Cuando una empresa en Alemania presenta una oferta (a veces también llamada presupuesto) a un cliente potencial, crea un compromiso jurídicamente vinculante, que una vez que el cliente acepta, el Código Civil alemán (BGB) obliga a la empresa a cumplir el contrato, lo que puede crear problemas, especialmente para los profesionales autónomos y las pequeñas y medianas empresas (pymes) que se enfrentan a fluctuaciones en los costos o cambios en su entorno operativo, y que pueden evitar estos riesgos mediante la emisión de propuestas no vinculantes.

En este artículo te explicaremos qué es una oferta no vinculante, qué requisitos legales debe cumplir y cómo se puede convertir en un acuerdo y, luego, en una factura. Compartiremos cómo evitar errores típicos y cómo los autónomos y las pymes, en particular, pueden aprovechar al máximo las propuestas no vinculantes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una oferta no vinculante?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una oferta no vinculante?
  
• Cómo pasar de una oferta a un contrato y luego a una factura
  
• Riesgos y causas fundamentales de los errores de emisión de ofertas no vinculantes
  
• ¿Cómo pueden los trabajadores autónomos y las pymes aprovechar al máximo las ofertas no vinculantes?
  

¿Qué es una oferta no vinculante?

Una oferta no vinculante es aquella en la que la empresa no asume ningún compromiso para cumplir con un contrato. A diferencia de una propuesta real, no constituye una declaración de intenciones legalmente vinculante. Parámetros como los precios, volúmenes o tiempos de entrega podrían cambiar cuando las dos partes celebren un acuerdo final.

Este presupuesto resulta especialmente adecuado para empresas que están expuestas a costos fluctuantes o que no pueden predecir la disponibilidad y los plazos de entrega con absoluta certeza. La posibilidad de realizar cambios retroactivos las protege contra los riesgos financieros y garantiza que puedan cumplir realmente con sus obligaciones contractuales.

Una estimación de costos no vinculante desempeña una función similar, ya que sirve principalmente como una guía aproximada en lugar de crear un compromiso firme. Sin embargo, la principal diferencia es que un presupuesto suele incluir un desglose detallado de los gastos previsibles para un cumplimiento o entrega concretos. En una oferta no vinculante, los precios o las cantidades podrían estar sujetos a cambios. También es posible combinar ambos documentos. Por ejemplo, las empresas constructoras suelen preparar estas propuestas para proyectos de vivienda planificados junto con una estimación de precios.

¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una oferta no vinculante?

Para tratar un presupuesto como sujeto a cambios, el emisor debe etiquetarlo explícitamente como tal. Puedes hacer esto con las llamadas cláusulas de naturaleza no vinculante. Los términos comunes incluyen «no vinculante» o «sujeto a cambios». Puedes aplicar estas cláusulas a toda la oferta, o únicamente a secciones particulares. También es posible combinar diferentes cláusulas de naturaleza tentativa. Algunas de las expresiones utilizadas para concretar aspectos específicos de una propuesta son las siguientes:

• Restricciones en el precio: «Precio sujeto a cambios» o «Nos reservamos el derecho a modificar los precios»
  
• Restricciones relacionadas con el volumen: «Hasta agotar existencias» o «Sujeto a disponibilidad»
  
• Restricciones relacionadas con el tiempo: «Oferta válida hasta» o «Plazo de entrega sujeto a disponibilidad de existencias»
  

En principio, cualquiera de los aspectos mencionados anteriormente se puede reservar, pero debes usar cláusulas de naturaleza no vinculante solo cuando sea realmente necesario. Ten en cuenta que los clientes valoran la seguridad en la planificación, y demasiada incertidumbre podría ahuyentarlos.

From offer to contract to invoice

Having a smooth process from the nonbinding offer to the binding contract to the paid invoice is important for the success of your business; it requires having the necessary tech in place, and watching for administrative traps. A well-structured workflow keeps operations running smoothly and protects against tax and legal risks.

From offer to contract

When you make a nonbinding offer, customers accept or decline it. If they miss the stated deadline, the offer expires. If they accept, a prompt response is required. At that stage, you can still withdraw the proposal or change the conditions, but it needs to happen in writing. If there’s no response, the law treats the proposal as accepted, and an agreement comes into force. The agreed terms and conditions now bind you, and you must fulfill the contract.

In many cases, it might be a good idea to draft a contract formalizing the defined requirements of the offer. This agreement has to set out prices and any value-added tax (VAT) due as precisely as possible. It’s imperative to list the terms of settlement as clearly as possible to avoid misunderstandings. Payment terms and options, as well as potential discounts, must be clearly defined.

From contract to invoice

Depending on the defined agreements reached, you will issue your invoice either immediately upon contract conclusion or upon delivery or performance. Ensure all information required under § 14 of the German VAT Act (UStG) is specified correctly and in full. That includes, in particular:

• Full name and address of the company supplying the goods or service
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• Date of delivery or other service
  
• The tax identifier issued to the seller by the tax office or the VAT identifier issued by the Federal Central Tax Office
  
• The quantity and type of products supplied or the scope and type of service rendered
  
• Net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

It’s especially important that you specify the correct tax rate and record VAT correctly. Errors in VAT information can not only make it harder for your customers to deduct input tax, but they can also result in incorrect tax returns. When this happens, the fiscal office might levy extra charges or estimate the tax owed. This, in turn, can lead to arrears and interest. Plus, if there are repeated violations, the office could impose penalties or order a special VAT audit.

Riesgos y causas fundamentales de los errores de emisión de ofertas no vinculantes

Las ofertas no vinculantes dan a las empresas en Alemania un alto grado de flexibilidad y seguridad, pero también conllevan riesgos.

El primer punto clave que debes recordar: una propuesta se convierte en no vinculante solo cuando se indica claramente como tal. Debe quedar claro que tu presupuesto no es vinculante y podría estar sujeto a cambios. Es importante asegurarse de que el texto de la reserva sea lo suficientemente preciso. Las cláusulas que dejen espacio para la interpretación podrían dar lugar a malentendidos o, en el peor de los casos, a disputas legales.

Además, con una oferta no vinculante, siempre hay un riesgo de que los clientes opten por no firmar el contrato si aumentas los precios a posteriori. Si la diferencia aquí es demasiado significativa, es posible que se sientan engañados y vean tu empresa como poco confiable. En estos casos, no solo corres el riesgo de perder la empresa, sino que también corres el riesgo de sufrir daños a la reputación.

Es necesario responder tan pronto como el cliente acepte una oferta no vinculante. Si no respondes o no realizas ningún cambio, la ley considera que la propuesta ha sido aceptada y el acuerdo entra en vigor según los términos y condiciones originales. Pero si, por ejemplo, los costos de los materiales necesarios para fabricar un producto han aumentado desde que enviaste el presupuesto, corres el riesgo de sufrir pérdidas.

¿Cómo pueden los trabajadores autónomos y las pymes aprovechar al máximo las ofertas no vinculantes?

Las empresas alemanas, en particular los profesionales independientes y las pymes, pueden hacer un uso eficaz de las ofertas no vinculantes para aprovechar los sistemas automatizados, lo que resulta fundamental en una integración sencilla en los procesos contables existentes y en el paso de propuestas a facturas.

Tan pronto como un cliente acepta una oferta y se cierra un acuerdo, debes convertir los términos y las condiciones del contrato en una factura, con IVA incluido, con absoluta precisión. Aquí es donde Stripe Billing puede ayudarte. Billing automatiza la facturación recurrente para modelos establecidos en el consumo y contratos a medida. Mediante modelos de tarifas flexibles, puedes responder a la demanda del cliente rápidamente, incluso con comisiones basadas en el consumo, por niveles, de tarifa fija y opcionales. También cubre vales, pruebas gratuitas, descuentos y funcionalidades adicionales.

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Otra ventaja es que se evitan los riesgos de incumplimiento de la normativa. Stripe te ayuda automáticamente a cumplir con los requisitos legales y a mostrar correctamente el IVA, lo que minimiza el riesgo de errores y recargos por parte de la agencia fiscal, y garantiza que la facturación siempre cumpla con la normativa fiscal más reciente.