A partir del 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania están obligadas a informar sus sistemas de sistema de puntos de venta electrónica (sistema POS) a la agencia fiscal. La regla afecta a varios operadores, desde minoristas hasta restaurantes. Muchos deben tomar medidas ahora para cumplir con la regulación.

En este artículo, aprenderás qué son los sistemas POS electrónicos, qué ventajas ofrecen y cómo configurarlos. También explicaremos lo que necesitas saber sobre el requisito de informes legales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los sistemas POS electrónicos?
  
• ¿Son obligatorios los sistemas POS electrónicos en Alemania?
  
• ¿Por qué elegir sistemas POS electrónicos?
  
• Cómo configurar un sistema POS electrónico
  
• ¿Qué normativa se aplica en Alemania a partir de 2025 para los sistemas POS electrónicos?
  

¿Qué son los sistemas POS electrónicos?

Las empresas que venden productos o servicios en una tienda física pueden utilizar varias configuraciones de proceso de compra, como una caja registradora abierta, una caja registradora clásica o un sistema POS electrónico.

El desarrollo de sistemas de caja registradora

La caja abierta es la forma más sencilla de gestión de la caja registradora. La moneda fuerte no tiene funciones técnicas y solo funciona manualmente. El cajón o la caja no almacena nada digitalmente, por lo que la documentación debe guardarse en papel, por ejemplo, registrando los recibos diarios a mano en un libro de caja.

Las cajas registradoras, por otro lado, pueden almacenar las ventas electrónicamente. Registran recibos, retiros o cancelaciones fácilmente. Además, los registros tradicionales carecen de funciones técnicas, generalmente funcionan de forma independiente y no están conectados a la herramienta de contabilidad o gestión de inventario de la empresa.

Los sistemas POS electrónicos van mucho más allá: combinan funciones de registro con infraestructura digital. Pueden registrar automáticamente todos los pagos en efectivo entrantes y salientes, crear cierres diarios y transferir directamente al software de contabilidad de la empresa. También pueden realizar funciones como ajustar los niveles de inventario, manejar pedidos o administrar clientes. Estas funcionalidades hacen que un sistema POS electrónico sea una solución de TI multifuncional que vincula la caja registradora con la contabilidad y el control de existencias.

Áreas de solicitud de los sistemas POS electrónicos

En Alemania, los sistemas POS electrónicos se utilizan en industrias como la minorista y de restauración. Son especialmente adecuados para sectores en los que los clientes prefieren pagar en efectivo. Las empresas se benefician de una facturación segura, mientras que los compradores aprecian la transparencia y elprocesamiento de pago fiable. Aunque las opciones digitales son cada vez más populares, muchos siguen prefiriendo pagar en monedas fuertes. Según el Deutsche Bundesbank, la mitad de todas las transacciones en 2023 se hicieron con billetes y monedas.

Los sistemas POS electrónicos también son adecuados para pagos sin dinero en efectivo. En combinación con soluciones como Stripe Terminal, los pagos también pueden procesarse con tarjeta de crédito o girocard.

¿Son obligatorios los sistemas POS electrónicos en Alemania?

Por lo general, no existe ninguna obligación legal de adoptar sistemas POS electrónicos en Alemania. Sin embargo, varias reglas lo convierten efectivamente en una necesidad para muchas empresas.

Todavía se permite una caja abierta. Las cajas de efectivo simples aparecen en los mercados semanales o en el sector artesanal en toda Alemania. Sin embargo, cualquier persona que opere aquí debe seguir los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD). Por lo tanto, los titulares deben mantener la documentación de procedimiento que detalle su manejo de efectivo. Cada venta debe registrarse de manera completa, precisa y rápida para que siga siendo rastreable e inalterable. Las empresas con cajas abiertas deben documentar cuidadosamente cada venta; los totales anotados solo al final del día no serán suficientes. Para aquellos con un alto volumen de transacciones en efectivo, la gestión manual de la caja registradora es difícilmente factible.

Cualquier persona que utilice un registro electrónico o establecido en PC también está sujeta a las disposiciones del Artículo 146a del Código Fiscal alemán (AO), que ha estado en vigor desde el 1 de enero de 2020. Requiere un sistema de seguridad técnico certificado que registre cada entrada de registro a prueba de manipulaciones, en forma completa y continua. La configuración consta de un módulo de seguridad, un medio de almacenamiento y una interfaz digital uniforme que permite la exportación de datos. Esta regulación se complementa con la Ordenanza de Seguridad de la Caja Registradora (KassenSichV), que establece otras normas necesarias para los equipos electrónicos de sistema POS.

¿Por qué elegir sistemas POS electrónicos?

Estas configuraciones ofrecen varias ventajas tanto a los clientes como a las empresas. A continuación, hay un resumen de los beneficios clave:

Ventajas para los clientes

Varios métodos de pago

Además del efectivo, los sistemas POS electrónicos suelen admitir procesos sin dinero en efectivo. En este sentido, los clientes en Alemania también pueden pagar en el POS con tarjetas de crédito, girocards o mediante una aplicación para smartphone.

Transacciones más rápidas

La tecnología de los sistemas POS electrónicos agiliza las compras en comparación con los procesos de compra abiertos de las tiendas. Escanean los productos, registran automáticamente los importes en la caja y calculan el cambio en segundos, lo que ayuda al personal a finalizar las ventas con rapidez y reducir las filas.

Transparencia

Los compradores obtienen recibos detallados y fáciles de leer, que también pueden ponerse a disposición en formato digital si así lo solicitan. Esto facilita las reclamaciones y los cambios, y les permite a los clientes llevar un control claro de sus gastos.

Ventajas para las empresas

Procesos eficientes y satisfacción del cliente

Los sistemas POS electrónicos aceleran el proceso de compra y reducen su susceptibilidad a errores. Los tiempos de espera más breves pueden aumentar la satisfacción del cliente.

Contabilidad automatizada

Muchas unidades de POS se conectan directamente con el software de contabilidad o de gestión de inventario, transfiriendo de forma automática la información de ventas, los resúmenes diarios y los movimientos de existencias.

Transparencia y planificación

Debido a que cada venta se registra digitalmente, las cifras siempre están disponibles para su análisis, lo que ayuda con la supervisión diaria y la planificación a largo plazo.

Cumplimiento de la normativa legal:

Los sistemas POS electrónicos ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales. Los registros a prueba de manipulaciones ayudan a prevenir problemas durante las auditorías, entre otras cosas.

Funcionalidades adicionales

Las unidades de POS modernas hacen mucho más que cobrar. Funciones adicionales, como la gestión digital de inventarios, las herramientas integradas para clientes o la programación de mesas y citas, permiten controlar y optimizar de forma centralizada los procesos operativos.

Cómo configurar un sistema POS electrónico

El lanzamiento de una configuración de sistema POS electrónico requiere una planificación cuidadosa. Los dueños de empresas deben considerar los siguientes pasos:

Determinar los requisitos

El primer paso consiste en definir los requisitos específicos que debe cumplir el sistema POS electrónico. A continuación, hay algunas preguntas clave para hacer:

• ¿Qué métodos de pago te gustaría ofrecer a tus clientes?
  
• ¿Cuántos puntos de sistema POS necesitas?
  
• ¿Se requieren lectores de tarjetas móviles?
  
• ¿El sistema POS debe estar vinculado con la contabilidad o la gestión de mercancías de la empresa?
  

Selecciona el tipo de sistema

En este paso, tienes dos opciones entra las cuales elegir:

• PC proceso de compra: Instale el programa sistema POS en una computadora y conectar componentes de hardware en él. Una ventaja aquí es que puede elegir diferentes proveedores para el software y el hardware, siempre que sean compatibles entre sí.
  
• Proceso de compra cerrado: en este caso, el proveedor coordina de forma estrecha el hardware y el software. Esta configuración ofrece una excelente estabilidad del sistema, pero limita la posibilidad de intercambiar componentes individuales.
  

Ensamble el hardware

Ambos tipos pueden conectarse a dispositivos adicionales. La selección de estos depende, entre otras cosas, de tu sector y de las funciones que desees. Los componentes típicos de un sistema POS electrónico incluyen:

• Escáner de artículos o códigos QR
  
• Balanza
  
• Pantalla de caja registradora o pantalla táctil
  
• Cajón de la caja registradora
  
• Impresora de recibos
  

Si quieres aceptar tarjetas o carteras digitales, agrega un lector. Stripe Terminal ofrece opciones precertificadas como el S700 o dispositivos móviles como el BBPOS WisePad 3. Sin embargo, también es posible ofrecer pagos sin dinero en efectivo sin un dispositivo adicional. También puedes habilitar Tap to Pay en iPhone o Android sin hardware extra e integrarlo en tu contabilidad.

Configura tu software

La instalación del hardware va seguida de la configuración del software POS Esto incluye, entre otras cosas, el almacenamiento de los datos y precios de los artículos, así como la configuración de las tasas impositivas correctas. También necesitas activar las interfaces con la contabilidad y el inventario para garantizar la transmisión automatizada de datos.

Prueba, entrena y comienza

Antes del lanzamiento, prueba el POS de forma exhaustiva. Verifica cada opción del proceso de compra, verifica la impresión de recibos y asegúrate de que los registros diarios de efectivo sean precisos. Al mismo tiempo, resulta conveniente capacitar al personal en el uso del sistema para ayudar a tu equipo a ganar confianza antes de iniciar las operaciones empresariales.

¿Qué regulaciones para sistemas POS electrónicos se aplican en Alemania a partir de 2025?

La obligación de declarar a las autoridades fiscales los sistemas POS electrónicos está en vigor desde 2020 para las empresas alemanas, pero su aplicación ha permanecido en suspenso durante varios años debido a las dificultades técnicas a las que se enfrenta el Gobierno. En junio de 2024, el Ministerio Federal de Finanzas anunció finalmente que planeaba implementar el procedimiento correspondiente en todos los estados federales.

Desde el 1 de enero de 2025, las empresas alemanas tienen la obligación de declarar sus taxímetros, medidores de distancia y sistemas electrónicos de POS de la Unión Europea. Toda persona que “registre transacciones de empresas u otros procesos que estén sujetos a registro a través de un sistema de registro electrónico” queda sujeta al ámbito de aplicación del párrafo 1 del artículo 146a del AO. Los operadores que utilizan una caja abierta están exentos. El objetivo de esta notificación obligatoria es crear un registro exhaustivo que pueda servir de instrumento de control para las autoridades fiscales; también pretende evitar la manipulación y la evasión fiscal. En caso de omisión o retraso en la declaración, las empresas se exponen a sanciones, como estimaciones de impuestos o multas.

Los plazos dependen del momento de la compra o baja:

• Los sistemas POS electrónicos adquiridos por una empresa antes del 1 de julio de 2025, deben estar registrados antes del 31 de julio de 2025.
  
• Los sistemas adquiridos, alquilados o arrendados después del 1 de julio de 2025, deben declararse en el plazo de un mes a partir de la compra.
  
• Los sistemas que sean dados de baja después del 1 de julio de 2025, también deben declararse en el transcurso de un mes.
  

¿Qué es el proceso de declaración?

Las empresas pueden declarar sus sistemas de caja registradora a través del portal de impuestos ELSTER utilizando el formulario “Procedimiento de notificación de conformidad con el párrafo 4 del artículo 146a del AO”. Otra posibilidad es cargar un archivo XML o transferir la información desde una aplicación adecuada que disponga de una interfaz ERiC. Los asesores fiscales y los proveedores de software especial de POA ofrecen soporte para la implementación técnica y la transmisión de datos.

Todos los dispositivos de sistemas POS electrónicos utilizados en un establecimiento permanente deben incluirse en una misma declaración. Los operadores con múltiples ubicaciones deben presentar una declaración independiente por cada sitio. Según el párrafo 4 de la sección 146a del AO, se requiere la siguiente información:

• Nombre del contribuyente y número fiscal
  
• Tipo de dispositivo de seguridad técnica certificado
  
• Tipo y número de los sistemas de registro electrónico
  
• Número de serie y fecha de compra del sistema de registro electrónico
  
• Fecha de baja del sistema de registro electrónico (si procede)