À compter du 1er janvier 2025, les entreprises allemandes sont tenues de déclarer leurs systèmes de point de vente électronique (PDV) au bureau des services fiscaux. La règle touche plusieurs opérateurs, du commerce de détail à la restauration. De nombreuses personnes doivent agir maintenant pour respecter le règlement.

Dans cet article, vous apprendrez ce que sont les systèmes de PDV électroniques, quels avantages ils offrent et comment les configurer. Nous vous expliquerons également ce que vous devez savoir sur l’obligation de déclaration juridique.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un système de PDV électronique?
  
• Les systèmes de PDV électronique sont-ils obligatoires en Allemagne?
  
• Pourquoi choisir des systèmes de PDV électronique?
  
• Comment mettre en place un système de PDV électronique
  
• Quelles réglementations pour les systèmes de PDV électroniques s'appliqueront en Allemagne à partir de 2025?
  

Qu’est-ce qu’un système de PDV électronique?

Les entreprises qui vendent des produits ou des services dans un magasin physique peuvent utiliser diverses configurations de paiement, telles qu’une caisse ouverte, une caisse enregistreuse classique ou un système de PDV électronique.

Le développement des systèmes de caisse enregistreuse

La caisse à ciel ouvert est la forme la plus simple de gestion de la caisse enregistreuse. Les devises fortes n’ont pas de fonctions techniques et ne fonctionnent que manuellement. Le tiroir ou la boîte ne stocke rien numériquement, de sorte que la documentation doit être conservée sur papier, par exemple en enregistrant les reçus quotidiens à la main dans un livre de caisse.

Les caisses enregistreuses, quant à elles, peuvent stocker les ventes par voie électronique. Elles enregistrent facilement les reçus, les retraits ou les annulations. De plus, les registres traditionnels manquent de fonctions techniques, travaillent généralement de manière indépendante et ne sont pas connectés à l’outil de comptabilité ou de gestion des stocks de l’entreprise.

Systèmes de point de vente électroniques PDV vont beaucoup plus loin : ils combinent des fonctions de registre avec une infrastructure numérique. Ils sont en mesure d’enregistrer automatiquement tous les paiements en espèces entrants et sortants, de créer des clôtures quotidiennes et de les transfert directement vers le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Ils peuvent également effectuer des fonctions telles que l’ajustement des niveaux de stock, la gestion des commandes ou la gestion des clients. Ces caractéristiques font d’un système de PDV électronique une solution informatique multifonctionnelle liant la caisse à la tenue de la comptabilité et au contrôle des stocks.

Champs d’application pour les systèmes de PDV électronique

En Allemagne, les systèmes de PDV électroniques sont utilisés dans des secteurs tels que le commerce de détail et la restauration. Ils sont particulièrement adaptés aux secteurs où les clients préfèrent payer en espèces. Les entreprises profitent d’une facturation sécurisées, tandis que les acheteurs apprécient la transparence, un traitement fiable des paiements. Bien que les options numériques soient de plus en plus populaires, beaucoup préfèrent encore payer en devises fortes. Selon la Deutsche Bundesbank, la moitié de toutes les transactions en 2023 ont été réalisés avec des billets de banque et des pièces de monnaie.

Les systèmes de point de vente électroniques PDV conviennent également aux paiements dématérialisés. En combinaison avec des solutions telles que Stripe Terminal, les paiements peuvent également être traités par carte de crédit ou girocard.

Les systèmes de PDV électronique sont-ils obligatoires en Allemagne?

En Allemagne, il n’y a généralement pas d’obligation juridique d’adopter des systèmes de PDV électroniques. Pourtant, diverses règles en font une nécessité pour de nombreuses entreprises.

Une caisse à ciel ouvert est toujours autorisée. De simples caisses apparaissent sur les marchés hebdomadaires ou dans le secteur de l’artisanat dans toute l’Allemagne. Cependant, toute personne qui fait du commerce ici doit suivre les principes de gestion et d’entreposage appropriés des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD). Les propriétaires doivent donc tenir à jour une documentation procédurale détaillant leur manipulation de l’argent. Chaque vente doit être enregistrée de manière complète, précise et rapide pour rester traçable et inaltérable. Les entreprises ayant des caisses ouvertes doivent documenter soigneusement chaque vente. Les totaux notés seulement à la fin de la journée ne suffiront pas. Pour ceux qui ont un volume élevé de transactions en espèces, la gestion manuelle des registres n’est guère réalisable.

Toute personne utilisant un registre électronique ou établi sur PC est également soumise aux dispositions de l’Article 146a du Code fiscal allemand (AO), qui est en place depuis1er janvier 2020. Il nécessite un système de sécurité technique qui enregistre chaque entrée de registre de manière infalsifiable, complète et continue. La configuration se compose d’un module de sécurité, d’un support de stockage et d’une interface numérique uniforme qui permet l’exportation des données. Cette réglementation est complétée par l’ordonnance sur la sécurité des caisses enregistreuses (KassenSichV), qui établit d’autres normes nécessaires pour les équipements de PDV électroniques.

Pourquoi choisir des systèmes PDV électroniques?

Ces configurations offrent plusieurs avantages à la fois aux clients et aux entreprises. Voici un aperçu des principaux avantages :

Avantages pour les clients

Divers modes de paiement

Au-delà de l’argent liquide, les systèmes électroniques de PDV soutiennent généralement les processus dématérialisés. Dans ce sens, les clients en Allemagne peuvent également payer au PDV avec des cartes de crédit, des girocards, ou via une application pour téléphone intelligent.

Transactions plus rapides

La technologie de PDV électronique accélère les achats par rapport aux paiements en magasin ouvert. Elle scanne les marchandises, enregistre automatiquement les montants dans la caisse et calcule la monnaie en quelques secondes, aidant ainsi le personnel à terminer rapidement les ventes et à réduire les files d’attente.

Transparence

Les acheteurs reçoivent des reçus détaillés et faciles à lire, qui peuvent également être mis à leur disposition sous forme numérique sur requête, ce qui leur permet de suivre plus facilement et facilement leurs catégories de dépenses.

Avantages pour les entreprises

Processus efficaces et satisfaction de la clientèle

Les systèmes de PDV électroniques accélèrent le paiement et réduisent leur vulnérabilité aux erreurs. Des temps d’attente réduits peuvent augmenter la satisfaction client.

Comptabilité automatisée

De nombreuses unités de PDV s’associent directement à un logiciel de comptabilité ou de gestion des stocks, qui transfère automatiquement les données sur les ventes, les résumés quotidiens et les mouvements des stocks.

Transparence et planification

Chaque vente étant enregistrée numériquement, les chiffres sont toujours disponibles pour analyse, ce qui facilite la surveillance quotidienne et la planification à long terme.

Conformité juridique

Les systèmes de PDV électroniques aident les entreprises à respecter les exigences juridiques. Les enregistrements inviolables permettent notamment d’éviter les problèmes lors des audits.

Fonctionnalités supplémentaires

Les unités de PDV modernes font beaucoup plus que collecter de l’argent. Des fonctions supplémentaires telles que la gestion d’entrepôt numérique, les outils clients intégrés ou la prise de rendez-vous permettent de contrôler et d’affiner les processus opérationnels de manière centralisée.

Comment mettre en place un système de PDV électronique

Le lancement d’une configuration d’un système de PDV électronique nécessite une planification minutieuse. Les propriétaires d’entreprise doivent tenir compte des étapes suivantes :

Déterminer les exigences

La première étape consiste à définir les exigences spécifiques auxquelles le système de PDV électronique doit répondre. Voici quelques questions clés à se poser :

• Quels modes de paiement souhaitez-vous proposer à vos clients?
  
• De combien de points de PDV avez-vous besoin?
  
• Les lecteurs de cartes mobiles sont-ils nécessaires?
  
• Le système de PDV doit-il être lié à la comptabilité ou à la gestion des marchandises de l’entreprise?
  

Sélectionnez le type de système

À cette étape, vous avez le choix entre deux options :

• Paiement avec PC : installez le programme de PDV sur un ordinateur et associez-y des composants matériels. L'un des avantages ici est que vous pouvez choisir différents fournisseurs pour le logiciel et le matériel, à condition qu'ils soient compatibles entre eux.
  
• Paiement fermé : Ici, le fournisseur coordonne étroitement le matériel et le logiciel. La configuration offre une excellente stabilité du système mais restreint l'interchangeabilité de pièces particulières.
  

Assembler le matériel

Les deux types peuvent s’associer à des appareils supplémentaires. La sélection de ceux-ci dépend, entre autres, de votre secteur, ainsi que des fonctionnalités souhaitées. Les composants typiques d’un système de PDV électronique comprennent :

• Scanner pour les articles ou les codes QR
  
• Évolutivité
  
• Affichage de la caisse ou écran tactile
  
• Tiroir caisse
  
• imprimante de reçus.
  

Si vous souhaitez accepter les cartes ou les portefeuilles numériques, ajoutez un lecteur. Stripe Terminal propose des options précertifiées comme le S700 ou des appareils mobiles comme le BBPOS WisePad 3. Il est toutefois également possible de proposer le paiement dématérialisé sans appareil supplémentaire. Vous pouvez également activer le Paiement rapide sur iPhone ou Android sans matériel supplémentaire et les intégrer à votre comptabilité.

Configurer votre logiciel

L ' installation du matériel est suivie de la configuration du logiciel de PDV, qui comprend, entre autres, le stockage des données et des prix des postes (de facture) ainsi que la définition des taux de taxe appropriés. Vous devez aussi activer les interfaces à des fins de comptabilité et de gestion des stocks pour assurer une transmission automatisée des données.

Tester, former et démarrer

Avant le lancement, testez abondamment le PDV. Vérifiez chaque option de paiement, vérifiez l’impression des reçus et assurez-vous que les entrées de trésorerie quotidiennes sont exactes. Parallèlement, il est judicieux de former le personnel à l’utilisation du système afin d’aider votre équipe à renforcer la confiance avant le début des activités de l’entreprise.

Quelles réglementations pour les systèmes de PDV électroniques s'appliqueront en Allemagne à partir de 2025?

Depuis 2020, les entreprises allemandes sont tenues de déclarer les systèmes de PDV électroniques aux autorités fiscales. Néanmoins, l’application de la loi est suspendue depuis plusieurs années en raison de difficultés techniques rencontrées par le gouvernement. En juin 2024, le ministère fédéral des Finances a finalement annoncé ses plans pour échanger une procédure correspondante dans tous les États fédéraux.

Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises allemandes sont tenues de déclarer leurs taximètres, distancemètres et systèmes de PDV électroniques dans l’Union européenne. Toute personne qui   enregistre des transactions d’entreprise ou d’autres processus qui font l’objet d’un enregistrement à l’aide d’un système d’enregistrement électronique » relève de l’article 146 bis, paragraphe 1, de l’OA. Les opérateurs utilisant une caisse ouverte sont exemptés. L’objectif de cette obligation de déclaration est de créer un registre complet qui puisse servir d’instrument de contrôle pour l’administration fiscale; elle vise également à enrayer la manipulation et l’évasion fiscale. En cas de déclaration manquante ou tardive, les entreprises risquent des pénalités, telles que des estimations de prélèvements ou des amendes.

Les délais dépendent du moment de l'achat ou de la mise hors service :

• Les systèmes PDV électroniques achetés par une entreprise avant le 1er juillet 2025, doivent être enregistrés au plus tard le 31 juillet 2025.
  
• Les systèmes acquis, loués après le 1er juillet 2025 doivent être déclarés dans le mois suivant l'achat.
  
• Les systèmes mis hors service après le 1er juillet 2025 doivent également être déclarés dans un délai d'un mois.
  

Quel est le traité de déclaration?

Les entreprises peuvent déclarer leurs systèmes de caisse enregistreuse via le portail impôt ELSTER en utilisant le formulaire « Procédure de notification conformément à l'article 146 bis, paragraphe 4 de l'AO ». Alternativement, télécharger un fichier XML ou transférer des informations à partir d'un formulaire d'inscription approprié qui dispose d'une interface ERiC. Les consultants en impôts et les fournisseurs de logiciels de PDV spéciaux offrent de l’assistance pour la mise en œuvre technique et la transmission de données.

Tous les appareils électroniques de PDV utilisés dans un établissement stable doivent être énumérés dans un seul avis. Les exploitants ayant plusieurs emplacements doivent produire une déclaration distincte par emplacement. Selon l'article 146a, paragraphe 4 de l'AO, les renseignements suivants sont requis :

• Nom et numéro d’impôt du contribuable
  
• Type de dispositif de sécurité technique certifié
  
• Type et nombre de systèmes d'enregistrement électronique
  
• Numéro de série et date d'achat du système d'enregistrement électronique
  
• Date de mise hors service du système d'enregistrement électronique (le cas échéant)