Seit dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmen in Deutschland die Pflicht, ihre elektronischen Kassen beim Finanzamt zu melden. Die Regelung betrifft viele Betriebe – vom Einzelhandel bis zur Gastronomie – und sorgt vielerorts für Handlungsbedarf.

In diesem Artikel erfahren Sie, was elektronische Kassen sind, welche Vorteile sie bieten und wie Sie sie einrichten können. Zudem erklären wir, was Sie rund um die gesetzliche Meldepflicht wissen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind elektronische Kassensysteme?
  
• Sind elektronische Kassen Pflicht in Deutschland?
  
• Welche Vorteile haben elektronische Kassen?
  
• Wie richten Unternehmen ein elektronisches Kassensystem ein?
  
• Welche Regelung für elektronische Kassensysteme gilt in Deutschland seit 2025?
  

Was sind elektronische Kassensysteme?

Unternehmen, die am Point-of-Sale Waren oder Dienstleistungen verkaufen, können hierfür verschiedene Kassensysteme nutzen, unter anderem die offene Ladenkasse, die klassische Registrierkasse und das elektronische Kassensystem.

Die Entwicklung der Kassensysteme

Die offene Ladenkasse ist die einfachste Form der Kassenführung. Die Kasse verfügt über keine technischen Funktionen und wird ausschließlich manuell bedient. Es handelt sich demnach um eine einfache Bargeldschublade oder -kassette. Da die Kasse selbst keine Daten aufzeichnet, muss die Dokumentation händisch erfolgen. Dies bedeutet, dass die täglichen Bareinnahmen beispielsweise handschriftlich in einem Kassenbuch erfasst werden.

Registrierkassen können Umsätze hingegen elektronisch speichern. Sie zeichnen Einnahmen, Entnahmen oder Stornos lückenlos auf. Darüber hinaus haben klassische Registrierkassen jedoch keine technischen Funktionen. Sie arbeiten in der Regel autark und sind nicht vernetzt mit der Buchhaltung oder Warenwirtschaft der Unternehmen.

Elektronische Kassensysteme gehen deutlich weiter: Sie verknüpfen Kassenfunktionen mit digitaler Infrastruktur. Sie sind in der Lage, sämtliche Geldeingänge und -ausgänge automatisch zu erfassen, Tagesabschlüsse zu erstellen und diese direkt in die Buchhaltungssoftware der Unternehmen zu übertragen. Darüber hinaus können sie zusätzliche Funktionen erfüllen wie die Anpassung der Lagerbestände, das Bestellmanagement oder die Kundenverwaltung. Ein elektronisches Kassensystem ist demnach eine multifunktionale EDV-Lösung, die die Kasse mit der Buchhaltung und Warenwirtschaft eines Unternehmens verknüpft.

Einsatzbereiche elektronischer Kassen

Elektronische Kassen kommen in Deutschland unter anderem im Einzelhandel und der Gastronomie zum Einsatz. Sie eignen sich besonders für Branchen, in denen die Kundinnen und Kunden bevorzugt bar bezahlen. Unternehmen profitieren von einer sicheren Abrechnung, Kundinnen und Kunden von einer transparenten und verlässlichen Zahlungsabwicklung. Obwohl bargeldlose Bezahlmethoden zunehmend an Bedeutung gewinnen, zahlen deutsche Kundinnen und Kunden nach wie vor gerne bar. Laut der Bundesbank wurden im Jahr 2023 die Hälfte aller Transaktionen mit Banknoten und Münzen getätigt.

Elektronische Kassen sind ebenso für bargeldlose Zahlungen geeignet. In Kombination mit Lösungen wie Stripe Terminal können beispielsweise auch Zahlungen per Kreditkarte oder girocard abgewickelt werden.

Sind elektronische Kassen Pflicht in Deutschland?

Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Kassensysteme besteht in Deutschland grundsätzlich nicht. Zahlreiche rechtliche Vorgaben machen sie für viele Unternehmen jedoch zur praktischen Notwendigkeit.

Es ist nach wie vor erlaubt, eine offene Ladenkasse zu führen. Auf deutschen Wochenmärkten oder im Handwerksbereich sind einfache Bargeldkassetten keine Seltenheit. Doch wer in Deutschland unternehmerisch tätig ist, unterliegt den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD). Diese Grundsätze verpflichten Unternehmer/innen unter anderem zu einer sogenannten Verfahrensdokumentation, in der beschrieben wird, wie die Kassenführung konkret organisiert ist. Zudem müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, korrekt, zeitgerecht, nachvollziehbar und unveränderbar aufgezeichnet werden. Demnach müssen auch Unternehmen, die offene Ladenkassen nutzen, dafür Sorge tragen, dass Umsätze einzeln dokumentiert werden. Eine bloße Summenerfassung am Tagesende ist nicht ausreichend. Für Unternehmen mit vielen Barumsätzen ist eine rein manuelle Kassenführung deshalb kaum praktikabel.

Wer eine elektronische Kasse oder ein PC-basiertes Kassensystem nutzt, unterliegt darüber hinaus seit dem 1. Januar 2020 den Regelungen des § 146a der Abgabenordnung (AO). Dieser Paragraf verpflichtet Unternehmen zur Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die sämtliche Kassenvorgänge manipulationssicher, lückenlos und fortlaufend protokolliert. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium sowie einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, über welche die Daten exportiert werden können. Ergänzt wird diese Regelung durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die weitere notwendige Standards elektronischer Kassen festlegt.

Welche Vorteile haben elektronische Kassen?

Elektronische Kassensysteme bieten sowohl Kundinnen und Kunden als auch Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick:

Vorteile für Kundinnen und Kunden

Vielfältige Bezahloptionen

Elektronische Kassen unterstützen neben Barzahlungen in der Regel auch bargeldlose Verfahren. Auf diese Weise können Kundinnen und Kunden in Deutschland am Point-of-Sale ebenfalls mit Kreditkarten, gircocards oder per Smartphone-App bezahlen.

Schnellere Transaktionen

Mit elektronischen Kassensystemen beschleunigt sich der Kaufprozess – insbesondere im Vergleich zu offenen Ladenkassen. Die Waren werden gescannt, die Beträge sind automatisch in der Kasse erfasst und die Berechnung des Wechselgelds erfolgt in Sekundenschnelle. Dadurch können Zahlungen schneller abgewickelt und Wartezeiten für Kundinnen und Kunden deutlich reduziert werden.

Transparente Belege

Kundinnen und Kunden erhalten detaillierte, gut lesbare Kassenbons, die auf Wunsch auch digital zur Verfügung gestellt werden können. Dies erleichtert Reklamationen, Umtausch sowie die Buchhaltung bei Geschäftskundinnen und -kunden.

Vorteile für Unternehmen

Effiziente Prozesse und Kundenzufriedenheit

Elektronische Kassensysteme beschleunigen Bezahlprozesse und verringern deren Fehleranfälligkeit. Reduzierte Wartezeiten können die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Automatisierte Buchhaltung

Viele Kassensysteme lassen sich direkt an Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware anbinden. Verkaufsdaten, Tagesabschlüsse oder Lagerbewegungen werden automatisch übertragen.

Transparenz und Planung

Durch die digitale Erfassung aller Geschäftsvorfälle können Umsatz- und Kassendaten jederzeit eingesehen und analysiert werden. Dies erleichtert sowohl die tägliche Geschäftssteuerung als auch die langfristige Planung.

Rechtssicherheit

Elektronische Kassen helfen Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Manipulationssichere Aufzeichnungen schützen unter anderem vor Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.

Zusätzliche Funktionen

Mit modernen Kassensystemen können Unternehmen weit mehr tun, als nur kassieren. Durch zusätzliche Funktionen wie digitale Lagerverwaltung, integrierte Kundenverwaltung oder Tisch- und Terminmanagement können betriebliche Prozesse zentral gesteuert und optimiert werden.

Wie richten Unternehmen ein elektronisches Kassensystem ein?

Die Einrichtung eines elektronischen Kassensystems erfordert sorgfältige Planung. Die folgenden Schritte sollten Sie berücksichtigen:

Anforderungen definieren

Im ersten Schritt sollten Sie die konkreten Anforderungen definieren, die das elektronische Kassensystem erfüllen muss. Wichtige Fragen dabei sind:

• Welche Bezahloptionen möchten Sie Ihren Kundinnen und Kunden anbieten?
  
• Wie viele Kassenplätze sollen eingerichtet werden?
  
• Werden mobile Kartenlesegeräte benötigt?
  
• Soll das Kassensystem mit der Buchhaltung oder Warenwirtschaft des Unternehmens verknüpft sein?
  

Systemart auswählen

Im zweiten Schritt müssen Sie sich für eine von zwei grundsätzlichen Systemarten entscheiden:

• PC-Kasse: Sie haben zum einen die Option, die Kassensoftware auf einem handelsüblichen Rechner zu installieren und Hardware-Komponenten mit diesem zu verbinden. Dabei haben Sie den Vorteil, dass Sie für Soft- und Hardware unterschiedliche Anbieter wählen können, solange diese kompatibel sind.
  
• Geschlossenes Kassensystem: Die zweite Option ist ein geschlossenes Kassensystem, bei dem Hard- und Software fest aufeinander abgestimmt sind. Dies sorgt für eine große Systemstabilität, aber schränkt die Austauschbarkeit einzelner Komponenten ein.
  

Hardware zusammenstellen

Beide Systemarten lassen sich mit Zusatzgeräten verbinden. Die Auswahl dieser richtet sich unter anderem nach der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, sowie der gewünschten Funktionalität des Kassensystems. Typische Bestandteile eines elektronischen Kassensystems sind:

• Scanner für Artikel- oder QR-Codes
  
• Waage
  
• Kassendisplay bzw. Touchscreen
  
• Kassenschublade
  
• Bondrucker
  

Wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden Kartenzahlungen ermöglichen möchten, benötigen Sie darüber hinaus ein Kartenlesegerät. Über Stripe Terminal können Sie zu günstigen Konditionen bereits vorzertifizierte Kartenlesegeräte wie das S700 oder mobile Geräte wie das BBPOS WisePad 3 beziehen. Es ist allerdings auch möglich, bargeldloses Bezahlen ohne ein zusätzliches Gerät anzubieten. Mit Tap to Pay können Sie Ihr eigenes iPhone oder Android-Gerät nutzen, um Zahlungen zu akzeptieren und in die Buchhaltung zu implementieren.

Software konfigurieren

Nach der Hardwareinstallation folgt die Konfiguration der Kassensoftware. Diese beinhaltet unter anderem das Hinterlegen von Artikeldaten und Preisen sowie die Einstellung der korrekten Steuersätze. Zudem sollten Sie die Schnittstellen zur Buchhaltung und Warenwirtschaft aktivieren, um die automatisierte Datenübermittlung sicherzustellen.

Testen, schulen, starten

Bevor das Kassensystem live geht, sollten Sie es ausführlich testen – inklusive aller Zahlungsarten, der Belegausgabe sowie der täglichen Kassenabschlüsse. Parallel dazu empfiehlt sich eine Schulung des Personals im Umgang mit dem System. Wenn alle Funktionen zuverlässig laufen und das Team sicher im Umgang ist, steht einem erfolgreichen Start im Geschäftsbetrieb nichts mehr im Weg.

Welche Regelungen für elektronische POS-Systeme gelten in Deutschland ab 2025?

Die Verpflichtung, elektronische POS-Systeme an die Steuerbehörden zu melden, besteht für deutsche Unternehmen seit 2020. Dennoch liegt die Umsetzung seit mehreren Jahren auf Eis, weil die Regierung mit technischen Schwierigkeiten zu kämpfen hat. Im Juni 2024 kündigte das Bundesfinanzministerium schließlich Pläne an, ein entsprechendes Verfahren in allen Bundesländern einzuführen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen ihre Taxameter, Entfernungsmesser und elektronischen POS-Systeme in der EU melden. Wer „geschäftliche Transaktionen oder sonstige aufzeichnungspflichtige Prozesse mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst“, fällt unter § 146a (1) der AO. Betreiber/innen, die eine offene Ladenkasse verwenden, sind von der Meldepflicht ausgenommen. Ziel dieser Meldepflicht ist es, ein umfassendes Register zu erstellen, das den Steuerbehörden als Kontrollinstrument dienen kann; außerdem sollen Manipulation und Steuerhinterziehung eingedämmt werden. Im Falle einer fehlenden oder verspäteten Meldung riskieren Unternehmen Sanktionen wie Steuerschätzungen oder Geldstrafen.

Die Fristen hängen vom Zeitpunkt des Kaufs oder der Stilllegung ab:

• Elektronische POS-Systeme, die von einem Unternehmen vor dem 1. Juli 2025 erworben wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 registriert werden.
  
• Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 erworben, gemietet oder geleast wurden oder werden, müssen innerhalb eines Monats nach dem Kauf gemeldet werden.
  
• Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden oder werden, müssen ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
  

Wie sieht der Meldeprozess aus?

Unternehmen können ihre Kassensysteme über das Steuerportal ELSTER mit dem Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ melden. Alternativ können Sie eine XML-Datei hochladen oder Informationen aus einem entsprechenden Anmeldeformular übertragen, das über eine ERiC-Schnittstelle verfügt. Steuerberatungsbüros und Anbieter von spezieller POS-Software unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung und der Datenübermittlung.

Alle elektronischen POS-Geräte, die in einer festen Betriebsstätte verwendet werden, müssen in einer Meldung aufgeführt werden. Betreiber mit mehreren Standorten müssen für jeden Standort eine eigene Meldung einreichen. Gemäß Abschnitt 146a, Absatz 4 der AO sind die folgenden Informationen erforderlich:

• Name der/des Steuerpflichtigen und Steuernummer
  
• Typ des zertifizierten technischen Sicherheitsgeräts
  
• Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
  
• Seriennummer und Kaufdatum des elektronischen Aufzeichnungssystems
  
• Datum der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems (sofern zutreffend)