Vanaf 1 januari 2025 zijn ondernemingen in Duitsland verplicht om hun elektronische point-of-sale (POS)- systemen te melden bij het belastingkantoor. De regel treft verschillende exploitanten, van detailhandel tot restaurants. Velen moeten nu actie ondernemen om te voldoen aan de verordening.

In dit artikel leer je wat elektronische POS-systemen zijn, welke voordelen ze bieden, hoe je ze inricht en wat je moet weten over de juridische rapportageplicht.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn elektronische POS-systemen?
  
• Zijn elektronische POS-systemen verplicht in Duitsland?
  
• Waarom kiezen voor elektronische POS-systemen?
  
• Hoe zet je een elektronisch POS-systeem op
  
• Welke voorschriften voor elektronische POS-systemen gelden in Duitsland vanaf 2025?
  

Wat zijn elektronische POS-systemen?

Ondernemingen die producten of diensten verkopen in een fysieke winkel kunnen verschillende afrekenprocessen gebruiken, zoals een open kassa, een klassieke kassa of een elektronisch POS-systeem.

De ontwikkeling van kassasystemen

De open kassa is de eenvoudigste vorm van kassabeheer. Harde valuta heeft geen technische functies en werkt alleen handmatig. De lade of doos slaat niets digitaal op, dus documentatie moet op papier worden bewaard, bijvoorbeeld door dagelijkse inkomsten handmatig in een kasboek te registreren.

Kassa’s daarentegen kunnen verkopen elektronisch opslaan. Ze registreren inkomsten, opnames of annuleringen gemakkelijk. Bovendien hebben traditionele kassa’s geen technische functies, werken ze meestal onafhankelijk en zijn ze niet verbonden met de boekhoudkundige of voorraadbeheertool van de onderneming.

Elektronische POS-systemen gaan veel verder: ze combineren kassafuncties met digitale infrastructuur. Ze kunnen automatisch alle inkomende en uitgaande betalingen in cash registreren, dagelijkse afsluitingen aanmaken en deze rechtstreeks overschrijven naar de boekhoudsoftware van de onderneming. Ze kunnen ook functies uitvoeren zoals het aanpassen van voorraadniveaus, het afhandelen van bestellingen of klantbeheer. Deze functies maken een elektronisch POS-systeem een multifunctionele IT-oplossing die de kassa koppelt aan boekhouding en voorraadbeheer.

Aanmeldformulier voor elektronische POS-systemen

In Duitsland worden elektronische POS-systemen gebruikt in industrieën zoals detailhandel en horeca. Ze zijn vooral geschikt voor sectoren waar klanten liever contant betalen. Ondernemingen profiteren van veilige facturatie, terwijl kopers transparante, betrouwbare betalingsverwerking waarderen. Hoewel digitale opties steeds populairder worden, geven velen nog steeds de voorkeur aan betalen in harde valuta. Volgens de Deutsche Bundesbank werd in 2023 de helft van alle transacties gedaan met bankbiljetten en munten.

Elektronische POS-systemen zijn ook geschikt voor cashloze betalingen. In combinatie met oplossingen zoals Stripe Terminal kunnen betalingen ook met creditcard of girocard worden verwerkt.

Zijn elektronische POS-systemen verplicht in Duitsland?

In Duitsland bestaat over het algemeen geen juridische verplichting om elektronische POS-systemen in te voeren, maar verschillende regels maken het in de praktijk voor veel ondernemingen een noodzaak.

Een open kassa is nog steeds toegestaan. Eenvoudige kassa's verschijnen op weekmarkten of in de ambachtelijke sector in heel Duitsland. Iedereen die hier handel drijft, moet echter de principes volgen voor het juiste beheer en de opslag van boeken, rapporten en documenten in elektronische vorm (GoBD). Eigenaren moeten daarom procedurele documentatie bijhouden met details over hun cashverwerking. Elke verkoop moet volledig, nauwkeurig en snel worden geregistreerd om traceerbaar en onveranderbaar te blijven. Ondernemingen met open kassa's moeten elke verkoop zorgvuldig documenteren; totalen die alleen aan het einde van de dag worden genoteerd, volstaan niet. Voor wie een groot volume aan contante transacties heeft, is handmatig kassabeheer nauwelijks haalbaar.

Iedereen die gebruik maakt van een elektronisch register of op basis van een pc is ook onderworpen aan de bepalingen van artikel 146a van de Duitse belastingwet (AO), die sinds 1 januari 2020 van kracht is. Ze vereisen een gecertificeerd technisch beveiligingssysteem dat elke invoer in het register op een knoeiveilige, volledige en continue manier registreert. De opzet bestaat uit een beveiligingsmodule, opslagmedium en een uniforme digitale interface die export van gegevens mogelijk maakt. Deze regeling wordt aangevuld met de Kasregisterbeveiligingsverordening (KassenSichV), die verdere noodzakelijke normen voor elektronische POS-apparatuur bevat.

Waarom kiezen voor elektronische POS-systemen?

Deze configuraties bieden verschillende voordelen voor zowel klanten als ondernemingen. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen:

Voordelen voor klanten

Verschillende betaalmethoden

Naast contant geld ondersteunt elektronische POS over het algemeen cashloze processen. In die zin kunnen klanten in Duitsland bij de POS ook betalen met creditcards, girocards of via een smartphone-app.

Snellere transacties

Elektronische POS-technologie versnelt de aankopen in vergelijking met afrekenprocessen in open winkels. Het scant goederen, registreert automatisch de bedragen in de kassa en berekent het wisselgeld binnen enkele seconden, waardoor het personeel de verkoop snel kan afronden en wachtrijen kan verminderen.

Transparantie

Shoppers ontvangen gedetailleerde, gemakkelijk te lezen inkomsten, die op aanvraag ook digitaal beschikbaar kunnen worden gesteld. Dit maakt klachten en uitwisselingen gemakkelijker en eenvoudiger voor klanten om hun uitgaven bij te houden.

Voordelen voor bedrijven

Efficiënte processen en klant tevredenheid

Elektronische POS systemen versnellen het afrekenproces en verminderen hun foutgevoeligheid. Kortere wachttijden kunnen de klant tevredenheid verhogen.

Automatische boekhouding

Veel POS-units verbinden rechtstreeks met boekhoud- of voorraadbeheersoftware, waardoor verkoopgegevens, dagelijkse overzichten en voorraadbewegingen automatisch worden overgedragen.

Transparantie en planning

Omdat elke verkoop digitaal wordt geregistreerd, zijn cijfers altijd beschikbaar voor analyse, wat helpt bij dagelijks overzicht en langetermijnplanning.

Wettelijke naleving

Elektronische POS-systemen helpen bedrijven om aan juridische vereisten te voldoen.Sabotagebestendige records helpen onder andere problemen tijdens audits te voorkomen.

Extra functies

Moderne POS-units doen zoveel meer dan geld berekenen. Extra functies zoals digitaal warehouse management, geïntegreerde client tools of het plannen van tafels en afspraken maken het mogelijk om operationele processen centraal te controleren en verfijnen.

Een elektronisch POS-systeem opzetten

Het lanceren van een elektronische POS-installatie vereist een zorgvuldige planning. Ondernemingen moeten de volgende stappen overwegen:

Bepaal de vereisten

De eerste stap is het definiëren van de specifieke vereisten waaraan het elektronische POS-systeem moet voldoen. Hier zijn een paar belangrijke vragen die je kunt stellen:

• Welke betaalmethoden wil je je klanten aanbieden?
  
• Hoeveel POS-punten heb je nodig?
  
• Zijn mobiele betaalkaartlezers vereist?
  
• Moet het POS-systeem worden gekoppeld aan het boekhoud- of inventarisbeheer van het bedrijf?
  

Het systeemtype selecteren

In deze stap heb je twee opties om uit te kiezen:

• PC Checkout: Installeer het POS-programma op een computer en verbind er hardwarecomponenten op. Een voordeel is dat je verschillende providers kunt kiezen voor de software en de hardware, zolang ze compatibel zijn met elkaar.
  
• Gesloten afrekenproces: Hierbij coördineert de leverancier de hardware en software. De installatie biedt een uitstekende systeemstabiliteit, maar beperkt de uitwisselbaarheid van particuliere onderdelen.
  

Monteer de hardware

Beide typen kunnen verbinding maken met extra apparaten. De selectie hiervan hangt onder andere af van je branche en de gewenste functies. Typische componenten van een elektronisch POS-systeem zijn onder meer:

• Scanner voor items of QR-codes
  
• Weegschaal
  
• Kassadisplay of touchscreen
  
• Kassalade
  
• Kassabon printer
  

Als je betaalkaarten of digitale wallets wilt accepteren, voeg dan een kaartlezer toe. Stripe Terminal biedt vooraf gecertificeerde opties zoals de S700 of mobiele apparaten zoals de BBPOS WisePad 3. Het is echter ook mogelijk om cashloze betalingen aan te bieden zonder extra apparaat. Je kunt Tap to Pay ook op iPhone of Android inschakelen zonder extra hardware en deze in je boekhouding integreren.

Je software configureren

Na de installatie van de hardware volgt het instellen van de POS software. Dit omvat onder andere de opslag van item gegevens en prijzen, evenals het instellen van de juiste omzetbelasting. Je moet ook de interfaces naar boekhouding en voorraad activeren om geautomatiseerde gegevensoverdracht te garanderen.

Testen, trainen en starten

Test de POS vóór de lancering uitgebreid. Controleer elke afrekenoptie, controleer het afdrukken van ontvangstbewijzen en zorg ervoor dat de dagelijkse kasboekingen kloppen. Tegelijkertijd is het een goed idee om personeel te trainen in het gebruik van het systeem om je team te helpen vertrouwen op te bouwen voordat de onderneming begint.

Welke voorschriften voor elektronische POS-systemen gelden in Duitsland vanaf 2025?

De verplichting om elektronische POS-systemen aan te geven bij de omzetbelasting geldt sinds 2020 voor Duitse ondernemingen. Toch staat de handhaving al enkele jaren stil vanwege technische problemen waarmee de overheid te kampen heeft. In juni 2024 kondigde het federale ministerie van Financiën eindelijk plannen aan om een overeenkomstige procedure in alle deelstaten uit te rollen.

Sinds 1 januari 2025 moeten Duitse ondernemingen hun taximeters, afstandsmeters en elektronische POS-systemen van de Europese Unie melden. Iedereen die “ondernemingen of andere transacties registreert die met behulp van een elektronisch registratiesysteem geregistreerd moeten worden” valt onder artikel 146a (1) van de AO. Exploitanten die een open kassa gebruiken, zijn vrijgesteld. Het doel van deze meldingsplicht is om een uitgebreid register te creëren dat kan dienen als controle-instrument voor de omzetbelasting; het heeft ook tot doel manipulatie en het ontwijken van omzetbelasting te beteugelen. Bij ontbrekende of te late melding riskeren ondernemingen sancties, zoals heffingsramingen of boetes.

De termijnen zijn afhankelijk van het moment van aankoop of buitengebruikstelling:

• Elektronische POS-systemen gekocht door een onderneming vóór 1 juli 2025 moeten worden geregistreerd uiterlijk op 31 juli 2025.
  
• Systemen die na 1 juli 2025 zijn aangeschaft, gehuurd of geleased, moeten binnen een maand na aankoop worden gemeld.
  
• Systemen die na 1 juli 2025 buiten gebruik worden gesteld, moeten ook binnen een maand worden gemeld.
  

Wat is de procedure voor het melden?

Ondernemingen kunnen hun kassasystemen melden via het ELSTER belastingportaal met behulp van het formulier “Meldingsprocedure volgens artikel 146a, paragraaf 4 van de AO.” Je kunt ook een XML-bestand uploaden of informatie overzetten vanuit een geschikt aanmeldformulier met een ERiC-interface. Belastingadviseurs en aanbieders van speciale POS-software bieden ondersteuning voor technische implementatie en datatransmissie.

Alle elektronische POS-apparaten die in een vaste inrichting worden gebruikt, moeten in één aangifte worden vermeld. Exploitanten met meerdere locaties moeten per locatie een aparte melding indienen. Per artikel 146a, lid 4 AO is de volgende informatie vereist:

• Naam belastingplichtige en fiscaal nummer
  
• Type gecertificeerd technisch beveiligingsapparaat
  
• Type en aantal elektronische registratiesystemen
  
• Serienummer en datum van aankoop van het elektronische registratiesysteem
  
• Datum van buitengebruikstelling van het elektronische registratiesysteem (indien van toepassing)