Il valore stimato del settore globale degli eventi è stato di circa 1,02 mila miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che crescerà fino a circa 3,27 mila miliardi di dollari entro il 2033. Dietro ogni transazione per un evento c'è un sistema che gestisce hardware, software, larghezza di banda, circuiti di pagamento e le aspettative dei clienti, il tutto in tempo reale. Gli organizzatori di eventi devono garantire un'esperienza perfetta al primo tentativo; non c'è spazio per tempi di inattività, ritardi o metodi di pagamento mancanti.

Di seguito viene illustrato in cosa consiste l'elaborazione dei pagamenti, cosa può andare storto e come favorire il successo, dall'inizio alla fine.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti di eventi?
  
• Come funziona l'elaborazione dei pagamenti prima, durante e dopo un evento?
  
• Quali metodi di pagamento dovrebbero offrire gli organizzatori di eventi per ottimizzare i ricavi?
  
• In che modo una scarsa elaborazione dei pagamenti può danneggiare l'esperienza dei partecipanti e la redditività dell'evento?
  
• Cosa dovrebbero cercare le attività in una soluzione di elaborazione dei pagamenti per eventi?
  

Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti di eventi?

L'elaborazione dei pagamenti di eventi è il sistema utilizzato dalle attività per accettare e gestire pagamenti in occasione di eventi come concerti, conferenze e festival. Questi sistemi di pagamento coprono tutto, dalla vendita di biglietti e oggetti all'acquisto di cibo e bevande in loco. Ogni pagamento deve essere rapido, comodo e tracciabile su tutti i canali online e di persona.

Ciò comporta in genere l'integrazione di più metodi di pagamento, tra cui carte, wallet e codici QR, nonché il coordinamento tra fornitori, sistemi di biglietteria e qualsiasi infrastruttura temporanea esistente solo per la durata dell'evento.

Un'adeguata elaborazione dei pagamenti per eventi dovrebbe adattarsi per accogliere migliaia di persone contemporaneamente, garantire sicurezza e conformità e fornire agli organizzatori gli strumenti per monitorare i ricavi, individuare i problemi in tempo reale e agire rapidamente quando le cose cambiano.

Come funziona l'elaborazione dei pagamenti prima, durante e dopo un evento?

L'elaborazione dei pagamenti per gli eventi è un sistema coordinato che si sviluppa in tre fasi: prima, durante e dopo l'evento. Ogni fase ha i propri requisiti tecnici, complessità amministrative e flussi di dati. Ecco come funziona in genere l'intero ciclo di vita.

Prima dell'evento

Si tratta della fase di pianificazione e integrazione, durante la quale le attività gettano le basi per l'esperienza di pagamento.

Selezione e integrazione dei sistemi di pagamento

Gli organizzatori scelgono un elaboratore del pagamento che offra assistenza per le vendite online e in loco e lo integri con piattaforme di vendita di biglietti, sistemi CRM (Customer Relationship Management) e applicazioni per dispositivi mobili. Questa configurazione deve tenere conto di regole di conformità locali,della conversione di valuta (in caso di vendite transfrontaliere) e dei metodi di pagamento preferiti nel mercato di riferimento.

Configurazione dell'hardware in loco

Dispositivi mobili, chioschi, scanner e qualsiasi strumento di pagamento basato su NFC (Near Field Communication) o codice QR devono essere acquistati e testati. Per eventi di grandi dimensioni o multisito, spesso ciò significa implementare un'infrastruttura temporanea che dovrebbe funzionare come un sistema POS permanente.

Stress test

Prima dell'apertura dell'evento, i sistemi di pagamento eseguono dei test per simulare il carico, i problemi di rete o i guasti hardware. Questi test verificano funzionalità e resilienza.

Durante l'evento

Una volta che l'evento è in corso, l'elaborazione dei pagamenti passa dalla configurazione all'esecuzione. L'obiettivo è gestire volumi elevati, ridurre le code e rispondere rapidamente a qualsiasi imprevisto.

Elaborazione dei pagamenti

I pagamenti possono essere effettuati tramite lettori di carte, applicazioni mobili o metodi contactless come braccialetti precaricati e codici QR. I sistemi devono funzionare in modo affidabile in ambienti a bassa connettività e avere meccanismi di failover integrati.

Coordinamento dei fornitori

Se sul posto sono presenti venditori di terze parti come venditori di alimentari, chioschi per merchandising e personale addetto al parcheggio, ognuno potrebbe aver bisogno di una propria soluzione POS, strumenti di reportistica e percorsi di regolamento dei pagamenti. A tal fine, è necessario configurare il routing dei pagamenti.

Monitoraggio e assistenza in tempo reale

Gli organizzatori e i team operativi percorrono il flusso di pagamento in tempo reale e osservano la presenza di transazioni non riuscite, interruzioni del dispositivo o rallentamenti. A tal fine, sono necessari dashboard, avvisi e team di assistenza tecnica sul campo pronti a risolvere rapidamente i problemi.

Dopo l'evento

Una volta che i partecipanti se ne vanno, l'elaborazione dei pagamenti passa alla chiusura finanziaria e alla revisione.

Riconciliazione e regolamento dei pagamenti

I fondi raccolti da canali diversi, online, a domicilio e tra fornitori, devono essere riconciliati e instradati correttamente. Ciò comporta la gestione di bonifici multivaluta, la gestione dei rimborsi e la risoluzione di eventuali discrepanze tra ricavi previsti e effettivi.

Reportistica e approfondimenti

Dati dettagliati sulle transazioni aiutano gli organizzatori a comprendere le prestazioni per località, ora del giorno o metodo di pagamento. Questo ciclo di feedback informa le decisioni circa marketing, personale, strategia di prezzo e layout per eventi futuri.

Conformità e rendicontazione

A seconda della giurisdizione, gli organizzatori potrebbero anche dover conservare le ricevute o dichiarare le vendite alle autorità locali, soprattutto se hanno riscosso imposta sulle vendite, imposta sul valore aggiunto (IVA) o tassa sui beni e servizi (GST).

Quali metodi di pagamento dovrebbero offrire gli organizzatori di eventi per ottimizzare i ricavi?

Ottimizzare i ricavi degli eventi significa considerare ciò che vendi e la facilità con cui le persone possono pagare. Più ampie e rilevanti sono le opzioni di pagamento a livello locale, meno barriere si creano al completamento della transazione. Ciò è particolarmente vero quando si lavora con un pubblico vasto o internazionale.

Ecco cosa dovrebbero considerare gli organizzatori.

Carte di credito e di debito

Le carte di credito e di debito sono ancora un metodo di pagamento comune per i pagamenti degli eventi, soprattutto in Nord America ed Europa. Tuttavia, se ti affidi esclusivamente alle carte, rischi di perdere i ricavi nei mercati in cui dominano altri tipi di pagamento o dove la diffusione delle carte è ridotta.

Wallet

Apple Pay, Google Pay e Samsung Pay sono ampiamente utilizzati per gli acquisti online e di persona, in particolare per le transazioni più piccole e veloci come cibo e bevande. Questi metodi sono popolari per la loro velocità e praticità e le transazioni tramite wallet possono ridurre le code e aumentare la produttività.

I wallet sono il metodo di pagamento a più rapida crescita a livello globale. Sono particolarmente popolari in Asia, dove wallet come Alipay, WeChat Pay e GrabPay sono la norma.

Codici QR e pagamenti account-to-account

In Paesi come l'India, il Brasile e parti del Sud-Est asiatico, i metodi di pagamento basati su codice QR, come Unified Payments Interface (UPI) e Pix, sono integrati nelle transazioni e negli eventi quotidiani. I pagamenti account-to-account, che possono essere facilitati tramite codici QR, di solito hanno commissioni inferiori rispetto alle carte e vengono saldati istantaneamente.

Contanti

Sebbene molti eventi stiano adottando modelli senza contanti per garantire velocità e sicurezza, alcuni tipi di pubblico si aspettano o hanno ancora bisogno di opzioni in contanti, soprattutto in occasione di eventi più piccoli o rurali o in luoghi con una minore penetrazione digitale. Rimuovere completamente il contante può ritorcersi contro la tua attività se significa rifiutare gli utenti che non hanno alternative.

Opzioni prepagate e sistemi a circuito chiuso

Alcuni eventi distribuiscono braccialetti prepagati o account per dispositivi mobili che i partecipanti caricano con fondi in anticipo. Questi sistemi offrono pagamenti rapidi e controllo centralizzato, ma comportano anche compromessi come la gestione dei saldi inutilizzati e la logistica di rifornimento.

In che modo una scarsa elaborazione dei pagamenti può danneggiare l'esperienza dei partecipanti e la redditività dell'evento?

Agli eventi, le persone si aspettano transazioni veloci e affidabili. Quando i sistemi di pagamento non funzionano o non funzionano bene, ciò ha un impatto diretto sulla soddisfazione dei clienti e sul tuo profitto. Diamo un'occhiata più da vicino ai principali problemi di pagamento che possono danneggiare le tue vendite.

Completamento delle transazioni lento

Lunghe file presso chioschi o stand possono causare la perdita di ricavi. Se i partecipanti devono aspettare troppo a lungo, potrebbero andarsene senza acquistare nulla.

Transazioni non andate a buon fine

Niente uccide l'umore più velocemente che utilizzare una carta ripetutamente senza risposta. Se il pagamento non va a buon fine e non c'è un metodo di pagamento di riserva (ad esempio, modalità offline, metodi alternativi), i partecipanti potrebbero spendere meno durante il resto dell'evento o andarsene del tutto.

Opzioni di pagamento limitate

Se non accetti i metodi di pagamento che il tuo pubblico preferisce o si aspetta, costringi gli utenti a utilizzare i tuoi sistemi. Ciò può portare ad acquisti mancati, in particolare in ambienti senza contanti o quando ti rivolgi a visitatori internazionali che non hanno familiarità con la tua configurazione predefinita.

Interruzioni tecniche

Una scarsa infrastruttura di pagamenti crea più lavoro per il personale, che deve dedicare il proprio tempo alla risoluzione dei problemi, alla spiegazione dei ritardi o alla registrazione manuale delle transazioni non riuscite. Ciò rallenta le operazioni e distoglie l'attenzione da attività di valore più elevato come l'assistenza clienti e la gestione dei fornitori.

Le persone ricordano le brutte esperienze. Se i pagamenti sono stati difficoltosi durante un evento, tale frustrazione può essere espressa tramite recensioni post-evento, post sui social media o sondaggi sul Net Promoter Score (NPS). Ciò può danneggiare la vendita di biglietti futuri, gli accordi di sponsorizzazione e la percezione del brand.

Cosa dovrebbero cercare le attività in una soluzione di elaborazione dei pagamenti per eventi?

La scelta della configurazione giusta per l'elaborazione dei pagamenti fa la differenza per l'esperienza di pagamento di un evento. Hai bisogno di un sistema in grado di adattarsi e di gestire complessità e imprevedibilità nei momenti di picco. Ecco a cosa dare priorità.

Flessibilità omnicanale

Devi essere in grado di accettare pagamenti ovunque si verifichino: online durante la registrazione, di persona alla porta, presso i chioschi temporanei o tramite applicazioni mobili. Cerca una soluzione in grado di gestire tutto questo con un back-end che colleghi ogni canale.

Più metodi di pagamento

Gli utenti non pagheranno utilizzando lo stesso metodo. La piattaforma dovrebbe supportare carte di credito e di debito, wallet, codici QR, opzioni prepagate e, ove pertinente, circuiti di pagamento locali come UPI e Pix. Idealmente, dovrebbe gestire anche le transazioni offline in caso di problemi di connettività.

Prestazioni affidabili sotto carico

Gli eventi prevedono picchi di traffico, ovvero migliaia di transazioni in un breve lasso di tempo, spesso in ambienti non ideali. Il sistema deve essere stabile, reattivo e progettato per gestire il volume senza blocchi, rallentamenti o arresti anomali.

Gestione di fornitori e bonifici

Se sono coinvolti fornitori di terze parti, la piattaforma dovrebbe fornire assistenza per pagamenti multilaterali, flussi di regolamento dei pagamenti personalizzati e monitoraggio in tempo reale. In questo modo è più facile pagare correttamente ciascuna parte e monitorare chi ha venduto cosa e dove.

Dati e controllo in tempo reale

Le dashboard live, gli avvisi sui problemi e le funzionalità di reportistica sono importanti. Dovresti essere in grado di monitorare le vendite man mano che si verificano, individuare rapidamente i problemi e apportare modifiche rapide se qualcosa non funziona.

Conformità e sicurezza

Assicurati che la soluzione soddisfi le normative locali sui pagamenti e i requisiti fiscali per tutte le giurisdizioni in cui operi, tra cui la gestione sicura dei dati e il supporto per la dichiarazione dell'imposta sulle vendite, dell'IVA o della GST, se necessario.

Velocità e facilità di implementazione

Hai bisogno di strumenti che funzionino rapidamente. Dovresti essere in grado di configurare terminali, coinvolgere i fornitori e testare rapidamente i sistemi, anche in ambienti temporanei o dispositivi mobili.