สําหรับธุรกิจจํานวนมาก การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้กลายเป็นปกติ ดังนั้น เจ้าของธุรกิจในฝรั่งเศสอาจสงสัยว่าซอฟต์แวร์ Invoicing ที่ผ่านการรับรองนั้นจําเป็นหรือไม่

แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้โดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์ยังคงเป็นทางเลือก แต่บทความนี้อธิบายถึงประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้และเน้นความแตกต่างระหว่างซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้และซอฟต์แวร์เครื่องคิดเงิน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่
  
• คำอธิบายเกี่ยวกับการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• วิธีการสร้างใบแจ้งหนี้โดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้
  
• เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้
  

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่

การใช้ซอฟต์แวร์ Invoicing ไม่ได้เป็นข้อบังคับในฝรั่งเศส แต่เป็นสิ่งสําคัญในการปฏิบัติตามข้อกําหนดใบแจ้งหนี้และการทําให้ Invoicing ทํางานได้ง่ายขึ้น

ข้อกําหนด Invoicing ในฝรั่งเศสนั้นเข้มงวด และ Invoicing ฟรีซอฟต์แวร์อาจใช้เวลานานมาก ซึ่งช่วยให้ธุรกิจ ปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบัน ปรับกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติ และประหยัดเวลา

ข้อยกเว้นของซอฟต์แวร์เครื่องบันทึกเงินสด

มีกรณีหนึ่งที่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่ได้รับการรับรอง ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2018 เป็นต้นไป ตามกฎหมายว่าด้วยการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) การต่อต้านการฉ้อโกง หากซอฟต์แวร์ Invoicing ของคุณมีฟังก์ชันการเรียกเก็บเงินเงินสดด้วย จะต้องมีการรับรองฟังก์ชันการเรียกเก็บเงินสด ทั้งนี้ ซอฟต์แวร์การบันทึกเงินสดที่ได้รับการรับรองจะต้องรับประกันถึงความถูกต้องสมบูรณ์ ความปลอดภัย การจัดเก็บ การเก็บถาวร และความสามารถในการติดตามข้อมูล ทั้งนี้ ระเบียบข้อบังคับนี้มีจุดประสงค์เพื่อต่อต้านการฉ้อโกงภาษีมูลค่าเพิ่มและการควบคุมธุรกรรมทางการเงิน

ธุรกิจที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า บุคคลทั่วไปและ เก็บ Payments ด้วยซอฟต์แวร์เงินสดที่ต้องใช้ระบบเงินสดที่ได้รับการรับรองจากองค์กรที่ได้รับการรับรอง เช่น Infocert หรือ National Laboratory of Metrology and Testing (LNE)

ธุรกิจที่ไม่มีโปรแกรมซอฟต์แวร์เครื่องบันทึกเงินสดไม่จำเป็นต้องซื้อโปรแกรมดังกล่าว ส่วนเทอร์มินัลการชำระเงินและธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มจะไม่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดนี้

ผู้ที่ควรแต่ไม่ใช้ซอฟต์แวร์เงินสดหรือใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกําหนดอาจต้องเสียค่าปรับสูงสุดถึง 7,500 ยูโร ต่อโปรแกรม คุณต้อง ปฏิบัติตามข้อกําหนดภายใน 60 วัน หรืออาจต้องเสียค่าปรับอีกจํานวนเดียวกัน

คำอธิบายเกี่ยวกับการปฏิรูปการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่ปี 2026 เป็นต้นไป Invoicing อิเล็กทรอนิกส์ จะกลายเป็นข้อบังคับสําหรับธุรกรรมทั้งหมดระหว่างธุรกิจที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

• 1 กันยายน 2026: สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดกลาง

• 1 กันยายน 2027: สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (PME) รวมถึงธุรกิจขนาดไมโคร

ธุรกิจต่างๆ จะไม่จําเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ Invoicing แต่จะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ ปฏิบัติตามแนวทางของหน่วยงานภาษี ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้จะต้องอยู่ในรูปแบบที่มีการจัดโครงสร้างและออกผ่านแพลตฟอร์มการแยกเอกสารของพาร์ทเนอร์ (PDP) Factur-X เป็นหนึ่งในรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานที่ประกอบด้วยไฟล์รูปแบบเอกสารแบบพกพา (PDF) และไฟล์ภาษาการเพิ่มราคา (XML)

Stripe Invoicing จัดการขั้นตอน Invoicing และช่วยให้คุณปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านภาษีและกฎหมายได้ โดย Invoicing ช่วยให้คุณออกและส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ใช้การติดตามรายรับแบบอัตโนมัติ และเร่งเวลาการชําระเงินได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด Invoicing ช่วยให้คุณอัปเดต คืนเงินและบันทึกการชําระเงินนอก Stripe ได้จากแดชบอร์ด

วิธีการสร้างใบแจ้งหนี้โดยไม่ใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้โดยใช้สมุดใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ หรือสเปรดชีตหรือเครื่องมือประมวลผลข้อความ ใบแจ้งหนี้ของคุณควรมีรายละเอียดที่จําเป็นดังนี้

• ข้อมูลติดต่อของทั้งสองฝ่าย

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• วันที่ออก

• ที่อยู่ในการเรียกเก็บเงิน

• การแยกรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ส่งมอบ

• ยอดรวมที่ต้องชำระ

• ข้อกําหนดการชําระเงิน

Invoicing ต้องมีความถูกต้องและชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นไปตามข้อกําหนด คุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับประเภทต่างๆ ของใบแจ้งหนี้ รวมถึงใบแจ้งหนี้เงินฝากและใบแจ้งหนี้ความก้าวหน้า

เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้

แม้ว่าซอฟต์แวร์ Invoicing จะไม่จําเป็น แต่ก็สามารถยกระดับภาพลักษณ์ของแบรนด์ ทําให้มั่นใจได้ว่าคุณจะใส่รายละเอียดที่จําเป็น และรับประกันการปฏิบัติตามข้อกําหนด นอกจากนี้ โซลูชัน Advanced Invoicing เช่น Stripe Invoicing ยังมีรายงานแบบละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมและ รายรับด้วย

การออกใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถดำเนินการสิ่งต่างๆ ได้หลายอย่างดังต่อไปนี้

• รวมศูนย์และรักษาความปลอดภัยข้อมูลของลูกค้า

• จำกัดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเนื่องจากการคำนวณอัตโนมัติของซอฟต์แวร์

• ประหยัดเวลาเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การขยายธุรกิจของตนเอง

• ติดตามลูกค้าของคุณได้เร็วขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา