Las facturas impagas son un desafío importante al que se enfrentan las empresas. Cada riesgo de impago compromete la sostenibilidad de una empresa. ¿Cómo recupera una empresa un saldo pendiente? ¿Qué técnicas de cobro existen? ¿Cómo se cobran las facturas impagas de manera amistosa, sin acudir a los tribunales? En este artículo, definimos qué es el cobro de deudas, explicamos los recursos disponibles y describimos las condiciones para usarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el cobro de deudas?
  
• ¿En qué momento una empresa inicia el cobro de deudas?
  
• Condiciones requeridas para la recuperación de deudas
  
• ¿Cuáles son los diversos tipos de procedimientos de cobro?
  
• ¿Qué procedimientos de cobro amistoso existen?
  
• ¿Qué procedimientos legales existen?
  
• Recuperación de pequeñas deudas
  
• Recuperación de deudas transfronterizas
  
• Plazo para solicitar el pago de una deuda
  

¿Qué es el cobro de deudas?

El cobro de deudas abarca todos los procedimientos legales disponibles para que una empresa recupere las liquidaciones pendientes. Estos pasos comienzan cuando un acreedor no recibe pago de una factura antes de la fecha límite estándar. Se ofrecen numerosos recursos para cobrar la deuda, desde cartas de recordatorio amistosas hasta medidas cautelares legales para remitir.

¿En qué momento una empresa inicia el cobro de deudas?

Una empresa necesita iniciar procedimientos de cobro de deudas tan pronto como un pago se atrasa para evitar una acumulación de facturas impagas, lo que puede dar lugar a dificultades de gestión de efectivo. Cuanto más antiguo es un reclamo, más difícil es cobrar. Es importante responder rápidamente para corregir la situación y mantener la buena salud financiera de una empresa.

Condiciones requeridas para la recuperación de deudas

Para comenzar a procesar un cobro, el saldo pendiente tiene que cumplir con ciertas condiciones:

• La existencia de la deuda debe ser indiscutible y demostrable.
  
• Debe ser líquido y el importe debe anotarse o determinarse con claridad.
  
• Debe ser adeudado (es decir, vencido) y el plazo de cobro no debe haber vencido.
  

¿Cuáles son los diversos tipos de procedimientos de cobro?

Hay dos dos tipos posibles de procedimientos de cobro: amistosos o contenciosos (legales). El tipo utilizado dependerá del monto de la deuda, la importancia del cliente y la frecuencia de las interacciones de la empresa con el cliente. Una empresa puede solicitar asesoramiento a un oficial de oficio (commissaire de justice), un abogado especializado en la recuperación de saldos no liquidados.

¿Qué procedimientos de cobro amistoso existen?

Los procedimientos amistosos, como la reclamación de pagos y las notificaciones formales, recurren a la conversación para lograr el pago de la deuda, cuyo objetivo principal es que el deudor acredite su saldo pendiente de forma voluntaria, sin intervención judicial.

Si la empresa asume que el importe no pagado se debe a un descuido del cliente o a un error contable, es preferible el cobro amistoso. Estos enfoques no contenciosos permiten que la empresa estabilice el flujo de caja mediante la conservación de las relaciones con los clientes.

Reclamación de pagos

La reclamación de pagos sirve como un recordatorio amistoso de que una factura sigue impaga. Una empresa puede ponerse en contacto con el cliente por teléfono, correo electrónico o correo para solicitar la acreditación de fondos. Las comunicaciones deben ser corteses, claras y sin amenazas, y deben incluir una solicitud rápida de remisión. Te recomendamos que te pongas en contacto con tu cliente por teléfono antes de enviar cartas recordatorio.

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Notificaciones formales

Si fallan los recordatorios, la empresa puede proceder con una notificación formal, que es una solicitud de carácter más oficial y puede enviarse mediante carta certificada con acuse de recibo.

Por lo general, en un aviso formal se enumeran el nombre y los datos de contacto del acreedor, se identifica el origen y la suma de la deuda, se especifica el total adeudado y se describen los métodos de pago aceptados. También se señalan las vías judiciales que iniciará el reclamante si queda pendiente.

Una empresa puede intentar recuperar los importes a pagar o asignar esta tarea a un tercero (por ejemplo, una agencia de cobro o un funcionario de oficio). Cuando se inicia un procedimiento amistoso, la empresa espera recibir el pago rápidamente y evitar honorarios legales.

¿Qué procedimientos legales existen?

Si los cobros amistosos no dan buenos resultados, una empresa puede solicitar que se revise judicialmente para obligar a la liquidación de fondos de la deuda. Los tres procedimientos legales disponibles son un requerimiento de pago, un pedido provisional de pago (référé-provision) y una citación de pago (cesión en pago).

Medida cautelar de pago

La medida cautelar de pago es un proceso rápido, de bajo costo y sin contradicciones que permite que el acreedor obtenga una orden vinculante que le exige acreditarse, en tanto que el demandante presenta una solicitud ante el secretario del tribunal, después de lo cual un juez revisa la presentación y emite una decisión basada únicamente en la información proporcionada, sin escuchar a la parte responsable.

Pedido de pago provisional

El pedido de pago provisional es un procedimiento de urgencia que exige la comparecencia de dos partes ante el tribunal. Si el órgano judicial concede el pedido, dirige al deudor para que remita una suma provisional en concepto de anticipo sobre el importe adeudado.

Citación de pago

Como último recurso, una empresa podrá lanzar un enfoque más largo, complejo y costoso para hacer cumplir la remisión de una factura impaga. Puede usar una citación de pago, que es adecuada en deudas disputadas de alto valor.

Una citación de solicitud de pago da lugar a un proceso legal tradicional. Ambas partes presentan sus argumentos ante el tribunal, que revisa las evidencias. Si se reconoce el saldo adeudado, el juez producirá un pedido ejecutorio que requerirá que la parte responsable se acredite.

Recuperación de pequeñas deudas

En el caso de las deudas inferiores a 5.000 euros, una empresa puede recurrir a un procedimiento simplificado de cobro que funciona sin intervención judicial, en el que un funcionario de oficio reúne a ambas partes para acordar el total adeudado y las condiciones de acreditación de fondos y, una vez que llegan a un acuerdo, emite una orden ejecutiva.

Recuperación de deudas transfronterizas

Cuando se trata de disputas transfronterizas, una empresa puede solicitar una orden europea de pago (EOP), siempre que la deuda no sea impugnada y el deudor resida en la Unión Europea (excepto Dinamarca). No se comparece ante el órgano judicial y el proceso se deshace totalmente mediante formularios escritos. Para presentar una solicitud de pago sin costo, la empresa completa el formulario A y lo presenta al tribunal.

La empresa también puede iniciar un procedimiento europeo de pago de créditos de escasa cuantía que cubra importes de hasta 5.000 euros, siempre que el deudor no resida en Dinamarca. La empresa presenta la solicitud a la jurisdicción correspondiente por correo postal o electrónico.

Plazo para solicitar el pago de una deuda

El historial de intervención varía entre uno y cinco años, según el tipo de deudor y la transacción, y el acreedor suele tener dos años para solicitar un pago si se trata de un particular y cinco años si se trata de una empresa o empresa. Asimismo, se aplican plazos específicos a determinadas situaciones:

• Un año para servicios de telefonía e Internet
  
• Tres años para deudas de alquiler y arrendamiento
  
• Cinco años para los costos relacionados con la propiedad conjunta