A partire da 1 gennaio 2025, le attività commerciali in Germania sono tenute a segnalare i propri sistemi elettronici di soluzione POS all'ufficio tributario. La norma riguarda diversi operatori, dal settore del commercio al dettaglio ai ristoranti. Sono molti coloro che devono agire subito per essere conformi a questa normativa.

In questo articolo scoprirai cosa sono i sistemi elettronici di soluzione POS, quali vantaggi offrono e come configurarli. Spiegheremo inoltre cosa è necessario sapere in merito agli obblighi di segnalazione previsti dalla legge.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono i sistemi elettronici di soluzione POS ?
  
• I sistemi elettronici di soluzione POS sono obbligatori in Germania?
  
• Perché scegliere i sistemi elettronici di soluzione POS?
  
• Come configurare un sistema di soluzione POS elettronico
  
• Quali sono le normative per i sistemi elettronici di soluzione POS in vigore in Germania a partire dal 2025?
  

Cosa sono i sistemi elettronici di soluzione POS?

Le attività che vendono prodotti o servizi in un negozio fisico possono utilizzare diverse configurazioni per il completamento della transazione, ad esempio una cassa aperta, un registratore di cassa classico o un sistema elettronico di soluzione POS.

Lo sviluppo dei sistemi di registratori di cassa

La cassa aperta rappresenta la forma più semplice di gestione della cassa. Il denaro contante non ha funzioni tecniche e funziona solo manualmente. Il cassetto o la cassa non memorizzano nulla in formato digitale, quindi la documentazione deve essere conservata su carta, ad esempio registrando manualmente le ricevute giornaliere in un libro cassa.

I registratori di cassa, invece, possono memorizzare elettronicamente le vendite. Registrano facilmente ricevute, prelievi o cancellazioni. Inoltre, i registratori tradizionali non dispongono di funzioni tecniche, di solito funzionano in modo indipendente e non sono collegati allo strumento di contabilità o di gestione dell'inventario dell'attività.

I sistemi elettronici di soluzione POS offrono funzionalità avanzate: combinano le funzioni di registratore di cassa con un'infrastruttura digitale. Sono in grado di registrare automaticamente tutti i pagamenti in contanti in entrata e in uscita, creare chiusure giornaliere e trasferirle direttamente al software di contabilità dell'attività. Possono anche svolgere funzioni quali la regolazione dei livelli di inventario, la gestione degli ordini o la gestione dei clienti. Queste funzioni rendono un sistema elettronico di soluzione POS una soluzione IT multifunzionale che collega il registratore di cassa alla contabilità e al controllo delle scorte.

Ambiti di richiesta di registrazione per i sistemi elettronici di soluzioni POS.

In Germania, i sistemi elettronici di soluzione POS sono utilizzati in settori come il commercio al dettaglio e la ristorazione. Sono particolarmente adatti ai settori in cui i clienti preferiscono pagare in contanti. Le attività beneficiano di una fattura sicura, mentre gli acquirenti apprezzano un processo di pagamento trasparente e affidabile. Sebbene le opzioni digitali stiano aumentando sempre più la loro diffusione, molti preferiscono ancora pagare in denaro contante. Secondo la Deutsche Bundesbank, la metà di tutte le transazioni nel 2023 è stata effettuata con banconote e monete.

I sistemi elettronici di soluzione POS sono adatti anche per i pagamenti senza contanti. In combinazione con soluzioni come Stripe Terminal, i pagamenti possono essere processati anche con carta di credito o girocard.

I sistemi elettronici di soluzione POS sono obbligatori in Germania?

In Germania non esiste un obbligo di carattere giuridico per l'adozione di sistemi elettronici di soluzione POS. Tuttavia, diverse regole lo rendono effettivamente indispensabile per molte attività.

È ancora consentito l'uso di casse aperte. In Germania, nei mercati settimanali o nel settore dell'artigianato si utilizzano semplici casse. Tuttavia, chiunque operi in questi ambiti deve seguire i principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico. (GoBD). I proprietari devono quindi conservare la documentazione procedurale che descrive in dettaglio la gestione del contante. Ogni vendita deve essere registrata in modo completo, accurato e tempestivo per rimanere tracciabile e inalterabile. Le attività con casse aperte devono documentare accuratamente ogni vendita; i totali annotati solo alla fine della giornata non sono sufficienti. Per coloro che hanno un volume elevato di transazioni in contanti, la gestione manuale del registro è difficilmente percorribile.

Chiunque utilizzi un registratore elettronico o basato su PC è anche soggetto alle disposizioni della Sezione 146a del Codice Fiscale tedesco (AO), in vigore dal 1° gennaio 2020. Richiede un sistema tecnico di sicurezza certificato che registri ogni voce del registro in modo continuativo, completo e a prova di manomissione. La configurazione comprende un modulo di sicurezza, un supporto di archiviazione e un'interfaccia digitale uniforme che consente l'esportazione dei dati. Questa normativa è integrata dall'ordinanza di sicurezza dei registratori di cassa (KassenSichV), che stabilisce ulteriori standard necessari per le apparecchiature elettroniche di soluzione POS.

Perché scegliere i sistemi POS elettronici?

Queste configurazioni offrono numerosi vantaggi sia ai clienti che alle attività. Ecco una Panoramica dei principali vantaggi:

Vantaggi per i clienti

Molteplici metodi di pagamento

Oltre al contante, i sistemi POS elettronici supportano generalmente i processi cashless. In questo senso, i clienti in Germania possono anche pagare tramite POS con carte di credito, girocard o tramite un'app per smartphone.

Transazioni più veloci

Il POS elettronico accelera il processo di acquisto rispetto alle casse aperte del negozio. Consente la scansione dei prodotti, la registrazione automatica degli importi nel registratore di cassa e il calcolo del resto in pochi secondi, agevolando il personale nella conclusione rapida delle vendite e riducendo le code.

Trasparenza

Gli acquirenti ottengono ricevute dettagliate e di facile lettura, che su richiesta possono anche essere rese disponibili digitalmente. Ciò rende più semplici e diretti i reclami e i cambi per i clienti, che possono così tenere traccia delle proprie spese.

Vantaggi per le attività

Processi efficienti e soddisfazione del cliente

I sistemi POS elettronici velocizzano il completamento della transazione e ne riducono la suscettibilità agli errori. Tempi di attesa ridotti possono aumentare la soddisfazione del cliente.

Contabilità automatizzata

Molte unità POS si collegano direttamente al software di contabilità o di gestione dell'inventario, trasferendo automaticamente le informazioni di vendita, i riepiloghi giornalieri e i movimenti delle scorte.

Trasparenza e pianificazione

Poiché ogni vendita viene registrata digitalmente, i dati sono sempre disponibili per l'analisi, facilitando il controllo quotidiano e la pianificazione a lungo termine.

Conformità legale

I sistemi POS elettronici aiutano le attività commerciali a soddisfare i requisiti di carattere giuridico. I registri a prova di manomissione aiutano, tra le altre cose, a prevenire problemi durante le revisioni.

Funzionalità aggiuntive

I moderni terminali POS non si limitano a incassare denaro. Funzioni aggiuntive come la gestione digitale del magazzino, strumenti integrati per i clienti o la prenotazione di tavoli e appuntamenti consentono di controllare e ottimizzare i processi operativi a livello centrale.

Come configurare un sistema POS elettronico

L'avvio di una configurazione POS elettronica richiede un'attenta pianificazione. I titolari di attività commerciali devono considerare i seguenti passaggi:

Determinare i requisiti

Il primo passo è definire i requisiti specifici che il sistema POS elettronico deve soddisfare. Ecco alcune domande chiave da porti:

• Quali metodi di pagamento vorresti offrire ai tuoi clienti?
  
• Di quanti punti POS hai bisogno?
  
• Sono necessari lettori di carte mobili?
  
• La soluzione POS deve essere collegata alla contabilità o alla gestione della merce dell'azienda?
  

Selezionare il tipo di sistema

In questo passaggio, hai due opzioni tra cui scegliere:

• Completamento della transazione su PC: installa il programma POS su un computer e collega i componenti hardware. Uno dei vantaggi è che puoi scegliere fornitori diversi per il software e l'hardware, purché siano compatibili tra loro.
  
• Completamento della transazione chiuso: qui, il fornitore coordina strettamente l'hardware e il software. La configurazione offre un'eccellente stabilità del sistema, ma limita l'intercambiabilità dei singoli componenti.
  

Assemblare l'hardware

Entrambi i tipi possono essere collegati a dispositivi aggiuntivi. La selezione di questi dipende, tra le altre cose, dal tuo settore, nonché dalle caratteristiche desiderate. I componenti tipici di un sistema POS elettronico includono:

• Scanner per articoli o Codici QR
  
• Bilancia
  
• Display del registratore di cassa o touchscreen
  
• Cassetto del registratore di cassa
  
• Stampante per ricevute
  

Se vuoi accettare carte o wallet, aggiungi un lettore. Stripe Terminal offre opzioni precertificate come S700 o dispositivi mobili come BBPOS WisePad 3. Tuttavia, è possibile offrire il pagamento cashless anche senza un dispositivo aggiuntivo. È inoltre possibile abilitare Tap to Pay su iPhone o Android senza un hardware aggiuntivo e integrarli nella tua contabilità.

Configurare il tuo software

L'installazione dell'hardware è seguita dalla configurazione del software POS. Ciò include, tra l'altro, la memorizzazione dei dati delle voci e dei prezzi, nonché l'impostazione della corretta aliquota fiscale. È inoltre necessario attivare le interfacce per la contabilità e l'inventario per garantire la trasmissione automatizzata dei dati.

Testare, formare e iniziare

Prima del lancio, testa ampiamente il POS. Verifica ogni opzione di pagamento, controlla la stampa della ricevuta e assicurati che le voci di cassa giornaliere siano accurate. Allo stesso tempo, è una buona idea formare il personale su come utilizzare il sistema per aiutare il team ad acquisire sicurezza prima dell'inizio delle attività commerciali.

Quali normative regolano i sistemi POS elettronici in vigore in Germania dal 2025?

L'obbligo di segnalare i sistemi POS elettronici alle autorità fiscali è in vigore dal 2020 per le aziende tedesche. Tuttavia, l'applicazione è stata sospesa per diversi anni a causa delle difficoltà tecniche incontrate dal governo. Nel giugno 2024, il Ministero federale delle Finanze ha annunciato piani per introdurre una procedura corrispondente in tutti gli stati federali.

Dal 1° gennaio 2025, le aziende tedesche sono tenute a segnalare i loro tassametri UE, i contatori di distanza e i sistemi POS elettronici. Chiunque “registri operazioni commerciali o altri processi soggetti a registrazione mediante un sistema di registrazione elettronico” rientra nell’ambito di applicazione 146a (1), dell’AO. Sono esenti gli operatori che utilizzano una cassa aperta. L'obiettivo di questo obbligo di segnalazione è quello di creare un registro completo che possa fungere da strumento di controllo per le autorità fiscali e di contrastare la manipolazione e l'evasione fiscale. In caso di mancata o tardiva segnalazione, le aziende rischiano sanzioni, come accertamenti d’ufficio o multe.

Le scadenze dipendono dal momento dell'acquisto o della dismissione:

• I sistemi POS elettronici acquistati da un'attività prima del 1° luglio 2025 devono essere registrati entro il 31 luglio 2025.
  
• I sistemi acquistati, noleggiati o presi in leasing dopo il 1° luglio 2025 devono essere segnalati entro un mese dall’acquisto.
  
• Anche i sistemi che vengono dismessi dopo il 1° luglio 2025 devono essere segnalati entro un mese.
  

Qual è il processo di segnalazione?

Le imprese possono segnalare i loro sistemi di cassa tramite il portale fiscale ELSTER utilizzando il modulo “Procedura di notifica ai sensi dell’articolo 146a, paragrafo 4, dell’AO”. In alternativa, è possibile caricare un file XML o trasferire le informazioni da un’applicazione compatibile con l’interfaccia ERiC. I consulenti fiscali e i fornitori di software POS specializzati offrono supporto per l’implementazione tecnica e la trasmissione dei dati.

Tutti i dispositivi POS elettronici utilizzati in una stabile organizzazione devono essere elencati in un’unica comunicazione. Gli operatori con più sedi devono presentare una segnalazione separata per ciascuna sede. Ai sensi dell’articolo 146a, paragrafo 4, dell’AO, sono richieste le seguenti informazioni:

• Nome e identificativo fiscale del contribuente
  
• Tipo di dispositivo tecnico di sicurezza certificato
  
• Tipo e numero di sistemi di registrazione elettronica
  
• Numero di serie e data di acquisto del sistema di registrazione elettronica
  
• Data di disattivazione del sistema di registrazione elettronica (se applicabile)