ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญสำหรับบริษัทในฝรั่งเศส โดยสรุปกิจกรรมการขายสินค้าหรือบริการในช่วงเวลาหนึ่งๆ สำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ที่ใช้กันทั่วไปในความสัมพันธ์แบบ B2B ที่กำลังดําเนินอยู่และมีประโยชน์สำหรับผู้ให้บริการและลูกค้าในการติดตามธุรกรรมทางการเงินระหว่างกัน นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลภาพรวมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและหนี้การค้า

บทความนี้จะอธิบายใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ รวมถึงเหตุผลที่เอกสารประเภทนี้มีความสำคัญต่อธุรกิจและวิธีขอรับ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้มีจุดประสงค์อะไร
  
• ต้องมีข้อมูลอะไรบ้างในใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ของประเทศฝรั่งเศส
  
• วิธีรับใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ (Invoice Statement) คือเอกสารทางธุรกิจที่สรุปยอดขายสินค้าและบริการให้กับลูกค้ารายหนึ่งๆ ในช่วงเวลาที่กำหนด ซัพพลายเออร์จะออกใบแจ้งยอดและแสดงรายการใบแจ้งหนี้ทุกใบ ซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้วใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ใบลดหนี้ที่ยังไม่ได้หักหรือจ่าย และอื่นๆ

บริษัทในฝรั่งเศสสามารถสร้างใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้เพื่อติดตามสถานะใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้ ใบแจ้งยอดเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าสำหรับบริการรายเดือน การเรียกเก็บเงินตามรอบบิล หรือสัญญาการบำรุงรักษา

ใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารบันทึกการขายสินค้าหรือบริการ โดยก่อให้เกิดหนี้ระหว่างซัพพลายเออร์กับลูกค้า ส่วนใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ (Invoice Statement) เป็นเพียงเอกสารสรุปใบแจ้งหนี้ต่างๆ ที่ออกในช่วงเวลาที่กำหนด ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางกฎหมายที่ก่อให้เกิดภาระผูกพันในการชำระเงิน ในขณะที่ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ใช้ติดตามใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ และไม่สามารถใช้เป็นใบแจ้งหนี้ได้ โดยทั่วไปจะออกเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส เพื่อแสดงภาพรวมของใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว นอกจากนี้ ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ยังไม่ใช่เอกสารทางการเงิน และไม่สามารถใช้ทำรายการบันทึกทางบัญชีได้

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งยอดค่าธรรมเนียมธนาคารต่างกันอย่างไร

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ออกระหว่างซัพพลายเออร์กับลูกค้า ซึ่งมักจะเป็นรายเดือน ส่วนใบแจ้งยอดค่าธรรมเนียมธนาคารคือเอกสารที่ออกเป็นประจำทุกปีโดยธนาคารซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมต่างๆ ที่ใช้กับบัญชี (เช่น ค่าคอมมิชชัน ค่าธรรมเนียมการเบิกเงินเกินบัญชี ค่าธรรมเนียมการจัดการบัญชี)

ใบแจ้งยอดค่าธรรมเนียมธนาคาร คือเอกสารจำเป็นที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีและแสดงรายการการเคลื่อนไหวที่แท้จริงในบัญชีธนาคารของบริษัท ในทางกลับกัน ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่จะออกหรือไม่ก็ได้ ทั้งยังไม่ได้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี บริษัทไม่ควรสับสนระหว่างเอกสารสองอย่างนี้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการติดตามกระแสเงินสด

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้มีจุดประสงค์อะไร

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ช่วยให้สามารถจัดการและติดตามธุรกรรมทางการเงินต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างลูกค้ากับซัพพลายเออร์ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดตามใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และการชำระเงินที่ค้างชำระทั้งหมดที่เคยออก นอกเหนือจากประโยชน์ด้านล่างนี้แล้ว เอกสารเหล่านี้ยังสามารถช่วยปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสดได้อีกด้วย

• ติดตามธุรกรรม: ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้จะแสดงรายการใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ออกในช่วงเวลาที่กำหนด รวมถึงหมายเลขและยอดของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ จึงมั่นใจได้ว่ามีบันทึกใบแจ้งหนี้ครบถ้วนและยอดรวมสอดคล้องกับผลรวมของใบแจ้งหนี้ทุกใบ
  
• จัดการการชำระเงิน: ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ให้ภาพรวมแสดงใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วและใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ทำหน้าที่เป็นเอกสารเตือนให้ลูกค้าชำระเงิน โดยระบุจำนวนเงินที่ค้างชำระและกำหนดเวลา นอกจากนี้ยังแจ้งให้ซัพพลายเออร์ทราบว่าเมื่อใดควรส่งจดหมายเตือนให้ชำระเงินหรือเริ่มดำเนินขั้นตอนการเรียกเก็บหนี้
  
• จัดการกระแสเงินสด: ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ช่วยให้ซัพพลายเออร์และลูกค้าคาดการณ์กระแสเงินสดเข้าและออกต่างๆ ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงการจัดการเงินสดและเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจทางการเงินได้
  
• ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า: การส่งใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้เป็นประจำช่วยให้มั่นใจได้ถึงความโปร่งใสในการทำธุรกรรมระหว่างซัพพลายเออร์กับลูกค้า จึงช่วยหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดหรือการปฏิเสธก่อนเวลาอันควร นอกจากนี้ ใบแจ้งยอดยังช่วยให้ลูกค้ามีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของตน
  

ต้องมีข้อมูลอะไรบ้างในใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ของประเทศฝรั่งเศส

ใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ควรมีข้อมูลต่อไปนี้

• วันที่และหมายเลขใบแจ้งยอด
  
• ระยะเวลาที่ครอบคลุมในใบแจ้งยอด
  
• รายละเอียดซัพพลายเออร์และลูกค้า (เช่น ชื่อบริษัท, ที่อยู่, หมายเลขระบบระบุไดเรกทอรีสถานประกอบการ [ SIRET], หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม [ VAT])
  
• รายละเอียดของใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ออกโดยซัพพลายเออร์ (เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่ออก, ราคาก่อนรวมภาษีและราคาหลังรวม และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง)
  
• จำนวนเงินที่จ่ายไปก่อนหน้านี้
  
• ยอดคงเหลือครบกำหนดชำระ
  
• วันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้
  
• ข้อกำหนดการชำระเงินที่ทั้งสองฝ่ายตกลงร่วมกัน
  

วิธีรับใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้

ลูกค้าสามารถขอใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ได้ ผู้ขอควรระบุระยะเวลาและวิธีการส่งที่ต้องการ (เช่น ไปรษณีย์ อีเมล) ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้หรือการบัญชีของซัพพลายเออร์สามารถสร้างและส่งใบแจ้งยอดให้ลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้