Cuando una empresa alemana presenta una oferta (a veces también llamada presupuesto) a un cliente potencial, crea un compromiso jurídicamente vinculante. Una vez que el cliente la acepta, el Código Civil alemán obliga a la empresa a cumplir el contrato, lo que puede crear problemas, especialmente para los profesionales autónomos y las pequeñas y medianas empresas (PYME) que se enfrentan a fluctuaciones de los costes o cambios en su entorno operativo. Las empresas alemanas pueden evitar estos riesgos mediante la emisión de propuestas no vinculantes.

En este artículo te explicaremos qué es una oferta no vinculante, qué requisitos legales debe cumplir y cómo se puede convertir en un acuerdo y, posteriormente, en una factura. Te enseñaremos cómo evitar los errores más habituales y cómo los autónomos y las pymes, en particular, pueden sacar el máximo partido a las propuestas no vinculantes.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una oferta no vinculante?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una oferta no vinculante?
  
• Desde la oferta hasta el contrato y la factura
  
• Riesgos y causas fundamentales de los errores en la emisión de ofertas no vinculantes
  
• ¿Cómo pueden los autónomos y las pymes sacar el máximo partido a las ofertas no vinculantes?
  

¿Qué es una oferta no vinculante?

Una oferta no vinculante es aquella en la que la empresa no asume ningún compromiso de cumplir un contrato. A diferencia de una propuesta real, no constituye una declaración de intenciones legalmente vinculante. Parámetros como los precios, los volúmenes o los plazos de entrega podrían cambiar cuando las dos partes lleguen a un acuerdo definitivo.

Esta cita es especialmente adecuada para las empresas que están expuestas a costes fluctuantes o que no pueden predecir la disponibilidad y los plazos de entrega con absoluta certeza. La capacidad de realizar cambios retroactivos las protege contra los riesgos financieros y garantiza que puedan cumplir realmente sus obligaciones contractuales.

Un presupuesto no vinculante desempeña una función similar, ya que sirve principalmente como guía aproximada en lugar de crear un compromiso firme. Sin embargo, la principal diferencia es que un presupuesto suele incluir un desglose detallado de los gastos previsibles para una prestación o entrega específica. En una oferta no vinculante, los precios o las cantidades pueden estar sujetos a cambios. También es posible combinar ambos documentos. Las empresas constructoras, por ejemplo, suelen preparar estas propuestas para proyectos de vivienda planificados junto con un presupuesto de precios.

¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una oferta no vinculante?

Para que una cotización se considere sujeta a cambios, el emisor debe indicarlo explícitamente. Para ello, puedes utilizar las denominadas cláusulas de carácter no vinculante. Entre las expresiones más habituales se incluyen «no vinculante» o «sujeto a cambios». Estas cláusulas pueden aplicarse a toda la oferta o solo a secciones concretas. También es posible combinar diferentes cláusulas de carácter provisional. Algunas de las expresiones utilizadas para indicar aspectos específicos de una propuesta son:

• Restricciones sobre el precio: «Precio sujeto a cambios» o «Nos reservamos el derecho a modificar los precios».
  
• Restricciones relacionadas con el volumen: «Hasta agotar existencias» o «Sujeto a disponibilidad».
  
• Restricciones relacionadas con el tiempo: «Oferta válida hasta» o «Plazo de entrega sujeto a existencias».
  

En principio, cualquiera de los aspectos mencionados anteriormente puede reservarse, pero solo debes utilizar cláusulas de carácter no vinculante cuando sea realmente necesario. Ten en cuenta que los clientes valoran la seguridad en la planificación, y un exceso de incertidumbre podría ahuyentarlos.

From offer to contract to invoice

Having a smooth process from the nonbinding offer to the binding contract to the paid invoice is important for the success of your business; it requires having the necessary tech in place, and watching for administrative traps. A well-structured workflow keeps operations running smoothly and protects against tax and legal risks.

From offer to contract

When you make a nonbinding offer, customers accept or decline it. If they miss the stated deadline, the offer expires. If they accept, a prompt response is required. At that stage, you can still withdraw the proposal or change the conditions, but it needs to happen in writing. If there’s no response, the law treats the proposal as accepted, and an agreement comes into force. The agreed terms and conditions now bind you, and you must fulfill the contract.

In many cases, it might be a good idea to draft a contract formalizing the defined requirements of the offer. This agreement has to set out prices and any value-added tax (VAT) due as precisely as possible. It’s imperative to list the terms of settlement as clearly as possible to avoid misunderstandings. Payment terms and options, as well as potential discounts, must be clearly defined.

From contract to invoice

Depending on the defined agreements reached, you will issue your invoice either immediately upon contract conclusion or upon delivery or performance. Ensure all information required under § 14 of the German VAT Act (UStG) is specified correctly and in full. That includes, in particular:

• Full name and address of the company supplying the goods or service
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• Date of delivery or other service
  
• The tax identifier issued to the seller by the tax office or the VAT identifier issued by the Federal Central Tax Office
  
• The quantity and type of products supplied or the scope and type of service rendered
  
• Net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

It’s especially important that you specify the correct tax rate and record VAT correctly. Errors in VAT information can not only make it harder for your customers to deduct input tax, but they can also result in incorrect tax returns. When this happens, the fiscal office might levy extra charges or estimate the tax owed. This, in turn, can lead to arrears and interest. Plus, if there are repeated violations, the office could impose penalties or order a special VAT audit.

Riesgos y causas fundamentales de los errores al emitir ofertas no vinculantes

Las ofertas no vinculantes ofrecen a las empresas alemanas un alto grado de flexibilidad y seguridad, pero también conllevan riesgos.

El primer punto clave a recordar: una propuesta solo deja de ser vinculante cuando se indica claramente como tal. Debe quedar claro que tu presupuesto no es vinculante y que podría estar sujeto a cambios. Es importante asegurarse de que la redacción de la reserva sea lo suficientemente precisa. Las cláusulas que dejan margen para la interpretación podrían dar lugar a malentendidos o, en el peor de los casos, a disputas legales.

Además, con una oferta no vinculante, siempre existe el riesgo de que los clientes rescindan el contrato si aumentas los precios a posteriori. Si la diferencia es demasiado significativa, pueden sentirse engañados y considerar que tu empresa no es fiable. En estos casos, no solo corres el riesgo de perder el negocio, sino también de dañar tu reputación.

Es necesario responder tan pronto como el cliente acepte una oferta no vinculante. Si no respondes o no realizas ningún cambio, la ley considera que la propuesta ha sido aceptada y el acuerdo entra en vigor según los términos y condiciones originales. Pero si, por ejemplo, los costes de los materiales necesarios para fabricar un producto han aumentado desde que enviaste el presupuesto, corres el riesgo de sufrir pérdidas.

¿Cómo pueden los autónomos y las pymes sacar el máximo partido a las ofertas no vinculantes?

Las empresas alemanas, en particular los profesionales autónomos y las pymes, pueden aprovechar eficazmente las ofertas no vinculantes mediante el uso de sistemas automatizados. La clave reside en una integración sencilla en los procesos contables existentes y en el paso de la propuesta a lafactura.

Tan pronto como un cliente acepta una oferta y se cierra un acuerdo, debes convertir las condiciones contractuales en una factura, IVA incluido, con absoluta precisión. Aquí es donde Stripe Billing puede ayudarte. Billing automatiza la facturación recurrente para modelos establecidos en el consumo y contratos a medida. Gracias a sus modelos de precios flexibles, puedes responder rápidamente a la demanda de los clientes, incluyendo tarifas basadas en el uso, por niveles, fijas y opcionales. También cubre vales, pruebas gratuitas, descuentos y funciones adicionales.

Stripe Billing simplifica todo el proceso al vincular estrechamente los flujos de trabajo de ofertas y facturación. Con los precios, las cantidades y las condiciones establecidos en la propuesta transferidos automáticamente, puedes decir adiós al trabajo manual que requiere muchos recursos. Es más beneficioso si las operaciones se están ampliando, ya que puedes gestionar los pagos recurrentes y las transacciones repetidas de manera eficiente, sin necesidad de recursos administrativos adicionales.

Otra ventaja es que evitas riesgos de incumplimiento normativo. Stripe te ayuda automáticamente a cumplir con los requisitos legales y a mostrar el IVA correctamente, lo que minimiza el riesgo de errores y recargos por parte de la agencia tributaria, y garantiza que la facturación siempre cumpla con la normativa fiscal más reciente.