Voor veel ondernemingen is elektronische Invoicing de norm geworden. Ondernemingen in Frankrijk vragen zich daarom af of gecertificeerde Invoicing software verplicht is.

Hoewel softwareloos factureren nog steeds een optie is, worden in dit artikel de voordelen van het gebruik van facturatiesoftware uitgelegd en worden de verschillen tussen facturatiesoftware en kassasoftware belicht.

Wat staat er in dit artikel?

• Is facturatiesoftware verplicht?
  
• Een uitleg over de hervorming van de elektronische facturatie
  
• Hoe maak je facturen zonder gebruik te maken van facturatiesoftware?
  
• Waarom facturatiesoftware gebruiken?
  

Is facturatiesoftware verplicht?

Het gebruik van Invoicing software is niet verplicht in Frankrijk, maar wel essentieel om factuur compliance te garanderen en de Invoicing procedure te vereenvoudigen.

Invoicing in Frankrijk is streng en softwarevrije Invoicing kan erg tijdrovend zijn. Met Invoicing software kunnen ondernemingen voldoen aan de huidige regelgeving, de procedure automatiseren en tijd besparen.

De Uitzondering voor het kasregistersoftware

Er is één geval waarin het verplicht is om gecertificeerde software te gebruiken. Als je Invoicing software op grond van de fraude wet belasting toegevoegde waarde (btw) ook een functionaliteit voor ontvangst van contant geld bevat, moeten de kassafuncties vanaf 1 januari 2018 gecertificeerd zijn. Gecertificeerde kassasoftware moet de integriteit, veiligheid, opslag, archivering en traceerbaarheid van de gegevens garanderen. Deze verordening heeft tot doel btw fraude te bestrijden en het toezicht op financiële transacties te verbeteren.

Dit geldt voor btw-plichtige ondernemingen die goederen of diensten aan particulieren verkopen en Payments berekenen met kassasoftware. Deze ondernemingen moeten een kassasysteem gebruiken dat is gecertificeerd door een erkende organisatie, zoals Infocert of het National Laboratory of Metrology and Testing (LNE).

Bedrijven die geen softwareprogramma voor de kassa hebben, hoeven er geen aan te schaffen. Btw vrijgestelde betaalterminals en bedrijven zijn niet aan de vereiste onderworpen.

Degenen die wel, maar geen kassasoftware zouden moeten gebruiken of niet-conforme software gebruiken, kunnen een boete krijgen van maximaal € 7500 per programma. Je moet binnen 60 dagen voldoen aan de regels, of je kunt een andere boete van hetzelfde bedrag krijgen.

Uitleg over de hervorming van de elektronische facturatie

Vanaf 2026 wordt elektronische Invoicing geleidelijk verplicht voor alle transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze vereiste gaat in op de volgende datums:

• 1 September 2026: Voor grote en middelgrote bedrijven

• 1 September 2027: Voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) en micro-ondernemingen

Ondernemingen winnen geen Invoicing software, maar moeten wel elektronische facturen uitgeven die voldoen aan de richtlijnen van de belasting. Dit betekent dat facturen een gestructureerde indeling moeten hebben en moeten worden uitgegeven via een platform voor dematerialisatie van partners (PDP). Factur-X is een van de Standard elektronische factuur indelingen die zowel draagbare documenten (PDF) als XML-bestanden (Extensible Toeslagen Language) bevat.

Stripe Invoicing beheert de Invoicing procedure en helpt je om te voldoen aan belasting en juridische regelgeving. Met Invoicing kun je snel facturen uitgeven en versturen, inkomsten bijhouden en Payments versnellen, zonder te programmeren. Met Invoicing kun je facturen bijwerken, dupliceren en terugbetalen en Payments registreren die buiten Stripe zijn gedaan, rechtstreeks vanaf je Dashboard.

Hoe maak je facturen zonder een facturatiesoftware?

Je kunt facturen maken met papieren factuurboeken of een spreadsheet of tekstverwerkingstool. Je facturen moeten de vereiste gegevens kenmerken:

• Contactgegevens van beide partijen

• Uniek factuurnummer

• Uitgiftedatum

• Factuuradres

• Gedetailleerde uitsplitsing van de geleverde producten of diensten

• Totaal verschuldigd bedrag

• Betalingsvoorwaarden

Invoicing vereist nauwkeurigheid en duidelijkheid. Om te voorkomen dat je niet-conforme facturen uitgeeft, moet je ook meer te weten komen over de verschillende soorten facturen, waaronder aanbetalings- en voortgangsfacturen.

Waarom facturatiesoftware gebruiken?

Hoewel Invoicing software niet verplicht is, kan het je merkimago verbeteren, ervoor zorgen dat je de vereiste gegevens opneemt en compliance garanderen. Sommige geavanceerde Invoicing oplossingen—zoals Stripe— Invoicing, bieden ook gedetailleerde rapporten over transacties en inkomsten.

Door je facturering te automatiseren, kun je verschillende dingen doen:

• Je klantgegevens centraliseren en beveiligen

• Fouten bij het invoeren van gegevens beperken net als mogelijke boetes in verband met niet-conforme facturen vanwege de geautomatiseerde berekeningen van de software

• Bespaar tijd, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming

• Snellere follow-up met je klanten wanneer facturen niet op tijd worden betaald