Pour de nombreuses entreprises, la facturation électronique est devenue la norme. Par conséquent, les propriétaires d'entreprise en France pourraient se demander si un logiciel de facturation certifié est obligatoire.

Bien que la facturation sans logiciel soit encore une option, cet article explique les avantages de l'utilisation d'un logiciel de facturation et met en évidence les différences entre le logiciel de facturation et le logiciel de caisse.

Contenu de l’article

• Le logiciel de facturation est-il obligatoire ?
  
• Une explication de la réforme de la facturation électronique
  
• Comment créer des factures sans utiliser de logiciel de facturation
  
• Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
  

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire en France. Toutefois, l’outil s'avère indispensable pour assurer la conformité des factures et optimiser le processus de facturation de bout en bout.

Les obligations liées à la facturation sont exigeantes, et la facturation sans logiciel risque de vous prendre beaucoup de temps. Il vous est donc fortement recommandé d’utiliser un logiciel de facturation afin de respecter la réglementation en vigueur et d’automatiser le processus.

Cas particulier : le logiciel de caisse

Il existe un cas de figure dans lequel l’utilisation d’un logiciel certifié est obligatoire. À compter du 1er janvier 2018, selon la loi anti-fraude à la TVA, si votre logiciel de facturation contient également une fonctionnalité d’encaissement, les fonctions de caisse doivent être certifiées. Le logiciel de caisse doit garantir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation, l’archivage et la traçabilité des données. L’objectif de la réglementation est de lutter contre la fraude à la TVA et de mieux contrôler les flux financiers.

Cette obligation concerne notamment les entreprises soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui réalisent des livraisons de biens ou des prestations de services à des clients particuliers, et qui encaissent leurs paiements via un logiciel de caisse. Ces entreprises doivent obligatoirement utiliser un système de caisse certifié par un organisme reconnu, tel que Infocert ou le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE).

À noter : les entreprises qui ne possèdent pas de logiciel de caisse ne sont pas obligées d’en acquérir. Par ailleurs, les terminaux de paiement et les entreprises bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA sont exclus du dispositif.

Tout logiciel de caisse non conforme ou manquant est passible d’une amende pouvant s'élever à 7 500 € par logiciel. Vous avez 60 jours pour vous mettre en règle, sinon vous risquez une nouvelle amende du même montant.

Qu’en est-il de la réforme de facturation électronique ?

À partir de 2026, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toute transaction réalisée entre entreprises soumises à la TVA. L’obligation de passer à la facturation électronique interviendra le :

• 1er septembre 2026 : pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire,

• 1er septembre 2027 : pour les petites et moyennes entreprises (PME), et les micro-entreprises.

L’utilisation d’un logiciel de facturation restera non obligatoire, cependant, il sera essentiel que les entreprises émettent leurs factures électroniques conformément au règlement de l’administration fiscale : sous format structuré, par l'intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Factur-X est l’un des formats de facture électronique normé, composé d’un fichier PDF et d’un fichier XML.

Un logiciel de facturation tel que Stripe Invoicing peut vous aider à garantir une conformité aux exigences fiscales et légales, tout en gérant l'intégralité du processus : Invoicing facilite la création et l’envoi des factures, automatise la comptabilisation des revenus et accélère le règlement des sommes dues (le tout sans avoir à rédiger une seule ligne de code). Par ailleurs, avec Invoicing, vous pouvez mettre à jour, dupliquer, et rembourser des factures, ou même consigner celles qui sont réglées en dehors de Stripe directement depuis votre Dashboard.

Comment créer des factures sans logiciel de facturation ?

Vous pouvez tout à fait utiliser un facturier papier ou un outil informatique pour éditer vos factures. Veillez à ce que vos factures contiennent toutes les mentions obligatoires, telles que :

• les coordonnées des deux parties,

• le numéro de facture unique,

• la date d'émission,

• l'adresse de facturation,

• une liste détaillée des produits ou services fournis,

• le montant total dû,

• les conditions de paiement.

Il est essentiel que vous soyez précis et clair sur toutes vos factures. Vous pouvez vous familiariser avec les différents types de factures, dont la facture d’acompte et la facture de situation, afin de ne pas créer de factures non conformes.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le logiciel de facturation peut améliorer l'image de votre marque, garantir l’inclusion de toutes les mentions obligatoires et vous aider à maintenir une conformité administrative. Certaines solutions de facturation avancées telles que Stripe Invoicing vous fournissent également des rapports détaillés sur vos transactions et revenus de l’année.

Spécifiquement, l’automatisation des tâches liées à la facturation vous permet :

• de centraliser et sécuriser les données de vos clients,

• de réduire les erreurs de saisie et les éventuelles sanctions pour des factures non conformes grâce aux calculs automatisés du logiciel,

• de gagner du temps (vous pouvez donc vous consacrer à votre cœur de métier),

• de relancer vos clients plus rapidement pour les factures impayées.