Er zijn verschillende manieren waarop ondernemingen in Duitsland openstaande vorderingen kunnen innen en hun liquiditeit kunnen versterken. Naast een rechtszaak of factoring kunnen ze ook een gerechtelijke incassoprocedure starten. In dit artikel lees je wat een gerechtelijke incassoprocedure is, wanneer deze zinvol is en hoe deze werkt. We leggen ook uit welke rechten debiteuren hebben en welke risico's er zijn voor ondernemingen die een gerechtelijke incassoprocedure starten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de gerechtelijke incassoprocedure?
  
• Hoe werkt de gerechtelijke incassoprocedure?
  
• Rechten en termijnen van debiteuren
  
• Toepassingen en risico's
  

Wat is de gerechtelijke incassoprocedure?

De gerechtelijke incassoprocedure is een wettelijk geregelde gerechtelijke procedure voor het afdwingen van openstaande geldvorderingen. Bedrijven in Duitsland gebruiken deze procedure om openstaande betalingen van klanten en zakenpartners snel en betaalbaar te innen. Crediteuren kunnen een betalingsbevel krijgen dat de schuldenaar aanspoort om te betalen, zonder dat ze een duur en tijdrovend proces hoeven te doorlopen. Als de schuldenaar niet reageert, kan de crediteur een executoriale titel aanvragen, die de basis vormt voor gedwongen tenuitvoerlegging.

De gerechtelijke incassoprocedure is grotendeels geautomatiseerd, zonder mondelinge behandeling of bewijsvoering. Soms controleert de rechtbank of de aanvraag formeel in orde is, maar niet of de vordering geldig is. Je hebt ook geen advocaat nodig bij de incassoprocedure. Dit maakt de procedure een efficiënte manier voor schuldeisers om hun vorderingen te innen zonder hoge juridische kosten en gerechtskosten.

Een ander voordeel van de gerechtelijke incassoprocedure is dat deze voorkomt dat een vordering verjaart. Zodra een verzoek om een betalingsbevel is ingediend en aan de schuldenaar is betekend, wordt de verjaringstermijn op grond van § 204.1.3 BGB (Duits Burgerlijk Wetboek) opgeschort. Gerechtelijke incassoprocedures zijn daarom een bijzonder goede optie als een vordering op het punt staat te verjaren en er niet genoeg tijd meer is om een rechtszaak aan te spannen. Deze voordelen maken gerechtelijke incassoprocedures vooral aantrekkelijk voor kleine en middelgrote ondernemingen die op zoek zijn naar een efficiënte manier om liquiditeitstekorten te voorkomen.

Gerechtelijke incassoprocedure versus standaard incassoprocedure

De gerechtelijke incassoprocedure verschilt aanzienlijk van een standaard incassoprocedure. Een standaard incassoprocedure (d.w.z. een schriftelijke betalingsaanmaning) is meestal de eerste stap die een bedrijf neemt wanneer er een vordering openstaat. Het belangrijkste doel ervan is om de debiteur te herinneren aan zijn openstaande betaling. Hoewel het een formele betalingsopdracht is, is het geen gerechtelijk bevel en heeft het dus geen directe juridische gevolgen.

Om de relatie met je klant niet onnodig onder druk te zetten, is het een goed idee om eerst met een standaard incassoprocedure te reageren op een openstaande betaling. Je moet pas overwegen om een gerechtelijke incassoprocedure te starten als de debiteur niet reageert op meerdere betalingsherinneringen.

Stripe Billing kan je niet alleen helpen met terugkerende facturering en facturering voor op gebruik gebaseerde modellen en op maat gemaakte contracten, maar kan ook je incassoprocessen automatiseren en betalingsherinneringen versturen met door jou gedefinieerde tussenpozen. Bovendien kun je met Smart Retries een intelligent algoritme inzetten dat de betaling opnieuw probeert op een moment dat de kans op succes groter is.

Hoe werkt de gerechtelijke incassoprocedure?

Hieronder zie je hoe een typische gerechtelijke incassoprocedure verloopt. Het specifieke proces hangt sterk af van hoe de debiteur op het betalingsbevel reageert.

Bereid je aanvraag voor:

De eerste stap in een gerechtelijke incassoprocedure is het aanvragen van een betalingsbevel. Het betalingsbevel is een officieel document dat de schuldenaar opdraagt te betalen. Je kunt online of schriftelijk een betalingsbevel aanvragen bij de bevoegde rechtbank.

• Schriftelijke aanvraag: je hebt een officieel formulier nodig, dat verkrijgbaar is bij kantoorboekhandels of winkels voor kantoorbenodigdheden. Je kunt het formulier meestal los of in pakketten van 5 of 10 stuks kopen voor een paar euro. Incassobureaus en advocaten kunnen geen gebruik maken van schriftelijke formulieren; zij moeten online een aanvraag indienen.

• Online aanvraag: Je kunt online een betalingsbevel aanvragen via de website van de incassorechtbanken. Het systeem helpt je stap voor stap bij het invullen van het formulier. Nadat je het formulier hebt ingevuld, print je het uit, onderteken je het en stuur je het naar de betreffende rechtbank.

Wat moet je in je aanvraag zetten?

Als je een betalingsbevel aanvraagt, moet je eerst je bedrijfsnaam, adres en je contactgegevens als eiser invullen. Je moet ook info over de schuldenaar geven. Zorg ervoor dat alle namen die je opgeeft correct en compleet zijn. Bedrijfsnamen moeten worden gecontroleerd aan de hand van het Duitse handelsregister of het register van bedrijven in de betreffende stad of gemeente. Fouten in de gegevens van de schuldenaar kunnen het proces vertragen of, in het ergste geval, je aanvraag ongeldig maken.

Je moet ook het exacte bedrag van de vordering vermelden. Dit omvat het verschuldigde bedrag, plus eventuele opgebouwde rente en eventuele bijkomende vorderingen die je hebt. Vermeld ten slotte de vervaldatum van de vordering, d.w.z. de datum waarop de betaling oorspronkelijk verschuldigd was of de vordering is ontstaan.

Dien de aanvraag in

Stuur je aanvraagformulier naar de juiste rechtbank. Bewijsstukken, zoals aanvullende documentatie, zijn alleen nodig als er een gerechtelijke procedure wordt gestart. In de regel is de centrale incassorechtbank in je deelstaat bevoegd voor je aanvraag. De enige uitzondering hierop zijn arbeidsgerelateerde vorderingen, die onder de bevoegdheid van de arbeidsrechtbanken vallen.

Betalingsbevel betekenen

Zodra de rechtbank je aanvraag heeft beoordeeld, vaardigt zij een betalingsbevel uit, dat zij per post naar de schuldenaar stuurt. Als eiser word je tegelijkertijd door de rechtbank in kennis gesteld van het feit dat het betalingsbevel is betekend.

Mogelijke reacties op het betalingsbevel

Zodra het betalingsbevel is betekend, kan de schuldenaar de vordering voldoen of beroep aantekenen. Als hij geen van beide doet, kan de rechtbank een executoriale titel afgeven. Om een executoriale titel te verkrijgen, moet je als schuldeiser binnen zes maandeneen overeenkomstig verzoek indienen. Met een executoriale titel kun je gedwongen tenuitvoerlegging starten en de zaak vervolgens overdragen aan een door de rechtbank aangewezen deurwaarder. Deze deurwaarder heeft de bevoegdheid om verschillende executiemaatregelen te nemen om je vordering te innen. Deze maatregelen kunnen bestaan uit het beslag leggen op rekeningen, loonbeslag of het aanwijzen van beslag op andere activa van de schuldenaar. Onder voorbehoud van de wettelijke voorwaarden, zoals het hebben van een door een rechter ondertekend huiszoekingsbevel , de door de rechtbank aangestelde deurwaarder de woning van de schuldenaar om daar beslag te leggen op goederen die kunnen worden gebruikt om de schuld te vereffenen.

Als de schuldenaar niet kan worden bereikt of als hij of zij van woonplaats is veranderd, kan het executoriale titel openbaar worden betekend. Het kan bijvoorbeeld worden gepubliceerd op een online informatiesysteem van de rechtbank of worden aangeplakt in het gerechtsgebouw zelf.

Rechten en termijnen van de schuldenaar

Als de schuldenaar na betekening van het betalingsbevel zijn schuld betaalt, is de procedure afgerond. Hij kan echter ook binnen twee wekenberoep aantekenen. Hiervoor moet hij de rechtbank laten weten tegen welk deel van de vordering hij in beroep gaat. Als hij binnen de termijn van twee weken beroep aantekent, wordt het betalingsbevel opgeschort. De procedure wordt dan overgedragen aan de bevoegde rechtbank en de incassoprocedure wordt een rechtszaak. De schuldeiser moet zijn vordering onderbouwen en zijn eis via een gerechtelijke procedure afdwingen.

Naast het recht op beroep hebben schuldenaren ook de mogelijkheid om hun schuld in termijnen te betalen of uitstel van betaling overeen te komen. Hiervoor moeten zij aantonen dat zij op dit moment niet in staat zijn het volledige verschuldigde bedrag te betalen. Deze mogelijkheden moeten echter rechtstreeks met de schuldeiser of diens vertegenwoordigers worden overeengekomen.

Schuldenaren kunnen tegen een executoriale titel in beroep gaan door een verzet tegen de tenuitvoerlegging in te stellen. Als dit beroep succesvol is, wordt de gedwongen tenuitvoerlegging beperkt of beëindigd en wordt de executoriale titel vernietigd. Typische gronden voor een dergelijk beroep zijn bijvoorbeeld dat een vordering al is voldaan of kwijtgescholden. Ook een goedgekeurd uitstel of een verrekening met tegenvorderingen van de schuldenaar kan een grond voor een dergelijk beroep zijn.

Toepassingen en risico's

De gerechtelijke incassoprocedure wordt vooral gebruikt door kleine en middelgrote ondernemingen in Duitsland die te maken hebben met betalingsachterstanden. Het kan gaan om openstaande facturen van klanten of zakenpartners die ondanks herhaalde aanmaningen niet hebben betaald voor een product of dienst. De incassoprocedure kan ook worden gebruikt om terugkerende betalingen te innen, zoals huuraanvragen. De bedragen zijn meestal niet zo groot. Terwijl grote bedragen juridische stappen en de bijbehorende kosten kunnen rechtvaardigen, kunnen kleinere bedragen met minimale inspanning worden geïnd via een incassoprocedure.

De gerechtelijke incassoprocedure heeft een bijzonder hoog succespercentage wanneer de vorderingen onbetwistbaar zijn en de debiteur geen legitieme verdediging tegen betaling heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval bij koopovereenkomsten waarbij een vaste prijs en duidelijke betalingsvoorwaarden zijn overeengekomen.

Risico's van de gerechtelijke incassoprocedure

Ondanks de voordelen brengt de gerechtelijke incassoprocedure ook risico's met zich mee waar ondernemingen rekening mee moeten houden. Deze omvatten de kosten van de incassoprocedure zelf. Hoewel deze procedure over het algemeen minder kostbaar is dan een rechtszaak, kunnen er toch gerechts- en juridische kosten worden gemaakt, plus kosten voor eventuele gedwongen tenuitvoerlegging. Bovendien kan de incassoprocedure in geval van beroep uitmonden in een rechtszaak, wat nog meer kosten met zich meebrengt. Als de debiteuren insolvent zijn, leidt de incassoprocedure niet tot betaling. In dat geval draagt de onderneming de kosten van de gerechtelijke incassoprocedure zonder dat deze worden vergoed.

Ook de mogelijke reputatierisico's mogen niet worden onderschat. Bedrijven die herhaaldelijk juridische incassoprocedures starten of dwangmaatregelen tegen klanten of partners nemen, lopen het risico hun zakelijke relaties te schaden. Je moet eerst nadenken over alternatieve oplossingen, vooral als het gaat om langdurige klanten of partners. In dergelijke gevallen verdienen afbetalingsregelingen of individuele overeenkomsten de voorkeur boven incassoprocedures.