Quando uma empresa na Alemanha apresenta uma oferta (às vezes também chamada de cotação) a um potencial cliente, ela cria um compromisso juridicamente vinculante. Uma vez que o cliente a aceita, o Código Civil Alemão (BGB) obriga a empresa a cumprir o contrato. Essa obrigação pode gerar problemas, especialmente para profissionais autônomos e para pequenas e médias empresas (PMEs) que lidam com custos flutuantes ou mudanças em seu ambiente operacional. As empresas alemãs podem evitar esses riscos emitindo propostas não vinculativas.

Este artigo explicará o que é uma oferta não vinculativa, quais requisitos jurídicos ela deve atender e como pode ser convertida em um acordo e, posteriormente, em uma fatura. Também mostraremos como evitar erros comuns e como profissionais autônomos e, em especial, pequenas e médias empresas (PMEs) podem tirar o máximo proveito de propostas não vinculativas.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma oferta não vinculativa?
  
• Quais são os requisitos jurídicos que uma oferta não vinculativa deve cumprir?
  
• Da oferta ao contrato e à fatura
  
• Riscos e causas raiz de erros na emissão de ofertas não vinculativas
  
• Como profissionais autônomos e PMEs podem tirar o máximo proveito de ofertas não vinculativas?
  

O que é uma oferta não vinculativa?

Uma oferta não vinculativa é aquela em que a empresa não assume qualquer compromisso de cumprir um contrato. Diferentemente de uma proposta efetiva, ela não constitui uma declaração de intenção juridicamente vinculante. Parâmetros como preços, volumes ou prazos de entrega podem ser alterados quando as duas partes firmam um acordo final

Essa cotação é particularmente adequada para empresas que estão expostas a custos flutuantes ou que não conseguem prever com absoluta certeza a disponibilidade e os prazos de entrega. A possibilidade de realizar ajustes retroativos as protege contra riscos financeiros e garante que consigam, de fato, cumprir suas obrigações contratuais.

Uma estimativa de custos não vinculativa desempenha uma função semelhante, servindo principalmente como uma orientação aproximada, em vez de criar um compromisso firme. A principal diferença, no entanto, é que uma cotação normalmente inclui um detalhamento dos custos previsíveis para uma prestação de serviço ou entrega específica. Em uma oferta não vinculativa, os preços ou as quantidades podem estar sujeitos a alterações. Também é possível combinar os dois documentos. Empresas de construção, por exemplo, frequentemente elaboram essas propostas para projetos habitacionais planejados juntamente com uma estimativa de preços.

Quais são os requisitos jurídicos que uma oferta não vinculativa deve cumprir?

Para tratar uma cotação como sujeito a alterações, o emissor deve indicá-lo explicitamente como tal. Isso pode ser feito por meio das chamadas cláusulas de não vinculação. Formulações comuns incluem “não vinculativo” ou “sujeito a alterações”. Essas cláusulas podem ser aplicadas à proposta como um todo ou apenas a seções específicas. Também é possível combinar diferentes cláusulas de caráter provisório. Algumas das formulações usadas para tornar determinados aspectos de uma proposta condicionais são:

• Restrições de preço: "Preço sujeito a alterações" ou "Alterações de preço reservadas"
  
• Restrições relacionadas ao volume: "Enquanto os estoques durarem" ou "Sujeito à disponibilidade"
  
• Restrições relacionadas ao tempo: "Oferta válida até" ou "Prazo de entrega sujeito à disponibilidade de estoque"
  

Em princípio, qualquer um dos aspectos mencionados acima pode ser condicionado, mas é importante utilizar cláusulas de não vinculação apenas quando realmente necessário. Tenha em mente que os clientes valorizam previsibilidade no planejamento, e um excesso de incerteza pode afastá-los.

From offer to contract to invoice

Having a smooth process from the nonbinding offer to the binding contract to the paid invoice is important for the success of your business; it requires having the necessary tech in place, and watching for administrative traps. A well-structured workflow keeps operations running smoothly and protects against tax and legal risks.

From offer to contract

When you make a nonbinding offer, customers accept or decline it. If they miss the stated deadline, the offer expires. If they accept, a prompt response is required. At that stage, you can still withdraw the proposal or change the conditions, but it needs to happen in writing. If there’s no response, the law treats the proposal as accepted, and an agreement comes into force. The agreed terms and conditions now bind you, and you must fulfill the contract.

In many cases, it might be a good idea to draft a contract formalizing the defined requirements of the offer. This agreement has to set out prices and any value-added tax (VAT) due as precisely as possible. It’s imperative to list the terms of settlement as clearly as possible to avoid misunderstandings. Payment terms and options, as well as potential discounts, must be clearly defined.

From contract to invoice

Depending on the defined agreements reached, you will issue your invoice either immediately upon contract conclusion or upon delivery or performance. Ensure all information required under § 14 of the German VAT Act (UStG) is specified correctly and in full. That includes, in particular:

• Full name and address of the company supplying the goods or service
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• Date of delivery or other service
  
• The tax identifier issued to the seller by the tax office or the VAT identifier issued by the Federal Central Tax Office
  
• The quantity and type of products supplied or the scope and type of service rendered
  
• Net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

It’s especially important that you specify the correct tax rate and record VAT correctly. Errors in VAT information can not only make it harder for your customers to deduct input tax, but they can also result in incorrect tax returns. When this happens, the fiscal office might levy extra charges or estimate the tax owed. This, in turn, can lead to arrears and interest. Plus, if there are repeated violations, the office could impose penalties or order a special VAT audit.

Riscos e causas raiz de erros na emissão de ofertas não vinculativas

Propostas não vinculativas oferecem às empresas na Alemanha um alto grau de flexibilidade e segurança, mas também envolvem riscos.

O primeiro ponto fundamental a lembrar é que uma proposta só se torna não vinculativa quando isso é declarado de forma clara. Deve ficar evidente que a cotação não é vinculante e que pode estar sujeito a alterações. É essencial garantir que a redação da ressalva seja suficientemente precisa. Cláusulas que deixem margem para interpretação podem gerar mal-entendidos ou, no pior dos cenários, disputas judiciais.

Além disso, com uma oferta não vinculante, sempre existe o risco de que os clientes desistam do contrato caso você aumente os preços posteriormente. Se a diferença for muito significativa, eles podem se sentir enganados e passar a ver sua empresa como pouco confiável. Nesses casos, além do risco de perder o negócio, há também o risco de danos à reputação.

Uma resposta é necessária assim que um cliente aceita uma oferta não vinculante. Se você permanecer em silêncio ou não implementar nenhuma alteração, a lei considera a proposta como recebida, e o contrato entra em vigor nos termos e condições originais. Porém, se, por exemplo, os custos dos materiais necessários para fabricar um produto tiverem aumentado desde o envio da cotação, você corre o risco de ter prejuízo.

Como profissionais autônomos e PMEs podem tirar o máximo proveito de ofertas não vinculativas?

Empresas na Alemanha, especialmente profissionais autônomos e PMEs, podem fazer uso eficaz de ofertas não vinculativas ao aproveitar sistemas automatizados. O ponto chave aqui é a integração direta nos processos contábeis existentes e a transição de proposta parafatura.

Assim que um cliente aceita uma oferta e um acordo é concluído, você deve transformar os termos e condições do contrato em uma fatura — incluindo IVA — com absoluta precisão. É aqui que o Stripe Billing pode ajudar. O Billing automatiza o faturamento recorrente para modelos cobrança por uso e contratos personalizados. Usando modelos de precificação flexíveis, você pode responder rapidamente à demanda dos clientes — inclusive usando cobranças por uso, escalonadas, fixas e opcionais. Também cobre guias, testes gratuitos, descontos e recursos adicionais.

O Stripe Billing simplifica todo o processo ao integrar de forma estreita os fluxos de oferta e faturamento. Com preços, quantidades e condições definidos na proposta sendo transferidos automaticamente, você pode dar adeus ao trabalho manual intensivo em recursos. Isso é ainda mais vantajoso quando as operações estão em expansão, pois permite gerenciar pagamentos recorrentes e transações repetidas de maneira eficiente, sem a necessidade de recursos administrativos adicionais.

Outro ponto positivo é a mitigação de riscos de conformidade. A Stripe ajuda automaticamente a cumprir os requisitos legais e a exibir o IVA corretamente, minimizando o risco de erros e de cobranças adicionais por parte da autoridade fiscal, além de garantir que o faturamento esteja sempre em conformidade com as regulamentações tributárias mais recentes.