Från och med den 1 januari 2025 är företag i Tyskland skyldiga att rapportera sina elektroniska POS-system (Point-of-Sale) till skattekontoret. Regeln påverkar flera aktörer, från detaljhandel till restauranger. Många måste vidta åtgärder nu för att efterleva förordningen.

I den här artikeln får du veta vad elektroniska POS-system är, vilka fördelar de erbjuder och hur du installerar dem. Vi förklarar också vad du behöver veta om det juridiska rapporteringskravet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är elektroniska POS-system?
  
• Är elektroniska POS-system obligatoriska i Tyskland?
  
• Varför välja elektroniska POS-system?
  
• Hur konfigurerar man ett elektroniskt POS-system
  
• Vilka regler för elektroniska POS-system gäller i Tyskland från och med 2025?
  

Vad är elektroniska POS-system?

Företag som säljer produkter eller tjänster i en fysisk butik kan använda olika kassaprocesser, t.ex. en öppen kassa, en klassisk kassaapparat eller ett elektroniskt POS-system.

Utvecklare av kassasystem

Den öppna kassan är den enklaste formen av kassahantering. Den hårda valutan har inga tekniska funktioner och fungerar endast manuellt. I lådan eller kassan sparas inget digitalt, så dokumentationen måste ske på papper – till exempel genom att de dagliga inkomsterna registreras för hand i en kassabok.

Kassor, å andra sidan, kan spara försäljningen elektroniskt. De loggar enkelt inkomster, uttag eller annulleringar. Dessutom saknar traditionella kassaapparater tekniska funktioner. De arbetar vanligtvis självständigt och är inte anslutna till företagets bokförings- eller lagerhanteringsverktyg.

Elektroniska POS-system går mycket längre: de kombinerar kassafunktioner med digital infrastruktur. De kan automatiskt registrera alla inkommande och utgående betalningar, skapa dagliga bokslut och överföra dem direkt till företagets redovisningsprogram. De kan också utföra funktioner som justering av lagernivåer, hantering av beställningar eller hantering av kunder. Dessa funktioner gör ett elektroniskt POS-system till en multifunktionell IT-lösning som knyter kassan till bokföring och lagerstyrning.

Områden för tillämpning av elektroniska POS-system

I Tyskland används elektroniska POS-system i branscher som detaljhandel och catering. De är särskilt lämpliga för sektorer där kunderna föredrar att betala kontant. Företagen drar nytta av säker fakturering, medan köpare uppskattar en transparent, tillförlitlig betalningsprocess. Även om digitala alternativ blir alltmer populära är det fortfarande många som föredrar att betala kontant. Enligt Deutsche Bundesbank kommer hälften av alla transaktioner år 2023 att göras med sedlar och mynt.

Elektroniska POS-system är också lämpliga för kontantfria betalningar. I kombination med lösningar som Stripe Terminal kan betalningar också behandlas med kreditkort eller girocard.

Är elektroniska POS-system obligatoriska i Tyskland?

Det finns i allmänhet ingen juridisk skyldighet att införa elektroniska POS-system i Tyskland. Trots detta gör olika regler det till en nödvändighet för många företag.

En öppen kassa är fortfarande tillåtet. Enkla kassalådor förekommer på veckomarknader eller inom hantverkssektorn i hela Tyskland. Alla som handlar här måste dock följa principerna för korrekt hantering och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form (GoBD). Ägare måste därför upprätthålla en procedurdokumentation som beskriver deras kontanthantering. Varje försäljning måste loggas fullständigt, korrekt och omedelbart för att förbli spårbar och oföränderlig. Företag med öppna kassor måste noggrant dokumentera varje försäljning; totalsummor som noteras först i slutet av dagen räcker inte. För dem som har en hög volym av kontanttransaktioner är manuell kassahantering knappast genomförbar.

Den som använder ett elektroniskt eller PC-baserat register omfattas också av bestämmelserna i § 146a i den tyska skattelagen (AO), som funnits sedan 1 januari 2020. Det kräver ett certifierat tekniskt säkerhetssystem som registrerar varje registerpost på ett manipuleringssäkert, fullständigt och kontinuerligt sätt. Upplägget består av en säkerhetsmodul, ett lagringsmedium och ett enhetligt digitalt gränssnitt som möjliggör export av data. Denna förordning kompletteras av förordningen om kassasäkerhet (KassenSichV), som fastställer ytterligare nödvändiga standarder för elektroniska POS-system.

Varför välja elektroniska POS-system?

Dessa uppsättningar erbjuder flera fördelar för både kunder och företag. Här följer en översikt över de viktigaste fördelarna:

Fördelar för kunder

Olika betalningsmetoder

Utöver kontanter stöder elektroniska POS-system i allmänhet kontantfria processer. På så sätt kan kunder i Tyskland även betala vid POS-systemet med kort, girocards eller via en smartphone-app.

Snabbare transaktioner

Elektroniska POS-system ger snabbare köp jämfört med en öppen butikskassa. De skannar varor, registrerar automatiskt beloppen i kassan och räknar ut växel på några sekunder, vilket hjälper personalen att avsluta försäljningen snabbt och korta ner köerna.

Transparens

Kunderna får detaljerade, lättlästa kvitton som också kan göras tillgängliga digitalt på begäran. Detta gör klagomål och byten enklare och det blir smidigare kunderna att hålla koll på sina utgifter.

Fördelar för företag

Effektiva processer och nöjda kunder

Elektroniska POS-system gör att det går snabbare att ta betalt och minskar risken för fel. Kortare väntetider kan öka nöjdheten hos kunderna.

Automatiserad redovisning

Många POS-system ansluter direkt till programvara för bokföring eller lagerhantering och överför automatiskt försäljningsinformation, dagliga sammanfattningar och lagerrörelser.

Transparens och planering

Eftersom varje försäljning loggas digitalt är siffrorna alltid tillgängliga för analys – vilket underlättar den dagliga tillsynen och den långsiktiga planeringen.

Efterlevnad av lagar och regler

Elektroniska POS-system hjälper företag att uppfylla juridiska krav. Manipuleringssäkra register hjälper till att förhindra problem vid revisioner, bland annat.

Ytterligare funktioner

Moderna POS-system gör så mycket mer än att samla in pengar. Ytterligare funktionalitet som digital lagerhantering, integrerade verktyg för kunder eller bords- och tidsbokning gör att processerna kan styras och förfinas centralt.

Hur konfigurerar man ett elektroniskt POS-system

Att lansera ett elektroniskt POS-system kräver noggrann planering. Företagsägare måste överväga följande steg:

Fastställa kraven

Det första steget är att definiera de specifika krav som det elektroniska POS-systemet måste uppfylla. Här är några viktiga frågor att ställa:

• Vilka betalningsmetoder skulle du vilja erbjuda dina kunder?
  
• Hur många POS-system behöver du?
  
• Krävs mobila kortterminaler?
  
• Ska POS-systemet vara länkat till företagets bokföring eller lagerhantering?
  

Välj typ av system

I det här steget har du två alternativ att välja mellan:

• PC-kassa: Installera POS-systemet på en dator och anslut hårdvarukomponenter till den. En fördel här är att du kan välja olika leverantörer för programvaran och hårdvaran, så länge de är kompatibla med varandra.
  
• Sluten kassa: Här samordnar leverantören hård- och mjukvara. Upplägget ger utmärkt systemstabilitet men begränsar utbytbarheten av enskilda delar.
  

Montera hårdvaran

Båda typerna kan anslutas till extra enheter. Valet av dessa beror bland annat på din bransch samt önskade funktioner. Typiska komponenter i ett elektroniskt POS-system är t.ex:

• Skanner för artiklar eller QR-koder
  
• Våg
  
• Display eller pekskärm för kassaapparat
  
• Kassalåda
  
• Kvittoskrivare
  

Om du vill ta emot kort eller e-plånböcker ska du lägga till en kortterminal. Stripe Terminal erbjuder förcertifierade alternativ som t.ex. S700 eller mobila enheter som BBPOS WisePad 3. Det är dock också möjligt att erbjuda kontantfri betalning utan en extra enhet. Du kan också aktivera Tap to Pay på iPhone eller Android utan extra hårdvara och integrera dem i din bokföring.

Konfigurera din programvara

Efter installationen av hårdvaran följer konfigurationen av POS-systemets programvara. Detta omfattar bland annat lagring av uppgifter om artiklar och priser samt inställning av korrekta skattesatser. Du måste också aktivera gränssnitten mot bokföring och lager för att säkerställa automatiserad dataöverföring.

Testa, utbilda och starta

Före lanseringen ska du testa POS-systemet noggrant. Verifiera varje kassaalternativ, kontrollera att kvittona skrivs ut och att de dagliga kassaposterna är korrekta. Samtidigt är det en bra idé att utbilda personalen i hur man använder systemet för att hjälpa ditt team att bygga upp ett förtroende innan företaget startar sin verksamhet.

Vilka regler för elektroniska POS-system gäller i Tyskland från och med 2025?

Skyldigheten att rapportera elektroniska POS-system till skattmyndigheterna har funnits för tyska företag sedan 2020. Kontrollen av efterlevnaden har dock legat på is i flera år på grund av de tekniska svårigheter som regeringen står inför. I juni 2024 meddelade det federala finansministeriet äntligen planer för att sätta igång med en motsvarande procedur i alla federala stater.

Sedan den 1 januari 2025 har tyska företag varit tvungna att rapportera sina taxametrar, avståndsmätare och elektroniska POS-system i Europeiska unionen. Alla som ”registrerar företagstransaktioner eller andra processer som är föremål för registrering med hjälp av ett elektroniskt registreringssystem” omfattas avavsnitt 146a (1) i AO. Operatörer som använder en öppen kassa är undantagna. Målet med rapporteringsskyldigheten är att skapa ett heltäckande register som kan fungera som ett kontrollinstrument för skattemyndigheterna och att stävja manipulation och skatteflykt. I händelse av utebliven eller sen rapportering riskerar företag sanktioner, såsom avgiftskrav eller böter.

Tidsfristerna beror på tidpunkten för inköp eller inaktivering:

• Elektroniska POS-system som köpts av ett företag före den 1 juli 2025 måste registreras senast den 31 juli 2025.
  
• System som förvärvats, hyrts eller leasats efter den 1 juli 2025 måste rapporteras inom en månad efter köpet.
  
• System som inaktiveras efter den 1 juli 2025 ska också rapporteras inom en månad.
  

Hur ser rapporteringsprocessen ut?

Företag kan rapportera sina kassasystem via skatteportalen ELSTER med hjälp av formuläret ”Anmälningsförfarande enligt § 146a, paragraf 4 i AO”. Du kan också ladda upp en XML-fil eller överföra information från en lämplig applikation som har ett ERiC-gränssnitt. Skattekonsulter och leverantörer av speciell programvara för POS-system erbjuder support för teknisk implementering och dataöverföring.

Alla elektroniska POS-system som används vid ett fast driftställe ska förtecknas i ett meddelande. Operatörer med flera platser måste lämna in en separat rapport per plats. Enligt § 146a, paragraf 4 i AO krävs följande information:

• Skattebetalarens namn och skattenummer
  
• Typ av certifierad teknisk säkerhetsanordning
  
• Typ av och antal elektroniska registreringssystem
  
• Serienummer och inköpsdatum för det elektroniska registreringssystemet
  
• Datum för inaktivering av det elektroniska registreringssystemet (i förekommande fall)