Pour de nombreuses entreprises, la facturation électronique est devenue la norme. C'est pourquoi les propriétaires d'entreprises en France peuvent se demander si un logiciel de facturation certifié est obligatoire.

Bien que la facturation sans logiciel soit toujours une option, cet article explique les avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation et met en évidence les différences entre un logiciel de facturation et un logiciel de caisse.

Sommaire

• Un logiciel de facturation est-il obligatoire?
  
• Une explication de la réforme de la facturation électronique
  
• Comment créer des factures sans utiliser de logiciel de facturation
  
• Pourquoi utiliser un logiciel de facturation?
  

Un logiciel de facturation est-il obligatoire?

L'utilisation d'un logiciel d'Invoicing n'est pas obligatoire en France. Cependant, il est essentiel pour assurer la conformité des factures et simplifier le processus d'Invoicing.

Les exigences en matière de facturation en France sont strictes et la facturation sans logiciel peut prendre beaucoup de temps. Les logiciels d'Invoicing permettent aux entreprises de respecter les réglementations en vigueur, d'automatiser le processus et de gagner du temps.

L’exception des logiciels de caisse enregistreuse

Il existe un cas d'usage où il est obligatoire d'utiliser un logiciel certifié. À partir du 1er janvier 2018 - selon la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) loi anti-fraude- si votre logiciel de facturation contient également une fonctionnalité d'encaissement, les fonctions de caisse doivent être certifiées. Les logiciels de caisse certifiés doivent garantir l'intégrité, la sécurité, le stockage, l'archivage et la traçabilité des données. Cette réglementation vise à lutter contre la fraude à la TVA et à améliorer le contrôle des transactions financières.

Sont concernées les entreprises assujetties à la TVA qui vendent des biens ou des services à des clients particuliers et qui collectent les paiements à l'aide d'un logiciel de caisse. Ces entreprises sont tenues d'utiliser un système de caisse certifié par un organisme agréé, tel que Infocert ou le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE).

Les entreprises qui n’ont pas de logiciel de caisse enregistreuse ne sont pas tenues d’en acheter un. Les terminaux de paiement et les entreprises Exonérés de la TVA ne sont pas soumis à cette exigence.

Ceux qui devraient utiliser un logiciel de caisse mais ne le font pas ou qui utilisent un logiciel non conforme sont passibles d'une amende pouvant aller jusqu'à 7 500 € ] par programme. Vous devez respecter cette obligation dans un délai de 60 jours, sous peine d'être redevable d'une autre amende du même montant.

Une explication de la réforme de la facturation électronique

À partir de 2026, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation prend effet aux dates suivantes :

• __ 1er septembre 2026 :__ Pour les grandes et moyennes entreprises

• 1er septembre 2027 : Pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises

Les entreprises ne seront pas autorisées à utiliser un logiciel d'Invoicing, mais elles devront émettre des factures électroniques qui respectent les directives de l'administration fiscale. Cela signifie que les factures doivent être dans un format structuré et émises par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Factur-X est l'un des formats de facture électronique standard qui comprend à la fois des fichiers au format PDF (portable document format) et des fichiers au format XML (extensible markup language).

Stripe Invoicing gère le processus de facturation et vous aide à rester en conformité avec les réglementations fiscales et juridiques. Invoicing vous permet d'émettre et d'envoyer des factures rapidement, d'automatiser la catégorie des revenus et d'accélérer les paiements, sans codage. Avec Invoicing, vous pouvez mettre à jour, dupliquer et rembourser les factures et enregistrer les paiements effectués en dehors de Stripe, directement depuis votre Dashboard.

Comment créer des factures sans utiliser de logiciel de facturation

Vous pouvez créer des factures à l'aide de carnets de factures papier, d'un tableur ou d'un outil de traitement de texte. Vos factures doivent comporter les fonctionnalités suivantes : détails requis:

• Les coordonnées des deux parties

• Numéro de facture unique

• Date d’émission

• Adresse de facturation.

• Détail des produits ou services livrés

• Le montant total dû

• Les conditions de paiement

La facturation exige précision et clarté. Pour éviter d'émettre des factures non conformes, vous devez également vous familiariser avec les différents types de factures, notamment les factures de dépôt et les factures progressives.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation?

Même si un logiciel d'Invoicing n'est pas obligatoire, il peut améliorer votre image de marque, vous assurer que vous incluez les détails requis et garantir la conformité. Certaines solutions de facturation avancées, comme Stripe Invoicing, proposent également des rapports détaillés sur les transactions et les revenus.

L’automatisation de votre facturation vous permet de faire plusieurs choses :

• Centraliser et sécuriser les données clients

• Limiter les erreurs de saisie et les éventuelles pénalités liées aux factures non conformes en raison des calculs automatisés du logiciel

• Gagner du temps afin de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise

• Faire un suivi auprès de vos clients plus rapide lorsque les factures ne sont pas payées à temps