Onbetaalde facturen vormen een grote uitdaging voor bedrijven. Elk wanbetalingsrisico brengt de duurzaamheid van een bedrijf in gevaar. Hoe recupereert een bedrijf een openstaand saldo? Welke incassotechnieken bestaan er? Hoe worden onbetaalde facturen minnelijk geïnd, zonder tussenkomst van de rechter? In dit artikel definiëren we incasso, leggen we de beschikbare rechtsmiddelen uit en schetsen we de voorwaarden voor het gebruik ervan.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is incasso?
- Op welk moment start een bedrijf incasso?
- Voorwaarden voor incasso
- Wat zijn de verschillende soorten incassoprocedures?
- Welke procedures voor minnelijke incasso bestaan er?
- Welke juridische procedures bestaan er?
- Het innen van kleine schulden
- Het innen van grensoverschrijdende schulden
- Deadline voor het aanvragen van betaling van een schuld
Wat is incasso?
Incasso omvat alle juridische procedures waarover een onderneming beschikt om openstaande schikkingen te innen. Deze stappen beginnen wanneer een crediteur de betaling voor een factuur niet binnen de standaardtermijn heeft ontvangen. Er worden talloze rechtsmiddelen aangeboden om de betaling van de schuld te innen, van vriendelijke herinneringsbrieven tot wettige bevelen tot kwijtschelding.
Op welk moment start een bedrijf incasso?
Een bedrijf moet incassoprocedures starten zodra een betaling te laat is om een opeenstapeling van onbetaalde facturen te voorkomen, wat kan leiden tot problemen met het beheer van contant geld. Hoe ouder een claim, hoe moeilijker deze te berekenen is. Het is belangrijk om snel te reageren om de situatie te corrigeren en een bedrijf financieel gezond te houden.
Voorwaarden voor incasso
Om een incassoprocedure te starten, moet het openstaande saldo aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Het bestaan van de schuld moet onbetwistbaar en bewijsbaar zijn.
- Het moet liquide zijn en het bedrag moet duidelijk kunnen worden genoteerd of bepaald.
- Het moet verschuldigd zijn (d.w.z. opeisbaar) en de termijn voor incasso mag niet zijn verstreken.
Wat zijn de verschillende soorten incassoprocedures?
Er zijn twee soorten incassoprocedures mogelijk: minnelijk of controversieel (juridisch). Het soort dat wordt gebruikt, hangt af van het schuldbedrag, het belang van de klant en de frequentie van zakelijke interacties met de klant. Een bedrijf kan advies inwinnen bij een door de rechtbank benoemde ambtenaar (commissaris van justitie), een juridische professional die gespecialiseerd is in het invorderen van onbetaalde saldi.
Welke procedures voor minnelijke incasso bestaan er?
Bij minnelijke procedures, zoals incassoactiviteiten en aanmaningen, wordt gebruik gemaakt van gesprekken om betaling van de schuld te verkrijgen. Het belangrijkste doel van deze methoden is om de schuldenaar ertoe te brengen zijn uitstaande saldo vrijwillig te vereffenen, zonder tussenkomst van de rechter.
Als de onderneming aanneemt dat het onbetaalde bedrag te wijten is aan een vergissing van de klant of een boekhoudkundige fout, heeft een minnelijke incasso de voorkeur. Met deze niet-controversiële benaderingen kan het bedrijf de cashflow stabiliseren en tegelijkertijd de klantrelaties behouden.
Incassoactiviteiten
Incassoactiviteiten dienen als een vriendelijke herinnering dat een factuur onbetaald blijft. Een bedrijf kan telefonisch, per e-mail of per post contact opnemen met de klant om een schikking te treffen. De communicatie moet hoffelijk, niet bedreigend en duidelijk blijven, en moet een snel verzoek om overboeking bevatten. Wij raden je aan eerst telefonisch contact op te nemen met je klant voordat je herinneringsbrieven verstuurt.
Stripe Billing is een geavanceerde facturatietool waarmee je betalingsherinneringen kunt automatiseren zonder ook maar één regel code te schrijven. De op maat gemaakte workflows van Stripe helpen je transactieprocessen en klantcommunicatie te vereenvoudigen en de incasso-inspanningen te verbeteren.
Ingebrekestellingen
Als herinneringen mislukken, kan het bedrijf doorgaan met een ingebrekestelling. Dit is een meer officiële aanvraag, die per aangetekende brief met ontvangstbewijs kan worden verzonden.
In een ingebrekestelling worden meestal de naam en contactgegevens van de schuldeiser vermeld, de oorsprong en het bedrag van de schuld worden geïdentificeerd, het totale verschuldigde bedrag wordt gespecificeerd en de geaccepteerde betaalmethoden worden beschreven. Ook wordt aangegeven welke gerechtelijke stappen de eiser zal ondernemen als deze onbetaald blijft.
Een bedrijf kan proberen de verschuldigde bedragen zelf te innen of deze taak over te dragen aan een derde partij (bijv. een incassobureau of een door de rechtbank aangewezen functionaris). Door een minnelijke procedure te starten, hoopt het bedrijf snel betaling te ontvangen en juridische kosten te voorkomen.
Welke juridische procedures bestaan er?
Als minnelijke incasso's niet succesvol zijn, kan een bedrijf rechterlijke toetsing inroepen om vereffening van de schuld af te dwingen. De drie beschikbare juridische procedures zijn een bevel tot betaling, een voorlopig betalingsbevel (référé-provision) en een sommatie tot betaling (assignation en paiement).
Bevel tot betaling
Een bevel tot betaling is een snel, goedkoop en niet-tegenstrijdig proces waarmee de schuldeiser een bindend mandaat kan verkrijgen dat de schuldenaar verplicht tot schikking te komen. De eiser dient een verzoekschrift in bij de griffier, waarna een rechter het ingediende verzoek beoordeelt en een beslissing neemt uitsluitend op basis van de verstrekte informatie, zonder de aansprakelijke partij te horen.
Voorlopige betalingsopdracht
Een voorlopige betalingsopdracht is een spoedprocedure waarbij twee partijen voor de rechter moeten verschijnen. Als de rechterlijke instantie de bestelling toewijst, draagt deze de schuldenaar op een voorlopig bedrag af te dragen als voorschot op het verschuldigde bedrag.
Sommaties voor betaling
Als laatste redmiddel kan een bedrijf een langere, complexere en duurdere aanpak hanteren om de afdracht van een onbetaalde factuur af te dwingen. Het kan een sommatie tot betaling gebruiken, die geschikt is voor betwiste schulden met een hoge waarde.
Een sommatie tot betaling mondt uit in een traditionele gerechtelijke procedure. Beide partijen presenteren hun argumenten aan de rechtbank, die het bewijsmateriaal beoordeelt. Als het verschuldigde saldo wordt erkend, zal de rechter een executoriale titel uitvaardigen, waarbij de aansprakelijke partij wordt verzocht een schikking te treffen.
Kleine schulden innen
Voor schulden van minder dan € 5000 kan een bedrijf een vereenvoudigde incassoprocedure gebruiken die werkt zonder rechterlijke tussenkomst. Een door de rechtbank aangestelde functionaris brengt beide partijen samen om het totale verschuldigde bedrag en de vereffeningsvoorwaarden overeen te komen, en vaardigt vervolgens een executoriale titel uit zodra zij tot overeenstemming zijn gekomen.
Grensoverschrijdende schulden innen
Bij grensoverschrijdende geschillen kan een onderneming een Europees betalingsbevel (EOP) aanvragen, op voorwaarde dat de schuld onbetwist is en de schuldenaar woonachtig is in de Europese Unie (behalve Denemarken). Zij verschijnen niet voor de rechterlijke instantie; het proces verloopt volledig via geschreven formulieren. Om een kosteloos EOP in te dienen, vult het bedrijf formulier A in en dient dit in bij de rechtbank.
Het bedrijf kan ook een Europese procedure voor betaling van geringe vorderingen starten voor bedragen tot € 5000, op voorwaarde dat de debiteur niet in Denemarken woont. Het bedrijf dient de aanvraag per post of elektronisch in bij de juiste regio.
Deadline voor het aanvragen van betaling van een schuld
De termijn voor het ondernemen van actie varieert van één tot vijf jaar, afhankelijk van het type debiteur en de transactie. Normaal gesproken heeft de schuldeiser twee jaar de tijd om betaling aan te vragen als hij een particulier is, en vijf jaar als hij een bedrijf is. Daarnaast gelden voor bepaalde situaties specifieke deadlines:
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.