Für viele Unternehmen ist elektronisches Invoicing zur Norm geworden, weshalb sich Unternehmen in Frankreich fragen, ob zertifizierte Invoicing Software verpflichtend ist.

Rechnungsstellung ohne Software ist zwar immer noch eine Option, doch in diesem Artikel werden die Vorteile der Verwendung von Rechnungssoftware erläutert und die Unterschiede zwischen Rechnungssoftware und Kassensoftware hervorgehoben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Ist eine Rechnungssoftware verpflichtend?
  
• Erläuterung zur Reform der elektronischen Rechnungsstellung
  
• So erstellen Sie Rechnungen ohne Rechnungssoftware
  
• Warum sollte man Rechnungssoftware verwenden?
  

Ist eine Rechnungssoftware verpflichtend?

Die Verwendung von Invoicing Software ist in Frankreich nicht verpflichtend, aber sie ist wichtig, um die Compliance von Rechnungen zu gewährleisten und den Prozess der Invoicing zu vereinfachen.

Die Anforderungen an Invoicing in Frankreich sind streng und softwarefreie Invoicing kann sehr zeitaufwendig sein. Mit Invoicing Software können Unternehmen die geltenden Vorschriften erfüllen, den Prozess automatisieren und Zeit sparen.

Ausnahme für Kassensoftware

In einem Fall ist die Verwendung zertifizierter Software verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2018 – gemäß dem Betrugsbekämpfungsgesetz zur Umsatzsteuer (USt.) – müssen die Kassenfunktionen zertifiziert sein, wenn Ihre Invoicing Software auch eine Funktionalität für den Einzug von Bargeld enthält. Zertifizierte Kassensoftware muss die Integrität, Sicherheit, Speicherung, Archivierung und Rückverfolgbarkeit der Daten gewährleisten. Diese Verordnung zielt darauf ab, USt. Betrug zu bekämpfen und die Überwachung von Finanztransaktionen zu verbessern.

Dies gilt für USt.-pflichtige Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an Einzelpersonen verkaufen und Payments mit einer Kassensoftware einziehen. Diese Unternehmen müssen ein von einer zugelassenen Organisation wie Infocert oder dem National Laboratory of Metrology and Testing (LNE) zertifiziertes Kassensystem verwenden.

Unternehmen, die kein Kassensoftwareprogramm haben, müssen keines kaufen. Umsatzsteuerbefreite Zahlungsterminals und Unternehmen unterliegen dieser Anforderung nicht.

Wer Kassensoftware verwenden oder nicht konforme Software verwenden sollte, muss mit einer Geldstrafe von bis zu 7.500 € pro Programm rechnen. Sie müssen dies innerhalb von 60 Tagen erfüllen oder Sie müssen eine weitere Geldstrafe in gleicher Höhe zahlen.

Erläuterung zur Reform der elektronischen Rechnungsstellung

Ab 2026 wird die elektronische Invoicing schrittweise für alle Transaktionen zwischen USt.-pflichtigen Unternehmen verpflichtend. Diese Anforderung tritt an folgenden Terminen in Kraft:

• 1. September 2026: Für große und mittlere Unternehmen

• 1. September 2027: Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Kleinstunternehmen

Zu Ihren Gunsten entschiedene Unternehmen müssen keine Software für Invoicing verwenden, sondern elektronische Rechnungen ausstellen, die die Richtlinien der Steuerbehörden erfüllen. Das bedeutet, dass Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen und über eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) ausgestellt werden müssen. Factur-X ist eines der Standard-Formate für elektronische Rechnungen, das sowohl Dateien im tragbaren Dokumentformat (PDF) als auch Dateien mit erweiterbaren Transaktionsgebühren (XML) enthält.

Stripe Invoicing verwaltet die Invoicing und hilft Ihnen dabei, die Steuer und rechtlichen Vorschriften einzuhalten. Invoicing ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schnell auszustellen und zu versenden, den Umsatz zu verfolgen und Payments zu beschleunigen – ganz ohne Programmieraufwand. Mit Invoicing können Sie Rechnungen aktualisieren, duplizieren und zurückerstatten und außerhalb von Stripe getätigte Payments direkt über Ihr Dashboard erfassen.

So erstellen Sie Rechnungen ohne Rechnungssoftware

Sie können Rechnungen mit Papierrechnungsbüchern oder einem Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungstool erstellen. Ihre Rechnungen sollten die erforderlichen Angaben enthalten:

• Kontaktinformationen beider Parteien

• Eindeutige Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

• Rechnungsadresse

• Detaillierte Aufschlüsselung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen

• Geschuldeter Gesamtbetrag

• Zahlungsbedingungen

Um zu verhindern, dass Sie nicht konforme Rechnungen ausstellen, sollten Sie sich auch mit den verschiedenen Arten von Rechnungen vertraut machen, einschließlich Einzahlung und Abschlagsrechnungen.

Warum sollte man Rechnungssoftware verwenden?

Auch wenn Invoicing nicht verpflichtend ist, kann es Ihr Markenimage verbessern, sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Details angeben und Compliance gewährleisten. Einige Advanced Invoicing Lösungen – wie Stripe Invoicing – bieten auch detaillierte Berichte zu Transaktionen und Umsatz.

Die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung ermöglicht Ihnen verschiedene Dinge:

• Zentralisieren und Sichern von Kundinnen/Kunde

• Reduzierung von Dateneingabefehlern und möglichen Strafen im Zusammenhang mit nicht konformen Rechnungen aufgrund der automatisierten Berechnungen der Software

• Zeitersparnis, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können

• Schnellere Kontaktaufnahme mit Ihren Kundinnen und Kunden, wenn Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden