El valor estimado de la industria global de eventos fue de aproximadamente 1,02 billones de dólares en 2024 y la previsión es que crezca a unos 3,27 billones de dólares en 2033. Detrás de cada transacción en un evento hay un sistema que gestiona hardware, software, ancho de banda, redes de pago y expectativas del cliente, todo en tiempo real. Los organizadores de eventos necesitan hacerlo bien la primera vez; no hay margen para tiempo de inactividad, retrasos o ausencia de métodos de pago.

A continuación, explicaremos en qué consiste el procesamiento de pagos en eventos, qué puede salir mal y cómo prepararte para el éxito, de principio a fin.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el procesamiento de pagos en eventos?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos en eventos antes, durante y después de un evento?
  
• ¿Qué métodos de pago deberían ofrecer los organizadores de eventos para maximizar los ingresos?
  
• ¿Cómo puede un mal procesamiento de pagos perjudicar la experiencia del asistente y la rentabilidad del evento?
  
• ¿Qué deberían buscar las empresas en una solución de procesamiento de pagos para eventos?
  

¿Qué es el procesamiento de pagos en eventos?

El procesamiento de pagos en eventos es el sistema que utilizan las empresas para aceptar y gestionar pagos en eventos como conciertos, conferencias y festivales. Estos sistemas de pago cubren todo, desde la venta de entradas y mercancías hasta las compras de comida y bebidas en el lugar.

Esto generalmente implica integrar múltiples métodos de pago, incluidos tarjetas, monederos digitales y códigos QR, así como coordinación entre proveedores, sistemas de venta de entradas y cualquier infraestructura temporal que exista solo durante la duración del evento.

Un buen procesamiento de pagos en eventos debería ser capaz de escalar para acomodar a miles de personas a la vez, mantener la seguridad y el cumplimiento de la normativa, y proporcionar a los organizadores las herramientas para rastrear los ingresos, detectar problemas en tiempo real y actuar rápidamente cuando las cosas cambian.

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos en eventos antes, durante y después de un evento?

El procesamiento de pagos en eventos es un sistema coordinado que se desarrolla en tres fases: antes, durante y después del evento. Cada fase tiene sus propios requisitos técnicos, desafíos administrativos y flujos de datos. Así es como suele funcionar el ciclo de vida completo.

Antes del evento

Esta es la etapa de planificación e integración, durante la cual las empresas establecen la base para la experiencia de pago.

Selección e integración de sistemas de pago

Los organizadores eligen un procesador de pagos capaz de soportar ventas en línea y en el lugar, e integrarlo con plataformas de venta de entradas, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y aplicaciones móviles. Esta configuración debe tener en cuenta las reglas de cumplimiento locales, la conversión de divisas (si ocurren ventas transfronterizas) y los métodos de pago preferidos en el mercado objetivo.

Configuración del hardware en el lugar

Los terminales móviles, quioscos, escáneres y cualquier herramienta de pago basada en comunicación de campo cercano (NFC) o código QR deben ser adquiridos y probados. Para eventos grandes o en varias ubicaciones, esto a menudo significa desplegar infraestructura temporal que se espera funcione como un sistema de punto de venta (POS) permanente.

Pruebas de estrés

Antes de que se abra el evento, los sistemas de pago pasan por pruebas para simular la carga, problemas de red o fallos de hardware. Estas pruebas sirven para verificar la funcionalidad y la resiliencia.

Durante el evento

Una vez que el evento está activo, el procesamiento de pagos pasa de la configuración a la ejecución. El objetivo es manejar altos volúmenes, agilizar las colas para pagar y responder rápidamente a cualquier suceso inesperado.

Procesamiento de pagos

Los pagos pueden realizarse a través de lectores de tarjetas, aplicaciones móviles o métodos sin contacto como pulseras precargadas y códigos QR. Los sistemas deben funcionar de manera confiable en entornos de baja conectividad y tener mecanismos de conmutación por error integrados.

Coordinación de proveedores

Si hay proveedores externos como vendedores de comida, mesas de merchandising y personal de estacionamiento en el lugar, cada uno puede necesitar su propia configuración de POS, herramientas de elaboración de informes y rutas de liquidación. La ruta de pago debe configurarse para manejar todas estas situaciones.

Monitorización y soporte en tiempo real

Los organizadores y los equipos de operaciones rastrean el flujo de pagos en tiempo real y están atentos a transacciones fallidas, fallos de dispositivos o lentitud. Esto requiere paneles de control, alertas y equipos de soporte técnico en el terreno que estén listos para solucionar problemas rápidamente.

Después del evento

Una vez que los asistentes se van, el procesamiento de pagos se transforma en cierre económico y revisión.

Conciliación y liquidación

Los fondos recaudados de diferentes canales (en línea, en la puerta y a través de proveedores) necesitan ser conciliados y enrutados correctamente. Esto implica manejar pagos en múltiples divisas, gestionar reembolsos y resolver cualquier discrepancia entre los ingresos previstos y reales.

Informes y análisis

Los datos detallados de transacciones ayudan a los organizadores a entender el rendimiento por ubicación, hora del día o método de pago. Este ciclo de retroalimentación informa sobre marketing, personal, estrategia de precios y decisiones de diseño para futuros eventos.

Cumplimiento y mantenimiento de registros

Dependiendo de la jurisdicción, los organizadores también pueden necesitar almacenar recibos o informar sobre ventas a las autoridades locales, especialmente si recaudaron el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (GST).

¿Qué métodos de pago deberían ofrecer los organizadores de eventos para maximizar los ingresos?

Maximizar los ingresos en eventos significa considerar qué vendes y si las personas pueden realizar el proceso de compra con facilidad. Cuanto más amplias y relevantes localmente sean tus opciones de pago, menos barreras crearás en el proceso de pago. Esto es particularmente cierto cuando trabajas con grandes multitudes o asistentes internacionales.

Esto es lo que los organizadores deberían considerar.

Tarjetas de crédito y débito

Las tarjetas de crédito y débito siguen siendo un método de pago común para los pagos en eventos, especialmente en América del Norte y Europa. Sin embargo, si dependes únicamente de las tarjetas, corres el riesgo de perder ingresos en mercados donde otros tipos de pago son predominantes o donde la titularidad de tarjetas es baja.

Monederos digitales

Apple Pay, Google Pay y Samsung Pay son ampliamente utilizados para compras en línea y en persona, específicamente para transacciones más pequeñas y rápidas como comida y bebidas. Estos métodos son populares por su velocidad y conveniencia, y las transacciones con monederos digitales pueden agilizar las compras y aumentar el rendimiento.

Los monederos digitales son el método de pago de más rápido crecimiento a nivel mundial. Son particularmente populares en Asia, donde monederos como Alipay, WeChat Pay y GrabPay son la norma.

Códigos QR y pagos de cuenta a cuenta

En países como India, Brasil y partes del sudeste asiático, los métodos de pago basados en códigos QR, como la Interfaz de Pagos Unificados (UPI) y Pix, están integrados en las transacciones y eventos cotidianos. Los pagos de cuenta a cuenta, que pueden facilitarse a través de códigos QR, generalmente tienen tarifas más bajas que las tarjetas y se liquidan al instante.

Efectivo

Si bien muchos eventos están adoptando modelos sin efectivo por razones de velocidad y seguridad, algunas audiencias aún esperan o necesitan opciones en efectivo, especialmente en eventos más pequeños o rurales o en lugares con menor penetración digital. Eliminar el efectivo por completo puede resultar contraproducente si significa rechazar a asistentes que no tienen alternativas.

Opciones prepagadas y sistemas de circuito cerrado

Algunos eventos emiten pulseras prepagadas o cuentas móviles que los asistentes cargan con fondos por adelantado. Estos sistemas ofrecen un proceso de pago rápido y control centralizado, pero también vienen con compensaciones como el tener que manejar de saldos no utilizados y la logística de reposición.

¿Cómo puede un mal procesamiento de pagos afectar a la experiencia del asistente y la rentabilidad del evento?

En los eventos, las personas esperan transacciones rápidas y confiables. Cuando los sistemas de pago fallan o no funcionan adecuadamente, eso afecta directamente a la satisfacción del cliente y tus ganancias. A continuación analizamos los mayores problemas de pago que pueden perjudicar tus ventas.

Procesos de pago lentos

Las largas colas en los puestos de concesiones o de mercancías pueden causar pérdida de ingresos. Si los asistentes tienen que esperar demasiado, pueden irse sin comprar nada.

Transacciones fallidas

Nada es más descorazonador que tocar una tarjeta una y otra vez sin respuesta. Si los pagos fallan y no hay un respaldo (por ejemplo, modo sin conexión, métodos alternativos), los asistentes pueden gastar menos durante el resto del evento o irse por completo.

Opciones de pago limitadas

Si no aceptas los métodos de pago que tu audiencia prefiere o espera, los estás obligando a adaptarse a tus sistemas. Eso puede resultar en compras perdidas, particularmente en entornos sin efectivo o cuando atiendes a visitantes internacionales que no están familiarizados con tu configuración predeterminada.

Disrupciones técnicas

Una infraestructura de pagos deficiente crea más trabajo para el personal, que tiene que dedicar su tiempo a solucionar problemas, explicar retrasos o registrar manualmente transacciones fallidas. Eso ralentiza las operaciones y desvía la atención de tareas de mayor valor, como el soporte al cliente y la gestión de proveedores.

Las personas recuerdan las malas experiencias. Si los pagos fueron un problema en un evento, esa frustración puede expresarse en reseñas posteriores al evento, publicaciones en redes sociales o encuestas de puntuación neta del promotor (NPS). Eso puede perjudicar las ventas de entradas futuras, los acuerdos de patrocinio y la percepción de la marca.

¿Qué deben buscar las empresas en una solución de procesamiento de pagos para eventos?

Elegir la configuración de procesamiento de pagos adecuada puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un evento. Necesitas un sistema que pueda manejar la escala, la complejidad y la imprevisibilidad bajo presión. Te explicamos lo que debes priorizar.

Flexibilidad omnicanal

Necesitas poder aceptar pagos donde sea que ocurran: en línea durante el registro, en persona en la puerta, en quioscos temporales o a través de aplicaciones móviles. Busca una solución que pueda manejar todo esto con un back-end que conecte cada canal.

Acepta varios métodos de pago

Tu audiencia no pagará de la misma manera. La plataforma debe ser capaz de soportar tarjetas de crédito y débito, monederos digitales, códigos QR, opciones prepagadas, y, donde sea relevante, sistemas de pago locales como UPI y Pix. Lo ideal es que también sea capaz de manejar transacciones fuera de línea en caso de problemas de conectividad.

Rendimiento confiable bajo carga

Los eventos implican picos en el tráfico: miles de transacciones en un corto período, a menudo en entornos que no son precisamente idóneos. El sistema debe ser estable, receptivo y estar diseñado para manejar volumen sin congelarse, ralentizarse o colapsar.

Gestión de proveedores y pagos

Si hay proveedores de terceros involucrados, la plataforma debe soportar pagos multiparte, flujos de liquidación personalizados y seguimiento en tiempo real. Esto facilita el pago correcto a cada parte y el seguimiento de quién vendió qué y dónde.

Datos y control en tiempo real

Los paneles de control en vivo, las alertas de problemas y las funciones de informes son importantes. Debes poder monitorizar las ventas a medida que ocurren, detectar problemas rápidamente y hacer ajustes rápidos si hay algo que no está funcionando.

Cumplimiento de la normativa y seguridad

Asegúrate de que la solución cumpla con las regulaciones de pago locales y los requisitos fiscales para todas las jurisdicciones en las que operas. Esto incluye el manejo seguro de datos y el soporte para declaraciones de impuestos sobre las ventas, IVA o GST, si es necesario.

Velocidad y facilidad de implementación

Necesitas herramientas que funcionen rápido. Debes poder configurar terminales, incorporar proveedores y probar sistemas rápidamente, incluso en entornos temporales o móviles.