Unternehmen in Deutschland haben verschiedene Möglichkeiten, offene Forderungen einzutreiben und ihre Liquidität zu sichern. Neben dem Factoring oder einer Klage können sie auch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein gerichtliches Mahnverfahren ist, wann es sich eignet und wie es abläuft. Zudem erläutern wir, welche Rechte Schuldner/innen haben und welche Risiken für Unternehmen bestehen, die ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein gerichtliches Mahnverfahren?
  
• Der Ablauf eines gerichtlichen Mahnverfahrens
  
• Fristen und Rechte der Schuldner/innen
  
• Anwendungsfälle und Risiken
  

Was ist ein gerichtliches Mahnverfahren?

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein rechtlich geregeltes Verfahren zur Durchsetzung offener Forderungen. Unternehmen in Deutschland nutzen es, um ausstehende Zahlungen von Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und -partnern schnell und kostengünstig einzutreiben. Gläubiger/innen erwirken ohne ein aufwändiges Klageverfahren einen Mahnbescheid, der die Schuldner/innen zur Zahlung auffordert. Reagiert die Schuldnerseite nicht, beantragen die Gläubiger/innen im nächsten Schritt einen Vollstreckungsbescheid, der als Grundlage für Zwangsvollstreckungsmaßnahmen dient.

Das Mahnverfahren läuft weitgehend automatisiert ab – es gibt weder eine mündliche Verhandlung noch eine Beweiserhebung. Das Mahngericht prüft lediglich die formale Korrektheit des Antrags, nicht jedoch die Berechtigung der Forderung. Auch eine anwaltliche Vertretung ist im Mahnverfahren nicht erforderlich. Für Gläubiger/innen stellt das Verfahren somit eine effiziente Möglichkeit dar, ihre Forderungen ohne hohe Anwalts- oder Gerichtskosten durchzusetzen.

Ein weiterer Vorteil des gerichtlichen Mahnverfahrens besteht darin, dass eine Forderung nicht verjährt. Sobald ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gestellt und der Schuldnerin bzw. dem Schuldner zugestellt wird, wird die Verjährungsfrist nach § 204.Abs. 1 Nr. 3 BGB gehemmt. Gerichtliche Mahnverfahren sind daher eine besonders gute Option, wenn eine Forderung bald verfällt und nicht mehr genügend Zeit für eine Klage bleibt. Diese Vorteile machen das gerichtliche Mahnverfahren besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen, die nach einer effizienten Möglichkeit suchen, Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Gerichtliches Mahnverfahren vs. Mahnung

Das gerichtliche Mahnverfahren unterscheidet sich erheblich von einer gewöhnlichen Mahnung. Eine Mahnung (d. h. eine schriftliche Zahlungsaufforderung) ist in der Regel der erste Schritt, den ein Unternehmen unternimmt, wenn eine Forderung aussteht. Ihr Hauptzweck besteht darin, die Schuldnerin bzw. den Schuldner an ihre bzw. seine ausstehende Zahlung zu erinnern. Sie stellt zwar eine formelle Zahlungsaufforderung dar, ist aber keine gerichtlicher Bescheid und hat daher keine direkten rechtlichen Auswirkungen.

Um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten, ist es ratsam, auf eine ausstehende Zahlung zunächst mit einer Mahnung zu reagieren. Erst wenn die Gläubiger/innen auf mehrfache Zahlungserinnerungen nicht reagieren, sollten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht ziehen.

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Der Ablauf eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Nachfolgend finden Sie den typischen Ablauf eines gerichtlichen Mahnverfahrens, der insbesondere davon abhängig ist, wie die Schuldner/innen auf den Mahnbescheid reagieren.

Antrag stellen

Das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens beginnt mit dem Beantragen eines Mahnbescheids. Der Mahnbescheid ist ein offizielles Dokument, das die Schuldner/innen zur Zahlung auffordert. Um einen Mahnbescheid zu erhalten, stellen Sie beim zuständigen Mahngericht schriftlich oder online einen Antrag.

• Schriftlicher Antrag: Sie benötigen ein offizielles Formular, das in Schreibwarenläden oder Bürobedarfsgeschäften erhältlich ist. Sie können es meist einzeln oder in 5er- oder 10er-Packs für wenige Euro erwerben. Für Inkassodienstleister und Rechtsanwältinnen beziehungsweise Rechtsanwälte gibt es keine schriftlichen Formulare; sie müssen den Antrag online stellen.

• Online-Antrag: Über die Website der Mahngerichte können Sie den Antrag direkt online ausfüllen. Das System führt Sie Schritt für Schritt durch das Formular. Nach dem Ausfüllen drucken Sie den Antrag aus, unterschreiben ihn und senden ihn an das zuständige Gericht.

Angaben im Antrag

Wenn Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen, geben Sie zunächst Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten als Antragsteller/in an. Zudem müssen Sie Angaben zur Schuldnerin beziehungsweise zum Schuldner machen. Achten Sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Namen. Firmennamen sollten Sie im Handelsregister oder Gewerberegister der zuständigen Stadt oder Kommune gegenprüfen. Eine fehlerhafte Bezeichnung der Schuldner/innen kann das Verfahren verzögern oder macht es im schlimmsten Fall ungültig.

Darüber hinaus müssen Sie im Antrag die Forderungshöhe exakt angeben. Diese umfasst nicht nur den offenen Betrag, sondern auch gegebenenfalls anfallende Zinsen und Nebenforderungen. Schließlich geben Sie das Fälligkeitsdatum der Forderung an – also den Tag, an dem die Zahlung ursprünglich fällig war oder der Anspruch entstanden ist.

Antrag einreichen

Schicken Sie den Antrag an das zuständige Mahngericht. Zusätzliche Belege sind als Nachweis nur notwendig, wenn es zu einem gerichtlichen Verfahren kommt. Im Regelfall ist das zuständige zentrale Mahngericht Ihres Bundeslands für den Antrag zuständig. Eine Ausnahme stellen lediglich Ansprüche aus Arbeitsverhältnissen, dar, bei denen die Arbeitsgerichte zuständig sind.

Zustellung des Mahnbescheids

Nachdem das Mahngericht Ihren Antrag geprüft hat, erlässt es den Mahnbescheid und versendet ihn per Post an die Schuldnerseite. Als Antragssteller/in erhalten Sie vom Mahngericht gleichzeitig eine Benachrichtigung über die Zustellung des Mahnbescheids.

Mögliche Reaktionen auf den Mahnbescheid

Die Schuldner/innen können nach Zustellung des Mahnbescheids die Forderung entweder begleichen oder Widerspruch einlegen. Unterlassen sie beides, kann das Mahngericht einen Vollstreckungsbescheid erlassen. Hierfür müssen Sie als Gläubiger/in innerhalb von sechs Monaten einen entsprechenden Antrag stellen. Mit einem Vollstreckungsbescheid können Sie eine Zwangsvollstreckung einleiten und die Angelegenheit an einen Gerichtsvollzieher übergeben. Dieser ist befugt, verschiedene Zwangsmaßnahmen zur Eintreibung der Forderung zu ergreifen. Hierzu gehört beispielsweise die Pfändung von Konten, Löhnen oder anderen Vermögenswerten der Schuldner/innen. Der Gerichtsvollzieher kann die Wohnung der Schuldner/innen unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen – etwa mit einem richterlichen Durchsuchungsbeschluss – betreten, um dort Vermögenswerte zu beschlagnahmen, die zur Begleichung der Forderung dienen.

Kann die Schuldnerin bzw. der Schuldner nicht erreicht werden oder hat sie bzw. er ihren bzw. seinen Wohnsitz geändert, kann der Vollstreckungsbescheid öffentlich zugestellt werden, z. B. in einem Online-Informationssystem des Gerichts oder im Gerichtsgebäude selbst veröffentlicht werden.

Fristen und Rechte der Schuldner/innen

Begleichen die Schuldner/innen die offene Forderung nach Zustellung des Mahnbescheids, ist das Verfahren beendet. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einzulegen. Hierfür muss dem Gericht mitgeteilt werden, in welchem Umfang dem Anspruch widersprochen wird. Ein fristgerechter Widerspruch hat zur Folge, dass der Mahnbescheid aufgehoben wird. In diesem Fall geht das Verfahren an das zuständige Prozessgericht über; aus dem Mahnverfahren wird ein Klageverfahren. Die Gläubiger/innen müssen ihre Klage begründen und ihre Forderung im Rahmen eines Gerichtsverfahrens durchsetzen.

Neben der Widerspruchsmöglichkeit haben Schuldner/innen die Option, die Forderung in Raten zu begleichen oder eine Stundung zu vereinbaren. Dazu müssen sie nachweisen, dass sie den Gesamtbetrag aktuell nicht aufbringen können. Diese Optionen müssen jedoch direkt mit den Gläubigerinnen beziehungsweise Gläubigern oder deren Bevollmächtigten verhandelt werden.

Gegen einen Vollstreckungsbescheid können Schuldner/innen mit einer Vollstreckungsabwehrklage vorgehen. Hat die Klage Erfolg, wird die Zwangsvollstreckung beschränkt oder eingestellt, und der Vollstreckungsbescheid aufgehoben. Typische Gründe für eine Vollstreckungsabwehrklage sind beispielsweise eine bereits beglichene oder erlassene Forderung. Auch eine bewilligte Stundung oder eine Aufrechnung mit Gegenforderungen der Schuldnerseite können als Gründe gelten.

Anwendungsfälle und Risiken

Das gerichtliche Mahnverfahren wird besonders von kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland genutzt, die mit säumigen Zahlungen konfrontiert sind. Dies können offene Rechnungen von Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und -partnern sein, die ein Produkt oder eine Dienstleistung trotz mehrfacher Zahlungserinnerung nicht bezahlen. Darüber hinaus eignet sich das Mahnverfahren auch bei wiederkehrende Zahlungen wie Mietforderungen. Die Forderungssummen sind im Regelfall überschaubar. Hohe Summen rechtfertigen im Zweifel auch ein Klageverfahren und die damit verbundenen Kosten; kleinere Summen lassen sich hingegen im Rahmen eines Mahnverfahrens mit geringem Aufwand eintreiben.

Erfolgsversprechend ist das gerichtliche Mahnverfahren insbesondere bei unstrittigen Forderungen, bei denen die Schuldner/innen keine berechtigten Einwände gegen die Zahlung geltend machen können. Dies ist beispielsweise der Fall bei Kaufverträgen, in denen ein fester Preis und eindeutige Zahlungsbedingungen vereinbart wurden.

Risiken des Mahnverfahrens

Trotz seiner Vorteile birgt das Verfahren auch Risiken, die Unternehmen bedenken sollten. Hierzu zählen die Kosten des gerichtlichen Mahnverfahrens. Obwohl es im Regelfall günstiger ist als eine Klage, können dennoch Gerichtskosten, Anwaltskosten und gegebenenfalls Kosten für die Zwangsvollstreckung entstehen. Zudem kann das Mahnverfahren bei einem Widerspruch in ein Klageverfahren übergehen, was weitere Kosten verursacht. Sollten die Schuldner/innen zahlungsunfähig sein, führt das Mahnverfahren nicht zu einem Zahlungseingang. In diesem Fall tragen die Unternehmen die Kosten des gerichtlichen Mahnverfahrens ohne eine Erstattung.

Nicht zu unterschätzen sind auch die möglichen Reputationsrisiken. Falls Unternehmen wiederholt gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen anordnen, kann dies die Geschäftsbeziehungen negativ beeinträchtigen. Vor allem bei langjährigen Kundinnen und Kunden oder Partnerinnen und Partnern sollten Sie zunächst alternative Lösungen in Betracht ziehen. Ratenzahlungen oder individuelle Vereinbarungen sind in solchen Fällen einem Mahnverfahren vorzuziehen.