Faturas em aberto são um grande desafio para empresas. Todo risco de inadimplência compromete a sustentabilidade de um negócio. Como uma empresa recupera um saldo em aberto? Quais técnicas de cobrança existem? Como recolher faturas em aberto de forma amigável, sem recorrer ao Judiciário? Neste artigo, definimos cobrança, explicamos as medidas disponíveis e descrevemos as condições para aplicá-las.

O que tem neste artigo?

• O que é cobrança?
  
• Em que momento uma empresa inicia a cobrança?
  
• Condições exigidas para a recuperação de dívidas
  
• Quais são os diferentes tipos de procedimentos de cobrança?
  
• Quais procedimentos amigáveis de cobrança existem?
  
• Quais procedimentos jurídicos existem?
  
• Recuperação de pequenas dívidas
  
• Recuperação de dívidas transfronteiriças
  
• Prazo para solicitar o pagamento de uma dívida
  

O que é cobrança?

Cobrança abrange todos os procedimentos jurídicos disponíveis para uma empresa recuperar liquidações em aberto. Essas etapas começam quando o credor não recebe o pagamento de uma fatura dentro do prazo padrão. Existem várias medidas para recolher o pagamento, desde cartas de lembrete amigáveis até injunções legais para repassar.

Em que momento uma empresa inicia a cobrança?

A empresa precisa iniciar procedimentos de cobrança assim que um pagamento atrasa, para evitar o acúmulo de faturas em aberto, que pode gerar dificuldades de gestão de caixa. Quanto mais antiga a reclamação, mais difícil fica recolher. É importante reagir rápido para corrigir a situação e manter a boa saúde financeira da empresa.

Condições exigidas para a recuperação de dívidas

Para iniciar um processo de cobrança, o saldo em aberto precisa cumprir algumas condições:

• A existência da dívida precisa ser indiscutível e comprovável.
  
• Ela precisa ser líquida, e o valor deve estar claramente indicado ou ser determinável.
  
• Ela precisa estar vencida (isto é, devida) e o prazo para cobrar não pode ter expirado.
  

Quais são os diferentes tipos de procedimentos de cobrança?

Há dois tipos de procedimentos de cobrança: amigável ou contencioso (jurídico). O tipo escolhido vai depender do valor da dívida, da importância do cliente e da frequência das interações comerciais com esse cliente. A empresa pode buscar orientação de um oficial nomeado pelo tribunal (commissaire de justice), um advogado especializado na recuperação de saldos não liquidados.

Quais procedimentos amigáveis de cobrança existem?

Procedimentos amigáveis, como cobrança e notificações formais, usam a conversa para obter o pagamento da dívida. O objetivo principal é levar o devedor a liquidar o saldo em aberto de forma voluntária, sem intervenção do Judiciário.

Se a empresa entender que o valor em aberto aconteceu por descuido do cliente ou por erro de contabilidade, a cobrança amigável tende a ser a melhor opção. Essas abordagens não contenciosas ajudam a empresa a estabilizar o fluxo de caixa e, ao mesmo tempo, preservar o relacionamento com o cliente.

Cobrança

A cobrança funciona como um lembrete amigável de que uma fatura ainda está em aberto. A empresa pode entrar em contato com o cliente por telefone, e-mail ou correspondência para buscar a liquidação. As mensagens precisam manter um tom cordial, sem ameaças e direto ao ponto, além de incluir uma solicitação explícita de repasse. Recomendamos ligar para o cliente antes de enviar cartas de lembrete.

Stripe Billing é uma ferramenta avançada de faturamento que permite automatizar lembretes de pagamento sem escrever uma única linha de código. Os fluxos personalizados da Stripe ajudam você a simplificar processos de transação, comunicação com o cliente e reforçar os esforços de cobrança.

Notificações formais

Se os lembretes não resolverem, a empresa pode avançar com uma notificação formal. Trata-se de uma solicitação mais oficial, que pode ser enviada por carta registrada com aviso de recebimento.

Uma notificação formal costuma indicar o nome e os dados de contato do credor, identificar a origem e o valor da dívida, especificar o total devido e listar as formas de pagamento aceitas. Ela também menciona quais vias judiciais o requerente vai iniciar caso a dívida continue sem liquidação.

A empresa pode tentar recuperar os valores por conta própria ou delegar essa tarefa a um terceiro (por exemplo, uma agência de cobrança ou um oficial nomeado pelo tribunal). Ao iniciar um procedimento amigável, a empresa busca receber o pagamento rapidamente e evitar custos jurídicos.

Quais procedimentos jurídicos existem?

Se as tentativas de cobrança amigável não funcionarem, a empresa pode buscar uma análise judicial para obrigar a liquidação da dívida. Há três procedimentos jurídicos disponíveis: injunção de pagamento, ordem provisória de pagamento (référé-provision) e citação para pagamento (assignation en paiement).

Injunção de pagamento

A injunção de pagamento é um procedimento rápido, de baixo custo e não contencioso que permite ao credor obter uma instrução vinculante exigindo que o devedor liquide. O requerente apresenta uma inscrição ao cartório do tribunal; depois, um juiz analisa o que foi enviado e decide apenas com base nas informações fornecidas, sem ouvir a parte responsável.

Ordem provisória de pagamento

A ordem provisória de pagamento é um procedimento urgente que exige a presença de duas partes em juízo. Se o órgão judicial conceder a ordem, ele determina que o devedor repasse uma quantia provisória como adiantamento do valor devido.

Citação para pagamento

Como último recurso, a empresa pode iniciar uma abordagem mais longa, complexa e cara para forçar o repasse de uma fatura em aberto. Ela pode usar uma citação para pagamento, indicada para dívidas de alto valor e contestadas.

Uma citação pedindo pagamento resulta em um processo judicial tradicional. As duas partes apresentam seus argumentos ao tribunal, que analisa os comprovantes. Se o saldo devido for reconhecido, o juiz emite uma ordem de execução exigindo que a parte responsável liquide.

Recuperação de pequenas dívidas

Para dívidas abaixo de €5.000, a empresa pode usar um procedimento simplificado de cobrança sem participação do Judiciário. Um oficial nomeado pelo tribunal reúne as duas partes para acertar o total devido e os termos de liquidação e, quando há acordo, emite uma ordem de execução.

Recuperação de dívidas transfronteiriças

Quando há disputas transfronteiriças, a empresa pode solicitar uma Ordem Europeia de Pagamento (EOP), desde que a dívida não seja contestada e que o devedor resida na União Europeia (exceto Dinamarca). Não há audiência: o processo ocorre integralmente por formulários por escrito. Para solicitar uma EOP sem custo, a empresa preenche o Formulário A e o envia ao tribunal.

A empresa também pode iniciar um procedimento europeu de pequenas causas para valores de até €5.000, desde que o devedor não resida na Dinamarca. A empresa envia a solicitação à jurisdição correta por correio ou por via eletrônica.

Prazo para solicitar o pagamento de uma dívida

O cronograma para tomar providências varia de um a cinco anos, dependendo do tipo de devedor e da transação. Em geral, o credor tem dois anos para solicitar o pagamento quando é uma pessoa física e cinco anos quando é uma empresa. Além disso, há prazos específicos para algumas situações:

• Um ano para serviços de telefonia e internet
  
• Três anos para dívidas de aluguel e arrendamento
  
• Cinco anos para custos ligados à copropriedade de imóveis