ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเป็นความท้าทายสำคัญที่บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญ ทุกความเสี่ยงจากการไม่ชำระเงินล้วนกระทบต่อความยั่งยืนของธุรกิจ แล้วบริษัทจะเรียกเก็บเงินค้างชำระได้อย่างไร มีเทคนิคการเรียกเก็บหนี้แบบใดบ้าง และจะเรียกเก็บใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระด้วยวิธีประนีประนอมโดยไม่ต้องขึ้นศาลได้อย่างไร ในบทความนี้ เราจะอธิบายความหมายของการเรียกเก็บหนี้ ชี้แจงแนวทางแก้ไขที่มีอยู่ และสรุปเงื่อนไขในการนำแต่ละวิธีมาใช้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การเรียกเก็บหนี้คืออะไร
  
• บริษัทจะเริ่มต้นการเรียกเก็บหนี้เมื่อใด
  
• เงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทวงหนี้
  
• วิธีการเรียกเก็บหนี้มีกี่ประเภท
  
• มีวิธีการเรียกเก็บหนี้แบบประนีประนอมใดบ้าง
  
• มีขั้นตอนทางกฎหมายใดบ้าง
  
• การทวงหนี้ก้อนเล็ก
  
• การทวงหนี้ข้ามพรมแดน
  
• กำหนดเวลาในการเรียกร้องให้ชำระหนี้
  

การเรียกเก็บหนี้คืออะไร

การเรียกเก็บหนี้ครอบคลุมกระบวนการทางกฎหมายทั้งหมดที่บริษัทสามารถใช้เพื่อกู้คืนยอดค้างชำระ กระบวนการเหล่านี้เริ่มต้นเมื่อเจ้าหนี้ไม่ได้รับชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ภายในกำหนดเวลามาตรฐาน โดยมีวิธีดำเนินการหลายรูปแบบ ตั้งแต่จดหมายเตือนแบบเป็นมิตรไปจนถึงคำสั่งให้ชำระหนี้ตามกฎหมาย

บริษัทจะเริ่มต้นการเรียกเก็บหนี้เมื่อใด

บริษัทควรเริ่มดำเนินการเรียกเก็บหนี้ทันทีเมื่อการชำระเงินล่าช้า เพื่อหลีกเลี่ยงการสะสมของใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาการบริหารกระแสเงินสด ยิ่งหนี้ค้างนานเท่าไร ก็ยิ่งเรียกเก็บได้ยากขึ้น ดังนั้นควรดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขสถานการณ์และรักษาสถานะทางการเงินของบริษัทให้มั่นคง

เงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทวงหนี้

ในการเริ่มกระบวนการเรียกเก็บหนี้ ยอดหนี้ค้างชำระต้องเป็นไปตามเงื่อนไขบางประการดังต่อไปนี้

• การมีอยู่ของหนี้ต้องเป็นสิ่งที่โต้แย้งไม่ได้และสามารถพิสูจน์ได้
  
• หนี้ต้องเป็นหนี้ที่กำหนดจำนวนเงินแน่นอน และต้องระบุจำนวนเงินไว้ชัดเจนหรือสามารถคำนวณได้
  
• ต้องเป็นหนี้ที่ค้างชำระ (กล่าวคือ ครบกำหนดชำระ) และยังไม่พ้นกำหนดเวลาในการเรียกเก็บเงิน
  

วิธีการเรียกเก็บหนี้มีกี่ประเภท

กระบวนการเรียกเก็บหนี้มี 2 ประเภท ได้แก่ แบบไกล่เกลี่ยและแบบมีข้อพิพาทหรือทางกฎหมาย (legal) โดยการเลือกใช้ขึ้นอยู่กับมูลค่าหนี้ ความสำคัญของลูกค้า และความถี่ในการทำธุรกิจกับลูกค้ารายนั้น บริษัทสามารถขอคำแนะนำจากเจ้าพนักงานบังคับคดี (commissaire de justice) ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายด้านการเรียกเก็บหนี้ค้างชำระได้

มีวิธีการเรียกเก็บหนี้แบบประนีประนอมใดบ้าง

กระบวนการแบบประนีประนอม เช่น การติดตามหนี้และหนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการ เป็นวิธีที่ใช้การสื่อสารเพื่อให้ได้รับการชำระหนี้ เป้าหมายหลักของวิธีการเหล่านี้คือการทำให้ลูกหนี้ชำระยอดค้างชำระโดยสมัครใจ โดยไม่ต้องนำเรื่องเข้าสู่กระบวนการศาล

หากธุรกิจสันนิษฐานว่ายอดค้างชำระเกิดจากความผิดพลาดของลูกค้า หรือข้อผิดพลาดทางบัญชี การเรียกเก็บหนี้แบบประนีประนอมจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า แนวทางที่ไม่เป็นข้อพิพาทเหล่านี้ช่วยให้บริษัทสามารถรักษาเสถียรภาพของกระแสเงินสดควบคู่ไปกับการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าไว้ได้

การติดตามหนี้

การติดตามหนี้ทำหน้าที่เป็นการแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรว่าใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการชำระ บริษัทสามารถติดต่อกับลูกค้าได้ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือจดหมาย เพื่อขอให้ดำเนินการชำระเงิน การสื่อสารควรสุภาพ ไม่คุกคาม ชัดเจน และต้องมีคำขอให้ชำระเงินอย่างตรงไปตรงมา ขอแนะนำให้คุณติดต่อหาลูกค้าทางโทรศัพท์ก่อนส่งหนังสือเตือน

Stripe Billing เป็นเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูงที่ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนการชำระเงินแบบอัตโนมัติได้ โดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ของ Stripe ช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของขั้นตอนธุรกรรม การสื่อสารกับลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงิน

หนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการ

หากการแจ้งเตือนไม่ได้ผล บริษัทสามารถดำเนินการส่งหนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการได้ ซึ่งเป็นการทวงถามที่มีลักษณะเป็นทางการมากขึ้น และสามารถส่งได้ทางจดหมายลงทะเบียนพร้อมใบตอบรับ

โดยทั่วไป หนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการมักระบุชื่อและข้อมูลติดต่อของเจ้าหนี้ แหล่งที่มาและจำนวนเงินของหนี้ ยอดรวมที่ต้องชำระ และวิธีการชำระเงินที่ยอมรับได้ นอกจากนี้ยังระบุแนวทางทางกฎหมายที่ผู้ร้องจะดำเนินการ หากหนี้ยังไม่ได้รับการชำระ

บริษัทสามารถดำเนินการเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระด้วยตนเอง หรือมอบหมายให้บุคคลที่สาม (เช่น บริษัทติดตามหนี้หรือเจ้าพนักงานที่ศาลแต่งตั้ง) ดำเนินการแทนได้ การเริ่มกระบวนการแบบประนีประนอมมีเป้าหมายเพื่อให้ได้รับชำระเงินโดยเร็วและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย

มีขั้นตอนทางกฎหมายใดบ้าง

หากการเรียกเก็บหนี้โดยวิธีประนีประนอมไม่ประสบความสำเร็จ บริษัทสามารถยื่นคำร้องต่อศาลเพื่อบังคับให้มีการชำระหนี้ได้ กระบวนการทางกฎหมายที่มีให้เลือกใช้มี 3 ประเภท ได้แก่ คำสั่งให้ชำระหนี้ คำสั่งให้ชำระหนี้ชั่วคราว (référé-provision) และหมายเรียกให้ชำระหนี้ (assignation en paiement)

คำสั่งให้ชำระหนี้

คำสั่งให้ชำระหนี้เป็นกระบวนการที่รวดเร็ว มีค่าใช้จ่ายต่ำ และไม่เป็นกระบวนการแบบคู่ความโต้แย้ง ซึ่งเปิดโอกาสให้เจ้าหนี้ได้รับคำสั่งผูกพันทางกฎหมายให้ลูกหนี้ชำระหนี้ ผู้ร้องจะยื่นคำขอต่อเจ้าหน้าที่ศาล จากนั้นผู้พิพากษาจะพิจารณาคำร้องและมีคำสั่งโดยอาศัยข้อมูลที่ยื่นมาเพียงฝ่ายเดียว โดยไม่ต้องไต่สวนหรือรับฟังคำชี้แจงจากฝ่ายลูกหนี้

คำสั่งให้ชำระหนี้ชั่วคราว

คำสั่งให้ชำระหนี้ชั่วคราวเป็นกระบวนการเร่งด่วนที่กำหนดให้คู่กรณีทั้งสองฝ่ายต้องมาศาล หากศาลมีคำสั่งอนุญาต จะมีคำสั่งให้ลูกหนี้ชำระเงินจำนวนหนึ่งเป็นการชั่วคราว เพื่อเป็นเงินล่วงหน้าสำหรับยอดหนี้ที่ค้างชำระอยู่

หมายเรียกให้ชำระหนี้

ในกรณีสุดท้าย บริษัทสามารถดำเนินกระบวนการที่ใช้เวลานานกว่า ซับซ้อนกว่า และมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า เพื่อบังคับให้มีการชำระใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระได้ โดยสามารถใช้หมายเรียกให้ชำระหนี้ ซึ่งเหมาะสำหรับกรณีหนี้มูลค่าสูงและเป็นหนี้ที่มีการโต้แย้ง

หมายเรียกให้ชำระหนี้จะนำไปสู่กระบวนการพิจารณาคดีตามปกติ ทั้งสองฝ่ายจะนำเสนอข้อโต้แย้งต่อศาล และศาลจะพิจารณาพยานหลักฐานทั้งหมด หากศาลรับรองว่ามีหนี้ค้างชำระจริง ผู้พิพากษาจะออกคำสั่งบังคับคดีให้ลูกหนี้ชำระหนี้ตามจำนวนที่กำหนด

การทวงหนี้ก้อนเล็ก

สำหรับหนี้ที่มีมูลค่าไม่เกิน 5,000 ยูโร บริษัทสามารถใช้กระบวนการเรียกเก็บหนี้แบบง่ายที่ไม่ต้องผ่านการพิจารณาของศาลได้ โดยเจ้าพนักงานที่ศาลแต่งตั้งจะเป็นผู้ประสานให้ทั้งสองฝ่ายตกลงกันเกี่ยวกับยอดหนี้และข้อกำหนดการชำระหนี้ และเมื่อบรรลุข้อตกลงแล้ว จะออกคำสั่งบังคับคดีต่อไป

การทวงหนี้ข้ามพรมแดน

เมื่อมีข้อพิพาทข้ามพรมแดน บริษัทสามารถยื่นขอ European Order for Payment (EOP) ได้ หากหนี้ไม่มีข้อโต้แย้งและลูกหนี้พำนักอยู่ในสหภาพยุโรป (ยกเว้นเดนมาร์ก) คู่กรณีไม่ต้องไปปรากฏตัวต่อศาล เนื่องจากกระบวนการทั้งหมดดำเนินการผ่านแบบฟอร์มเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น โดยบริษัทสามารถยื่นคำร้อง EOP ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย เพียงกรอกแบบฟอร์ม A และส่งต่อให้ศาล

บริษัทยังสามารถเริ่มต้นกระบวนการชำระหนี้ก้อนเล็กสำหรับยอดหนี้ไม่เกิน 5,000 ยูโร ได้ โดยมีเงื่อนไขว่าลูกหนี้ต้องไม่ได้พำนักอยู่ในเดนมาร์ก บริษัทจะยื่นคำร้องต่อศาลที่มีเขตอำนาจศาลที่ถูกต้องทางไปรษณีย์หรือผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์

กำหนดเวลาในการเรียกร้องให้ชำระหนี้

ลำดับเวลาในการดำเนินการมีตั้งแต่ 1 ถึง 5 ปี ขึ้นอยู่กับประเภทของลูกหนี้และลักษณะของธุรกรรม โดยทั่วไป เจ้าหนี้มีเวลา 2 ปี ในการเรียกร้องให้ชำระหนี้ หากเป็นบุคคลธรรมดา และมีเวลา 5 ปี หากเป็นธุรกิจหรือบริษัท นอกจากนี้ ยังมีกำหนดเวลาเฉพาะที่ใช้กับบางกรณีเป็นพิเศษอีกด้วย

• 1 ปี สำหรับบริการโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
  
• 3 ปี สำหรับหนี้ค่าเช่าและค่าเช่าซื้อ
  
• 5 ปี สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเป็นเจ้าของทรัพย์สินร่วม