Desde 1º de janeiro de 2025, as empresas na Alemanha são obrigadas a comunicar seus sistemas eletrônicos de ponto de venda (POS) ao órgão tributário. A regra afeta vários operadores, desde varejistas até restaurantes. Muitos precisam tomar medidas agora para cumprir o regulamento.

Neste artigo, você aprenderá o que são sistemas POS eletrônicos, quais as vantagens que eles oferecem e como configurá-los, além de explicar o que você precisa saber sobre o requisito de relatórios jurídicos.

O que há neste artigo?

• O que são sistemas POS eletrônicos?
  
• Os sistemas eletrônicos POS são obrigatórios na Alemanha?
  
• Por que escolher sistemas POS eletrônicos?
  
• Como configurar um sistema POS eletrônico
  
• Quais regulamentos para sistemas eletrônicos POS são aplicáveis na Alemanha a partir de 2025?
  

O que são sistemas POS eletrônicos?

As empresas que vendem produtos ou serviços em uma loja física podem usar várias configurações de checkout, como uma caixa registradora aberta, uma caixa registradora clássica ou um sistema POS eletrônico.

O desenvolvimento dos sistemas de caixa registradora

A caixa aberta é a forma mais simples de gerenciar a caixa registradora. As moedas rígidas não têm funções técnicas e só funcionam manualmente. A gaveta ou caixa não armazena nada digitalmente, portanto a documentação deve ser mantida em papel, por exemplo, registrando os rendimentos diários à mão em uma caixa registradora.

As caixas registradoras, por outro lado, podem armazenar vendas eletronicamente, registrando facilmente rendimentos, levantamentos ou cancelamentos. Além disso, as caixas registradoras tradicionais carecem de funções técnicas, normalmente funcionando de forma independente e não estão conectadas à ferramenta de contabilidade ou gestão de inventários da empresa.

Os sistemas POS eletrônicos vão muito além: eles combinam funções de registro com infraestrutura digital. Eles são capazes de registrar automaticamente todos os pagamentos em dinheiro que entram e saem, criar fechamentos diários e transferi-los diretamente para o software de contabilidade da empresa. Eles também podem executar funções como ajuste de níveis de estoque, processamento de pedidos ou gerenciamento de clientes. Esses recursos tornam um sistema POS eletrônico uma solução de TI multifuncional que vincula o registro à contabilidade e controle de estoque.

Áreas de inscrição para sistemas POS eletrônicos

Na Alemanha, os sistemas POS eletrônicos são utilizados em setores como o varejo e catering. Eles são particularmente adequados para setores em que os clientes preferem pagar em dinheiro. As empresas se beneficiam de um faturamento seguro, enquanto os compradores apreciam um processamento de pagamentos transparente e confiável. Embora as opções digitais estejam se tornando cada vez mais populares, muitos ainda preferem pagar em dinheiro. De acordo com o Deutsche Bundesbank, metade de todas as transações em 2023 foram feitas com notas e moedas.

Os sistemas POS eletrônicos também são adequados para pagamentos sem dinheiro. Em combinação com soluções como o Stripe Terminal, os pagamentos também podem ser processados por cartão de crédito ou débito.

Os sistemas eletrônicos POS são obrigatórios na Alemanha?

Em geral, não há obrigação jurídica para adotar sistemas POS eletrônicos na Alemanha, mas várias regras tornam isso uma necessidade para muitas empresas.

Ainda é permitido utilizar caixas registradoras abertas. Caixas registradoras simples são utilizadas em feiras semanais ou no setor de artesanato em toda a Alemanha. No entanto, quem comercializa nesses locais deve seguir os princípios para a gestão e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico (GoBD). Os proprietários precisam, portanto, manter uma documentação processual detalhando o manuseio do dinheiro. Todas as vendas devem ser registradas de forma completa, precisa e imediata para permanecerem rastreáveis e inalteráveis. As empresas com caixas registradoras abertas devem documentar cuidadosamente cada venda; os totais anotados apenas no final do dia não são suficientes. Para aqueles com um alto volume de transações em dinheiro, o gerenciamento manual do registro é praticamente inviável.

Qualquer pessoa que use um registo eletrônico ou baseado em PC também está sujeita às disposições da Seção 146a do Código Fiscal Alemão (AO), em vigor desde 1º de janeiro de 2020. Ela exige um sistema de segurança técnica que registre todas as entradas do registro de forma inviolável, completa e contínua. A configuração consiste em um módulo de segurança, meio de armazenamento e uma interface digital uniforme que permite a exportação de dados. Esta regulamentação é complementada pela Portaria de Segurança de Caixas Registradoras (KassenSichV), que estabelece novas normas necessárias para equipamentos eletrônicos POS.

Por que escolher sistemas POS eletrônicos?

Essas configurações oferecem várias vantagens para clientes e empresas, com uma visão geral dos principais benefícios:

Vantagens para os clientes

Várias formas de pagamento

Além do dinheiro, os sistemas POS eletrônicos geralmente suportam processos sem dinheiro. Nesse sentido, os clientes na Alemanha também podem pagar no POS com cartões de crédito, girocards ou através de um aplicativo para smartphone.

Transações mais rápidas

A tecnologia POS eletrônica agiliza as compras em comparação com os caixas abertos das lojas. Ela escaneia os produtos, registra automaticamente os valores no caixa e calcula o troco em segundos, ajudando os funcionários a concluir as vendas rapidamente e reduzir as filas.

Transparência

Os compradores recebem recibos detalhados e de fácil leitura, que também podem ser disponibilizados digitalmente, mediante solicitação, facilitando as reclamações e trocas para que os clientes mantenham os gastos.

Vantagens para empresas

Processos eficientes e satisfação do cliente

Os sistemas POS eletrônicos aceleram o processo de checkout e reduzem a suscetibilidade a erros. A redução do tempo de espera pode aumentar a satisfação do cliente.

Contabilidade automatizada

Muitas unidades POS conectam-se diretamente a softwares de contabilidade ou gestão de estoque, transferindo automaticamente informações de vendas, resumos diários e movimentações de estoque.

Transparência e planejamento

Como todas as vendas são registradas digitalmente, os números estão sempre disponíveis para análise, auxiliando na supervisão diária e no planejamento de longo prazo.

Conformidade jurídica

Os sistemas POS eletrônicos ajudam as empresas a cumprir os requisitos legais. Os registros à prova de adulteração ajudam a evitar problemas durante as auditorias, entre outras coisas.

Recursos adicionais

As modernas unidades POS fazem muito mais do que apenas receber pagamentos. Funções adicionais, como gerenciamento digital de estoque, ferramentas integradas para clientes ou agendamento de horários e reservas, permitem que os processos operacionais sejam controlados e aperfeiçoados de forma centralizada.

Como configurar um sistema POS eletrônico

A implementação de um sistema POS eletrônico requer um planejamento cuidadoso. Os empresários devem considerar as seguintes etapas:

Determine os requisitos

O primeiro passo é definir os requisitos específicos que o sistema POS eletrônico deve atender. Aqui estão algumas perguntas importantes a serem feitas:

• Quais formas de pagamento você gostaria de oferecer aos seus clientes?
  
• Quantos pontos POS você precisa?
  
• São necessários leitores de cartões móveis?
  
• O sistema POS deve estar ligado à contabilidade ou gestão de mercadorias da empresa?
  

Selecione o tipo de sistema

Nesta etapa, você tem duas opções para escolher:

• Checkout por PC: Instale o programa POS em um computador e conecte os componentes de hardware a ele. Uma vantagem aqui é que você pode escolher diferentes fornecedores para o software e o hardware, desde que sejam compatíveis entre si.
  
• Checkout fechado: Aqui, o fornecedor coordena de perto o hardware e o software. A configuração oferece excelente estabilidade do sistema, mas restringe a intercambiabilidade de peças individuais.
  

Monte o hardware

Ambos os tipos podem ser conectados a dispositivos adicionais. A seleção desses dispositivos depende, entre outras coisas, do seu setor de atividade, bem como dos recursos desejados. Os componentes típicos de um sistema POS eletrônico incluem:

• Digitalizador de itens ou códigos QR
  
• Escala
  
• Tela de caixa registadora ou tela sensível ao toque
  
• Gaveta de caixa registadora
  
• Impressora de recibos
  

Se você deseja aceitar cartões ou carteiras digitais, adicione um leitor. O Stripe Terminal oferece opções pré-certificadas, como o S700 ou dispositivos móveis, como o BBPOS WisePad 3. No entanto, também é possível oferecer pagamentos sem dinheiro sem um dispositivo adicional. Você também pode ativar o Tap to Pay no iPhone ou Android sem hardware extra e integrá-los à sua contabilidade.

Configure seu software

A instalação de hardware é seguida pela configuração do software POS. Isso inclui, entre outras coisas, o armazenamento de dados de item e preços, bem como a definição das taxas de impostos corretas. Você também precisa ativar as interfaces para contabilidade e inventário para garantir a transmissão automatizada de dados.

Teste, treine e comece

Antes do lançamento, teste o POS extensivamente. Verifique todas as opções de checkout, verifique a impressão do recibo e certifique-se de que as entradas de caixa diárias sejam precisas. Ao mesmo tempo, é recomendável treinar a equipe sobre como usar o sistema para ajudar sua equipe a construir confiança antes do início das operações da empresa.

Quais regulamentos para sistemas POS eletrônicos se aplicam na Alemanha a partir de 2025?

A obrigação de declarar os sistemas POS eletrônicos às autoridades fiscais está em vigor para as empresas alemãs desde 2020. No entanto, a aplicação da lei foi suspensa há vários anos devido a dificuldades técnicas enfrentadas pelo governo. Em junho de 2024, o Ministério Federal das Finanças finalmente anunciou planos de revogar um procedimento correspondente em todos os estados federais.

Desde 1º de janeiro de 2025, as empresas alemãs têm de declarar seus taxímetros, medidores de distância e sistemas POS eletrônicos da União Europeia. Qualquer pessoa que “registre transações empresariais ou outros processos sujeitos a registro usando um sistema de registro eletrônico” está sujeita à Seção 146a (1) do AO. Os operadores que usam um cartão aberto estão isentos. O objetivo dessa exigência de declaração é criar um registro abrangente que possa servir como instrumento de controle para as autoridades fiscais; ela também visa coibir a manipulação e a evasão fiscal. Em caso de falta ou atraso na declaração, as empresas correm o risco de sofrer sanções, como estimativas de impostos ou multas.

Os prazos dependem do momento da compra ou desativação:

• Os sistemas POS eletrônicos adquiridos por uma empresa antes de 1º de julho de 2025 devem ser registrados até 31 de julho de 2025.
  
• Os sistemas adquiridos, alugados ou arrendados após 1º de julho de 2025 devem ser comunicados no prazo de um mês após a compra.
  
• Os sistemas que forem desativados após 1º de julho de 2025 também deverão ser comunicados no prazo de um mês.
  

Qual é o processo de elaboração de relatórios?

As empresas podem declarar seus sistemas de caixa através do portal de impostos ELSTER utilizando o formulário “Procedimento de notificação de acordo com a Seção 146a, Parágrafo 4 do AO”. Alternativamente, carregue um arquivo XML ou transfira informações de uma inscrição apropriada que tenha uma interface ERiC. Os consultores fiscais e fornecedores de software especial de POS oferecem suporte para a implementação técnica e a transmissão de dados.

Todos os dispositivos POS eletrônicos utilizados em um estabelecimento permanente precisam ser listados em um único aviso. Os operadores com vários locais devem apresentar um relatório separado por local. De acordo com a Seção 146a, Parágrafo 4 do AO, as seguintes informações são exigidas:

• Nome e número fiscal do contribuinte
  
• Tipo de dispositivo de segurança técnico certificado
  
• Tipo e número de sistemas de gravação eletrônica
  
• Número de série e data de compra do sistema de gravação eletrônica
  
• Data de desativação do sistema de registro eletrônico (se aplicável)