Depuis le 1er janvier 2025 , les entreprises allemandes sont tenues de déclarer leurs systèmes électroniques de point de vente (PDV) à l'administration fiscale. Cette règle concerne plusieurs opérateurs, du commerce en ligne à la restauration. Nombre d'entre eux doivent prendre des mesures dès maintenant pour se conformer à la réglementation.

Dans cet article, vous apprendrez ce que sont les systèmes de PDV électronique, quels sont leurs avantages et comment les mettre en place. Nous vous expliquerons également ce que vous devez savoir sur l'obligation juridique de déclaration.

Qu'y a-t-il dans cet article ?

• Qu'est-ce qu'un système de PDV électronique ?
  
• Les systèmes de PDV électroniques sont-ils obligatoires en Allemagne ?
  
• Pourquoi choisir un système de PDV électronique ?
  
• Comment mettre en place un système de PDV électronique
  
• Quelles seront les règles applicables aux systèmes de PDV électroniques en Allemagne à partir de 2025 ?
  

Qu'est-ce qu'un système de point de vente électronique ?

Les entreprises qui vendent des produits ou des services dans un magasin physique peuvent utiliser différents systèmes de paiement, tels qu'une caisse ouverte, une caisse enregistreuse classique ou un système de point de vente électronique.

Le développement des systèmes de caisse

La caisse ouverte est la forme la plus simple de gestion de la caisse. La monnaie forte n'a pas de fonctions techniques et fonctionne uniquement manuellement. Le tiroir ou la boîte ne stocke rien numériquement, de sorte que la documentation doit être conservée sur papier - par exemple, en enregistrant les recettes quotidiennes à la main dans un livre de caisse.

Les caisses enregistreuses, quant à elles, peuvent stocker les ventes électroniquement. Elles enregistrent facilement les recettes, les retraits ou les annulations. En outre, les caisses traditionnelles manquent de fonctions techniques ; elles fonctionnent généralement de manière autonome et ne sont pas reliées à l'outil de comptabilité ou de gestion des stocks de l'entreprise.

Les systèmes de point de vente électroniques vont beaucoup plus loin : ils combinent les fonctions de la caisse avec l'infrastructure numérique. Ils sont capables d'enregistrer automatiquement tous les transferts de fonds entrants et sortants, de créer des clôtures quotidiennes et de les transférer directement au logiciel de comptabilité de l'entreprise. Ils peuvent également assurer des fonctions telles que l'ajustement des niveaux de stock, le traitement des commandes ou la gestion des clients. Ces caractéristiques font d'un système de point de vente électronique une solution informatique multifonctionnelle liant la caisse enregistreuse à la comptabilité et au contrôle des stocks.

Domaines d'application des systèmes électroniques de point de vente

En Allemagne, les systèmes de point de vente électroniques sont utilisés dans des secteurs tels que le commerce de détail et la restauration. Ils sont particulièrement adaptés aux secteurs où les clients préfèrent payer en espèces. Les entreprises bénéficient d'une facturation sécurisée, tandis que les acheteurs apprécient la transparence et la fiabilité du traitement des paiements ( ). Bien que les options numériques soient de plus en plus populaires, nombreux sont ceux qui préfèrent encore payer en monnaie forte. Selon la Deutsche Bundesbank, la moitié de toutes les transactions en 2023 ont été effectuées avec des billets de banque et des pièces de monnaie.

Les systèmes de point de vente électroniques conviennent également aux paiements sans numéraire. En combinaison avec des solutions telles que Stripe Terminal, les paiements peuvent également être traités par carte de crédit ou girocard.

Les systèmes de PDV électroniques sont-ils obligatoires en Allemagne ?

En Allemagne, il n'y a généralement pas d'obligation juridique d'adopter un système de PDV électronique. Cependant, diverses règles en font une nécessité pour de nombreuses entreprises.

Une caisse ouverte est toujours autorisée. De simples caisses apparaissent sur les marchés hebdomadaires ou dans le secteur de l'artisanat dans toute l'Allemagne. Cependant, toute personne exerçant une activité commerciale dans ce pays doit respecter les principes relatifs à la gestion et au stockage corrects des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD). Les propriétaires doivent donc tenir à jour des documents de procédure détaillant leurs opérations de caisse. Chaque vente doit être enregistrée de manière complète, précise et rapide afin de rester traçable et inaltérable. Les entreprises disposant de caisses ouvertes doivent soigneusement documenter chaque vente ; les totaux notés uniquement à la fin de la journée ne suffiront pas. Pour ceux qui effectuent un grand nombre de transactions en espèces, la gestion manuelle de la caisse enregistreuse est difficilement réalisable.

Toute personne utilisant un registre électronique ou sur PC établi est également soumise aux dispositions de l'article 146a du code fiscal allemand (AO), qui est en vigueur depuis le 1er janvier 2020. Elle exige un système de sécurité technique certifié qui enregistre chaque entrée du registre de manière inviolable, complète et continue. Le système se compose d'un module de sécurité, d'un support de stockage et d'une interface numérique uniforme qui permet l'exportation des données. Cette réglementation est complétée par l'ordonnance sur la sécurité des caisses enregistreuses (KassenSichV), qui définit d'autres normes nécessaires pour les équipements électroniques des PDV.

Pourquoi choisir des systèmes de points de vente électroniques ?

Ces configurations offrent plusieurs avantages à la fois aux clients et aux entreprises. Voici un aperçu des principaux avantages :

Avantages pour les clients

Divers moyens de paiement

Au-delà des espèces, les systèmes de PDV électroniques prennent généralement en charge les processus dématérialisés. En ce sens, les clients allemands peuvent également payer au PDV avec des cartes de crédit, des girocards ou via une application pour smartphone.

[Transactions plus rapides
La technologie de PDV électronique accélère les achats par rapport aux paiements en magasin ouvert. Elle scanne les marchandises, enregistre automatiquement les montants dans la caisse et calcule la variation en quelques secondes, ce qui permet au personnel de finaliser les ventes rapidement et de réduire les files d'attente.

Transparence

Les acheteurs reçoivent des reçus détaillés et faciles à lire, qui peuvent également être disponibles en ligne sur demande. Les réclamations et les échanges permettent aux clients de suivre leurs dépenses plus facilement et facilement.

Avantages pour les entreprises

Processus efficaces et satisfaction des clients

Les systèmes de PDV électroniques accélèrent le paiement et réduisent leur vulnérabilité aux erreurs. Un temps d’attente réduit peut augmenter la satisfaction des clients.

Comptabilité automatisée

De nombreuses unités de PDV se connectent directement à un logiciel de comptabilité ou de gestion des stocks, transférant automatiquement les informations de vente, les récapitulatifs quotidiens et les mouvements de stock.

Transparence et planification

Chaque vente étant enregistrée numériquement, les chiffres sont toujours disponibles pour analyse, ce qui facilite la surveillance quotidienne et la planification à long terme.

Conformité juridique
Les systèmes de PDV électroniques aident les entreprises à répondre aux exigences légales. Les dossiers inviolables permettent notamment d’éviter les problèmes lors des audits.

Fonctionnalités supplémentaires

Les unités de PDV modernes font bien plus que collecter de l'argent. Des fonctions supplémentaires telles que la gestion numérique des entrepôts, les outils clients intégrés ou la planification des tables et des rendez-vous permettent de contrôler et d'affiner les processus opérationnels de manière centralisée.

Mise en place d’un système de PDV électronique

Le lancement d'une configuration de PDV électronique nécessite une planification minutieuse. Les propriétaires d'entreprise doivent tenir compte des étapes suivantes :

Déterminer les exigences

La première étape consiste à définir les exigences spécifiques auxquelles le système de PDV électronique doit répondre. Voici quelques questions clés à se poser :

• Quels moyens de paiement souhaitez-vous proposer à vos clients ?
  
• De combien de points de vente avez-vous besoin ?
  
• Les lecteurs de cartes mobiles sont-ils requis ?
  
• Le système de points de vente doit-il être lié à la comptabilité ou à la gestion des marchandises de l’entreprise ?
  

Sélectionnez le type de système

À cette étape, vous avez le choix entre deux options :

• Paiement PC : installez le programme de PDV sur un ordinateur et connectez-y des composants matériels. Un avantage ici est que vous pouvez choisir différents fournisseurs pour le logiciel et le matériel, à condition qu’ils soient compatibles entre eux.
  
• Paiement fermé : ici, le prestataire coordonne étroitement le matériel et le logiciel. La configuration offre une excellente stabilité du système mais restreint l’interchangeabilité des pièces individuelles.
  

Assembler le matériel

Les deux types peuvent se connecter à des appareils supplémentaires. La sélection de ceux-ci dépend, entre autres, de votre secteur, ainsi que des fonctionnalités souhaitées. Les composants typiques d'un système de PDV électronique comprennent :

• Scanner pour les articles ou les codes QR
  Développement
  
• Affichage de la caisse ou écran tactile
  
• Tiroir caisse
  
• imprimante de reçus.
  

Si vous souhaitez accepter des cartes ou des portefeuilles électroniques, ajoutez un lecteur. Stripe Terminal propose des options précertifiées comme le S700 ou des appareils mobiles comme le BBPOS WisePad 3. Il est toutefois également possible de proposer le paiement dématérialisé sans appareil supplémentaire. Vous pouvez également activer Tap to Pay sur iPhone ou Android sans matériel supplémentaire et les intégrer à votre comptabilité.

Configurer votre logiciel

L'installation du matériel est suivie de la configuration du logiciel de PDV. Cela comprend, entre autres, le stockage des données et des prix des articles ainsi que la définition des taux taxés corrects. Vous devez également activer les interfaces de comptabilité et d'inventaire pour assurer la transmission automatisée des données.

Tester, former et démarrer

Avant le lancement, testez abondamment le PDV. Vérifiez chaque option de paiement, vérifiez l’impression des reçus et assurez-vous que les écritures de trésorerie quotidiennes sont exactes. En même temps, il est bon de former le personnel à l’utilisation du système pour aider votre équipe à renforcer la confiance avant le début des activités commerciales.

Quelles sont les réglementations applicables aux systèmes de point de vente électroniques en Allemagne à partir de 2025 ?

L'obligation de déclarer les systèmes de point de vente électroniques à l'administration fiscale est en place pour les entreprises allemandes depuis 2020. Néanmoins, l'application a été suspendue pendant plusieurs années en raison de difficultés techniques rencontrées par le gouvernement. Sur juin 2024, le ministère fédéral des Finances a finalement annoncé qu'il prévoyait de mettre en place une procédure correspondante dans tous les États fédéraux.

Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises allemandes doivent déclarer leurs taximètres, compteurs de distance et systèmes de point de vente électroniques de l'Union européenne. Toute personne qui « enregistre des transactions commerciales ou d'autres processus susceptibles d'être enregistrés à l'aide d'un système d'enregistrement électronique » relève de la Section 146a (1) de l'AO. Les opérateurs utilisant une caisse ouverte sont exemptés. L'objectif de cette obligation de déclaration est de créer un registre complet pouvant servir d'instrument de contrôle pour les autorités fiscales ; elle vise également à freiner la manipulation et l'évasion fiscale. En cas d'absence de déclaration ou de déclaration tardive, les entreprises s'exposent à des sanctions, telles que des estimations ou des amendes.

Les délais dépendent de la date d'achat ou de déclassement :

• Les systèmes de point de vente électroniques achetés par une entreprise avant le 1er juillet 2025 doivent être enregistrés avant le 31 juillet 2025.
  
• Les systèmes acquis, loués ou pris en crédit-bail après le 1er juillet 2025 doivent être déclarés dans le mois suivant l'achat.
  
• Les systèmes mis hors service après le 1er juillet 2025 doivent également être déclarés dans un délai d'un mois.
  

Quelle est la procédure d'établissement des rapports ?

Les entreprises peuvent déclarer leurs systèmes de caisse via le portail fiscal ELSTER en utilisant le formulaire d'inscription « Procédure de notification conformément à l'article 146a, alinéa 4 de l'AO ». Il est également possible de télécharger un fichier XML ou de transférer des informations à partir d'une application appropriée dotée d'une interface ERiC. Les conseillers fiscaux et les fournisseurs de logiciels de points de vente spéciaux offrent une assistance pour la mise en œuvre technique et la transmission des données.

Tous les terminaux de paiement électroniques utilisés dans un établissement permanent doivent être répertoriés dans une seule déclaration. Les opérateurs disposant de plusieurs sites doivent déposer une déclaration distincte pour chaque site. Conformément à l'article 146a, paragraphe 4 de l'AO, les informations suivantes sont requises :

• Nom et numéro d'identification fiscale du contribuable
  
• Type de dispositif technique de sécurité certifié
  
• Type et nombre de systèmes d'enregistrement électronique
  
• Numéro de série et date d'achat du système d'enregistrement électronique
  
• Date de mise hors service du système d'enregistrement électronique (le cas échéant)