La valeur estimée de l'industrie mondiale de l'événementiel était d'environ 1 020 milliards de dollars en 2024 et devrait atteindre environ 3 270 milliards de dollars d'ici 2033. Derrière chaque transaction lors d'un événement se trouve un système qui gère le matériel, les logiciels, la bande passante, les réseaux de paiement et les attentes des clients, le tout en temps réel. Les organisateurs d'événements n’ont pas le droit à l’erreur et doivent éviter à tout prix les temps d'indisponibilité, les retards ou les moyens de paiement manquants.

Ci-dessous, nous allons vous expliquer ce qu’implique le traitement des paiements événementiels, les problèmes susceptibles de se produire et comment vous organiser pour réussir, du début à la fin.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que le traitement des paiements événementiels ?
  
• Comment fonctionne le traitement des paiements événementiels avant, pendant et après un événement ?
  
• Quels moyens de paiement les organisateurs d’événements doivent-ils proposer pour maximiser leurs revenus ?
  
• En quoi un mauvais traitement des paiements peut-il nuire à l’expérience des participants et à la rentabilité de l’événement ?
  
• Que doivent rechercher les entreprises dans une solution de traitement des paiements événementiels ?
  

Qu’est-ce que le traitement des paiements événementiels ?

Le traitement des paiements événementiels est le système utilisé par les entreprises pour accepter et gérer les paiements lors d'événements (par exemple, concerts, conférences et festivals). Ces systèmes de paiement couvrent tous les aspects, de la vente de billets et de merchandising aux achats de nourriture et de boissons sur place. Chaque paiement doit être rapide, pratique et traçable sur tous les canaux en ligne et en personne.

Il faut donc souvent intégrer plusieurs moyens de paiement, comme les cartes, les wallets et les QR codes. Il faut également coordonner les fournisseurs, les systèmes de billetterie et toute infrastructure éphémère qui n’existe que pendant la durée de l’événement.

Un bon système de traitement des paiements événementiels doit être capable d’évoluer pour accueillir des milliers de personnes à la fois, maintenir la sécurité et la conformité, et donner aux organisateurs les outils nécessaires pour suivre les revenus, repérer les problèmes en temps réel et agir rapidement en cas de changement.

Comment fonctionne le traitement des paiements événementiels avant, pendant et après un événement ?

Le traitement des paiements événementiels est un système coordonné qui s’articule autour de trois phases : avant, pendant et après l'événement. Chaque phase a ses propres exigences techniques, difficultés d’ordre administratif et flux de données. Voici comment fonctionne généralement le cycle de vie complet.

Avant l’événement

Il s’agit de l’étape de planification et d’intégration, au cours de laquelle les entreprises jettent les bases de l’expérience de paiement.

Sélection et intégration des systèmes de paiement

Les organisateurs choisissent un prestataire de services de paiement capable de prendre en charge les ventes en ligne et sur site et de l'intégrer aux plateformes de billetterie, aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) et aux applications mobiles. Cette configuration doit tenir compte des règles de conformité locales, de la conversion de devises (en cas de ventes transfrontalières) et des moyens de paiement privilégiés sur le marché cible.

Configuration du matériel sur site

Les terminaux mobiles, les kiosques, les scanners et tous les outils de paiement basés sur la communication en champ proche (NFC) ou les QR codes doivent être achetés et testés. Pour les événements de grande envergure ou répartis sur plusieurs sites, cela implique souvent le déploiement d'une infrastructure temporaire censée fonctionner comme un système de point de vente (PDV) permanent.

Tests de résistance

Avant le début de l'événement, les systèmes de paiement doivent être testés pour simuler la charge, les problèmes de réseau ou les défaillances matérielles. Il s'agit de tests de fonctionnalité et de résilience.

Pendant l’événement

Une fois l'événement lancé, le traitement des paiements passe de la configuration à l'exécution. L'objectif est de gérer des volumes élevés, de réduire les files d'attente et de répondre rapidement à tout imprévu.

Traitement des paiements

Les paiements peuvent être effectués au moyen de lecteurs de carte, d'applications mobiles ou de méthodes sans contact comme des bracelets préchargés et des QR codes. Les systèmes doivent fonctionner de manière fiable dans des environnements à faible connectivité et comporter des mécanismes de basculement intégrés.

Coordination des fournisseurs

Si des intervenants tiers (stands de nourriture ou de merchandising, ou encore personnel de stationnement) sont sur place, chacun d'eux peut avoir besoin de sa propre configuration de PDV, d'outils de reporting et de flux de règlement. Le routage des paiements doit être configuré pour gérer cela.

Surveillance et assistance en temps réel

Les organisateurs et les équipes opérationnelles suivent le tunnel de paiement en temps réel et surveillent les échecs de transactions, les pannes d'appareils ou les ralentissements. Il vous faut donc des tableaux de bord, des alertes et des équipes d'assistance technique sur le terrain prêtes à résoudre rapidement les problèmes.

Après l’événement

À l’issue de l’événement, le traitement des paiements passe en phase de clôture financière et à la vérification.

Rapprochement et règlement

Les fonds collectés auprès de différents canaux (en ligne, en personne et entre fournisseurs) doivent être rapprochés et acheminés correctement. Cela implique de gérer les virements multidevises et les remboursements, et de résoudre tout écart entre les revenus attendus et les revenus réels.

Rapports et informations

Des données détaillées sur les transactions aident les organisateurs à comprendre les performances par lieu, heure de la journée ou moyen de paiement. Ces commentaires éclairent le marketing, la dotation en personnel, la stratégie tarifaire et les décisions d'aménagement pour les événements futurs.

Conformité et tenue de registres

Selon la juridiction, les organisateurs peuvent également avoir besoin de stocker les reçus ou de déclarer les ventes aux autorités locales, en particulier s’ils percevaient la taxe sur les ventes, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou la taxe sur les produits et services (TPS).

Quels moyens de paiement les organisateurs d’événements doivent-ils proposer pour maximiser leurs revenus ?

Pour maximiser vos revenus lors d'événements, vous devez prendre en compte ce que vous vendez et la facilité avec laquelle les participants peuvent payer. Plus vos options de paiement sont larges et adaptées au public, moins vous créez d'obstacles au moment du paiement. Ces paramètres revêtent une plus grande importance si vous devez gérer un grand nombre de participants du monde entier.

Voici les moyens de paiements que les organisateurs doivent envisager d’accepter.

Cartes de crédit et de débit

Les cartes de crédit et de débit restent un moyen de paiement courant pour les paiements événementiels, surtout en Amérique du Nord et en Europe. Cependant, si vous n’acceptez que les cartes, vous risquez de passer à côté des revenus sur les marchés qui privilégient d’autres moyens de paiement, ou sur ceux où peu de personnes ont une carte.

Wallets

Apple Pay, Google Pay et Samsung Pay sont largement utilisés pour les achats en ligne et en personne, en particulier pour les petites transactions rapides telles que la nourriture et les boissons. Ces wallets sont populaires pour leur rapidité et leur commodité. De plus, ils permettent de réduire les temps d’attente et de donner un coup de fouet aux rendements.

Les wallets sont le moyen de paiement à la plus forte croissance dans le monde. Ils sont particulièrement populaires en Asie, où les portefeuilles comme Alipay, WeChat Pay et GrabPay sont monnaie courante.

QR codes et paiements de compte à compte

Dans des pays comme l'Inde, le Brésil et certaines régions d'Asie du Sud-Est, les moyens de paiement basés sur des QR codes, comme l'interface de paiement unifiée (UPI) et Pix, sont intégrés aux transactions et événements quotidiens. Les paiements de compte à compte, qui peuvent être facilités par des QR codes, ont généralement des frais moins élevés que les cartes et sont réglés instantanément.

Espèces

Bien que de nombreux événements adoptent des modèles dématérialisés pour des raisons de rapidité et de sécurité, certains publics, par souci de commodité et de sécurité privilégient les paiements en espèces. C’est surtout le cas lors d'événements plus petits ou ruraux ou dans des endroits où la pénétration du numérique est faible. Refuser les paiements en espèces peut être contre-productif, car certaines personnes n’ont pas d’autre moyen de paiement.

Options prépayées et systèmes en boucle fermée

Certains événements proposent des bracelets prépayés ou des comptes mobiles que les participants alimentent à l'avance. Ces systèmes permettent aux participants de payer rapidement et d’avoir une vue d’ensemble centralisée, mais vous devrez gérer les soldes inutilisés et la logistique de réapprovisionnement, entre autres.

En quoi un mauvais traitement des paiements peut-il nuire à l’expérience des participants et à la rentabilité de l’événement ?

Les participants aux événements exigent des transactions rapides et fiables. Lorsque les systèmes de paiement tombent en panne ou ne sont pas performants, cela nuit directement à leur satisfaction et à vos bénéfices. Voici un aperçu des principaux problèmes de paiement qui peuvent nuire à vos ventes.

Paiements lents

Les longues files d'attente dans les concessions ou les stands de merchandising peuvent entraîner des fuites de revenus. Si les participants doivent attendre trop longtemps, ils risquent de partir sans rien acheter.

Échec de transactions

Rien de plus frustrant qu’un paiement qui échoue à répétition. Sans solution de repli (par exemple, mode hors ligne ou autres méthodes), les participants peuvent dépenser moins pendant le reste de l'événement, voire partir.

Options de paiement limitées

Si vous n'acceptez pas les moyens de paiement que les participants privilégient, vous les obligez à contourner vos systèmes. Cela peut se traduire par un manque à gagner, en particulier dans les environnements dématérialisés ou lorsque vous faites face à des visiteurs internationaux qui ne connaissent pas votre configuration par défaut.

Problèmes techniques

Une mauvaise infrastructure de paiement génère plus de travail pour le personnel, qui doit passer son temps à résoudre les problèmes, expliquer les retards ou enregistrer manuellement les transactions en échec. Cela ralentit les opérations et détourne l’attention des tâches à forte valeur ajoutée comme le support client et la gestion des fournisseurs.

Si les paiements étaient problématiques lors d'un événement, les participants s’en souviendront et s'exprimeront dans les avis postérieurs à l'événement, les publications sur les réseaux sociaux ou les enquêtes sur les scores nets des promoteurs (NPS). Cela peut nuire aux ventes futures de billets, aux contrats de sponsoring et à votre image de marque.

Que doivent rechercher les entreprises dans une solution de traitement des paiements événementiels ?

Choisir la bonne configuration de traitement des paiements peut faire toute la différence en termes de succès d’un événement. Vous avez besoin d'un système capable de gérer l'échelle, la complexité et l'imprévisibilité sous pression. Voici ce qu'il faut privilégier.

Flexibilité omnicanale

Vous devez être en mesure d'accepter des paiements où qu'ils se produisent : en ligne lors de l'inscription, en personne aux guichets, dans des kiosques éphémères ou via des applications mobiles. Recherchez une solution capable de gérer tout cela avec un back-end qui relie tous les canaux.

Prise en charge de plusieurs moyens de paiement

Tous les participants ne paieront pas de la même manière. La plateforme doit prendre en charge les cartes de crédit et de débit, les wallets, les QR codes, les options prépayées et, le cas échéant, les moyens de paiement locaux comme UPI et Pix. Idéalement, elle doit également gérer les transactions hors ligne en cas de problème de connectivité.

Performance en charge fiable

Les événements sont synonymes de pics de trafic : des milliers de transactions dans un court laps de temps, souvent dans des environnements qui ne sont pas idéaux. Le système doit être stable, réactif et conçu pour gérer le volume sans cesser de fonctionner, ralentir ou planter.

Gestion des fournisseurs et des virements

Si des fournisseurs tiers sont impliqués, la plateforme doit prendre en charge les paiements à destination de plusieurs bénéficiaires, les flux de règlement personnalisés et le suivi en temps réel. Vous pourrez ainsi payer correctement chaque partie et suivre plus facilement qui a vendu quoi et où.

Données et contrôle en temps réel

Les tableaux de bord réels, les alertes et les fonctionnalités de reporting sont importants. Vous devez être en mesure de surveiller les ventes au fur et à mesure qu'elles se produisent, de repérer les problèmes rapidement et d'effectuer des ajustements rapides en cas de dysfonctionnement.

Conformité et sécurité

Vérifiez que la solution est conforme aux réglementations locales en matière de paiement et aux exigences fiscales de toutes les juridictions dans lesquelles vous exercez vos activités, notamment le traitement sécurisé des données et la prise en charge de la taxe sur les ventes, de la TVA ou des déclarations de TPS, si nécessaire.

Rapidité et facilité de déploiement

Vos outils doivent fonctionner rapidement. Vous devez être en mesure de configurer des terminaux, d'intégrer des fournisseurs et de tester des systèmes rapidement, même dans des environnements temporaires ou mobiles.