Als een onderneming in Duitsland een offerte (ook wel prijsopgave genoemd) indient bij een potentiële klant, gaat het een wettelijk bindende verbintenis aan. Zodra de klant deze accepteert, verplicht het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) de onderneming om het contract uit te voeren. Deze verplichting kan problemen opleveren, vooral voor uitoefenaars van vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) die te maken hebben met fluctuerende kosten of veranderingen in hun bedrijfsomgeving. Duitse ondernemingen kunnen deze risico's vermijden door niet-bindende voorstellen uit te brengen.

In dit artikel lees je wat een vrijblijvend aanbod is, aan welke wettelijke vereisten het moet voldoen en hoe het kan worden omgezet in een overeenkomst en vervolgens in een factuur. We delen hoe je veelvoorkomende fouten kunt vermijden en hoe vooral uitoefenaars van vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen het meeste uit vrijblijvende voorstellen kunnen halen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een vrijblijvend aanbod?
  
• Aan welke wettelijke vereisten moet een vrijblijvend aanbod voldoen?
  
• Van aanbod tot contract tot factuur
  
• Risico's en belangrijkste oorzaken van fouten bij het doen van vrijblijvende aanbiedingen
  
• Hoe kunnen uitoefenaars van vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen het beste profiteren van vrijblijvende aanbiedingen?
  

Wat is een vrijblijvend aanbod?

Een vrijblijvend aanbod is een aanbod waarbij de onderneming geen enkele verplichting aangaat om een contract na te komen. In tegenstelling tot een daadwerkelijk voorstel vormt het geen juridisch bindende intentieverklaring. Parameters zoals prijzen, volumes of levertijden kunnen veranderen wanneer beide partijen een definitieve overeenkomst sluiten.

Deze offerte is vooral handig voor bedrijven die te maken hebben met wisselende kosten of die de beschikbaarheid en levertijden niet helemaal zeker kunnen voorspellen. De mogelijkheid om met terugwerkende kracht dingen te veranderen, beschermt hen tegen financiële risico's en zorgt ervoor dat ze e daadwerkelijk aan hun contractuele verplichtingen kunnen voldoen.

Een vrijblijvende kostenraming doet ongeveer hetzelfde en is vooral bedoeld als een ruwe indicatie in plaats van een vaste toezegging. Het belangrijkste verschil is echter dat een offerte meestal een gedetailleerd overzicht bevat van de te verwachten kosten voor een specifieke prestatie of levering. In een vrijblijvende offerte kunnen prijzen of hoeveelheden nog worden gewijzigd. Het is ook mogelijk om beide documenten te combineren. Bouwbedrijven stellen bijvoorbeeld vaak deze voorstellen op voor geplande woningbouwprojecten, samen met een prijsraming.

Aan welke wettelijke vereisten moet een vrijblijvend aanbod voldoen?

Om een offerte als onder voorbehoud te behandelen, moet de uitgevende instelling dit duidelijk aangeven. Dit kan door middel van zogenaamde niet-bindende clausules. Veelgebruikte bewoordingen zijn 'niet-bindend' of 'onder voorbehoud'. Deze clausules kunnen op het gehele aanbod worden toegepast, of alleen op afzonderlijke onderdelen. Het is ook mogelijk om verschillende voorlopige clausules te combineren. Enkele bewoordingen die worden gebruikt om specifieke aspecten van een voorstel te vermelden, zijn:

• Beperkingen op de prijs: 'prijs onder voorbehoud' of 'Prijswijzigingen voorbehouden'
  
• Beperkingen met betrekking tot het volume: "zolang de voorraad strekt" of "Afhankelijk van beschikbaarheid"
  
• Beperkingen qua tijd: "aanbieding geldig tot" of "Levertijd afhankelijk van voorraad"
  

In principe kun je alle bovengenoemde dingen gebruiken, maar doe dat alleen als het echt nodig is. Onthoud dat klanten graag zekerheid hebben bij het plannen en dat te veel onzekerheid ze kan afschrikken.

Van offerte tot contract tot factuur

Een soepel proces van de vrijblijvende offerte tot het bindende contract en de betaalde factuur is zeer belangrijk voor het succes van je onderneming. Hiervoor heb je de juiste technologie nodig en moet je opletten voor administratieve valkuilen. Een goed gestructureerde workflow zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en beschermt tegen fiscale en juridische risico's.

Van offerte tot contract

Als je een vrijblijvend aanbod doet, kunnen klanten dit accepteren of afwijzen. Als ze de vermelde deadline missen, vervalt het aanbod. Als ze het aanbod accepteren, moeten ze snel reageren. In dat stadium kun je het voorstel nog intrekken of de voorwaarden wijzigen, maar dat moet schriftelijk gebeuren. Als er geen reactie komt, wordt het voorstel volgens de wet als aanvaard beschouwd en treedt de overeenkomst in werking. De overeengekomen voorwaarden zijn nu bindend en je moet het contract nakomen.

In veel gevallen kan het handig zijn om een contract op te stellen waarin de vastgestelde voorwaarden van het aanbod worden vastgelegd. In deze overeenkomst moeten de prijzen en eventuele belasting over de toegevoegde waarde (btw) zo nauwkeurig mogelijk worden vermeld. Het is zeer belangrijk om de vereffeningsvoorwaarden zo duidelijk mogelijk te vermelden om misverstanden te voorkomen. De betalingsvoorwaarden en -opties, evenals eventuele kortingen, moeten duidelijk worden omschreven.

Van contract tot factuur

Afhankelijk van wat je hebt afgesproken, moet je je factuur meteen na het sluiten van het contract of na levering of uitvoering versturen. Zorg ervoor dat alle info die volgens § 14 van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG) nodig is, correct en compleet is vermeld. Dat omvat vooral:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Datum van levering of andere dienstverlening
  
• Het belastingnummer dat het belastingkantoor aan de verkoper heeft gegeven of het btw-nummer dat de federale centrale belastingdienst heeft gegeven
  
• Hoeveel en wat voor soort producten zijn er geleverd of hoeveel en wat voor soort diensten zijn er gedaan?
  
• Netto- en brutobedrag
  
• Het btw-tarief dat van toepassing is en het bijbehorende belastingbedrag of, in geval van belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Het is zeer belangrijk dat je het juiste btw-tarief opgeeft en de btw goed registreert. Fouten in btw-info kunnen het niet alleen lastiger maken voor je klanten om voorbelasting af te trekken, maar kunnen ook leiden tot foutieve belastingaangiften. Als dit gebeurt, kan de belastingdienst extra kosten in rekening brengen of de verschuldigde belasting schatten. Dit kan op zijn beurt leiden tot achterstallige betalingen en rente. Bovendien kan de belastingdienst bij herhaalde overtredingen boetes opleggen of een speciale btw-controle gelasten.

Risico's en hoofdoorzaken van fouten bij het doen van vrijblijvende aanbiedingen

Niet-bindende aanbiedingen geven ondernemingen in Duitsland veel flexibiliteit en zekerheid, maar brengen ook risico's met zich mee.

Het eerste belangrijke punt om te onthouden: een voorstel wordt alleen vrijblijvend als dit duidelijk wordt vermeld. Het moet duidelijk zijn dat je offerte niet bindend is en kan worden gewijzigd. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de bewoordingen van het voorbehoud voldoende nauwkeurig zijn. Clausules die ruimte laten voor interpretatie kunnen leiden tot misverstanden of, in het ergste geval, tot juridische geschillen.

Bovendien bestaat bij een niet-bindend aanbod altijd het risico dat klanten afzien van het contract als je achteraf de prijzen verhoogt. Als het verschil te groot is, kunnen zij zich misleid voelen en je onderneming als onbetrouwbaar beschouwen. In dergelijke gevallen loop je niet alleen het risico de opdracht te verliezen, maar ook je reputatie te schaden.

Zodra een klant een vrijblijvende offerte accepteert, moet je reageren. Als je niets laat horen of geen wijzigingen doorvoert, wordt het voorstel volgens de wet als aanvaard beschouwd en gaat de overeenkomst in werking onder de oorspronkelijke voorwaarden. Maar als bijvoorbeeld de kosten voor de materialen die nodig zijn om een product te maken zijn gestegen sinds je de offerte hebt verstuurd, loop je het risico verlies te lijden.

Hoe kunnen uitoefenaars van vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen het meeste halen uit vrijblijvende aanbiedingen?

Ondernemingen in Duitsland, vooral uitoefenaars van vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen, kunnen vrijblijvende offertes goed gebruiken door geautomatiseerde systemen te gebruiken. De sleutel hiertoe is een makkelijke integratie in bestaande boekhoudprocessen en de overgang van offerte naar factuur.

Zodra een klant een offerte accepteert en een overeenkomst wordt gesloten, moet je de contractvoorwaarden heel nauwkeurig omzetten in een factuur, inclusief btw. Hierbij kan Stripe Billing je helpen. Billing automatiseert terugkerende facturatie voor op gebruik gebaseerde modellen en op maat gemaakte contracten . Met behulp van flexibele prijsmodellen kan je snel inspelen op de vraag van klanten, onder andere door gebruik te maken van op gebruik gebaseerde, gelaagde, vaste en optionele tarieven. Het omvat ook vouchers, gratis proefversies, kortingen en extra functies.

Stripe Billing maakt het hele proces makkelijker door offertes en facturatieprocessen goed op elkaar af te stemmen. Omdat de prijzen, hoeveelheden en voorwaarden uit de offerte automatisch worden overgenomen, behoort arbeidsintensief handmatig werk tot het verleden. Dit is vooral handig bij schaalvergroting, omdat je terugkerende betalingen en herhalingstransacties efficiënt kunt beheren zonder dat je daarvoor extra administratieve middelen nodig hebt.

Een ander pluspunt is dat je compliancerisico's vermijdt. Stripe helpt je automatisch om aan de wettelijke vereisten te voldoen en de btw correct weer te geven, waardoor het risico op fouten en extra kosten van de belastingdienst wordt geminimaliseerd en ervoor wordt gezorgd dat de facturatie altijd voldoet aan de meest recente belastingregels.