มูลค่าประมาณการของอุตสาหกรรมงานกิจกรรมระดับโลกอยู่ที่ประมาณ $1.02 ล้านล้านในปี 2024 และคาดว่าจะเติบโตเป็นประมาณ $3.27 ล้านล้านภายในปี 2033 เบื้องหลังทุกธุรกรรมที่งานกิจกรรมคือระบบที่จัดการฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แบนด์วิธ เครือข่ายการชำระเงิน และความคาดหวังของลูกค้า ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในเวลาจริง ผู้จัดงานต้องทำให้ถูกต้องในครั้งแรก ไม่มีการหยุดทำงาน ความล่าช้า หรือวิธีการชำระเงินที่ขาดหายไป

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าการประมวลผลการชำระเงินในงานกิจกรรมเกี่ยวข้องกับอะไร สิ่งที่อาจผิดพลาด และวิธีการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความสำเร็จตั้งแต่ต้นจนจบ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมคืออะไร
  
• การประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมทำงานอย่างไร ก่อน ระหว่าง และหลังงานกิจกรรม
  
• วิธีการชำระเงินใดที่ผู้จัดงานควรเสนอเพื่อเพิ่มรายรับ
  
• การประมวลผลการชำระเงินที่ไม่ดีสามารถส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมและความสามารถในการทำกำไรของงานกิจกรรมได้อย่างไร
  
• ธุรกิจควรมองหาอะไรในโซลูชันการประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรม
  

การประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมคืออะไร

ระบบประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมเป็นระบบที่ธุรกิจต่างๆ ใช้ในการยอมรับและจัดการการชำระเงินในงานกิจกรรม เช่น คอนเสิร์ต การประชุม และเทศกาลต่างๆ ระบบการชำระเงินเหล่านี้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การขายตั๋วและสินค้าไปจนถึงการซื้ออาหารและเครื่องดื่มภายในงาน การชำระเงินแต่ละครั้งควรรวดเร็ว สะดวก และตรวจสอบได้ผ่านช่องทางออนไลน์และช่องทางแบบตัวต่อตัว

โดยปกติจะเกี่ยวข้องกับการรวมวิธีการชำระเงินหลายประเภท รวมถึงบัตร กระเป๋าเงินดิจิทัล และรหัส QR รวมถึงการประสานงานระหว่างผู้ขาย ระบบการจำหน่ายตั๋ว และโครงสร้างพื้นฐานชั่วคราวที่มีอยู่เฉพาะในระยะเวลาของงานกิจกรรม

การประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมที่ดีควรสามารถปรับขนาดให้รองรับผู้คนได้หลายพันคนในคราวเดียว รักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้ผู้จัดงานมีเครื่องมือในการติดตามรายได้ ตรวจพบปัญหาแบบเรียลไทม์ และดำเนินการอย่างรวดเร็วเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

การประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมทำงานอย่างไร ก่อน ระหว่าง และหลังงานกิจกรรม

การประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรมเป็นระบบที่ประสานงานกันซึ่งดำเนินไปในสามขั้นตอน ได้แก่ ก่อน ระหว่าง และหลังงานกิจกรรม โดยแต่ละขั้นตอนจะมีข้อกำหนดทางเทคนิค ความท้าทายด้านการบริหาร และการไหลของข้อมูลที่แตกต่างกันไป โดยทั่วไปแล้ววงจรทั้งหมดจะทำงานดังนี้

ก่อนงานกิจกรรม

นี่คือขั้นตอนการวางแผนและการผสานการทำงาน ซึ่งธุรกิจจะวางรากฐานสำหรับประสบการณ์การชำระเงิน

การเลือกและการผสานระบบการชำระเงิน

ผู้จัดงานเลือกผู้ประมวลผลการชำระเงินที่สามารถสนับสนุนการขายออนไลน์และในสถานที่ และผสานเข้ากับแพลตฟอร์มการจำหน่ายตั๋ว ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) และแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ การตั้งค่านี้ต้องคำนึงถึงกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดในท้องถิ่น การแปลงสกุลเงิน (หากมีการขายข้ามพรมแดน) และวิธีการชำระเงินที่ได้รับความนิยมในตลาดเป้าหมาย

การกำหนดค่าฮาร์ดแวร์ในสถานที่

ต้องมีการจัดหาและทดสอบเทอร์มินัลเคลื่อนที่ ตู้จำหน่ายสินค้าอัตโนมัติ เครื่องสแกน และเครื่องมือชำระเงินใดๆ ที่ใช้ระบบการสื่อสารระยะใกล้ (NFC) หรือรหัส QR สำหรับงานกิจกรรมขนาดใหญ่หรือจัดขึ้นหลายสถานที่ ซึ่งมักหมายถึงการปรับใช้โครงสร้างพื้นฐานชั่วคราวที่คาดว่าจะทำงานเหมือนระบบจุดขาย (POS) ถาวร

การทดสอบปัญหา

ก่อนที่งานกิจกรรมจะเริ่ม ระบบการชำระเงินจะทดสอบการทำงานเพื่อจำลองภาระงาน ปัญหาเครือข่าย หรือความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ ซึ่งเป็นการทดสอบการทำงานและความยืดหยุ่น

ระหว่างงานกิจกรรม

เมื่องานกิจกรรมเริ่มขึ้น การประมวลผลการชำระเงินจะเปลี่ยนจากการตั้งค่าเป็นการดำเนินการ เป้าหมายคือรองรับปริมาณงานจำนวนมาก ลดจำนวนคิว และตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสิ่งที่ไม่คาดคิด

การประมวลผลการชำระเงิน

การชำระเงินอาจทำได้ผ่านเครื่องอ่านบัตร แอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ หรือวิธีการแบบไร้สัมผัส เช่น สายรัดข้อมือและรหัส QR ที่โหลดไว้ล่วงหน้า ระบบจะต้องทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือในสภาพแวดล้อมที่มีการเชื่อมต่อต่ำ และมีกลไกสำรองในตัว

การประสานงานกับผู้ขาย

หากมีผู้ขายบุคคลที่สาม เช่น ผู้ขายอาหาร โต๊ะขายของ และพนักงานที่จอดรถ อยู่ในสถานที่ ผู้ขายแต่ละรายอาจต้องมีการตั้งค่า POS เครื่องมือการรายงาน และเส้นทางการชำระเงินของตนเอง จำเป็นต้องตั้งค่าเส้นทางการชำระเงินเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านี้

การติดตามและสนับสนุนแบบเรียลไทม์

ทีมผู้จัดงานและฝ่ายปฏิบัติการจะติดตามการชำระเงินแบบเรียลไทม์และคอยดูแลธุรกรรมที่ล้มเหลว อุปกรณ์ขัดข้อง หรือการทำงานช้าลง ซึ่งต้องมีแดชบอร์ด การแจ้งเตือน และทีมสนับสนุนด้านเทคนิคในพื้นที่ที่พร้อมแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

หลังงานกิจกรรม

เมื่อผู้เข้าร่วมออกจากงาน การประมวลผลการชำระเงินจะเปลี่ยนไปสู่การปิดบัญชีทางการเงินและการตรวจสอบ

การกระทบยอดและการชำระเงิน

เงินที่รวบรวมจากช่องทางต่างๆ ทั้งทางออนไลน์ ที่หน้าร้าน และจากผู้ขายต่างๆ จะต้องได้รับการกระทบยอดและส่งต่ออย่างถูกต้อง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดการการจ่ายเงินหลายสกุลเงิน การจัดการการคืนเงิน และการแก้ไขความคลาดเคลื่อนระหว่างรายรับที่คาดหวังและรายรับจริง

การรายงานและข้อมูลเชิงลึก

ข้อมูลธุรกรรมโดยละเอียดช่วยให้ผู้จัดงานเข้าใจถึงประสิทธิภาพตามสถานที่ เวลาของวัน หรือวิธีการชำระเงิน วงจรข้อเสนอแนะนี้จะให้ข้อมูลด้านการตลาด การจัดหาพนักงาน กลยุทธ์ด้านราคา และการตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบสำหรับงานในอนาคต

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการเก็บบันทึก

ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาล ผู้จัดงานอาจจำเป็นต้องจัดเก็บใบเสร็จหรือรายงานยอดขายให้กับหน่วยงานท้องถิ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากหน่วยงานเหล่านั้นเก็บภาษีขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST)

วิธีการชำระเงินใดที่ผู้จัดงานควรเสนอเพื่อเพิ่มรายรับให้สูงสุด

การเพิ่มรายรับให้สูงสุดจากงานกิจกรรมหมายถึงการพิจารณาถึงสิ่งที่คุณขายและความสะดวกในการชำระเงินของผู้คน ยิ่งตัวเลือกการชำระเงินของคุณกว้างขวางและเกี่ยวข้องกับพื้นที่มากเท่าไร อุปสรรคในการชำระเงินของคุณก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับฝูงชนจำนวนมากหรือผู้เข้าร่วมงานจากต่างประเทศ

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ผู้จัดงานควรพิจารณา

บัตรเครดิตและบัตรเดบิต

บัตรเครดิตและบัตรเดบิตยังคงเป็นวิธีการชำระเงินที่พบบ่อยสำหรับการชำระเงินในงานกิจกรรม โดยเฉพาะในอเมริกาเหนือและยุโรป อย่างไรก็ตาม หากพึ่งพาบัตรเพียงอย่างเดียว คุณอาจเสี่ยงที่จะพลาดรายได้ในตลาดที่ใช้ประเภทการชำระเงินอื่นๆ เป็นหลักหรือที่มีการเป็นเจ้าของบัตรต่ำ

กระเป๋าเงินดิจิทัล

Apple Pay, Google Pay และ Samsung Pay เป็นที่นิยมใช้สำหรับการซื้อออนไลน์และแบบในสถานที่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำธุรกรรมขนาดเล็กที่เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว เช่น อาหารและเครื่องดื่ม วิธีการเหล่านี้เป็นที่นิยมเนื่องจากความรวดเร็วและความสะดวกสบาย และการทำธุรกรรมผ่านกระเป๋าเงินดิจิทัลสามารถลดเวลารอคิวและเพิ่มปริมาณการขายได้

กระเป๋าเงินดิจิทัลเป็นวิธีการชำระเงินที่เติบโตเร็วที่สุดทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอเชีย ซึ่งกระเป๋าเงินเช่น Alipay, WeChat Pay และ GrabPay เป็นเรื่องปกติ

รหัส QR และการชำระเงินระหว่างบัญชี

ในประเทศต่างๆ เช่น อินเดีย บราซิล และบางส่วนของเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ วิธีชำระเงินผ่านรหัส QR เช่น Unified Payments Interface (UPI) และ Pix มักถูกผสานรวมไว้ในธุรกรรมและกิจกรรมประจำวัน การชำระเงินระหว่างบัญชีซึ่งสามารถทำได้ผ่านรหัส QR มักมีค่าธรรมเนียมต่ำกว่าการใช้บัตรและชำระเงินได้ทันที

เงินสด

แม้ว่างานกิจกรรมจำนวนมากจะใช้รูปแบบไม่ใช้เงินสดเพื่อความรวดเร็วและปลอดภัย แต่ผู้เข้าร่วมงานบางส่วนยังคงคาดหวังหรือต้องการตัวเลือกเงินสด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานขนาดเล็กหรือในชนบท หรือในสถานที่ที่มีการเข้าถึงดิจิทัลต่ำ การยกเลิกการใช้เงินสดโดยสิ้นเชิงอาจส่งผลเสียได้หากต้องปฏิเสธผู้เข้าร่วมงานที่ไม่มีทางเลือกอื่น

ตัวเลือกแบบเติมเงินและระบบลูปปิด

งานบางงานจะออกสายรัดข้อมือแบบเติมเงินหรือบัญชีมือถือที่ผู้เข้าร่วมงานต้องเติมเงินไว้ล่วงหน้า ระบบเหล่านี้ช่วยให้ชำระเงินได้รวดเร็วและควบคุมจากส่วนกลางได้ แต่ก็มีข้อแลกเปลี่ยน เช่น การจัดการยอดเงินคงเหลือที่ไม่ได้ใช้และการเติมเงิน

การประมวลผลการชำระเงินที่ไม่ดีสามารถส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมและความสามารถในการทำกำไรของงานกิจกรรมได้อย่างไร

ในงานกิจกรรม ผู้คนต่างคาดหวังว่าระบบการชำระเงินจะรวดเร็วและเชื่อถือได้ เมื่อระบบการชำระเงินล้มเหลวหรือทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐาน นั่นจะส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้าและผลกำไรของคุณ ต่อไปนี้คือรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาการชำระเงินที่สำคัญที่สุดที่อาจส่งผลกระทบต่อยอดขายของคุณ

การชำระเงินที่ช้า

คิวที่ยาวที่จุดขายหรือที่ขายสินค้าสามารถทำให้เกิดการรั่วไหลของรายรับ หากผู้เข้าร่วมต้องรอนานเกินไป พวกเขาอาจเดินจากไปโดยไม่ซื้ออะไรเลย

การทำธุรกรรมที่ล้มเหลว

ไม่มีอะไรทำลายบรรยากาศได้เร็วไปกว่าการแตะบัตรซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยไร้การตอบสนอง หากการชำระเงินล้มเหลวและไม่มีทางเลือกสำรอง (เช่น โหมดออฟไลน์ วิธีการทางเลือก) ผู้เข้าร่วมอาจใช้จ่ายน้อยลงในระหว่างงานที่เหลือหรือออกจากงานไปเลย

ตัวเลือกการชำระเงินที่จำกัด

หากคุณไม่รองรับวิธีการชำระเงินที่ผู้ชมของคุณชอบหรือคาดหวัง คคุณกำลังบังคับให้พวกเขาหาวิธีอื่น ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียการซื้อ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีเงินสดหรือเมื่อคุณให้บริการนักท่องเที่ยวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับการตั้งค่าเริ่มต้นของคุณ

ความติดขัดทางเทคนิค

โครงสร้างพื้นฐานการชำระเงินที่ไม่ดีทำให้พนักงานต้องทำงานมากขึ้น ซึ่งต้องเสียเวลาไปกับการแก้ไขปัญหา อธิบายความล่าช้า หรือบันทึกธุรกรรมที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ซึ่งทำให้การดำเนินงานล่าช้าและดึงความสนใจจากงานที่มีมูลค่าสูงกว่า เช่น การสนับสนุนลูกค้าและการจัดการผู้ขาย

ผู้คนมักจำประสบการณ์แย่ๆ ได้ หากการจ่ายเงินเป็นปัญหาในงาน ความหงุดหงิดนั้นอาจแสดงออกมาในรูปแบบของการรีวิวหลังงานจบ โพสต์บนโซเชียลมีเดีย หรือการสำรวจคะแนนผู้สนับสนุนสุทธิ (NPS) ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อยอดขายตั๋วในอนาคต ข้อตกลงการสนับสนุน และการรับรู้ต่อแบรนด์

ธุรกิจควรมองหาอะไรในโซลูชันการประมวลผลการชำระเงินสำหรับงานกิจกรรม

การเลือกการตั้งค่าการประมวลผลการชำระเงินที่ถูกต้องสามารถสร้างหรือทำลายงานกิจกรรมได้ คุณต้องมีระบบที่สามารถจัดการกับขนาด ความซับซ้อน และความไม่แน่นอนภายใต้ความกดดัน นี่คือสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ

ความยืดหยุ่นแบบหลายช่องทาง

คุณต้องสามารถรับชำระเงินได้ทุกที่ ไม่ว่าจะออนไลน์ระหว่างการลงทะเบียน ด้วยตนเองที่ประตู ตู้ขายของแบบป๊อปอัป หรือผ่านแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ มองหาโซลูชันที่สามารถจัดการทั้งหมดนี้ได้ด้วยแบ็กเอนด์เดียวที่เชื่อมต่อทุกช่องทาง

การรองรับวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย

กลุ่มเป้าหมายของคุณจะไม่จ่ายเงินด้วยวิธีเดียวกันทั้งหมด แพลตฟอร์มควรรองรับบัตรเครดิตและบัตรเดบิต กระเป๋าเงินดิจิทัล รหัส QR ตัวเลือกการชำระเงินล่วงหน้า และหากเกี่ยวข้อง ระบบการชำระเงินในท้องถิ่น เช่น UPI และ Pix โดยหลักการแล้ว แพลตฟอร์มควรรองรับธุรกรรมออฟไลน์ในกรณีที่มีปัญหาการเชื่อมต่อด้วย

ประสิทธิภาพที่เชื่อถือได้ภายใต้ภาระงาน:

งานกิจกรรมต่างๆ หมายถึงการมีปริมาณการใช้งานสูง ซึ่งก็คือธุรกรรมนับพันรายการในช่วงเวลาสั้นๆ ซึ่งมักจะอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่เหมาะสม ระบบจะต้องเสถียร ตอบสนองได้ดี และสร้างขึ้นเพื่อรองรับปริมาณข้อมูลโดยไม่หยุดชะงัก ช้าลง หรือขัดข้อง

การจัดการผู้ขายและการเบิกจ่าย

หากมีผู้ขายจากภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง แพลตฟอร์มควรสนับสนุนการชำระเงินหลายฝ่าย กระบวนการชำระเงินแบบกำหนดเอง และการติดตามแบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ทำให้การจ่ายเงินให้แต่ละฝ่ายถูกต้องและติดตามได้ง่ายขึ้นว่าใครขายอะไรและที่ไหน

ข้อมูลและการควบคุมแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ดเรียลไทม์ การแจ้งเตือนปัญหา และฟีเจอร์การรายงานมีความสำคัญ คุณควรสามารถติดตามยอดขายได้ทันทีที่พบปัญหา ระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็ว และทำการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็วหากมีบางอย่างผิดปกติ

การปฏิบัติตามข้อกําหนดและการรักษาความปลอดภัย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันเป็นไปตามข้อบังคับการชำระเงินในท้องถิ่นและข้อกำหนดด้านภาษีสำหรับเขตอำนาจศาลทั้งหมดที่คุณดำเนินการ ซึ่งรวมถึงการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัยและการสนับสนุนสำหรับการรายงานภาษีขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือภาษีสินค้าและบริการ หากจำเป็น

ความเร็วและความสะดวกในการติดตั้ง

คุณต้องการเครื่องมือที่ทำงานได้อย่างรวดเร็ว คุณควรสามารถตั้งค่าเทอร์มินัล เพิ่มผู้ขาย และทดสอบระบบได้อย่างรวดเร็ว แม้ในสภาพแวดล้อมชั่วคราวหรือเคลื่อนที่