Der geschätzte Wert der globalen Veranstaltungsbranche lag 2024 bei etwa 1,02 Billionen $ und wird voraussichtlich bis 2033 auf etwa 3,27 Billionen $ ansteigen. Hinter jeder Transaktion auf einer Veranstaltung steht ein System, das Hardware, Software, Bandbreite, Zahlungsnetzwerke und Kundenerwartungen in Echtzeit verwaltet. Organisatoren von Veranstaltungen müssen gleich beim ersten Mal alles richtig machen. Es gibt keinen Platz für Ausfallzeiten, Verzögerungen oder fehlende Zahlungsmethoden.

Im Folgenden erklären wir, welche Ereignisse die Zahlungsabwicklung beinhaltet, was schief gehen kann und wie Sie sich von Anfang bis Ende auf Erfolg vorbereiten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen?
  
• Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen vor, während und nach einer Veranstaltung?
  
• Welche Zahlungsmethoden sollten Veranstalter anbieten, um den Umsatz zu maximieren?
  
• Wie kann eine schlechte Zahlungsabwicklung das Teilnehmererlebnis und die Rentabilität der Veranstaltung beeinträchtigen?
  
• Worauf sollten Unternehmen bei einer Zahlungsabwicklungslösung für Veranstaltungen achten?
  

Was ist die Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen?

Die Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen ist das System, mit dem Unternehmen Zahlungen bei Veranstaltungen wie Konzerten, Konferenzen und Festivals annehmen und verwalten. Diese Zahlungssysteme decken alles ab, vom Ticketverkauf über Waren bis hin zum Kauf von Speisen und Getränken vor Ort. Jede Zahlung sollte schnell, bequem und über Online- und Präsenzkanäle nachvollziehbar sein.

Dies beinhaltet in der Regel die Integration mehrerer Zahlungsmethoden, darunter Karten, Digital Wallets und QR-Codes, sowie die Koordination zwischen Anbietern, Ticketsystemen und allen Pop-up-Infrastrukturen, die nur für die Dauer der Veranstaltung existieren.

Eine gute Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen sollte in der Lage sein, Tausende von Personen gleichzeitig zu betreuen, die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und den Organisatoren die Möglichkeit zu geben, die Einnahmen zu verfolgen, Probleme in Echtzeit zu erkennen und schnell zu handeln, wenn sich die Dinge ändern.

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen vor, während und nach einer Veranstaltung?

Die Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen ist ein koordiniertes System, das sich über drei Phasen erstreckt: vor, während und nach der Veranstaltung. Jede Phase hat ihre eigenen technischen Anforderungen, administrativen Herausforderungen und Datenflüsse. So funktioniert in der Regel der gesamte Lebenszyklus.

Vor der Veranstaltung

Dies ist die Planungs- und Integrationsphase, in der Unternehmen den Grundstein für das Zahlungserlebnis legen.

Auswahl und Integration von Zahlungssystemen

Die Organisatoren entscheiden sich für einen Zahlungsabwickler, der den Online- und Vor-Ort-Verkauf unterstützen und diesen in Ticketing-Plattformen, CRM-Systeme (Customer Relationship Management) und mobile Apps integrieren kann. Bei diesem Setup müssen die lokalen Compliance-Regeln, die Währungsumrechnung (falls grenzüberschreitende Verkäufe stattfinden) und die bevorzugten Zahlungsmethoden auf dem Zielmarkt berücksichtigt werden.

Hardware vor Ort konfigurieren

Mobile Endgeräte, Kioske, Scanner und alle auf Nahfeldkommunikation (NFC) oder QR-Codes basierenden Zahlungstools müssen beschafft und getestet werden. Bei großen Veranstaltungen oder Veranstaltungen mit mehreren Standorten bedeutet dies häufig die Bereitstellung einer temporären Infrastruktur, von der erwartet wird, dass sie wie ein permanentes POS-System (Point-of-Sale) funktioniert.

Stresstests

Vor Beginn der Veranstaltung werden die Zahlungssysteme Testläufen unterzogen, um Auslastung, Netzwerkprobleme oder Hardwareausfälle zu simulieren. Dabei handelt es sich um Tests auf Funktionalität und Belastbarkeit.

Während der Veranstaltung

Sobald die Veranstaltung live ist, geht die Zahlungsabwicklung von der Einrichtung zur Ausführung über. Ziel ist es, hohe Volumina zu bewältigen, Warteschlangen kurz zu halten und schnell auf unerwartete Ereignisse zu reagieren.

Zahlungsabwicklung

Zahlungen können über Kartenlesegeräte, mobile Apps oder kontaktlose Methoden wie vorinstallierte Armbänder und QR-Codes erfolgen. Systeme müssen in Umgebungen mit geringer Konnektivität zuverlässig funktionieren und über integrierte Failover-Mechanismen verfügen.

Lieferantenkoordination

Wenn Drittanbieter wie Lebensmittelverkäufer/innen, Verkaufsstände und Parkpersonal vor Ort sind, benötigt möglicherweise jeder sein eigenes POS-Setup, eigene Berichtstools und Zahlungsabwicklungspfade. Dafür muss das Zahlungsrouting eingerichtet werden.

Überwachung und Support in Echtzeit

Organisatoren und Betriebsteams verfolgen den Zahlungsablauf in Echtzeit und achten auf fehlgeschlagene Transaktionen, Geräteausfälle oder Verzögerungen. Dafür sind Dashboards, Warnmeldungen und technische Support-Teams vor Ort erforderlich, die bereit sind, schnell Fehler zu beheben.

Nach der Veranstaltung

Sobald die Teilnehmer/innen gegangen sind, geht die Zahlungsabwicklung zur finanziellen Abrechnung und Überprüfung über.

Abgleich und Zahlungsabwicklung

Gelder, die über verschiedene Kanäle — online, an der Tür und zwischen Anbietern — eingezogen werden, müssen korrekt abgeglichen und weitergeleitet werden. Dazu gehören die Bearbeitung von Auszahlungen in mehreren Währungen, die Verwaltung von Rückerstattungen und die Behebung von Diskrepanzen zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Umsatz.

Berichterstattung und Einblicke

Detaillierte Transaktionsdaten helfen den Organisatoren, die Leistung nach Standort, Tageszeit oder Zahlungsmethode zu verstehen. Diese Feedback-Schleife dient als Grundlage für Marketing-, Personal-, Preisstrategie- und Layout-Entscheidungen für zukünftige Veranstaltungen.

Compliance und Aufzeichnungen

Je nach Zuständigkeitsbereich müssen Veranstalter möglicherweise auch Quittungen aufbewahren oder Verkäufe den Behörden vor Ort melden, insbesondere wenn sie Sales Tax, Umsatzsteuer (USt.) oder Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) erhoben haben.

Welche Zahlungsmethoden sollten Veranstalter/innen anbieten, um den Umsatz zu maximieren?

Um den Umsatz bei Veranstaltungen zu maximieren, müssen Sie darüber nachdenken, was Sie verkaufen und wie einfach die Leute bezahlen können. Je weit gefasster und lokaler Ihre Zahlungsmöglichkeiten sind, desto weniger Barrieren entstehen beim Bezahlvorgang. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit großen Menschenmengen oder internationalen Teilnehmern/Teilnehmerinnen arbeiten.

Folgendes sollten Organisatoren berücksichtigen.

Kredit- und Debitkarten

Kredit- und Debitkarten sind immer noch eine gängige Zahlungsmethode für Veranstaltungszahlungen, insbesondere in Nordamerika und Europa. Wenn Sie sich jedoch ausschließlich auf Karten verlassen, riskieren Sie, dass Ihnen Umsätze in Märkten entgehen, in denen andere Zahlungsarten dominieren oder in denen nur wenige Personen Karten besitzen.

Digital Wallets

Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay werden häufig für Online-Käufe und persönliche Einkäufe verwendet, insbesondere für kleinere, schnelllebige Transaktionen wie Essen und Getränke. Diese Methoden sind wegen ihrer Geschwindigkeit und Bequemlichkeit beliebt, und Transaktionen mit Digital Wallets können Warteschlangen verkürzen und den Durchsatz steigern.

Digital Wallets sind weltweit die am schnellsten wachsende Zahlungsmethode. Sie sind besonders in Asien beliebt, wo Wallets wie Alipay, WeChat Pay und GrabPay die Norm sind.

QR-Codes und Zahlungen von Konto zu Konto

In Ländern wie Indien, Brasilien und Teilen Südostasiens sind QR-Code-basierte Zahlungsmethoden – wie Unified Payments Interface (UPI) und PIX – in alltägliche Transaktionen und Veranstaltungen eingebettet. Für Zahlungen von Konto zu Konto, die über QR-Codes ermöglicht werden, fallen in der Regel niedrigere Gebühren an als bei Kartenzahlungen, und sie werden sofort abgewickelt.

Bargeld

Während bei vielen Veranstaltungen aus Gründen der Geschwindigkeit und Sicherheit bargeldlose Modelle eingeführt werden, erwarten oder benötigen einige Zielgruppen immer noch Bargeldoptionen, insbesondere bei kleineren oder ländlichen Veranstaltungen oder an Orten mit geringerer digitaler Verbreitung. Die vollständige Abschaffung von Bargeld kann nach hinten losgehen, wenn dadurch Teilnehmer/innen abgewiesen werden, die keine Alternativen haben.

Prepaid-Optionen und Closed-Loop-Systeme

Bei einigen Veranstaltungen werden Prepaid-Armbänder oder mobile Konten ausgegeben, die die Teilnehmer/innen im Voraus mit Guthaben aufladen. Diese Systeme bieten einen schnellen Bezahlvorgang und eine zentrale Steuerung, haben aber auch Nachteile, wie z. B. der Umgang mit ungenutzten Guthaben und der Auffülllogistik.

Wie kann eine schlechte Zahlungsabwicklung das Teilnehmererlebnis und die Rentabilität der Veranstaltung beeinträchtigen?

Bei Veranstaltungen erwarten die Menschen schnelle und zuverlässige Transaktionen. Wenn Zahlungssysteme ausfallen oder unterdurchschnittlich abschneiden, wirkt sich das direkt auf die Kundenzufriedenheit und Ihren Gewinn aus. Hier finden Sie einen genaueren Blick auf die größten Zahlungsprobleme, die Ihren Umsatz beeinträchtigen können.

Langsame Bezahlvorgänge

Lange Schlangen an Concession- oder Merchandising-Ständen können zu Umsatzeinbußen führen. Wenn die Teilnehmer/innen zu lange warten müssen, gehen sie möglicherweise weg, ohne etwas gekauft zu haben.

Fehlgeschlagene Transaktionen

Nichts macht die Stimmung schneller kaputt, als immer wieder auf eine Karte zu tippen, ohne dass eine Reaktion erfolgt. Wenn Zahlungen fehlschlagen und es kein Backup gibt (z. B. Offline-Modus, alternative Methoden), geben die Teilnehmer/innen möglicherweise während des Restes der Veranstaltung weniger aus oder gehen ganz.

Eingeschränkte Zahlungsmöglichkeiten

Wenn Sie die Zahlungsmethoden, die Ihr Publikum bevorzugt oder erwartet, nicht akzeptieren, zwingen Sie es, Ihre Systeme zu umgehen. Dies kann dazu führen, dass Käufe verpasst werden, insbesondere in bargeldlosen Umgebungen oder wenn Sie internationale Besucher/innen bedienen, die mit Ihrer Standardkonfiguration nicht vertraut sind.

Technische Störungen

Eine schlechte Zahlungsinfrastruktur bedeutet mehr Arbeit für die Mitarbeiter/innen, die ihre Zeit damit verbringen müssen, Fehler zu beheben, Verzögerungen zu erklären oder fehlgeschlagene Transaktionen manuell zu protokollieren. Das verlangsamt den Betrieb und lenkt den Fokus von höherwertigen Aufgaben wie Kundensupport und Lieferantenmanagement ab.

Die Leute erinnern sich an schlechte Erfahrungen. Wenn Zahlungen bei einer Veranstaltung ein Problem waren, kann diese Frustration in Bewertungen nach der Veranstaltung, Beiträgen in sozialen Medien oder Umfragen zum Net Promoter Score (NPS) zum Ausdruck kommen. Das kann zukünftigen Ticketverkäufen, Sponsoring-Deals und der Markenwahrnehmung schaden.

Worauf sollten Unternehmen bei einer Zahlungsabwicklungslösung für Veranstaltungen achten?

Die Wahl des richtigen Zahlungsabwicklungs-Setups kann über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden. Sie benötigen ein System, das Skalierung, Komplexität und Unvorhersehbarkeit unter Druck bewältigen kann. Hier erfahren Sie, was Sie priorisieren sollten.

Flexibilität über alle Kanäle hinweg

Sie müssen in der Lage sein, Zahlungen überall dort anzunehmen, wo sie erfolgen – online bei der Registrierung, persönlich an der Tür, an Pop-up-Kiosken oder über mobile Apps. Suchen Sie nach einer Lösung, die all dies mit einem Backend bewältigen kann, das alle Kanäle verbindet.

Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden

Bei Ihrer Zielgruppe wird nicht jede/r auf die gleiche Weise bezahlen. Die Plattform sollte Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets, QR-Codes, Prepaid-Optionen und gegebenenfalls lokale Zahlungsmethoden wie UPI und Pix unterstützen. Im Idealfall würde sie auch Offline-Transaktionen im Falle von Verbindungsproblemen abwickeln.

Zuverlässige Leistung unter Belastung

Ereignisse bedeuten Traffic-Spitzen – Tausende von Transaktionen in einem kurzen Zeitfenster, oft in einer nicht idealen Umgebung. Das System muss stabil, reaktionsschnell und so konzipiert sein, dass es den Umfang bewältigen kann, ohne dass es einfriert, langsamer wird oder abstürzt.

Lieferanten- und Auszahlungsmanagement

Wenn Drittanbieter beteiligt sind, sollte die Plattform Zahlungen mit mehreren Parteien, nutzerdefinierte Abrechnungsabläufe und Nachverfolgung in Echtzeit unterstützen. Dies macht es einfacher, Auszahlungen an jede Partei korrekt vorzunehmen und nachzuverfolgen, wer was wo verkauft hat.

Daten und Steuerung in Echtzeit

Live-Dashboards, Problemwarnungen und Berichtsfunktionen sind wichtig. Sie sollten in der Lage sein, Verkäufe sofort zu überwachen, Probleme schnell zu erkennen und schnelle Anpassungen vorzunehmen, falls etwas nicht funktioniert.

Compliance und Sicherheit

Stellen Sie sicher, dass die Lösung die lokalen Zahlungsvorschriften und Steueranforderungen aller Länder erfüllt, in denen Sie tätig sind. Dazu gehören die sichere Datenverarbeitung und die Unterstützung bei der Sales Tax-, USt.- oder GST-Berichterstattung, falls erforderlich.

Schnelle und einfache Bereitstellung

Sie benötigen Tools, die schnell funktionieren. Sie sollten in der Lage sein, Terminals einzurichten, Anbieter mit ins Boot zu holen und Systeme schnell zu testen, auch in temporären oder mobilen Umgebungen.