Las facturas impagadas son un gran desafío al que se enfrentan las empresas. Cada impago pone en peligro la sostenibilidad de un negocio. ¿Cómo puede una empresa recuperar un saldo pendiente? ¿Qué técnicas de cobro de deudas existen? ¿Cómo se cobran las facturas impagadas de forma amistosa, sin acudir a los tribunales? En este artículo, definimos el cobro de deudas, explicamos los recursos disponibles y describimos las condiciones para utilizarlos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es el cobro de deudas?
  
• ¿En qué momento una empresa inicia el cobro de deudas?
  
• Condiciones necesarias para el cobro de deudas
  
• ¿Cuáles son los distintos tipos de procedimientos de cobro?
  
• ¿Qué procedimientos de cobro amistoso existen?
  
• ¿Qué procedimientos legales existen?
  
• Recuperación de pequeñas deudas
  
• Recuperación de deudas transfronterizas
  
• Plazo para solicitar el pago de una deuda
  

¿Qué es el cobro de deudas?

El cobro de deudas abarca todos los procedimientos legales a disposición de una empresa para recuperar los pagos pendientes. Estos pasos comienzan cuando un acreedor no recibe el pago de una factura en el plazo establecido. Existen numerosos recursos para cobrar el pago de la deuda, desde cartas de recordatorio amistosas hasta mandamientos judiciales para remitir el pago.

¿En qué momento una empresa inicia el cobro de una deuda?

Una empresa debe iniciar los procedimientos de cobro de deudas tan pronto como se produzca un retraso en el pago, a fin de evitar la acumulación de facturas impagadas, lo que puede provocar dificultades en la gestión de la tesorería. Cuanto más antigua es una deuda, más difícil resulta cobrarla. Es importante reaccionar rápidamente para corregir la situación y mantener la buena salud financiera de la empresa.

Condiciones necesarias para el cobro de deudas

Para iniciar un proceso de cobro de deudas, el saldo pendiente debe cumplir determinadas condiciones:

• La existencia de la deuda debe ser indiscutible y demostrable.
  
• Debe ser líquido y la cantidad debe estar claramente indicada o poder determinarse.
  
• Debe ser adeudado (es decir, vencido) y el plazo para su cobro no debe haber expirado.
  

¿Cuáles son los distintos tipos de procedimientos de cobro?

Existen dos tipos de procedimientos de cobro: amistoso o contencioso (legal). El tipo que se utilice dependerá del importe de la deuda, la importancia del cliente y la frecuencia de las interacciones comerciales con él. Una empresa puede solicitar el asesoramiento de un oficial designado por el tribunal (commissaire de justice), un profesional jurídico especializado en el cobro de saldos pendientes.

¿Qué procedimientos de cobro amistoso existen?

Los procedimientos amistosos, como la reclamación del pago y las notificaciones formales, utilizan la conversación para obtener el pago de la deuda. El objetivo principal de estos métodos es lograr que el deudor salde voluntariamente su deuda pendiente, sin intervención judicial.

Si la empresa asume que el importe no pagado se debe a un descuido del cliente o a un error contable, es preferible el cobro amistoso. Estos enfoques no conflictivos permiten a la empresa estabilizar el flujo de caja y preservar al mismo tiempo las relaciones con los clientes.

Reclamación del pago

La reclamación del pago sirve como un recordatorio amistoso de que una factura sigue sin pagarse. Una empresa puede ponerse en contacto con el cliente por teléfono, correo electrónico o correo postal para solicitar el pago. Las comunicaciones deben ser corteses, claras y sin amenazas, y deben incluir una solicitud de pago inmediato. Te recomendamos que te pongas en contacto con tu cliente por teléfono antes de enviar cartas de recordatorio.

Stripe Billing es una herramienta avanzada de facturación que te permite automatizar los recordatorios de pago sin escribir una sola línea de código. Los flujos de trabajo personalizados de Stripe te ayudan a simplificar los procesos de transacción y la comunicación con los clientes, y a mejorar los esfuerzos de cobro.

Notificaciones formales

Si fallan los recordatorios, la empresa puede proceder con una notificación oficial. Se trata de una solicitud más oficial, que puede enviarse por correo certificado con acuse de recibo.

Una notificación formal suele incluir el nombre y los datos de contacto del acreedor, identifica el origen y el importe de la deuda, especifica el total adeudado y describe los métodos de pago aceptados. También indica las vías judiciales que el demandante iniciará si no se resuelve.

Una empresa puede intentar recuperar los importes adeudados por sí misma o asignar esta tarea a un tercero (por ejemplo, una agencia de cobro o un funcionario designado por el tribunal). Al iniciar un procedimiento amistoso, la empresa espera recibir el pago con prontitud y evitar los gastos judiciales.

¿Qué procedimientos legales existen?

Si los cobros amistosos no tienen éxito, una empresa puede solicitar una revisión judicial para obligar al pago de la deuda. Los tres procedimientos legales disponibles son una orden de pago, una orden de pago provisional (référé-provision) y una citación de pago (assignation en paiement).

Requerimiento de pago

Un requerimiento de pago es un proceso rápido, económico y no contencioso que permite al acreedor obtener una orden vinculante que obliga al deudor a saldar la deuda. El demandante presenta una solicitud ante el secretario del tribunal, tras lo cual un juez revisa la solicitud y emite una decisión basándose únicamente en la información proporcionada, sin escuchar a la parte responsable.

Orden de pago provisional

Una orden de pago provisional es un procedimiento urgente que requiere la comparecencia de las dos partes ante el tribunal. Si el órgano judicial concede la orden, ordena al deudor que remita una suma provisional como anticipo del importe adeudado.

Solicitud de pago

Como último recurso, una empresa podrá recurrir a un procedimiento más largo, complejo y costoso para exigir el pago de una factura no pagada. Puede recurrir a un requerimiento de pago, lo cual resulta adecuado para deudas controvertidas de alto valor.

Una citación de pago da lugar a un procedimiento judicial tradicional. Ambas partes presentan sus argumentos ante el tribunal, que revisa las pruebas. Si se reconoce el saldo adeudado, el juez emitirá una orden de ejecución que obliga a la parte responsable a pagar.

Recuperación de pequeñas deudas

En el caso de las deudas inferiores a 5.000 €, una empresa puede recurrir a un procedimiento de cobro simplificado que funciona sin intervención judicial. Un funcionario designado por el tribunal reúne a ambas partes para que acuerden el importe total adeudado y las condiciones de liquidación, y una vez alcanzado el acuerdo, emite una orden de ejecución.

Recuperación de deudas transfronterizas

Cuando se trata de litigios transfronterizos, una empresa puede solicitar una orden europea de pago (EOP), siempre que la deuda no sea impugnada y el deudor resida en la Unión Europea (excepto Dinamarca). No comparecen ante el órgano judicial; el proceso se desarrolla íntegramente por escrito. Para presentar una EOP sin coste alguno, la empresa rellena el formulario A y lo presenta ante el tribunal.

La empresa también puede iniciar un procedimiento europeo de reclamación de cantidades de hasta 5000 €, siempre que el deudor no resida en Dinamarca. La empresa presenta la solicitud ante la jurisdicción competente por correo postal o electrónico.

Plazo para solicitar el pago de una deuda

El plazo para emprender acciones oscila entre uno y cinco años, dependiendo del tipo de deudor y de la transacción. Por lo general, el acreedor tiene dos años para solicitar el pago si es un particular y cinco años si es una empresa o sociedad. Además, se aplican plazos específicos a determinadas situaciones:

• Un año para servicios de telefonía e Internet
  
• Tres años para deudas de alquiler y arrendamiento
  
• Cinco años para gastos relacionados con la propiedad conjunta