Wenn Unternehmen in Deutschland potenziellen Kundinnen und Kunden ein Angebot unterbreiten, ist dieses rechtlich bindend. Das bedeutet: Wird es angenommen, sind die Unternehmen laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) dazu verpflichtet, den geschlossenen Vertrag zu erfüllen. Diese Verbindlichkeit kann insbesondere für Freiberufler/innen sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zum Problem werden, wenn sie mit schwankenden Kosten oder veränderten betrieblichen Rahmenbedingungen konfrontiert sind. Um solchen Risiken vorzubeugen, können Unternehmen in Deutschland freibleibende Angebote nutzen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein freibleibendes Angebot ist, welche rechtlichen Anforderungen es erfüllen muss und wie Sie es in einen Vertrag und anschließend in eine Rechnung überführen. Zudem zeigen wir, wie Sie typische Fehler vermeiden und wie insbesondere Freiberufler/innen und KMU freibleibende Angebote effizient nutzen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein freibleibendes Angebot?
  
• Welche rechtlichen Vorgaben muss ein freibleibendes Angebot erfüllen?
  
• Vom Angebot über den Vertrag zur Rechnung
  
• Risiken und Fehlerquellen bei freibleibenden Angeboten
  
• Wie können Freiberufler/innen und KMU freibleibende Angebote effizient nutzen?
  

Was ist ein freibleibendes Angebot?

Ein freibleibendes Angebot ist ein unverbindliches Angebot, das Unternehmen nicht zur Vertragserfüllung verpflichtet. Im Gegensatz zu einem tatsächlichen Angebot handelt es sich nicht um eine rechtlich bindende Willenserklärung. Parameter wie Preise, Mengen oder Lieferzeiten können offen bleiben oder angepasst werden, wenn die beiden Parteien einen verbindlichen Vertrag abschließen.

Ein freibleibendes Angebot ist besonders geeignet für Unternehmen, die mit schwankenden Kosten oder Unsicherheiten hinsichtlich Verfügbarkeit und Lieferzeiten konfrontiert sind. Die Möglichkeit, nachträglich Anpassungen vorzunehmen, schützt sie vor finanziellen Risiken und stellt sicher, dass sie ihre vertraglichen Pflichten tatsächlich erfüllen können.

Eine ähnliche Funktion übernimmt ein unverbindlicher Kostenvoranschlag, der ebenfalls vorrangig der groben Orientierung dient. Der wesentliche Unterschied liegt jedoch darin, dass ein Kostenvoranschlag in der Regel eine detaillierte Kalkulation der voraussichtlichen Kosten für eine bestimmte Leistung oder Lieferung enthält. Bei einem freibleibenden Angebot können Preise oder Liefermengen hingegen freibleiben. Es ist auch möglich, die beiden Dokumente zu kombinieren. So erstellen beispielsweise Bauunternehmen bei einem geplanten Hausbau häufig freibleibende Angebote, die einen Kostenvoranschlag enthalten.

Welche rechtlichen Vorgaben muss ein freibleibendes Angebot erfüllen?

Damit ein Angebot freibleibend ist, muss es eindeutig als solches beschriftet sein. Hierfür können Sie sogenannte Freizeichnungsklauseln nutzen. Gängige Formulierungen sind „freibleibend“ oder „unverbindlich“. Diese Klauseln können Sie entweder auf das gesamte Angebot oder auf einzelne Teile davon anwenden. Es ist auch möglich, verschiedene Freizeichnungsklauseln miteinander zu kombinieren. Wenn Sie einzelne Parameter Ihres Angebots freizeichnen möchten, können Sie unter anderem die folgenden Formulierungen verwenden:

• Preisliche Einschränkungen: „Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“
  
• Mengenabhängige Einschränkungen: „Solange der Vorrat reicht“ oder „Lieferung vorbehaltlich Verfügbarkeit“
  
• Zeitliche Einschränkungen: „Angebot gültig bis“ oder „Lieferzeit abhängig von der aktuellen Auftragslage“
  

Grundsätzlich können Sie sämtliche der genannten Parameter freizeichnen – Sie sollten Freizeichnungsklauseln jedoch nur nutzen, wenn sie wirklich erforderlich sind. Bedenken Sie, dass Kundinnen und Kunden Wert auf Planungssicherheit legen und zu viele offene Punkte abschrecken können.

Vom Angebot über den Vertrag zur Rechnung

Ein reibungsloser Prozess vom freibleibenden Angebot über den verbindlichen Vertrag bis hin zur bezahlten Rechnung ist essenziell für den Unternehmenserfolg. Dabei müssen Sie zum einen die technischen Voraussetzungen schaffen, zum anderen die administrativen Fallstricke beachten. Ein gut strukturierter Ablauf gewährleistet nicht nur funktionierende Geschäftsvorgänge, sondern einen verlässlichen Schutz vor steuerlichen und rechtlichen Risiken.

Vom Angebot zum Vertrag

Wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden ein freibleibendes Angebot unterbreiten, können diese es annehmen oder ablehnen. Wird das Angebot nicht innerhalb der vorgegebenen Frist angenommen, erlischt das Angebot ebenfalls. Im Falle einer Annahme sind Sie verpflichtet, zeitnah zu reagieren. Sie haben an diesem Punkt noch die Möglichkeit, Ihr Angebot zurückzuziehen oder die Konditionen anzupassen – beides muss schriftlich erfolgen. Tun Sie dies nicht, gilt das Angebot als angenommen und der Vertrag kommt zustande. Ab diesem Moment sind Sie an die vereinbarten Bedingungen gebunden und müssen den Vertrag erfüllen.

In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, ein Vertragsdokument zu erstellen, das die konkreten Bedingungen des Angebots formalisiert. Im Vertrag sollten Sie die Preise sowie die fällige Umsatzsteuer möglichst präzise beziffern. Auch die Zahlungsmodalitäten sollten Sie so konkret wie möglich angeben, um Missverständnisse zu vermeiden. Zahlungsfristen und -optionen sowie Informationen über mögliche Preisnachlässe sollten klar definiert sein.

Vom Vertrag zur Rechnung

In Abhängigkeit der konkreten Vereinbarungen stellen Sie unmittelbar nach Vertragsschluss oder nach Lieferung beziehungsweise Leistung die Rechnung aus. Achten Sie darauf, dass sämtliche Pflichtangaben gemäß § 14 UStG vollständig und fehlerfrei enthalten sind. Hierzu zählen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Besonders wichtig ist es, den richtigen Steuersatz anzugeben und die Umsatzsteuer korrekt auszuweisen. Fehlerhafte Angaben zur Umsatzsteuer können nicht nur den Vorsteuerabzug Ihrer Kundinnen und Kunden beeinträchtigen, sondern auch zu einer fehlerhaften Steuererklärung führen. In solchen Fällen könnte das Finanzamt Nachforderungen stellen oder eine Schätzung der Steuerbeträge vornehmen. Dies kann wiederum zu Nachzahlungen und Zinsen führen. Darüber hinaus kann das Finanzamt bei wiederholten Verstößen Bußgelder verhängen oder eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung anordnen.

Risiken und Fehlerquellen bei freibleibenden Angeboten

Freibleibende Angebote bieten Unternehmen in Deutschland ein hohes Maß an Flexibilität und Sicherheit, dennoch bergen sie auch Risiken.

Entscheidend ist zunächst, dass Ihr Angebot nur dann als freibleibend gilt, wenn Sie dies durch eine entsprechende Kennzeichnung verdeutlichen. Es muss eindeutig ersichtlich sein, dass es sich nicht um ein verbindliches, sondern ein freibleibendes Angebot handelt. Achten Sie zudem darauf, dass Sie die Freizeichnungsklauseln ausreichend klar formulieren. Wenn die verwendeten Klauseln Interpretationsspielräume lassen, kann dies zu Missverständnissen und im schlimmsten Fall zu rechtlichen Streitigkeiten führen.

Bei einem freibleibenden Angebot besteht darüber hinaus stets das Risiko, dass sich Ihre Kundinnen und Kunden bei nachträglichen Preiserhöhungen gegen einen Vertragsschluss entscheiden. Ist die Differenz zu groß, können sie sich getäuscht fühlen und Ihr Unternehmen als unzuverlässig wahrnehmen. In solchen Fällen riskieren Sie nicht nur den Verlust des Auftrags, sondern auch einen Reputationsschaden.

Wichtig ist darüber hinaus, dass Sie unverzüglich reagieren, sobald Ihre Kundinnen und Kunden das freibleibendes Angebot annehmen. Wenn Sie nicht reagieren beziehungsweise keine Anpassung des Angebots vornehmen, kommt ein Vertrag mit den im Angebot genannten Konditionen zustande. Haben sich in der Zwischenzeit beispielsweise die Kosten für Materialien erhöht, die Sie zur Produktion eines Produkts benötigen, droht ein Minusgeschäft.

Wie können Freiberufler/innen und KMU freibleibende Angebote effizient nutzen?

Unternehmen in Deutschland, insbesondere Freiberufler/innen sowie kleine und mittelständische Unternehmen, können freibleibende Angebote mit Hilfe automatisierter Systeme effektiv nutzen. Entscheidend ist dabei die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse sowie der Übergang zur Rechnungsstellung.

Sobald ein Angebot von Kundenseite angenommen und ein Vertrag geschlossen wurde, müssen Sie die Vertragsbedingungen verlässlich in eine Rechnung übertragen, inklusive der korrekten Umsatzsteuerberechnung. Hierbei kann Sie Stripe Billing unterstützen. Billing automatisiert die wiederkehrende Rechnungsstellung sowie die Abrechnung nutzungsbasierter Modelle und individuell verhandelter Verträge. Mithilfe flexibler Preismodelle können Sie schnell auf die Nachfrage von Kundinnen und Kunden reagieren – einschließlich nutzungsbasierter, stufenweiser, pauschaler sowie optionaler Gebühren. Gutscheine, kostenlose Testangebote, Preisnachlässe und Zusatzfunktionen sind ebenfalls im Umfang enthalten.

Stripe Billing erleichtert den gesamten Prozess, indem es Angebot und Rechnungsstellung eng miteinander verknüpft. Durch die automatische Übertragung von im Angebot definierten Preisen, Mengen und Konditionen entfällt ressourcenintensive manuelle Arbeit. Dies hilft besonders bei der Skalierung, da Sie wiederkehrende Zahlungen und wiederholte Transaktionen effizient verwalten können, ohne dass zusätzliche administrative Ressourcen erforderlich sind.

Ein weiterer Vorteil ist die Vermeidung von Compliance-Risiken. Stripe unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen wie die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer automatisch einzuhalten. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und Nachforderungen durch das Finanzamt und gewährleistet, dass die Rechnungsstellung immer den aktuellen steuerlichen Vorschriften entspricht.