ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจในประเทศเยอรมนีต้องรายงานระบบบันทึกการขาย (POS) ของตนต่อสำนักงานภาษี กฎนี้จะส่งผลต่อผู้ประกอบการหลายราย ตั้งแต่ร้านค้าปลีกไปจนถึงร้านอาหาร ที่จะต้องดำเนินการทันทีเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบนี้

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร มีข้อดีอะไรบ้าง และวิธีการตั้งค่า นอกจากนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับข้อกำหนดการรายงานทางกฎหมายด้วย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับในเยอรมนีหรือไม่
  
• ทำไมต้องเลือกระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์
  
• วิธีตั้งค่าระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์
  
• กฎระเบียบสำหรับระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้ในเยอรมนีตั้งแต่ปี 2025 มีอะไรบ้าง
  

ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ธุรกิจที่ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการในร้านค้าจริงสามารถใช้การตั้งค่าการชำระเงินแบบต่างๆ เช่น เครื่องคิดเงินแบบเปิด เครื่องบันทึกเงินสดแบบคลาสสิก หรือระบบ POS แบบอิเล็กทรอนิกส์

การพัฒนาระบบเครื่องบันทึกเงินสด

เครื่องคิดเงินแบบเปิดเป็นวิธีบริหารจัดการเครื่องบันทึกเงินสดที่ง่ายที่สุด เครื่องบันทึกเงินสดไม่มีฟังก์ชันทางเทคนิคใดๆ และทำงานด้วยตนเองเท่านั้น ลิ้นชักหรือกล่องเก็บเงินจะไม่ได้เก็บข้อมูลดิจิทัลไว้ ดังนั้นจึงต้องเก็บเอกสารแบบกระดาษ เช่น การบันทึกใบเสร็จรับเงินรายวันด้วยตนเองในสมุดเงินสด

ในทางกลับกัน เครื่องบันทึกเงินสดสามารถบันทึกยอดขายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ รวมถึงสามารถบันทึกใบเสร็จ การถอนเงิน หรือการยกเลิกได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ เครื่องบันทึกเงินสดแบบดั้งเดิมยังไม่มีฟังก์ชันการทำงานทางเทคนิค ซึ่งโดยปกติจะทำงานแบบอิสระ และไม่ได้เชื่อมต่อกับเครื่องมือบัญชีหรือเครื่องมือจัดการคลังสินค้าของธุรกิจ

ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ก้าวล้ำไปอีกขั้น ด้วยการผสมผสานฟังก์ชันการทำงานของเครื่องบันทึกเงินสดเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัล โดยระบบสามารถบันทึกการชำระเงินสดทั้งขาเข้าและขาออกโดยอัตโนมัติ สร้างรายการปิดบัญชีรายวัน และโอนข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของธุรกิจได้โดยตรง และยังสามารถทำงานต่างๆ เช่น ปรับระดับสินค้าในคลัง จัดการคำสั่งซื้อ หรือบริหารจัดการลูกค้า คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันไอทีแบบมัลติฟังก์ชันที่เชื่อมโยงเครื่องบันทึกเงินสดเข้ากับการทำบัญชีและการควบคุมสต็อกสินค้า

ขอบเขตการประยุกต์ใช้สำหรับระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์

ในประเทศเยอรมนี ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ถูกนำมาใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ รวมถึงธุรกิจค้าปลีกและธุรกิจจัดเลี้ยง ระบบนี้เหมาะสำหรับภาคส่วนที่ลูกค้าต้องการชำระด้วยเงินสดเป็นอย่างมาก ธุรกิจต่างๆ ได้รับประโยชน์จากระบบการเรียกเก็บเงินที่ปลอดภัย ในขณะที่ผู้ซื้อพึงพอใจกับกระบวนการชำระเงินที่โปร่งใสและเชื่อถือได้ ถึงแม้วิธีการแบบดิจิทัลจะได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แต่หลายคนก็ยังคงนิยมชำระด้วยสกุลเงินที่มั่นคง จากข้อมูลของธนาคาร Deutsche Bundesbank พบว่าครึ่งหนึ่งของธุรกรรมทั้งหมดในปี 2023 ดำเนินการด้วยธนบัตรและเหรียญ

ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ยังเหมาะสำหรับการชำระเงินแบบไร้เงินสด เมื่อใช้ร่วมกับโซลูชันต่างๆ เช่น Stripe Terminal ก็สามารถดำเนินการด้วยบัตรเครดิตหรือ Girocard ได้

ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับในเยอรมนีหรือไม่

โดยทั่วไปแล้วในประเทศเยอรมนีไม่มีข้อผูกมัดทางกฎหมายในการนำระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ อย่างไรก็ตาม กฎระเบียบต่างๆ มากมายก็ทำให้ระบบนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจหลายแห่ง

เครื่องคิดเงินแบบเปิดยังคงได้รับอนุญาตให้ใช้ได้ กล่องเก็บเงินแบบธรรมดาจะพบเห็นได้ในตลาดนัดรายสัปดาห์หรือในภาคธุรกิจหัตถกรรมทั่วประเทศเยอรมนี อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ค้าขายในที่นี้ต้องปฏิบัติตามหลักการจัดการและจัดเก็บหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง (GoBD) ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงจำเป็นต้องจัดทำเอกสารขั้นตอนการจัดการเงินสดอย่างละเอียด การขายทุกครั้งต้องได้รับการบันทึกอย่างสมบูรณ์ ถูกต้อง และทันท่วงที เพื่อให้สามารถติดตามและแก้ไขได้ ธุรกิจที่มีเครื่องคิดเงินแบบเปิดต้องบันทึกการขายแต่ละครั้งอย่างละเอียด การบันทึกยอดรวมแค่ตอนสิ้นสุดวันนั้นไม่เพียงพอ สำหรับธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมเงินสดสูง การจัดการเครื่องบันทึกเงินสดด้วยตนเองแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

ผู้ที่ใช้เครื่องบันทึกเงินสดอิเล็กทรอนิกส์หรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลต้องปฏิบัติตามบทบัญญัติมาตรา 146a แห่งประมวลกฎหมายการคลังเยอรมัน (AO) ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2020 ซึ่งกำหนดให้มีระบบรักษาความปลอดภัยทางเทคนิคที่ได้รับการรับรอง ซึ่งบันทึกรายการในเครื่องบันทึกเงินสดทุกรายการอย่างครบถ้วน ป้องกันการปลอมแปลง และต่อเนื่อง ระบบนี้ประกอบด้วยโมดูลรักษาความปลอดภัย สื่อบันทึกข้อมูล และอินเทอร์เฟซดิจิทัลแบบเดียวกันที่อนุญาตให้ส่งออกข้อมูล ข้อบังคับนี้ได้รับการเสริมด้วยพระราชกฤษฎีกาความปลอดภัยเครื่องบันทึกเงินสด (KassenSichV) ซึ่งกำหนดมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับอุปกรณ์ POS อิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติม

ทำไมต้องเลือกระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์

การตั้งค่าเหล่านี้มีข้อดีหลายประการสำหรับทั้งลูกค้าและธุรกิจ ภาพรวมของประโยชน์หลักๆ มีดังนี้

ข้อดีสำหรับลูกค้า

วิธีการชำระเงินที่หลากหลาย

นอกเหนือจากเงินสดแล้ว ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไปยังรองรับกระบวนการไร้เงินสดอีกด้วย ในกรณีนี้ ลูกค้าในเยอรมนียังสามารถชำระเงินที่ POS ด้วยบัตรเครดิต, Girocard หรือผ่านแอปบนสมาร์ทโฟนได้อีกด้วย

ธุรกรรมที่รวดเร็วขึ้น

เทคโนโลยี POS อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้การซื้อรวดเร็วขึ้นเมื่อเทียบกับการชำระเงินหน้าร้าน เนื่องจากสามารถสแกนสินค้า บันทึกยอดเงินโดยอัตโนมัติ และคำนวณเงินทอนได้ภายในไม่กี่วินาที ช่วยให้พนักงานทำยอดขายได้อย่างรวดเร็วและลดเวลารอคิว

ความโปร่งใส

ผู้ซื้อจะได้รับใบเสร็จที่มีรายละเอียดและอ่านง่าย ซึ่งสามารถขอรับในรูปแบบดิจิทัลได้ วิธีนี้ช่วยให้การร้องเรียนและการเปลี่ยนสินค้าทำได้อย่างสะดวกและง่ายดายยิ่งขึ้นสำหรับลูกค้าในการติดตามการใช้จ่ายของตน

ข้อดีสำหรับธุรกิจ

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพและความพึงพอใจของลูกค้า

ระบบ POS แบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเร่งกระบวนการชำระเงินและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด โดยระยะเวลารอที่สั้นลงสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้

การทำบัญชีอัตโนมัติ

หน่วย POS จำนวนมากเชื่อมต่อโดยตรงกับซอฟต์แวร์สำหรับการทำบัญชีหรือการจัดการสินค้าคงคลัง โดยระบบจะถ่ายโอนข้อมูลการขาย สรุปประจำวัน และความเคลื่อนไหวของสินค้าในสต็อกโดยอัตโนมัติ

ความโปร่งใสและการวางแผน

เนื่องจากการขายทุกรายการได้รับการบันทึกไว้ในรูปแบบดิจิทัล จึงมีตัวเลขให้พร้อมวิเคราะห์ได้ทุกเมื่อเพื่อช่วยในการกำกับดูแลรายวันและการวางแผนระยะยาว

การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย บันทึกการป้องกันการแก้ไขดัดแปลงช่วยป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาต่างๆ ในระหว่างการตรวจสอบบัญชี และอื่นๆ

ฟีเจอร์เพิ่มเติม

หน่วย POS ที่ทันสมัยสามารถทำอะไรได้มากกว่าแค่การเก็บเงิน โดยฟังก์ชันเสริมต่างๆ เช่น ระบบจัดการคลังสินค้าแบบดิจิทัล เครื่องมือสำหรับลูกค้าที่มีการผสานการทำงาน หรือการจัดตารางเวลาและนัดหมาย ล้วนช่วยให้การควบคุมและการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานจากส่วนกลางดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีตั้งค่าระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์

การเปิดใช้งานการตั้งค่า POS อิเล็กทรอนิกส์ต้องอาศัยการวางแผนอย่างรอบคอบ เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องพิจารณาขั้นตอนต่อไปนี้

กำหนดข้อกำหนด

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดข้อกำหนดที่เฉพาะเจาะจงซึ่งระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ต้องปฏิบัติตาม ต่อไปนี้คือคำถามสำคัญที่ควรถาม

• คุณต้องการนำเสนอวิธีการชำระเงินแบบใดให้กับลูกค้า
  
• คุณต้องการใช้งาน POS จำนวนกี่จุด
  
• จำเป็นต้องใช้เครื่องอ่านบัตรเคลื่อนที่หรือไม่
  
• ระบบ POS ควรลิงก์กับการทำบัญชีหรือการจัดการสินค้าของบริษัทหรือไม่
  

เลือกประเภทของระบบ

ในขั้นตอนนี้ คุณมี 2 ตัวเลือกให้เลือก

• การชำระเงินผ่านพีซี: ติดตั้งโปรแกรม POS บนคอมพิวเตอร์และเชื่อมต่อส่วนประกอบฮาร์ดแวร์เข้ากับโปรแกรม ข้อดีอย่างหนึ่งคือคุณสามารถเลือกผู้ให้บริการซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่แตกต่างกันได้ ตราบใดที่ผู้ให้บริการทั้งสองรายสามารถทำงานร่วมกันได้
  
• การชำระเงินแบบปิด: ในกรณีนี้ ผู้ให้บริการจะบริหารจัดการฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ให้ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด การตั้งค่านี้ทำให้ระบบมีความเสถียรอย่างยอดเยี่ยม แต่ก็มีข้อจำกัดในการเปลี่ยนชิ้นส่วนใดชิ้นหนึ่ง
  

ประกอบฮาร์ดแวร์

ระบบทั้งสองประเภทสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์เสริมได้ การเลือกอุปกรณ์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น อุตสาหกรรมของคุณ ตลอดจนฟีเจอร์ที่ต้องการ ส่วนประกอบทั่วไปของระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่

• เครื่องสแกนรายการหรือรหัส QR
  
• เครื่องชั่ง
  
• หน้าจอแสดงผลหรือหน้าจอสัมผัสของเครื่องบันทึกเงินสด
  
• ลิ้นชัก-v'เครื่องบันทึกเงินสด
  
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
  

หากคุณต้องการรับบัตรหรือกระเป๋าเงินดิจิทัล ให้เพิ่มเครื่องอ่านเข้าไปด้วย Stripe Terminal เสนอตัวเลือกการชำระเงินที่ได้รับการรับรองล่วงหน้า เช่น S700 หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่อย่าง BBPOS WisePad 3 อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเสนอการชำระเงินแบบไร้เงินสดโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เพิ่มเติมได้เช่นกัน นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดใช้งาน Tap to Pay บน iPhone หรือ Android โดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เสริมใดๆ และผสานการทำงานเข้ากับระบบการทำบัญชีของคุณได้อีกด้วย

กำหนดค่าซอฟต์แวร์ของคุณ

การติดตั้งฮาร์ดแวร์จะตามมาด้วยการตั้งค่าซอฟต์แวร์ POS ซึ่งรวมถึงการจัดเก็บข้อมูลสินค้าและราคา ตลอดจนการกำหนดอัตราภาษีที่ถูกต้อง เป็นต้น นอกจากนี้ คุณยังต้องเปิดใช้งานอินเทอร์เฟซสำหรับการทำบัญชีและสินค้าคงคลังเพื่อให้มั่นใจว่าระบบจะส่งข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ทดสอบ ฝึกอบรม และเริ่มใช้งาน

ก่อนเปิดใช้งาน ให้ทดสอบ POS อย่างครอบคลุม ยืนยันตัวเลือกการชำระเงินทั้งหมด ตรวจสอบการพิมพ์ใบเสร็จ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเงินสดที่ป้อนในแต่ละวันถูกต้อง ในขณะเดียวกัน คุณควรฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีใช้ระบบเพื่อช่วยให้ทีมสร้างความมั่นใจก่อนเริ่มดำเนินธุรกิจได้

กฎระเบียบสำหรับระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้ในเยอรมนีตั้งแต่ปี 2025 มีอะไรบ้าง

ธุรกิจในเยอรมนีมีภาระผูกพันในการรายงานระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ต่อหน่วยงานด้านภาษีมาตั้งแต่ปี 2020 อย่างไรก็ตาม การบังคับใช้กฎหมายถูกระงับไว้เป็นเวลาหลายปีเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคที่รัฐบาลต้องเผชิญ ในเดือนมิถุนายน 2024 กระทรวงการคลังของรัฐบาลกลางก็ประกาศแผนการขยายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องไปยังทุกรัฐของรัฐบาลกลางในที่สุด

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ธุรกิจในเยอรมนีต้องรายงานมิเตอร์แท็กซี่ เครื่องวัดระยะทาง และระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ของสหภาพยุโรป ผู้ใดก็ตามที่ "บันทึกธุรกรรมทางธุรกิจหรือขั้นตอนอื่นๆ ที่ต้องบันทึกโดยใช้ระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์" จะต้องอยู่ภายใต้มาตรา 146a (1) ของ AO ผู้ประกอบการที่ใช้เครื่องบันทึกเงินแบบเปิดจะได้รับการยกเว้น ข้อกำหนดการรายงานนี้มีเป้าหมายเพื่อสร้างเครื่องบันทึกเงินที่ครอบคลุมซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องมือควบคุมสำหรับหน่วยงานด้านภาษี นอกจากนี้ยังมีจุดมุ่งหมายเพื่อยับยั้งการบิดเบือนและการหลีกเลี่ยงภาษี หากรายงานไม่ครบถ้วนหรือล่าช้า ธุรกิจอาจเสี่ยงต่อการถูกลงโทษ เช่น การประมาณภาษีหรือค่าปรับ

กำหนดเวลาขึ้นอยู่กับเวลาที่ซื้อหรือการเลิกใช้ดังต่อไปนี้

• ระบบ POS อิเล็กทรอนิกส์ที่ธุรกิจซื้อก่อนวันที่ 1 กรกฎาคม 2025 จะต้องลงทะเบียนภายในวันที่ 31 กรกฎาคม 2025
  
• ระบบที่ได้มา เช่า หรือเช่าเป็นระยะยาวหลังวันที่ 1 กรกฎาคม 2025 จะต้องรายงานภายในหนึ่งเดือนนับจากวันที่ซื้อ
  
• ระบบที่เลิกใช้หลังวันที่ 1 กรกฎาคม 2025 จะต้องรายงานภายในหนึ่งเดือนด้วยเช่นกัน
  

ขั้นตอนการรายงานเป็นอย่างไร

ธุรกิจสามารถรายงานระบบเครื่องบันทึกเงินสดผ่านพอร์ทัลภาษี ELSTER โดยใช้แบบฟอร์ม "ขั้นตอนการแจ้งตามมาตรา 146a วรรค 4 ของ AO" หรืออัปโหลดไฟล์ XML หรือถ่ายโอนข้อมูลจากแอปพลิเคชันที่เหมาะสมซึ่งมีอินเทอร์เฟซ ERiC ที่ปรึกษาด้านภาษีและผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ POS เฉพาะทางพร้อมให้บริการสนับสนุนการใช้งานทางเทคนิคและการส่งข้อมูล

อุปกรณ์ POS อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่ใช้ในสถานประกอบการถาวรจะต้องระบุไว้ในหนังสือแจ้งฉบับเดียว ผู้ประกอบการที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่งจะต้องยื่นรายงานแต่ละไซต์แยกกัน ตามมาตรา 146a วรรค 4 ของ AO กำหนดให้ต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้

• ชื่อและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้เสียภาษี
  
• ประเภทของอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยทางเทคนิคที่ผ่านการรับรอง
  
• ประเภทและจำนวนของระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
  
• หมายเลขซีเรียลและวันที่ซื้อระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
  
• วันที่เลิกใช้ระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี)