De geschatte waarde van de wereldwijde evenementenbranche bedroeg ongeveer $ 1,02 biljoen in 2024 en zal naar verwachting groeien tot ongeveer $ 3,27 biljoen in 2033. Achter elke transactie op een evenement zit een systeem dat hardware, software, bandbreedte, betaalnetwerken en klantverwachtingen beheert, allemaal in realtime. Organisatoren van evenementen moeten het de eerste keer goed doen, er is geen ruimte voor downtime, vertragingen of ontbrekende betaalmethoden.

Hieronder leggen we uit wat verwerking van betalingen voor evenementen inhoudt, wat er mis kan gaan en hoe je jezelf kunt voorbereiden op succes, van begin tot eind.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat verwerking van betalingen voor evenementen?
  
• Hoe werkt de verwerking van betalingen voor evenementen voor, tijdens en na een evenement?
  
• Welke betaalmethoden moeten organisatoren van evenementen aanbieden om de inkomsten te maximaliseren?
  
• Hoe kan een slechte verwerking van betalingen de bezoekerservaring en de winstgevendheid van een evenement schaden?
  
• Waar moeten bedrijven op letten bij het verwerken van betalingen voor evenementen?
  

Wat verwerking van betalingen voor evenementen?

De verwerking van betalingen voor evenementen is het systeem dat bedrijven gebruiken om betalingen te accepteren en te beheren voor evenementen zoals concerten, conferenties en festivals. Deze betalingssystemen omvatten alles, van ticketverkoop en merchandise tot aankopen van eten en drinken ter plaatse. Elke betaling moet snel, gemakkelijk en traceerbaar zijn via online en persoonlijke kanalen.

Dit omvat meestal de integratie van meerdere betaalmethoden, waaronder betaalkaarten, digitale wallets en QR-codes, evenals coördinatie tussen leveranciers, ticketingsystemen en elke pop-upinfrastructuur die alleen bestaat voor de duur van het evenement.

Een goede verwerking van betalingen voor evenemente moet in staat zijn om te groeien om duizenden mensen tegelijk te bedienen, de veiligheid en compliance te handhaven en organisatoren de tools te geven om te inkomsten bij te houden, problemen in realtime op te sporen en snel te handelen wanneer dingen veranderen.

Hoe werkt de verwerking van betalingen voor evenementen voor, tijdens en na een evenement?

De verwerking van betalingen voor evenementen is een gecoördineerd systeem dat zich in drie fasen ontvouwt: voor, tijdens en na het evenement. Elke fase heeft zijn eigen technische vereisten, administratieve uitdagingen en gegevensstromen. Dit is hoe de volledige levenscyclus doorgaans werkt.

Voor het evenement

Dit is de plannings- en integratiefase, waarin ondernemingen de basis leggen voor de betaalervaring.

Selecteren en integreren van betalingssystemen

Organisatoren kiezen een betalingsverwerker die online en op locatie de verkoop kan ondersteunen en integreren deze met ticketingplatformen, Customer Relationship Management-systemen (CRM) en mobiele apps. Bij deze instellingen moet rekening worden gehouden met lokale complianceregels, omwisselen van valuta's (als internationale verkopen plaatsvinden) en voorkeursbetaalmethoden in de doelmarkt.

Hardware op locatie configureren

Mobiele betaalterminals, kiosken, scanners en alle betaaltools met near-field communication (NFC) of op basis van QR-codes moeten worden gekocht en getest. Voor grote evenementen of evenementen op meerdere locaties betekent dit vaak het inzetten van tijdelijke infrastructuur die naar verwachting zal functioneren als een permanent POS-systeem.

Stresstesten

Voordat het evenement begint, worden betalingssystemen getest om belasting, netwerkproblemen of hardwarestoringen te simuleren. Dit zijn tests voor functionaliteit en veerkracht.

Tijdens het evenement

Zodra het evenement live is, verschuift betalingsverwerking van configuratie naar uitvoering. Het doel is om grote volumes aan te kunnen, wachtrijen kort te houden en snel te reageren op onverwachte situaties.

Betalingsverwerking

Betalingen kunnen worden gedaan via kaartlezers, mobiele apps of contactloze methoden zoals vooraf geladen polsbandjes en QR-codes. Systemen moeten betrouwbaar werken in omgevingen met weinig connectiviteit en ingebouwde failover-mechanismen hebben.

Coördinatie van leveranciers

Als er externe verkopers zijn, zoals voedselverkopers, merchandisestands en parkeerpersoneel, heeft elk zijn eigen POS-systeem, rapportagetools en vereffeningspaden nodig. Betalingsrouting moet worden ingesteld om dat aan te kunnen.

Realtime monitoring en ondersteuning

Organisatoren en operationele teams houden betaalprocessen in realtime bij en kijken naar mislukte transacties, apparaatstoringen of vertragingen. Dit vereist dashboards, waarschuwingen en technische ondersteuningsteams ter plaatse die klaar staan om snel problemen op te lossen.

Na het evenement

Zodra deelnemers zijn vertrokken, gaat betalingsverwerking over in financiële afsluiting en controle.

Reconciliatie en vereffening

Geld dat via verschillende kanalen wordt geïnd- online, aan de deur en bij verschillende leveranciers - moet op de juiste manier worden gereconcilieerd en gerouteerd. Dit omvat het afhandelen van uitbetalingen in meerdere valuta's, het beheren van terugbetalingen en het oplossen van eventuele discrepanties tussen verwachte en werkelijke inkomsten.

Rapportage en inzicht

Gedetailleerde transactiegegevens helpen organisatoren inzicht te krijgen in de prestaties per locatie, tijdstip van de dag of betaalmethode. Deze feedbacklus informeert marketing-, personeels-, tariefstrategie- en lay-outbeslissingen voor toekomstige evenementen.

Compliance en administratie

Afhankelijk van de regio moeten organisatoren mogelijk ook ontvangstbewijzen opslaan of verkopen rapporteren aan lokale autoriteiten, vooral als ze omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) of Goods and Services Tax (GST) innen.

Welke betaalmethoden moeten organisatoren van evenementen aanbieden om de inkomsten te maximaliseren?

Om de inkomsten op evenementen te maximaliseren, moet je nadenken over wat je verkoopt en hoe gemakkelijk mensen kunnen betalen. Hoe breder en lokaal relevanter je betaalopties zijn, hoe minder barrières je opwerpt bij het afrekenen. Dit is met name het geval wanneer je met grote menigten of internationale bezoekers werkt.

Dit is waar organisatoren rekening mee moeten houden.

Creditcards en debitcards

Creditcards en debitcards zijn nog steeds een veelgebruikte betaalmethode voor evenementbetalingen, vooral in Noord-Amerika en Europa. Als je echter uitsluitend op betaalkaarten vertrouwt, loop je het risico inkomsten mis te lopen in markten waar andere typen betalingen domineren of waar het bezit van betaalkaarten laag is.

Digitale wallets

Apple Pay, Google Pay en Samsung Pay worden veel gebruikt voor online en persoonlijke aankopen, met name kleinere, snel bewegende transacties zoals eten en drinken. Deze methoden zijn populair vanwege hun snelheid en gemak. Transacties met digitale wallets kunnen de rijen verkorten en de doorvoer verhogen.

Digitale wallets zijn wereldwijd de snelst groeiende betaalmethode. Ze zijn vooral populair in Azië, waar wallets zoals Alipay, WeChat Pay en GrabPay de norm zijn.

QR-codes en betalingen tussen accounts

In landen als India, Brazilië en delen van Zuidoost-Azië zijn op QR-code gebaseerde betaalmethoden, zoals Unified Payments Interface (UPI) en Pix, geïntegreerd in dagelijkse transacties en evenementen. Betalingen tussen accounts, die kunnen worden gefaciliteerd via QR-codes, hebben meestal lagere kosten dan betaalkaarten en wordt direct vereffent.

Contant geld

Hoewel veel evenementen cashloze modellen gebruiken voor snelheid en veiligheid, verwachten of hebben sommige doelgroepen nog steeds contante opties nodig, vooral bij kleinere of landelijke evenementen of op plaatsen met een lagere digitale penetratie. Het volledig verwijderen van contant geld kan averechts werken als dit betekent dat bezoekers die geen alternatieven hebben, worden afgewezen.

Prepaid opties en gesloten systemen

Bij sommige evenementen worden prepaid polsbandjes of mobiele accounts uitgegeven die bezoekers van tevoren met geld laden. Deze systemen bieden snel afrekenen en gecentraliseerde controle, maar ze komen ook met compromissen zoals het afhandelen van ongebruikte saldi en logistiek voor opwaarderen.

Hoe kan een slechte verwerking van betalingen de bezoekerservaring en de winstgevendheid van een evenement schaden?

Op evenementen verwachten mensen snelle, betrouwbare transacties. Wanneer betalingssystemen falen of ondermaats presteren, is dat een directe klap voor de klantervaring en je winst. Hier is een nadere blik op de grootste betalingsproblemen die je verkoop kunnen schaden.

Trage kassa's

Lange rijen bij stands kunnen lekkage van inkomsten veroorzaken. Als bezoekers te lang moeten wachten, kunnen ze weglopen zonder iets te kopen.

Mislukte transacties

Niets doodt de stemming sneller dan keer op keer op een betaalkaart te tikken zonder een reactie. Als betalingen mislukken en er geen back-up is (bijvoorbeeld offline modus, alternatieve methoden), kunnen bezoekers de rest van het evenement minder uitgeven of helemaal vertrekken.

Beperkte betaalopties

Als je de betaalmethoden die je publiek wenst of verwacht niet accepteert, dwing je ze om je systemen te omzeilen. Dat kan leiden tot gemiste aankopen, vooral in cashloze omgevingen of wanneer je internationale bezoekers bedient die niet bekend zijn met je standaardopties.

Technische storingen

Slechte betaalinfrastructuur zorgt voor meer werk voor het personeel, dat hun tijd moet besteden aan het oplossen van problemen, het uitleggen van vertragingen of het handmatig registreren van mislukte transacties. Dat vertraagt de bedrijfsvoering en trekt de aandacht weg bij taken met een hogere waarde, zoals klantenondersteuning en leveranciersbeheer.

Mensen herinneren zich slechte ervaringen. Als betalingen een probleem waren op een evenement, kan die frustratie worden geuit in beoordelingen na het evenement, berichten op sociale media of enquêtes van Net Promoter Score (NPS). Dat kan de toekomstige ticketverkoop, sponsordeals en merkperceptie schaden.

Waar moeten bedrijven op letten bij het verwerken van betalingen voor evenementen?

Het kiezen van de juiste instellingen voor betalingsverwerking kan een evenement maken of breken. Je hebt een systeem nodig dat kan omgaan met groei, complexiteit en onvoorspelbaarheid onder druk. Dit is wat je prioriteit aan moet geven.

Omnichannel flexibiliteit

Je moet betalingen accepteren, waar ze ook plaatsvinden: online tijdens de registratie, persoonlijk aan de deur, bij pop-upkiosken of via mobiele apps. Zoek naar een oplossing die dit allemaal aan kan met één backend die elk kanaal met elkaar verbindt.

Ondersteuning voor meerdere betaalmethoden

Je doelgroep wil niet allemaal op dezelfde manier betalen. Het platform moet creditcards en debitcards, digitale wallets, QR-codes, prepaid opties en, indien relevant, lokale betalingsrails zoals UPI en Pix ondersteunen. Idealiter handelt het ook offline transacties af in geval van verbindingsproblemen.

Betrouwbare prestaties onder belasting

Evenementen betekenen pieken in het verkeer: duizenden transacties in een kort tijdsbestek, vaak in minder dan ideale omgevingen. Het systeem moet stabiel en responsief zijn en gebouwd om het volume aan te kunnen zonder vast te lopen, te vertragen of te crashen.

Beheer van leveranciers en uitbetalingen

Als er externe leveranciers bij betrokken zijn, moet het platform ondersteuning bieden voor betalingen met meerdere partijen, aangepaste vereffening en realtime tracking. Dit maakt het gemakkelijker om elke partij correct uit te betalen en bij te houden wie wat en waar heeft verkocht.

Realtime gegevens en controle

Live dashboards, probleemwaarschuwingen en rapportagefuncties zijn belangrijk. Je moet in staat zijn om verkopen te monitoren terwijl ze plaatsvinden, problemen snel op te sporen en snelle aanpassingen te maken als iets niet werkt.

Compliance en beveiliging

Zorg ervoor dat de oplossing voldoet aan de lokale betalings- en belastingregelgeving voor alle regio's waarin je actief bent. Deze omvatten veilige gegevensverwerking en ondersteuning voor omzetbelasting-, btw- of GST-rapportage, indien nodig.

Snelheid en gemak van implementatie

Je hebt tools nodig die snel werken. Je moet in staat zijn om betaa;terminals in te stellen, leveranciers te onboarden en systemen snel te testen, zelfs in tijdelijke of mobiele omgevingen.