A partir del 1 de enero de 2025, las empresas alemanas deben informar a la oficina fiscal de sus sistemas POS (puntos de venta) electrónicos, lo que afecta a varios operadores, desde comercio minorista hasta restaurantes, y muchos de ellos deben adoptar medidas para cumplir con la normativa.

En este artículo, aprenderás qué son los sistemas POS electrónicos, qué ventajas ofrecen y cómo configurarlos, y lo que necesitas saber sobre el requisito de información legal.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los sistemas POS electrónicos?
  
• ¿Los sistemas POS electrónicos son obligatorios en Alemania?
  
• ¿Por qué elegir sistemas POS electrónicos?
  
• Cómo configurar un sistema POS electrónico
  
• ¿Qué normativa para sistemas POS electrónicos se aplica en Alemania a partir de 2025?
  

¿Qué son los sistemas POS electrónicos?

Las empresas que venden productos o servicios en una tienda física pueden usar varias configuraciones para su proceso de compra, como una caja abierta, una caja registradora clásica o un sistema POS electrónico.

El desarrollo de los sistemas de caja registradora

La caja abierta es la forma más sencilla de gestión de la caja registradora. Las monedas fuertes no tienen funciones técnicas y solo funcionan manualmente. El cajón o caja no almacena nada digitalmente, por lo que la documentación debe mantenerse en papel, por ejemplo, registrando ingresos diarios a mano en un libro de caja.

Las cajas registradoras, por su parte, pueden almacenar las ventas electrónicamente. Registran ingresos, retiros o cancelaciones fácilmente. Además, las cajas registradoras tradicionales carecen de funciones técnicas, por lo general funcionan de forma independiente y no están conectadas a la herramienta de contabilidad o gestión de inventario de la empresa.

Los sistemas POS electrónicos van mucho más allá: combinan funciones de registro con infraestructura digital. Son capaces de registrar automáticamente todos los pagos entrantes y salientes en efectivo, crear cierres diarios y transferirlos directamente al software de contabilidad de la empresa. También pueden realizar funciones como ajustar los niveles de inventario, gestionar pedidos o gestionar clientes. Estas características hacen que un sistema POS electrónico sea una solución informática multifuncional que vincula la caja registradora a la contabilidad y el control de existencias.

Áreas de aplicación para los sistemas POS electrónicos

En Alemania, los sistemas POS electrónicos se utilizan en sectores como el comercio minorista y la restauración, y son especialmente adecuados para los sectores en los que los clientes prefieren pagar en efectivo. Las empresas se benefician de una facturación segura, mientras que los compradores aprecian un procesamiento pago fiable y transparente. Aunque las opciones digitales son cada vez más populares, muchos prefieren pagar en moneda fuerte. Según el Deutsche Bundesbank, la mitad de todas las transacciones en 2023 se realizaron con billetes y monedas.

Los sistemas POS electrónicos también son adecuados para los pagos sin efectivo y, en combinación con soluciones como Stripe Terminal, los pagos también se pueden procesar con tarjeta de crédito o Girocard.

¿Los sistemas POS electrónicos son obligatorios en Alemania?

Por lo general, no existe obligación legal de adoptar sistemas POS electrónicos en Alemania, pero varias normas hacen que sea una necesidad para muchas empresas.

Las cajas abiertas siguen siendo admisibles. En los mercados semanales o en el sector de la artesanía de toda Alemania aparecen cajas de efectivo simples. Sin embargo, cualquiera que negocie aquí debe seguir los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD). Por lo tanto, los propietarios deben mantener documentación de procedimiento que detalle su manejo del efectivo. Toda venta debe registrarse de manera completa, precisa y rápida para mantenerse rastreable e inalterable. Las empresas con cajas abiertas deben documentar cuidadosamente cada venta; los totales que se anotan solo al final del día no serán suficientes. Para quienes tienen un gran volumen de transacciones en efectivo, la gestión manual de la caja registradora es difícilmente factible.

Toda persona que utilice un registro electrónico o basado en un ordenador personal también está sujeta a las disposiciones del artículo 146a del Código Fiscal alemán (AO), que está en vigor desde el 1 de enero de 2020, y que requiere un sistema de seguridad técnica certificado que registre cada entrada del registro de manera inviolable, completa y continua. La configuración consiste en un módulo de seguridad, un medio de almacenamiento y una interfaz digital uniforme que permite la exportación de datos. Esta reglamentación se complementa con la Ordenanza de seguridad de la caja registradora (KassenSichV), que establece otras normas necesarias para los equipos del sistema POS electrónico.

¿Por qué elegir sistemas POS electrónicos?

Estas configuraciones ofrecen varias ventajas tanto a los clientes como a las empresas. A continuación, se ofrece un resumen de las principales ventajas:

Beneficios para los clientes

Varios métodos de pago

Además del efectivo, los sistemas POS electrónicos suelen aceptar procesos sin efectivo. De este modo, los clientes que estén en Alemania también pueden pagar en el sistema POS con tarjetas de crédito, tarjetas de débito o mediante una aplicación para smartphones.

Transacciones más rápidas

La tecnología del sistema POS electrónico agiliza las compras en comparación con el proceso de compra de las tiendas físicas. Escanean los productos, registran automáticamente los importes en la caja y calculan el cambio en cuestión de segundos, lo que ayuda al personal a finalizar las ventas rápidamente y a reducir las colas.

Transparencia

Los compradores reciben recibos detallados y de fácil lectura, que también pueden facilitarse en formato digital si así lo solicitan. Esto facilita las reclamaciones y los cambios y permite a los clientes realizar un seguimiento más sencillo de sus gastos.

Beneficios para las empresas

Procesos eficientes y satisfacción del cliente

Los sistemas POS electrónicos agilizan el proceso de compra y reducen su susceptibilidad a errores. La reducción de los tiempos de espera puede aumentar la satisfacción del cliente.

Contabilidad automatizada

Muchas unidades de sistema POS se conectan directamente al software de contabilidad o de gestión de inventario, transfiriendo automáticamente la información de ventas, los resúmenes diarios y los movimientos de existencias.

Transparencia y planificación

Dado que todas las ventas se registran digitalmente, las cifras están siempre disponibles para su análisis, lo que facilita la supervisión diaria y la planificación a largo plazo.

Cumplimiento de la normativa legal

Los sistemas POS electrónicos ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales. Los registros a prueba de manipulaciones ayudan a evitar problemas durante las auditorías, entre otras cosas.

Funciones adicionales

Las modernas unidades de sistema POS hacen mucho más que cobrar. Funciones adicionales, como la gestión digital del almacén, las herramientas integradas para clientes o la programación de mesas y citas, permiten controlar y optimizar los procesos operativos de forma centralizada.

Cómo configurar un sistema POS electrónico

La puesta en marcha de un sistema POS electrónico requiere una planificación minuciosa. Los propietarios de las empresas deben tener en cuenta los siguientes pasos:

Determina los requisitos

El primer paso es definir los requisitos específicos que debe cumplir el sistema POS electrónico. A continuación, se incluyen algunas preguntas clave que debe plantearse:

• ¿Qué métodos de pago te gustaría ofrecer a tus clientes?
  
• ¿Cuántos puntos del sistema POS necesitas?
  
• ¿Se requieren lectores de tarjetas móviles?
  
• ¿Debe vincularse el sistema POS a la contabilidad o la gestión de mercancías de la empresa?
  

Selecciona el tipo de sistema

En este paso, puedes elegir entre dos opciones:

• Proceso de compra a través de PC: instala el programa del sistema POS en un ordenador y conecta los componentes de hardware. Esta opción ofrece la ventaja de que puedes elegir diferentes proveedores para el software y el hardware, siempre que sean compatibles entre sí.
  
• Proceso de compra cerrado: en este caso, el proveedor coordina de cerca el hardware y el software. La configuración ofrece una excelente estabilidad del sistema, pero limita el intercambio de piezas individuales.
  

Monta el hardware

Ambos tipos pueden conectarse a dispositivos adicionales. La selección de estos depende, entre otras cosas, de tu sector y de las funciones que desees. Entre los componentes típicos de un sistema POS electrónico, se incluyen:

• Escáner para artículos o códigos QR
  
• Báscula
  
• Pantalla táctil o pantalla de caja registradora
  
• Cajón de la caja registradora
  
• Impresora de recibos
  

Si quieres aceptar tarjetas o monederos digitales, añade un lector. Stripe Terminal ofrece opciones precertificadas, como el S700, o dispositivos móviles, como el BBPOS WisePad 3. Sin embargo, también es posible ofrecer pagos sin efectivo sin necesidad de un dispositivo adicional. También puedes habilitar Tap to Pay en iPhone o Android sin hardware adicional e integrarlos en tu contabilidad.

Configura tu software

Tras la instalación del hardware, se procede a la configuración del software del sistema POS. Esto incluye, entre otras cosas, el almacenamiento de los datos y los precios de los artículos, así como la configuración de los tipos impositivos correctos. También es necesario activar las interfaces de contabilidad y de inventario para garantizar la transmisión automática de los datos.

Prueba, entrena y empieza

Antes del lanzamiento, prueba exhaustivamente el sistema POS. Verifica todas las opciones del proceso de compra, comprueba la impresión de los recibos y asegúrate de que los ingresos diarios en efectivo sean correctos. Al mismo tiempo, es recomendable formar al personal sobre cómo utilizar el sistema para ayudar a tu equipo a ganar confianza antes del inicio de las operaciones de la empresa.

¿Qué normativas para los sistemas POS electrónicos se aplicarán en Alemania a partir de 2025?

La obligación de informar a las autoridades fiscales sobre los sistemas POS electrónicos está en vigor para las empresas alemanas desde 2020. Sin embargo, su aplicación se ha suspendido durante varios años debido a dificultades técnicas por parte del Gobierno. En junio de 2024, el Ministerio Federal de Finanzas anunció finalmente sus planes para implantar un procedimiento correspondiente en todos los estados federados.

Desde el 1 de enero de 2025, las empresas alemanas deben declarar sus taxímetros, contadores de distancia y sistemas POS electrónicos registrados en la Unión Europea. Cualquier persona que «registre transacciones comerciales u otros procesos sujetos a registro mediante un sistema de registro electrónico» está sujeta al artículo 146a, apartado 1, del AO. Los operadores que utilicen una caja registradora abierta están exentos. El objetivo de esta obligación de notificación es crear un registro exhaustivo que sirva de instrumento de control para las autoridades fiscales; también pretende frenar la manipulación y la evasión fiscal. En caso de no presentar la notificación o de hacerlo con retraso, las empresas se exponen a sanciones, como estimaciones de impuestos o multas.

Los plazos dependen del momento de la compra o de la puesta fuera de servicio:

• Los sistemas POS electrónicos adquiridos por una empresa antes del 1 de julio de 2025 deben registrarse antes del 31 de julio de 2025.
  
• Los sistemas adquiridos, alquilados o en leasing después del 1 de julio de 2025 deben notificarse en el plazo de un mes a partir de la compra.
  
• Los sistemas que se pongan fuera de servicio después del 1 de julio de 2025 también deberán notificarse en el plazo de un mes.
  

¿Cuál es el proceso de presentación de informes?

Las empresas pueden notificar sus sistemas de registro de efectivo a través del portal fiscal ELSTER utilizando el formulario «Procedimiento de notificación según el artículo 146a, apartado 4, del AO». También pueden cargar un archivo XML o transferir la información desde una aplicación adecuada que cuente con una interfaz ERiC. Los asesores fiscales y los proveedores de software especial para sistemas POS ofrecen soporte para la implementación técnica y la transmisión de datos.

Todos los dispositivos de sistemas POS electrónicos utilizados en un establecimiento permanente deben figurar en una sola notificación. Los operadores con varias ubicaciones deben presentar un informe para cada emplazamiento por separado. Según el artículo 146a, apartado 4, del AO, se requiere la siguiente información:

• Nombre y número de identificación fiscal del contribuyente
  
• Tipo de dispositivo técnico de seguridad certificado
  
• Tipo y número de sistemas de registro electrónico
  
• Número de serie y fecha de compra del sistema de registro electrónico
  
• Fecha de puesta fuera de servicio del sistema de registro electrónico (si procede)