När ett företag i Tyskland lämnar ett erbjudande (ibland även kallat offert) till en potentiell kund, skapas ett juridiskt bindande åtagande. När kunden accepterar det, förpliktartysk civilrätt (BGB) företaget att fullfölja avtalet. Denna skyldighet kan skapa problem, särskilt för frilansare samt små och medelstora företag (SMF) som står inför fluktuerande kostnader eller förändringar i sin verksamhetsmiljö. Tyska företag kan undvika dessa risker genom att lämna icke-bindande förslag.

Den här artikeln kommer att berätta vad ett icke-bindande erbjudande är, vilka juridiska krav det måste uppfylla och hur det kan omvandlas till ett avtal och sedan en faktura. Vi kommer att dela med oss av hur man undviker typiska fel och hur frilansare och särskilt små företag kan få ut det mesta av icke-bindande förslag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett icke-bindande erbjudande?
  
• Vilka juridiska krav måste ett icke-bindande erbjudande uppfylla?
  
• Från erbjudande till kontrakt till faktura
  
• Risker och grundorsaker till fel vid utfärdande av icke-bindande erbjudanden
  
• Hur kan frilansare och små och medelstora företag få ut det mesta av icke-bindande erbjudanden?
  

Vad är ett icke-bindande erbjudande?

Ett icke-bindande erbjudande är ett där företaget inte åtar sig något åtagande att uppfylla ett avtal. Till skillnad från ett faktiskt förslag utgör det inte en juridiskt bindande avsiktsförklaring. Parametrar såsom priser, volymer eller leveranstider kan ändras när de två parterna ingår ett slutgiltigt avtal.

Denna offert är särskilt väl lämpad för företag som är utsatta för varierande kostnader eller som inte kan förutsäga tillgänglighet och ledtider med absolut säkerhet. Möjligheten att göra retroaktiva ändringar skyddar dem mot finansiella risker och säkerställer att de faktiskt kan uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter.

En icke-bindande kostnadsuppskattning har en liknande roll och fungerar främst som en grov vägledning snarare än att skapa ett fast åtagande. Den största skillnaden är dock att en offert vanligtvis innehåller en detaljerad uppdelning av förutsebara kostnader för ett specifikt arbete eller leverans. I ett icke-bindande erbjudande kan priser eller kvantiteter ändras. Det är också möjligt att kombinera de två dokumenten. Byggföretag förbereder till exempel ofta dessa förslag för planerade bostadsprojekt tillsammans med en prisuppskattning.

Vilka juridiska krav måste ett icke-bindande erbjudande uppfylla?

För att behandla en offert som föremål för ändringar måste utfärdaren uttryckligen märka den som sådan. Du kan göra detta med så kallade icke-bindande naturklausuler. Vanliga formuleringar inkluderar "icke-bindande" eller "kan ändras." Du kan tillämpa dessa klausuler på hela erbjudandet, eller enbart på enskilda sektioner. Det är också möjligt att kombinera olika preliminära naturklausuler. Några av formuleringarna som används för att göra specifika aspekter av ett förslag är:

• Prisbegränsningar: "Pris kan ändras" eller "Med förbehåll för prisändringar"
  
• Volymrelaterade begränsningar: "Så länge lagret räcker" eller "Beroende på tillgänglighet"
  
• Tidsrelaterade begränsningar: "Erbjudande gäller fram till" eller "Leveranstid beroende på lager"
  

I princip kan du göra förbehåll för alla ovanstående aspekter, men du behöver använda icke-bindande naturklausuler endast när det verkligen är nödvändigt. Tänk på att kunder värdesätter trygghet i planeringen, och för mycket osäkerhet kan skrämma bort dem.

Från erbjudande till kontrakt till faktura

Att ha en smidig process från det icke-bindande erbjudandet till det bindande kontraktet och till den betalda fakturan är viktigt för ditt företags framgång. Det kräver att nödvändig teknik finns på plats och att man är uppmärksam på administrativa fällor. Ett välstrukturerat arbetsflöde håller verksamheten igång smidigt och skyddar dig mot skatterisker och juridiska risker.

Från erbjudande till kontrakt

När du gör ett icke-bindande erbjudande accepterar eller tackar kunderna nej till det. Om de missar angiven deadline, löper erbjudandet ut. Om de accepterar krävs ett snabbt svar. I det skedet kan du fortfarande dra tillbaka förslaget eller ändra villkoren, men det måste ske skriftligt. Om inget svar kommer behandlas förslaget som juridiskt accepterat och en överenskommelse träder i kraft. De överenskomna villkoren binder dig nu, och du måste uppfylla kontraktet.

I många fall kan det vara en bra idé att upprätta ett kontrakt som formaliserar de definierade kraven i erbjudandet. Detta avtal måste ange priser och all nödvändig mervärdesskatt (moms) så exakt som möjligt. Det är avgörande att lista villkoren för uppgörelsen så tydligt som möjligt för att undvika missförstånd. Betalningsvillkor och alternativ, samt potentiella rabatter, måste vara tydligt definierat.

Från kontrakt till faktura

Beroende på de definierade överenskommelserna utfärdar du din faktura antingen omedelbart vid avtalsslut eller vid leverans eller utförande. Säkerställa att all information som krävs enligt 14 § i den tyska momslagen) (UStG) specificeras korrekt och i sin helhet. Det inkluderar särskilt:

• Fullständigt namn och adress på företaget som levererar varorna eller tjänsten
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Datum för leverans eller annan tjänst
  
• Skatteidentifieraren som utfärdas till säljaren av skatteverket eller momsidentifierare utfärdat av det federala centrala skatteverket
  
• Kvantitet och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av utförd tjänst
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, om det rör sig om skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

Det är särskilt viktigt att du anger rätt skattesats och registrerar moms korrekt. Fel i momsinformation kan inte bara göra det svårare för dina kunder att dra av ingående skatt, men de kan också resultera i felaktiga skattedeklarationer. När detta händer kan finanskontoret ta ut extra avgifter eller uppskatta den skyldiga skatten. Detta kan i sin tur leda till obetalda skulder och ränta. Dessutom, om det sker upprepade överträdelser, kan kontoret utdöma påföljder eller beordra en särskild momsrevision.

Risker och grundorsaker till fel vid utfärdande av icke-bindande erbjudanden

Icke-bindande erbjudanden ger företag i Tyskland en hög grad av flexibilitet och säkerhet, men de innebär också risker.

Den första viktiga punkten att komma ihåg: Ett förslag blir icke-bindande först när det tydligt anges som sådant. Det måste vara tydligt att din offert inte är bindande och kan komma att ändras. Det är viktigt att säkerställa att formuleringen för förbehåll är tillräckligt exakt. Klausuler som lämnar utrymme för tolkning kan leda till missförstånd eller, i värsta fall, rättsliga tvister.

Dessutom finns det med ett icke-bindande erbjudande alltid en risk att kunder väljer att avstå från avtalet om du höjer priserna i efterhand. Om skillnaden här är för stor kan de känna sig lurade och se ditt företag som opålitligt. I dessa fall riskerar du inte bara att förlora företaget, utan också att du skadar ditt rykte.

Ett svar är nödvändigt så snart en kund accepterar ett icke-bindande erbjudande. Om du förblir tyst eller inte gör några ändringar, behandlar lagen förslaget som mottaget, och avtalet träder i kraft enligt de ursprungliga villkoren. Men om till exempel kostnaderna för materialen som krävs för att tillverka en produkt har ökat sedan du skickade offerten, riskerar du en förlust.

Hur kan frilansare och små och medelstora företag få ut det mesta av icke-bindande erbjudanden?

Företag i Tyskland, särskilt frilansare och små och medelstora företag, kan effektivt utnyttja icke-bindande erbjudanden genom att använda automatiserade system. Nyckeln här är enkel integration i befintliga redovisningsprocesser och övergången från förslag till faktura.

Så snart en kund accepterar ett erbjudande och ett avtal ingås, måste du med absolut noggrannhet omvandla avtalsvillkoren till en faktura – inklusive moms. Det är här Stripe Billing kan hjälpa till. Billing automatiserar återkommande fakturering för användningsbaserade modeller och skräddarsydda kontrakt. Med flexibla prismodeller kan du snabbt svara på kundernas efterfrågan – bland annat genom att använda användningsbaserade, nivådelade, fasta priser och valfria avgifter. Det täcker också kuponger, gratis provperioder, rabatter och ytterligare funktioner.

Stripe Billing förenklar hela processen genom att nära koppla samman erbjudande- och faktureringsflöden. Med automatiskt överförda priser, kvantiteter och villkor i förslaget kan du säga adjö till resurskrävande manuellt arbete. Det är mer fördelaktigt om verksamheten skalar upp, eftersom du kan hantera återkommande betalningar och upprepade transaktioner effektivt, utan behov av ytterligare administrativa resurser.

En annan fördel är att undvika risker för efterlevnad. Stripe hjälper dig automatiskt att följa de lagstadgade kraven och visa moms korrekt, vilket minimerar risken för fel och extra avgifter från finanskontoret och säkerställer att faktureringen alltid följer de senaste skattereglerna.