El valor estimado del sector global de eventos fue de aproximadamente $1.02 billones en 2024 y se espera que crezca a aproximadamente $3.27 billones para 2033. Detrás de cada transacción en un evento hay un sistema que gestiona hardware, software, ancho de banda, redes de pago y expectativas de los clientes, todo en tiempo real. Los organizadores de eventos necesitan hacerlo bien la primera vez; no hay margen para tiempo de inactividad, retrasos o métodos de pago faltantes.

A continuación, explicaremos en qué consiste el procesamiento de pagos en eventos, qué puede salir mal y cómo prepararte para el éxito, de principio a fin.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el procesamiento de pagos de eventos?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos de eventos antes, durante y después de un evento?
  
• ¿Qué métodos de pago deberían ofrecer los organizadores de eventos para maximizar los ingresos?
  
• ¿Cómo puede un mal procesamiento de pagos perjudicar la experiencia del asistente y la rentabilidad del evento?
  
• ¿Qué deberían buscar las empresas en una solución de procesamiento de pagos de eventos?
  

¿Qué es el procesamiento de pagos de eventos?

El procesamiento de pagos de eventos es el sistema que utilizan las empresas para aceptar y gestionar pagos en eventos como conciertos, conferencias y festivales. Estos sistemas de pago cubren todo, desde la venta de entradas y mercancías hasta las compras de alimentos y bebidas en el lugar. Cada pago debe ser rápido, cómodo y debe poder rastrearse en todos los canales en línea y en persona.

Esto generalmente implica integrar múltiples métodos de pago, incluidos tarjetas, carteras digitales y códigos QR, así como realizar tareas de coordinación entre proveedores, sistemas de venta de entradas y cualquier infraestructura temporal que exista solo durante la duración del evento.

Un buen procesamiento de pagos de eventos debería ser capaz de escalar para acomodar a miles de personas a la vez, mantener la seguridad y el cumplimiento, y dar a los organizadores las herramientas para rastrear ingresos, detectar problemas en tiempo real y actuar rápidamente cuando las cosas cambian.

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos de eventos antes, durante y después de un evento?

El procesamiento de pagos de eventos es un sistema coordinado que se desarrolla en tres fases: antes, durante y después del evento. Cada fase tiene sus propios requisitos técnicos, desafíos administrativos y flujos de datos. Así es como funciona típicamente todo el ciclo de vida.

Antes del evento

Esta es la etapa de planificación e integración, durante la cual las empresas establecen la base para la experiencia de pago.

Selección e integración de sistemas de pago

Los organizadores eligen un procesador de pagos que pueda admitir ventas en línea y en el lugar, y lo integran con plataformas de venta de entradas, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y aplicaciones móviles. Esta configuración debe tener en cuenta las reglas de cumplimiento locales, la conversión de moneda (si ocurren ventas transfronterizas) y los métodos de pago preferidos en el mercado objetivo.

Configuración del hardware en el lugar

Los terminales móviles, quioscos, escáneres y cualquier herramienta de pago basada en comunicación de campo cercano (NFC) o código QR deben adquirirse y probarse. Para eventos grandes o multisitio, esto a menudo significa desplegar infraestructura temporal que se espera funcione como un sistema de puntos de venta (POS) permanente.

Pruebas de estrés

Antes de que abra el evento, los sistemas de pago pasan por pruebas para simular carga, problemas de red o fallos de hardware. Estas pruebas son para funcionalidad y resiliencia.

Durante el evento

Una vez que el evento está activo, el procesamiento de pagos pasa de la configuración a la ejecución. El objetivo es manejar altos volúmenes, mantener las colas cortas y responder rápidamente a cualquier cosa inesperada.

Procesamiento de pagos

Los pagos pueden realizarse a través de lectores de tarjetas, aplicaciones móviles o métodos sin contacto como pulseras precargadas y códigos QR. Los sistemas deben funcionar de manera confiable en entornos de baja conectividad y tener mecanismos de conmutación por error integrados.

Coordinación de proveedores

Si hay vendedores de terceros como vendedores de comida, mesas de mercancía y personal de estacionamiento en el lugar, cada uno puede necesitar su propia configuración de POS, herramientas de elaboración de informes y rutas de acreditación. El enrutamiento de pagos debe configurarse para manejar eso.

Monitoreo y soporte en tiempo real

Los organizadores y equipos de operaciones rastrean el flujo de pagos en tiempo real y están atentos a transacciones fallidas, fallos de dispositivos o desaceleraciones. Esto requiere paneles de control, alertas y equipos de soporte técnico en el lugar que estén listos para solucionar problemas rápidamente.

Después del evento

Una vez que los asistentes se van, el procesamiento de pagos se transforma en cierre financiero y revisión.

Conciliación y acreditación

Los fondos recaudados de diferentes canales, en línea, en la puerta y a través de proveedores, necesitan conciliarse y enrutarse correctamente. Esto implica manejar pagos en múltiples monedas, gestionar reembolsos y resolver cualquier discrepancia entre los ingresos esperados y reales.

Informes y análisis

Los datos detallados de transacciones ayudan a los organizadores a entender el rendimiento por ubicación, hora del día o método de pago. Este ciclo de retroalimentación informa sobre marketing, personal, estrategia de precios y decisiones de diseño para futuros eventos.

Cumplimiento y mantenimiento de registros

Según la jurisdicción, los organizadores también pueden necesitar almacenar recibos o informar sobre ventas a las autoridades locales, especialmente si recaudaron impuesto sobre las ventas, impuesto al valor agregado (IVA) o impuesto sobre bienes y servicios (GST).

¿Qué métodos de pago deberían ofrecer los organizadores de eventos para maximizar los ingresos?

Maximizar los ingresos en eventos significa considerar qué vendes y cuán fácil les resulta a las personas pagar. Cuanto más amplias y relevantes localmente sean tus opciones de pago, menos barreras crearás en el proceso de pago. Esto es particularmente cierto cuando trabajas con grandes multitudes o asistentes internacionales.

Esto es lo que los organizadores deberían considerar.

Tarjetas de crédito y débito

Las tarjetas de crédito y débito siguen siendo un método de pago común para los pagos de eventos, especialmente en América del Norte y Europa. Sin embargo, si dependes únicamente de las tarjetas, corres el riesgo de perder ingresos en mercados en los que predominan otros tipos de pago o donde la propiedad de tarjetas es baja.

Carteras digitales

Apple Pay, Google Pay y Samsung Pay son ampliamente utilizados para compras en línea y en persona, específicamente para transacciones más pequeñas y rápidas como alimentos y bebidas. Estos métodos son populares por su velocidad y conveniencia, y las transacciones de carteras digitales pueden acortar las filas y aumentar el rendimiento.

Las carteras digitales son el método de pago de más rápido crecimiento a nivel mundial. Son particularmente populares en Asia, donde carteras como Alipay, WeChat Pay y GrabPay son la norma.

Códigos QR y pagos de cuenta a cuenta

En países como India, Brasil y partes del sudeste asiático, los métodos de pago basados en códigos QR, como la Interfaz de Pagos Unificados (UPI) y Pix, están integrados en las transacciones y eventos cotidianos. Los pagos de cuenta a cuenta, que pueden facilitarse a través de códigos QR, generalmente tienen tarifas más bajas que las tarjetas y se liquidan al instante.

Efectivo

Si bien muchos eventos están adoptando modelos sin efectivo por velocidad y seguridad, algunas audiencias aún esperan o necesitan opciones en efectivo, especialmente en eventos más pequeños o rurales o en lugares con menor penetración digital. Eliminar el efectivo por completo puede ser contraproducente si significa rechazar a asistentes que no tienen alternativas.

Opciones prepagadas y sistemas de circuito cerrado

Algunos eventos emiten pulseras prepagadas o cuentas móviles que los asistentes cargan con fondos por adelantado. Estos sistemas ofrecen un proceso de pago rápido y control centralizado, pero también vienen con compensaciones como el manejo de saldos no utilizados y la logística de reabastecimiento.

¿Cómo puede un mal procesamiento de pagos afectar la experiencia del asistente y la rentabilidad del evento?

En los eventos, las personas esperan transacciones rápidas y confiables. Cuando los sistemas de pago fallan o no funcionan adecuadamente, eso afecta directamente la satisfacción del cliente y tus ganancias. A continuación te brindamos un análisis más detallado de los mayores problemas de pago que pueden perjudicar tus ventas.

Procesos de compra lentos

Las largas filas en concesionarios o stands de mercancías pueden causar pérdida de ingresos. Si los asistentes tienen que esperar demasiado, pueden irse sin comprar nada.

Transacciones fallidas

Nada acaba con el humor más rápido que tocar una tarjeta una y otra vez sin respuesta. Si los pagos fallan y no hay un respaldo (por ejemplo, modo fuera de línea, métodos alternativos), los asistentes pueden gastar menos durante el resto del evento o irse por completo.

Opciones de pago limitadas

Si no aceptas los métodos de pago que tu audiencia prefiere o espera, los estás obligando a adaptarse a tus sistemas. Eso puede conducir a compras perdidas, particularmente en entornos sin dinero en efectivo o cuando atiendes a visitantes internacionales que no están familiarizados con tu configuración predeterminada.

Disrupciones técnicas

Una infraestructura de pagos deficiente crea más trabajo para el personal, que tiene que dedicar su tiempo a solucionar problemas, explicar retrasos o registrar manualmente transacciones fallidas. Eso ralentiza las operaciones y desvía la atención de tareas de mayor valor, como el soporte al cliente y la gestión de proveedores.

Las personas recuerdan las malas experiencias. Si los pagos fueron un problema en un evento, esa frustración puede expresarse en reseñas posteriores al evento, publicaciones en redes sociales o encuestas de puntuación neta del promotor (NPS). Eso puede perjudicar las ventas de entradas futuras, los acuerdos de patrocinio y la percepción de la marca.

¿Qué deben buscar las empresas en una solución de procesamiento de pagos para eventos?

Elegir la configuración de procesamiento de pagos adecuada puede hacer o deshacer un evento. Necesitas un sistema que pueda manejar la escala, la complejidad y la imprevisibilidad bajo presión. A continuación te contamos lo que debes priorizar.

Flexibilidad omnicanal

Necesitas poder aceptar pagos donde sea que ocurran: en línea durante el registro, en persona en la puerta, en quioscos temporales o a través de aplicaciones móviles. Busca una solución que pueda manejar todo esto con un back-end que conecte cada canal.

Admisión de varios métodos de pago

Tu audiencia no pagará de la misma manera. La plataforma debe admitir tarjetas de crédito y débito, carteras digitales, códigos QR, opciones prepagadas y, cuando corresponda, sistemas de pago locales como UPI y Pix. Idealmente, también debería manejar transacciones fuera de línea en caso de problemas de conectividad.

Rendimiento confiable bajo carga

Los eventos implican picos en el tráfico: miles de transacciones en un corto período, a menudo en entornos menos que ideales. El sistema debe ser estable, receptivo y estar diseñado para manejar volumen sin congelarse, ralentizarse o colapsar.

Gestión de proveedores y pagos

Si hay proveedores de terceros involucrados, la plataforma debe admitir pagos de varias partes, flujos de liquidación personalizados y seguimiento en tiempo real. Esto facilita pagar a cada parte correctamente y rastrear quién vendió qué y dónde.

Datos y control en tiempo real

Los dashboards en vivo, las alertas de problemas y las funciones de informes son importantes. Debes poder monitorear las ventas a medida que ocurren, detectar problemas rápidamente y hacer ajustes rápidos si algo no está funcionando.

Cumplimiento de la normativa y seguridad

Asegúrate de que la solución cumpla con las regulaciones de pago locales y los requisitos fiscales para todas las jurisdicciones en las que operas. Esto incluye el manejo seguro de datos y el soporte para informes de impuestos sobre las ventas, IVA o GST, si es necesario.

Velocidad y facilidad de implementación

Necesitas herramientas que funcionen rápido. Debes poder configurar terminales, incorporar proveedores y probar sistemas rápidamente, incluso en entornos temporales o móviles.