Para muchas empresas, la facturación electrónica se ha convertido en la norma. Por ello, los propietarios de empresas en Francia podrían preguntarse si es obligatorio contar con un software de facturación certificado.

Aunque la facturación sin software sigue siendo una posibilidad, este artículo explica las ventajas de utilizar un software de facturación y destaca las diferencias entre un software de facturación y un software de caja.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Es obligatorio el software de facturación?
  
• Una explicación de la reforma de la facturación electrónica
  
• Cómo crear facturas sin usar software de facturación
  
• ¿Por qué usar software de facturación?
  

¿Es obligatorio el software de facturación?

Utilizar un programa informático de facturación no es obligatorio en Francia. Sin embargo, es clave para garantizar el cumplimiento de la normativa y simplificar el proceso de facturación.

Los requisitos de facturación en Francia son estrictos, y facturar sin software puede llevar mucho tiempo. El software de facturación permite a las empresas cumplir la normativa vigente, automatizar el proceso y ahorrar tiempo.

La excepción del software de caja

Hay un caso en el que es obligatorio utilizar un software certificado. A partir del 1 de enero de 2018 -según la ley antifraude del impuesto sobre el valor añadido (IVA) - si su software de facturación contiene también una función de cobro en efectivo, las funciones de caja deben estar certificadas. El software de caja certificado debe garantizar la integridad, la seguridad, el almacenamiento, el archivo y la trazabilidad de los datos. Esta normativa pretende luchar contra el fraude del IVA y mejorar la supervisión de las transacciones financieras.

Esto se aplica a las empresas sujetas al IVA que venden bienes o servicios a clientes particulares y cobran los pagos con un software de caja registradora. Estas empresas están obligadas a utilizar un sistema de caja registradora certificado por una organización autorizada, como Infocert o el Laboratorio Nacional de Metrología y Ensayos (LNE).

Las empresas que no tienen un programa de software de caja no están obligadas a comprarlo. Los terminales de pago exentos de IVA y las empresas no están sujetas a este requisito.

Quienes deban hacerlo pero no lo hagan o utilicen programas no conformes podrían ser sancionados con una multa de hasta 7.500 euros por programa. Deberán cumplir la normativa en un plazo de 60 días o podrían ser sancionados con otra multa por el mismo importe.

Una explicación de la reforma de la facturación electrónica

A partir de 2026, la facturación electrónica será gradualmente obligatoria para todas las transacciones entre empresas sujetas al IVA. Esta obligación entrará en vigor en las fechas siguientes:

• 1 de septiembre de 2026: Para grandes y medianas empresas

• 1 de septiembre de 2027: Para pequeñas y medianas empresas (PYME) y microempresas

Las empresas no estarán obligadas a utilizar programas informáticos de facturación, pero sí a emitir facturas electrónicas que cumplan las directrices de las autoridades fiscales. Esto significa que las facturas deben tener un formato estructurado y emitirse a través de una plataforma de desmaterialización asociada (PDP). Factur-X es uno de los formatos estándar de factura electrónica que incluye tanto archivos en formato de documento portátil (PDF) como archivos en lenguaje de marcado extensible (XML).

Stripe Invoicing gestiona el proceso de facturación y le ayuda a cumplir las normativas legales y fiscales. Invoicing le permite emitir y enviar facturas rápidamente, automatizar la vía de los ingresos y agilizar los pagos, sin necesidad de programación. Con Invoicing, puede actualizar, duplicar y reembolsar facturas y registrar pagos realizados fuera de Stripe, directamente desde su Dashboard.

Cómo crear facturas sin utilizar software de facturación

Puede crear facturas utilizando talonarios de facturas en papel o una hoja de cálculo o herramienta de tratamiento de textos. Sus facturas deben incluir los datos necesarios:

• La información de contacto de ambas partes

• Número de factura único

• Fecha de emisión

• Dirección de facturación

• Desglose detallado de los productos o servicios entregados

• Importe total adeudado

• Condiciones de pago

Invoicing exige precisión y claridad. Para evitar la emisión de facturas no conformes, también debe informarse sobre los diferentes tipos de facturas, incluidas las de depósito y las de facturación progresiva.

¿Por qué utilizar software de facturación?

Aunque el software de facturación no es obligatorio, puede mejorar la imagen de tu marca, asegurarte de que incluyes los detalles requeridos y garantizar el cumplimiento de la normativa. Algunas soluciones de facturación avanzadas (como Stripe Invoicing) también ofrecen informes detallados sobre las transacciones y los ingresos.

Automatizar tu facturación te permite hacer varias cosas:

• Centralizar y asegurar los datos de los clientes

• Limitar los errores de entrada de datos y posibles sanciones relacionadas con facturas no conformes debido a los cálculos automatizados del software

• Ahorrar tiempo para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa

• Hacer seguimiento con tus clientes más rápido cuando las facturas no se pagan a tiempo