Cuando una empresa alemana presenta una oferta (a veces también llamada presupuesto) a un cliente potencial, crea un compromiso jurídicamente vinculante. Una vez que el cliente la acepta, el Código Civil alemán obliga a la empresa a cumplir el contrato, lo que puede crear problemas, especialmente para los profesionales autónomos y las pequeñas y medianas empresas (PYME) que se enfrentan a fluctuaciones de los costes o cambios en su entorno operativo. Las empresas alemanas pueden evitar estos riesgos mediante la emisión de propuestas no vinculantes.

En este artículo te explicaremos qué es una oferta no vinculante, qué requisitos legales debe cumplir y cómo se puede convertir en un acuerdo y, posteriormente, en una factura. Te enseñaremos cómo evitar los errores más habituales y cómo los autónomos y las pymes, en particular, pueden sacar el máximo partido a las propuestas no vinculantes.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una oferta no vinculante?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una oferta no vinculante?
  
• Desde la oferta hasta el contrato y la factura
  
• Riesgos y causas fundamentales de los errores en la emisión de ofertas no vinculantes
  
• ¿Cómo pueden los autónomos y las pymes sacar el máximo partido a las ofertas no vinculantes?
  

¿Qué es una oferta no vinculante?

Una oferta no vinculante es aquella en la que la empresa no asume ningún compromiso de cumplir un contrato. A diferencia de una propuesta real, no constituye una declaración de intenciones legalmente vinculante. Parámetros como los precios, los volúmenes o los plazos de entrega podrían cambiar cuando las dos partes lleguen a un acuerdo definitivo.

Esta cita es especialmente adecuada para las empresas que están expuestas a costes fluctuantes o que no pueden predecir la disponibilidad y los plazos de entrega con absoluta certeza. La capacidad de realizar cambios retroactivos las protege contra los riesgos financieros y garantiza que puedan cumplir realmente sus obligaciones contractuales.

Un presupuesto no vinculante desempeña una función similar, ya que sirve principalmente como guía aproximada en lugar de crear un compromiso firme. Sin embargo, la principal diferencia es que un presupuesto suele incluir un desglose detallado de los gastos previsibles para una prestación o entrega específica. En una oferta no vinculante, los precios o las cantidades pueden estar sujetos a cambios. También es posible combinar ambos documentos. Las empresas constructoras, por ejemplo, suelen preparar estas propuestas para proyectos de vivienda planificados junto con un presupuesto de precios.

¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una oferta no vinculante?

Para que una cotización se considere sujeta a cambios, el emisor debe indicarlo explícitamente. Para ello, puedes utilizar las denominadas cláusulas de carácter no vinculante. Entre las expresiones más habituales se incluyen «no vinculante» o «sujeto a cambios». Estas cláusulas pueden aplicarse a toda la oferta o solo a secciones concretas. También es posible combinar diferentes cláusulas de carácter provisional. Algunas de las expresiones utilizadas para indicar aspectos específicos de una propuesta son:

• Restricciones sobre el precio: «Precio sujeto a cambios» o «Nos reservamos el derecho a modificar los precios».
  
• Restricciones relacionadas con el volumen: «Hasta agotar existencias» o «Sujeto a disponibilidad».
  
• Restricciones relacionadas con el tiempo: «Oferta válida hasta» o «Plazo de entrega sujeto a existencias».
  

En principio, cualquiera de los aspectos mencionados anteriormente puede reservarse, pero solo debes utilizar cláusulas de carácter no vinculante cuando sea realmente necesario. Ten en cuenta que los clientes valoran la seguridad en la planificación, y un exceso de incertidumbre podría ahuyentarlos.

De la oferta al contrato y a la factura

Para que tu empresa pueda procesar sin problemas, desde la oferta no vinculante hasta el contrato vinculante, pasando por la factura pagada es importante para el éxito de tu negocio; requiere disponer de la tecnología necesaria y estar atento a las trampas administrativas. Un flujo de trabajo bien estructurado mantiene las operaciones funcionando sin problemas y protege contra riesgos fiscales y legales.

De la oferta al contrato

Cuando haces una oferta no vinculante, los clientes la aceptan o pagos rechazados. Si no cumplen con el plazo establecido, la oferta caduca. Si la aceptan, es necesario responder rápidamente. En esa fase, todavía puedes retirar la propuesta o cambiar las condiciones, pero debe hacerse por escrito. Si no hay respuesta, la ley considera que la propuesta ha sido aceptada y el acuerdo entra en vigor. Los términos y condiciones acordados te vinculan y debes cumplir el contrato.

En muchos casos, puede ser conveniente redactar un contrato que formalice los requisitos definidos en la oferta. Este acuerdo debe establecer los precios y cualquier impuesto sobre el valor añadido (IVA) añadido (IVA) adeudado con la mayor precisión posible. Es imprescindible enumerar las condiciones de pago con la mayor claridad posible para evitar malentendidos. Deben definirse claramente condiciones y opciones de pago, así como posibles descuentos.

Del contrato a la factura

En función de los acuerdos alcanzados, emitirás tu factura inmediatamente después de la celebración del contrato o tras la entrega o la prestación del servicio. Asegúrate de que toda la información requerida en el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG) se especifique de forma correcta y completa. Esto incluye, en particular:

• Nombre completo y dirección de la empresa que suministra los bienes o servicios.
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Un número de factura único y secuencial.
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• El identificador fiscal expedido al vendedor por la oficina tributaria o el identificador de IVA expedido por la Oficina Tributaria Central Federal.
  
• La cantidad y el tipo de productos suministrados o el alcance y el tipo de servicio prestado.
  
• Importe neto e importe bruto
  
• El tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente del impuesto o, en caso de exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.
  

Es especialmente importante que especifiques el tipo impositivo correcto y registres correctamente el IVA. Los errores en la información del IVA no solo pueden dificultar a tus clientes la deducción del gravamen soportado, sino que también pueden dar lugar a declaraciones fiscales incorrectas. Cuando esto ocurre, la oficina fiscal puede imponer cargos adicionales o estimar el impuesto adeudado. Esto, a su vez, puede dar lugar a atrasos e intereses. Además, si se producen infracciones repetidas, la oficina podría imponer sanciones u ordenar una auditoría especial del IVA.

Riesgos y causas fundamentales de los errores al emitir ofertas no vinculantes

Las ofertas no vinculantes ofrecen a las empresas alemanas un alto grado de flexibilidad y seguridad, pero también conllevan riesgos.

El primer punto clave a recordar: una propuesta solo deja de ser vinculante cuando se indica claramente como tal. Debe quedar claro que tu presupuesto no es vinculante y que podría estar sujeto a cambios. Es importante asegurarse de que la redacción de la reserva sea lo suficientemente precisa. Las cláusulas que dejan margen para la interpretación podrían dar lugar a malentendidos o, en el peor de los casos, a disputas legales.

Además, con una oferta no vinculante, siempre existe el riesgo de que los clientes rescindan el contrato si aumentas los precios a posteriori. Si la diferencia es demasiado significativa, pueden sentirse engañados y considerar que tu empresa no es fiable. En estos casos, no solo corres el riesgo de perder el negocio, sino también de dañar tu reputación.

Es necesario responder tan pronto como el cliente acepte una oferta no vinculante. Si no respondes o no realizas ningún cambio, la ley considera que la propuesta ha sido aceptada y el acuerdo entra en vigor según los términos y condiciones originales. Pero si, por ejemplo, los costes de los materiales necesarios para fabricar un producto han aumentado desde que enviaste el presupuesto, corres el riesgo de sufrir pérdidas.

¿Cómo pueden los autónomos y las pymes sacar el máximo partido a las ofertas no vinculantes?

Las empresas alemanas, en particular los profesionales autónomos y las pymes, pueden aprovechar eficazmente las ofertas no vinculantes mediante el uso de sistemas automatizados. La clave reside en una integración sencilla en los procesos contables existentes y en el paso de la propuesta a lafactura.

Tan pronto como un cliente acepta una oferta y se cierra un acuerdo, debes convertir las condiciones contractuales en una factura, IVA incluido, con absoluta precisión. Aquí es donde Stripe Billing puede ayudarte. Billing automatiza la facturación recurrente para modelos establecidos en el consumo y contratos a medida. Gracias a sus modelos de precios flexibles, puedes responder rápidamente a la demanda de los clientes, incluyendo tarifas basadas en el uso, por niveles, fijas y opcionales. También cubre vales, pruebas gratuitas, descuentos y funciones adicionales.

Stripe Billing simplifica todo el proceso al vincular estrechamente los flujos de trabajo de ofertas y facturación. Con los precios, las cantidades y las condiciones establecidos en la propuesta transferidos automáticamente, puedes decir adiós al trabajo manual que requiere muchos recursos. Es más beneficioso si las operaciones se están ampliando, ya que puedes gestionar los pagos recurrentes y las transacciones repetidas de manera eficiente, sin necesidad de recursos administrativos adicionales.

Otra ventaja es que evitas riesgos de incumplimiento normativo. Stripe te ayuda automáticamente a cumplir con los requisitos legales y a mostrar el IVA correctamente, lo que minimiza el riesgo de errores y recargos por parte de la agencia tributaria, y garantiza que la facturación siempre cumpla con la normativa fiscal más reciente.