?
  
• Quais são os requisitos jurídicos que uma oferta não vinculativa deve cumprir?
  
• Da oferta ao contrato e à fatura
  
• Riscos e causas raiz de erros na emissão de ofertas não vinculativas
  
• Como profissionais autônomos e PMEs podem tirar o máximo proveito de ofertas não vinculativas?
  

O que é uma oferta não vinculativa?

Uma oferta não vinculativa é aquela em que a empresa não assume qualquer compromisso de cumprir um contrato. Diferentemente de uma proposta efetiva, ela não constitui uma declaração de intenção juridicamente vinculante. Parâmetros como preços, volumes ou prazos de entrega podem ser alterados quando as duas partes firmam um acordo final

Essa cotação é particularmente adequada para empresas que estão expostas a custos flutuantes ou que não conseguem prever com absoluta certeza a disponibilidade e os prazos de entrega. A possibilidade de realizar ajustes retroativos as protege contra riscos financeiros e garante que consigam, de fato, cumprir suas obrigações contratuais.

Uma estimativa de custos não vinculativa desempenha uma função semelhante, servindo principalmente como uma orientação aproximada, em vez de criar um compromisso firme. A principal diferença, no entanto, é que uma cotação normalmente inclui um detalhamento dos custos previsíveis para uma prestação de serviço ou entrega específica. Em uma oferta não vinculativa, os preços ou as quantidades podem estar sujeitos a alterações. Também é possível combinar os dois documentos. Empresas de construção, por exemplo, frequentemente elaboram essas propostas para projetos habitacionais planejados juntamente com uma estimativa de preços.

Quais são os requisitos jurídicos que uma oferta não vinculativa deve cumprir?

Para tratar uma cotação como sujeito a alterações, o emissor deve indicá-lo explicitamente como tal. Isso pode ser feito por meio das chamadas cláusulas de não vinculação. Formulações comuns incluem “não vinculativo” ou “sujeito a alterações”. Essas cláusulas podem ser aplicadas à proposta como um todo ou apenas a seções específicas. Também é possível combinar diferentes cláusulas de caráter provisório. Algumas das formulações usadas para tornar determinados aspectos de uma proposta condicionais são:

• Restrições de preço: "Preço sujeito a alterações" ou "Alterações de preço reservadas"
  
• Restrições relacionadas ao volume: "Enquanto os estoques durarem" ou "Sujeito à disponibilidade"
  
• Restrições relacionadas ao tempo: "Oferta válida até" ou "Prazo de entrega sujeito à disponibilidade de estoque"
  

Em princípio, qualquer um dos aspectos mencionados acima pode ser condicionado, mas é importante utilizar cláusulas de não vinculação apenas quando realmente necessário. Tenha em mente que os clientes valorizam previsibilidade no planejamento, e um excesso de incerteza pode afastá-los.

Da oferta ao contrato e à fatura

Ter um processo fluido, desde a oferta não vinculativa até o contrato vinculativo e a fatura paga, é fundamental para o sucesso do seu negócio; isso exige contar com a tecnologia necessária e estar atento às armadilhas administrativas. Um fluxo de trabalho bem estruturado mantém as operações funcionando sem problemas e protege contra impostos e riscos jurídicos.

Da oferta ao contrato

Quando você faz uma oferta não vinculativa, os clientes podem aceitá-la ou recusá-la. Se perderem o prazo estipulado, a oferta expira. Caso aceitem, é necessária uma resposta imediata. Nessa fase, ainda é possível retirar a proposta ou alterar as condições, mas isso deve ser feito por escrito. Se não houver resposta, a lei considera a proposta como aceita, e um contrato passa a vigorar. Os termos e condições acordados passam a ser vinculantes, e você deve cumprir o contrato.

Em muitos casos, pode ser uma boa ideia redigir um contrato que formalize os requisitos definidos da oferta. Esse acordo deve estabelecer os preços e qualquer imposto sobre valor agregado (IVA) devido da forma mais precisa possível. É imprescindível indicar os termos de liquidação de fundos da maneira mais clara possível para evitar mal-entendidos. As condições e formas de pagamento, bem como eventuais descontos, devem ser claramente definidos.

Do contrato à fatura

Dependendo dos acordos definidos, você emitirá a fatura imediatamente após a celebração do contrato ou após a entrega ou a prestação do serviço. Certifique-se de que todas as informações exigidas pelo § 14 da Lei Alemã do Ato 11 do IVA (UStG) estejam especificadas de forma correta e completa. Isso inclui, em especial:

• Nome completo e endereço da empresa que fornece os bens ou serviços
  
• Nome completo e endereço do comprador
  
• Um número de fatura sequencial e exclusivo
  
• Data de emissão da fatura
  
• Data da entrega ou outro serviço
  
• O identificador tributário emitido ao vendedor pelo órgão tributário ou o identificador de IVA emitido pelo Escritório Federal Central de Impostos
  
• Quantidade e tipo de produtos fornecidos ou a extensão e tipo do serviço prestado
  
• Valores líquidos e brutos
  
• A alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência a essa isenção
  

É especialmente importante indicar a alíquota correta e registrar o IVA adequadamente. Erros nas informações de IVA não apenas podem dificultar que seus clientes façam a dedução do imposto pago na etapa anterior, como também podem resultar em declarações fiscais incorretas. Nesses casos, a repartição fiscal pode cobrar acréscimos ou estimar o imposto devido. Isso, por sua vez, pode levar a débitos em atraso e juros. Além disso, em caso de infrações repetidas, a autoridade fiscal pode aplicar penalidades ou pedir uma auditoria especial de IVA.

Riscos e causas raiz de erros na emissão de ofertas não vinculativas

Propostas não vinculativas oferecem às empresas na Alemanha um alto grau de flexibilidade e segurança, mas também envolvem riscos.

O primeiro ponto fundamental a lembrar é que uma proposta só se torna não vinculativa quando isso é declarado de forma clara. Deve ficar evidente que a cotação não é vinculante e que pode estar sujeito a alterações. É essencial garantir que a redação da ressalva seja suficientemente precisa. Cláusulas que deixem margem para interpretação podem gerar mal-entendidos ou, no pior dos cenários, disputas judiciais.

Além disso, com uma oferta não vinculante, sempre existe o risco de que os clientes desistam do contrato caso você aumente os preços posteriormente. Se a diferença for muito significativa, eles podem se sentir enganados e passar a ver sua empresa como pouco confiável. Nesses casos, além do risco de perder o negócio, há também o risco de danos à reputação.

Uma resposta é necessária assim que um cliente aceita uma oferta não vinculante. Se você permanecer em silêncio ou não implementar nenhuma alteração, a lei considera a proposta como recebida, e o contrato entra em vigor nos termos e condições originais. Porém, se, por exemplo, os custos dos materiais necessários para fabricar um produto tiverem aumentado desde o envio da cotação, você corre o risco de ter prejuízo.

Como profissionais autônomos e PMEs podem tirar o máximo proveito de ofertas não vinculativas?

Empresas na Alemanha, especialmente profissionais autônomos e PMEs, podem fazer uso eficaz de ofertas não vinculativas ao aproveitar sistemas automatizados. O ponto chave aqui é a integração direta nos processos contábeis existentes e a transição de proposta parafatura.

Assim que um cliente aceita uma oferta e um acordo é concluído, você deve transformar os termos e condições do contrato em uma fatura — incluindo IVA — com absoluta precisão. É aqui que o Stripe Billing pode ajudar. O Billing automatiza o faturamento recorrente para modelos cobrança por uso e contratos personalizados. Usando modelos de precificação flexíveis, você pode responder rapidamente à demanda dos clientes — inclusive usando cobranças por uso, escalonadas, fixas e opcionais. Também cobre guias, testes gratuitos, descontos e recursos adicionais.

O Stripe Billing simplifica todo o processo ao integrar de forma estreita os fluxos de oferta e faturamento. Com preços, quantidades e condições definidos na proposta sendo transferidos automaticamente, você pode dar adeus ao trabalho manual intensivo em recursos. Isso é ainda mais vantajoso quando as operações estão em expansão, pois permite gerenciar pagamentos recorrentes e transações repetidas de maneira eficiente, sem a necessidade de recursos administrativos adicionais.

Outro ponto positivo é a mitigação de riscos de conformidade. A Stripe ajuda automaticamente a cumprir os requisitos legais e a exibir o IVA corretamente, minimizando o risco de erros e de cobranças adicionais por parte da autoridade fiscal, além de garantir que o faturamento esteja sempre em conformidade com as regulamentações tributárias mais recentes.