Para muchas empresas, la facturación electrónica se ha convertido en la norma, por lo que los propietarios de empresas en Francia pueden preguntarse si es obligatorio utilizar un software de facturación certificado.

Si bien la facturación sin software sigue siendo una opción, este artículo explica los beneficios de usar software de facturación y destaca las diferencias entre el software de facturación y el software de caja.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Es obligatorio el uso de software de facturación?
  
• Una explicación de la reforma de la facturación electrónica
  
• Cómo crear facturas sin usar software de facturación
  
• ¿Por qué usar software de facturación?
  

¿Es obligatorio el uso de software de facturación?

El uso de software de facturación no es obligatorio en Francia, pero es clave para garantizar que las facturas cumplan con la normativa y simplificar el proceso de facturación.

En Francia, los requisitos de facturación son estrictos, y facturar sin software puede insumir mucho tiempo. El software de facturación permite a las empresas cumplir con la normativa actual, automatizar el proceso y ahorrar tiempo.

La excepción del software de caja

Hay un caso en el que es obligatorio utilizar un software certificado. A partir del 1 de enero de 2018, de conformidad con la ley contra el fraude del impuesto al valor agregado (IVA), si tu software de facturación también contiene funcionalidades de cobro, las funciones de caja deben estar certificadas. El software de caja certificado debe garantizar la integridad, la seguridad, el almacenamiento, el archivo y el rastreo de los datos. Esta normativa tiene como objetivo combatir el fraude del IVA y mejorar la supervisión de las transacciones financieras.

Esto se aplica a las empresas sujetas al IVA que venden bienes o servicios a clientes particulares y reciben pagos a través de un software de caja. Estas empresas deben utilizar un sistema de caja certificado por una organización autorizada, como Infocert o el Laboratorio Nacional de Metrología y Ensayos (LNE).

Las empresas que no tienen software de caja no están obligadas a comprar uno. Las terminales de pago y las empresas exentas de IVA no están sujetas a este requisito.

Quienes deban usar un software de caja y no lo hagan, o empleen uno que no cumpla con la normativa, podrían recibir una multa de hasta €7500 por programa. Debes cumplir con la normativa en un plazo de 60 días, de lo contrario, es posible que recibas otra multa del mismo monto.

Una explicación de la reforma de la facturación electrónica

A partir de 2026, la facturación electrónica se volverá progresivamente obligatoria para todas las transacciones entre empresas sujetas al IVA. Este requisito entrará en vigor en las siguientes fechas:

• 1 de septiembre de 2026: para empresas grandes e intermedias

• 1 de septiembre de 2027: para pequeñas y medianas empresas (PyME), y microempresas

No se exigirá que las empresas utilicen software de facturación, pero sí que emitan facturas electrónicas que cumplan con los lineamientos que establece la autoridad fiscal. Esto significa que las facturas deben tener un formato estructurado y emitirse a través de una plataforma de desmaterialización de socios (PDP). Factur-X es uno de los formatos de factura electrónica estándar que incluye tanto archivos en PDF (portable document format) como en XML (extensible markup language).

Stripe Invoicing gestiona el proceso de facturación y te ayuda a cumplir con la normativa fiscal y legal. Invoicing te permite emitir y enviar facturas rápidamente, automatizar el seguimiento de ingresos y acelerar los pagos, sin necesidad de programación. Con Invoicing, puedes actualizar, duplicar y reembolsar facturas, como así también registrar pagos realizados fuera de Stripe, directamente desde tu Dashboard.

Cómo crear facturas sin utilizar software de facturación

Puedes crear facturas mediante talonarios físicos, hojas de cálculo o herramientas de procesamiento de textos. Las facturas deben contener los datos que se exigen por ley:

• Información de contacto de ambas partes

• Número único de factura

• Fecha de emisión

• Dirección de facturación

• Desglose detallado de los productos o servicios entregados

• Importe total adeudado

• Condiciones de pago

La facturación exige precisión y claridad. Para evitar la emisión de facturas que no cumplen con la normativa, también debes conocer los diferentes tipos de facturas, incluidas las de depósito y las progresivas.

¿Por qué usar software de facturación?

Si bien el uso de software de facturación no es obligatorio, te permite mejorar la imagen de tu marca, asegurarte de que se incluyan los datos requeridos y garantizar el cumplimiento de la normativa. Algunas soluciones de facturación avanzadas, como Stripe Invoicing, también ofrecen informes detallados sobre transacciones e ingresos.

Automatizar tu facturación te permite hacer varias acciones:

• Centralizar y proteger los datos de los clientes

• Limitar los errores de entrada de datos y posibles sanciones relacionadas con facturas que no cumplen con los requisitos gracias a los cálculos automatizados del software

• Ahorrar tiempo para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa

• Hacer el seguimiento de tus clientes más rápido cuando las facturas no se pagan a tiempo